1 FZI Forschungszentrum Informatik an der Universität Karlsruhe Entwicklung innovativer Versorgungsprozesse in Kliniken Dr. Dieter Hertweck, Asarnusch.

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1 1 FZI Forschungszentrum Informatik an der Universität Karlsruhe Entwicklung innovativer Versorgungsprozesse in Kliniken Dr. Dieter Hertweck, Asarnusch Rashid

2 2 BPEM - Forschungsthemen

3 3 Wirtschaften in Krankenhäusern - Konsequenzen der DRG-Abrechnung -  Senkung der Betriebskosten durch Optimierung von Geschäftsprozessen als einzige Möglichkeit Mittel für notwendige Investitionen zu gewinnen  Qualität der Leistungen beibehalten oder gar erhöhen  Transparenz über erbrachte Leistungen gewinnen  In Prozessstrukturen auch jenseits der medizinischen Prozesse denken Lenkungsprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse

4 4 Prozessstruktur eines Krankenhauses KernprozesseUnterstützungsprozesseLenkungsprozesse Strategien planen und überwachen Finanzierung gewährleisten Kosten kontrollieren Informations- versorgung managen Einkauf Patient krank Patient gesundet Aufnehmen Behandeln Pflegen Diagnosti- zieren Interne Logistik Verpflegen Lebensmittel Verpflegen Medikamente...

5 5 Prozessstruktur eines Krankenhauses KernprozesseUnterstützungsprozesseLenkungsprozesse Strategien planen und überwachen Finanzierung gewährleisten Kosten kontrollieren Informations- versorgung managen Einkauf Patient krank Patient gesundet Aufnehmen Behandeln Pflegen Diagnosti- zieren Interne Logistik Verpflegen Lebensmittel Verpflegen Medikamente...

6 6 Ausganssituation: Fallstudie Städtisches Klinikum Karlsruhe  Zentrale Fragestellung: Lassen sich zentrale Versorgungsprozesse im Klinikum (z.B. in Apotheke und Küche) mit Hilfe mobiler Systeme wirtschaftlich optimieren?  Auftraggeber und Mitwirkende: Klinikleitung IT-Koordinator Controlling Apotheke  Ergebnisse: Erhebliche Einsparungen in Küche und Apotheke durch den Einsatz mobiler Systeme innerhalb von 3 Jahren realisierbar

7 7 Forschungsdesign der Studie Essensversorgung Station  Küche Arzneimittelversorgung Station  Apotheke DL-Prozesse (heute/m.MS) Nutzen (heute/m.MS) Mobiles System Kosten (heute/m.MS)  Methoden: - Teilnehmende Beobachtung - Experteninterviews - Inventuren - Vergleichende Analyse (Münster, Erlangen) - Prozessmodellierung - Prozesskostenrechnung

8 8 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? nskostenInvestitio ) stenBetriebskoNutzen (... (1+Diskontsatz) 1 ) stenBetriebskoNutzen ( ROI 11     nn (1+Diskontsatz) n

9 9 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten/ Nutzen Zeit Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition (z.B. Pappkärtchen)

10 10 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten/ Nutzen Zeit Einmalige Investition (z.B. mob. System) Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition

11 11 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten nach Prozessänderung Kosten/ Nutzen Zeit Einmalige Investition Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition

12 12 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten nach Prozessänderung Kosten/ Nutzen Zeit Einmalige Investition Nutzen Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition

13 13 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten nach Prozessänderung Kosten/ Nutzen Zeit Break Even (t=1,2J) Einmalige Investition Nutzen Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition

14 14 Berechnung der Wirtschaftlichkeit Return on Invest (ROI) Wie viel Prozent meiner ursprünglich investierten Summe habe ich nach einer gegebenen Periode zu erwarten? Kosten nach Prozessänderung Kosten/ Nutzen Zeit Break Even (t=1,2J) ROI (t3J) = 200% NPV= x € Einmalige Investition Nutzen Kosten ohne Prozessänderung (Betrieb wie bisher) Einmalige Investition

15 15 Ergebnisse der Prozessanalyse

16 16 Arzneimittelversorgung zu Projektbeginn (Ist-Prozess) Arzneimittel lagern Arzneimittel ausliefern AM bestellen / herstellen Bestand prüfen Bestellschein annehmen Arzneimittel liefern Apotheke

17 17 Schwachstellenanalyse der Arzneimittelversorgung Sortieren Rückfragen Archivieren Rohrpost Großhändler Fax Bestellscheine SAP Korrektur SAP-Artikelliste unvollständig Überkapazität Durchläufer Buchführung Arzneimittel lagern Arzneimittel ausliefern AM bestellen / herstellen Bestand prüfen Bestellung annehmen Arzneimittel liefern Apotheke

18 18 Entworfener Soll-Prozess Arzneimittelversorgung in der Apotheke (mit Mobilem System) Arzneimittel lagern Arzneimittel ausliefern AM bestellen / herstellen Bestand prüfen Bestellung annehmen Arzneimittel liefern Apotheke

