Computervermittelte Kommunikation: (Technische) Weiterentwicklungen am Beispiel E-Mail Andrea Kienle 21.05.2003.

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1 Computervermittelte Kommunikation: (Technische) Weiterentwicklungen am Beispiel E-Mail Andrea Kienle 21.05.2003

2 Seite 2 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Fragen aus der letzten Vorlesung Mehrdeutige Aufgaben/equivocality Mehrdeutige Aufgaben lassen sich auch durch sehr viel Informationen nicht lösen. Vielmehr unterliegen sie der Interpretationsfähigkeit der Akteure, die zu einem gemeinsamen Verständnis eines Sachverhalts kommen müssen. Beispielsweise ist das Verfassen einer Unternehmensstrategie eine mehrdeutige Aufgabe, weil sich die Akteure dabei auf ein gemeinsames Verständnis der Rolle des Unternehmens im Markt verständigen und dafür die relevanten Einflussfaktoren erst definieren müssen. (Schwabe 2001, S. 54) Why do organizations process information? The organizational literature also suggests a second, more tentative answer: to reduce equivocality. This answer ist based on Weick´s (1979) argument that equivocality reduction is a basic reason for organizing. Equivocality seems similar to uncertainty, but with a twist. Equivocality presumes a messy, unclear field. An information stimulus may have several interpretations. New data may be confusing, and may even increase uncertainty. New data may not resolve anything when equivocality is high. (Daft & Lengel 1986) equivocality = Mehrdeutigkeit, Uneindeutigkeit, Unklarheit (www.leo.org) man spricht besser von uneindeutigen bzw. unklaren Aufgaben!!!

3 Seite 3 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Fragen aus der letzten Vorlesung vmail Vmail is an asynchronous, computer-mediated communication technology that uses the telephone as its active device. Vmail employs audio rather than text; messages are transmitted and received via telephone handsets or speaker phones. User employ the keypad of a touch-tone telephone to enter adresses and to perform other functionality such as send, receive, save […] The analog speech signal is digitalized, stored in a computer memory and reconstructed to analog form when requested by recipient. […] Thus, the analog speech signal is treated as a data packet, enabling vmail to have many of the same functions as email, such as replying without dialing the recipient´s number and broadcasting a message to many recipients. (El-Shinnawy & Markus 1997,p 447) Vmail users participate in two kindes of voice messaging activities. […] Active voice messaging refers to calls made by vmail users for the express purpose of asynchronous communication. The sender of an active voice message dials a special number directly to reach the recipient´s voice mailbox. Passive use refers to vmail messages left due to the inability to reach the intented party for synchronous communication. Senders using the passive mode do not make a conscious first effort to use the voice mail system. Rather, they employ ist recording capabilities to store messages. This amounts the functionality of a telephone answering machine. (El-Shinnawy & Markus 1997, p. 447)

4 Seite 4 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Empirische Untersuchungen der MRT (El-Shinnawy & Markus 1997, 1998) Untersuchung von V-Mail und E-Mail E-Mail ist ärmer als V-Mail, überträgt aber mehr Informationen Vermutung nach MRT Für unsichere Aufgaben: E-Mail Für mehrdeutige Aufgaben: V-Mail Befund: E-Mail wird bevorzugt für Die Reduktion von Unsicherheiten Das Ausräumen von Mehrdeutigkeiten V-Mail: es entstehen weitere Mehrdeutigkeiten + bei E-Mail: Ablagemöglichkeiten besser nachvollziehbarer aber + bei V-Mail: Erstellung von Kommu- nikationsbeiträgen E-Mail: Besser nachvollziebar, dauerhafter: I prefer to look at things on a screen. With voice mail, I have to take notes. I am more proficient at the written word(El-Shinnawy & Markus 1997)

5 Seite 5 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Differenzierungsmöglichkeiten für Kommunikationsunterstützung Synchron vs. asynchron (Feedback; MRT & MST) Anzahl der Kommunikationskanäle MRT, zusätzlich: persönliche Sprache, Vielfalt der Sprache Hinds & Kiesler: Unterscheidung abhängig von Kommunikationsart (lateral, vertikal, diagonal) Möglichkeit zur Erstellung/Wiederverwendung Aufwand der Erstellung von Kommunikationsbeiträgen (MFT, MST) Wiederverwendbarkeit von Kommunikationsbeiträgen (MFT, MST)

6 Seite 6 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Differenzierungsmöglichkeiten für Kommunikationsunterstützung Art der zu unterstützenden Aufgaben Unsicherheit/Mehrdeutigkeit (MRT) Divergente/konvergente Prozesse (MST) Kommunikation in oder zwischen Hierarchiestufen (SR) Art der Teilnehmer Unterscheidung von Mitteilender und Rezipient (MFT) Hinds & Kiesler: bezüglich Hierarchiestufen in Unternehmen (SR) Gruppen etabliert/nicht etabliert (MST) Bevorzugte Kommunikationsmedien vorhanden? (Rice1982)

7 Seite 7 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Eigenschaften von E-Mailprogrammen (1) Strukturierte Ablage in Ordnern MFT: Ablage von Dokumenten und Nachrichten MST: Überarbeitbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Kommunikationsbeiträgen Kontext-orientiertes Kommunika- tionsmodell: Nachvollziehen im Kontext

8 Seite 8 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Eigenschaften von E-Mailprogrammen (2) Verbindungen zu vorangegangenen E-Mails im Diskussionsstrang MFT: Ablage von Dokumenten und Nachrichten MST: Überarbeitbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Kommunikationsbeiträgen Kontext-orientiertes Kommunikationsmodell: vorangegangene Kommunikationsbeiträge als eine Art von Kontext

9 Seite 9 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Eigenschaften von E-Mailprogrammen (3) Multimediale Attachments MRT: Erhöhung der Kommunikationskanäle (E-Mail als Kommunikationsmedium bereichern) MST: Symbolvarietät Kontext-orientiertes Kommunikationsmodell: Geeignete Umschreibungen anbieten

10 Seite 10 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Eigenschaften von E-Mailprogrammen (4) Spam Spam = elektronisches Äquivalent unerwünschter Wurfsendungen Organisationen gegen Spams etablieren sich, s. z.B.: http://www.spamcon.org/ http://www.cauce.org/index.phtml "Spamming is the scourge of electronic-mail and newsgroups on the Internet. It can seriously interfere with the operation of public services, to say nothing of the effect it may have on any individual's e-mail mail system.... Spammers are, in effect, taking resources away from users and service suppliers without compensation and without authorization. (http://www.cauce.org/about/problem.shtml) Spammails = Kommunikation??? Versuch einer Adressierung Rezipienten sind idR nicht bekannt, d.h. die Absender werden ihr Kommunikationskonzept nicht auf die Empfänger

11 Seite 11 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Eigenschaften von E-Mailprogrammen (4) Spamfilter Spams mißbrauchen das Kommunikationsmedium E-Mail Vermehrt kommen Spamfilter zum Einsatz, die nach bestimmten Kriterien E-Mails als Spam klassifizieren

12 Seite 12 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Mitteilung konzipieren Vorwissen der Rezipienten einschätzen Kontext erschließbar machen geeignete Umschreibungen anbieten Bekanntes und Unwesentliches auslassen Verständniserfolg zusätzlich prüfen Kontext explizieren Zusammenfassung: E-Mailfunktionalitäten im Lichte des kontext-orientierten Kommunikationsmodells Browsen in eigenen strukturierten Ablagen, Suche nach dem Rezipienten Links; Attachments, Subjectfeld Multimediale Elemente, ggf. im Attachment freie Formulierung im Textfeld

13 Seite 13 / 13 Informatik & Gesellschaft Andrea Kienle 21.05.2003 Zusammenfassung: E-Mailfunktionalitäten im Lichte des kontext-orientierten Kommunikationsmodells aufnehmen Eindruck erzeugen Ggf. weitere Infor- mationen anfordern Partnerbild beachten Eigenen Kontext einbeziehen Kontext rekonstruieren dem Ausdruck folgen Kontextbezüge identifizieren vermittelten Kontext identifizieren Browsen in eigenen strukturierten Ablagen Suche nach dem Mitteilenden Rückmail oder synchrone Kommunikationsmöglichkeit; Synchronität entsteht auch durch Vereinbarung/Herausbildung von Kooperationsregeln (multimediale) Attachments, Links etc. finden (multimediale) Attachments, Links, lesen