19 19 Nutzendimensionen Soll-Prozess Kontrolle Scheine sortiert Lieferzeit Kein Lärm Weniger Anrufe Regelmäßig Systematisch Flexibel Mobil, WLAN Nachlieferung automatisch Controlling Lieferzeit Fehlerfrei Flexibel Arzneimittel lagern Arzneimittel ausliefern AM bestellen / herstellen Bestand prüfen Bestellung annehmen Arzneimittel liefern Apotheke

20 20 Essensversorgung zu Projektbeginn (Ist-Prozess) Essen kochen Essen ausliefern Produktions- Plan erstellen Änderungen aufnehmen Bestellungen annehmen Essen liefern Küche

21 21 Schwachstellenanalyse der Essensversorgung Sortieren Rückfragen Fehler Zählen Zugänge Backup Diätplan Papier Telefon Überkapazität Unsortiert Essen kochen Essen ausliefern Produktions- Plan erstellen Änderungen aufnehmen Bestellungen annehmen Essen liefern Küche

22 22 Schwachstellenanalyse der Essensversorgung Hier wird gekocht

23 23 Entworfener Soll-Prozess Substitutionseffekte Essen kochen Essen ausliefern Produktions- Plan erstellen Änderungen aufnehmen Bestellungen annehmen Essen liefern Küche

24 24 Nutzendimensionen Soll-Prozess Essensversorgung mit mobilen Systemen Kontrolle Statistik (EDV) Diätplan auto. Controlling Lieferzeit Fehlerfrei Flexibel Sortiert Essen kochen Essen ausliefern Produktions- Plan erstellen Änderungen aufnehmen Bestellungen annehmen Essen liefern Küche

25 25 Wirtschaftlichkeitsanalyse Kosten mit mobilem System Kosten/ Nutzen Zeit Break Even (t<1J) ROI (t3J) = 697% 274.750 € Einsparungen pro Jahr (Material): 30.550 € Einsparungen pro Jahr (Personal): 120.000 € Einsparungen pro Jahr (Arbeitszeit): 591.000 € NPV nach 3 Jahren: 1.580.000 € Kosten bei bisherigem Betrieb 10.000 € Nutzen Mobiles System für Versorgungsprozesse in Küche und Apotheke -264.750 € Nutzen mit mobilem System

26 26 Ausblick Versorgungsprozesse im Krankenhaus

27 27 Mögliches Potenzial innovativer Versorgungsprozesse -für Baden-Württemberg-  Bsp.: 40 von 325 Krankenhäuser, die neue Versorgungsprozesse einführen und dabei ca. 250.000 Euro/Jahr und Haus sparen  40*0,25 Mio. = ca. 10 Mio Euro pro Jahr

28 28 Ursachen für ein derart hohes Potenzial  Noch immer zu viele „Informationsinseln“ in unterschiedlichen Bereichen  Es fehlt oft an geeigneten Methoden und Werkzeugen zur Informationsgewinnung  Fehlendes Controlling-Gesamtkonzept  Derzeit keine Fallpauschalenbezogene Zuordnung von Versorgungsprozesskosten auf einzelne Patienten möglich Dringender Optimierungsbedarf im Bereich der Informationsversorgung und im Controlling

29 29  Erhöhung des Integrationsgrads vorhandener Informationssysteme in den einzelnen Bereichen mittels mobiler Systeme, Portal- und EAI-Lösungen  Neue Controlling-Prozesse Zeitnahe Messung von z.B. Arzneimittel- und Materialverbräuche durch die Integration innovativer Sensorik Überwachung von Kostensenkungs- und Qualitätssicherungsmaßnahmen mittels BPM- und BSC-Software auf die strategischen Ziele hin  Neue Einkaufsprozesse durch den Einsatz von E-Procurement und SRM-Systeme, bzw. durch die Bildung von Einkaufsgemeinschaften  Optimierung der internen Logistik durch den Einsatz mobiler, intellegenter Maschinen z.B. im Wäscherei- bereich zum Transport schwerer Lasten Ausblick

30 30 Kontakt Dr. Dieter Hertweck Asarnusch Rashid Tel. 0721 9654-552 Fax. 0721 9654-553 E-Mail: hertweck@fzi.de

31 31 Wirtschaftlichkeitsanalyse Nutzen Mobiles System in Küche und Apotheke 1.580.000 €

32 32 Wirtschaftlichkeitsanalyse 1.580.000 €Nettokapitalwert 274.750 €Investitionskosten 591.000 €+Zeit 10.000 €Einmalige Einsparungen 697 %„return on invest“ (3 Jahre mit 10% Zins) 120.000 €Einsparungen pro Jahr (Personal) 1.000 €+Archivierung der Scheine 55.800 €Einsparungen pro Jahr (Material) 25.250 €Zusätzliche Betriebskosten pro Jahr Nutzen Mobiles System in Küche und Apotheke