Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“

Präsentation zum Thema: "Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“"—  Präsentation transkript:

1 Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“
Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“

2 DWP Aktiengesellschaft
Beratungsfelder 1 EDV – Beratung Organisationsberatung Fachberatung DWP Aktiengesellschaft

3 DWP Aktiengesellschaft
Beratungsfelder 2 EDV – Beratung Bestandsaufnahme / Analyse Softwareauswahl Hardwareauswahl Einführung Schulung DWP Aktiengesellschaft

4 DWP Aktiengesellschaft
Beratungsfelder 3 Organisationsberatung Bestandsaufnahme und Analyse von Abläufen Empfehlungen zur Neuorganisation Umsetzung DWP Aktiengesellschaft

5 DWP Aktiengesellschaft
Beratungsfelder 4 Fachberatung Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften (GemO und GemHVO) Haushaltsführung Finanzbuchführung Ertragsrechnung Finanzrechnung Kostenrechnung Abschlusserstellung Eröffnungsbilanz Jahresabschluss DWP Aktiengesellschaft

6 DWP Aktiengesellschaft
Berater Es stehen folgende Anbieter zur Verfügung Hersteller Software Hersteller Hardware Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe (interkommunal) Beratungsgesellschaften Unternehmensberatungsgesellschaften Wirtschaftsprüfungsunternehmen DWP Aktiengesellschaft

7 Beratung klassifiziert nach Abhängigkeitsinteressen
Hersteller Software Hersteller Hardware Beratungs-gesellschaften mit Produktabhängigkeiten Tochtergesellschaften oder Abteilungen von Herstellern Berater mit dem Fokus auf bestimmte Systeme Unabhängig Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe Beratungs-gesellschaften ohne Produktabhängigkeiten Keine Bindung an Hersteller oder Produkt Wirtschaftsprüfungs-gesellschaften DWP Aktiengesellschaft

8 Entscheidungsparameter für die Inanspruchnahme einer externen Beratung
Ressourcenknappheit Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes Personal Mengengerüst Fachliche Vorbildung Outsourcing von einmal anfallenden Arbeiten Evtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben Qualitative Vorteile Quantitative Vorteile Fachliche Unterstützung Rechtssicherheit DWP Aktiengesellschaft

9 DWP Aktiengesellschaft
Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen Quantitative Vorteile Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Randaktivitäten Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sind Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassen DWP Aktiengesellschaft

10 DWP Aktiengesellschaft
Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen, auch für einmalige Aufgabenstellungen Qualitative Vorteile Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, Komplexitätsreduktion Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wird DWP Aktiengesellschaft

11 Vorteile einer externen Beratung
Analyse- und Empfehlungsberatung Betriebsblindheit wird ausgeschaltet Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung übernommen werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden Umsetzungsberatung Zügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen Aufstockung von Ressourcen Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- bzw. Werkvertrag) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf) DWP Aktiengesellschaft

12 Vertragliche Grundlagen
Genaue Auftragsdefinition Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung) Positive Beschreibung Vertragsart definieren Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) Dienstvertrag Leistung der versprochenen Dienste Leistungsstörung Kündigung Keine Mängelbeseitigung Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen Werkvertrag Schulden von Erfolg Mängelbeseitigung Nacherfüllung Eigenbeseitigung Rücktritt vom Vertrag oder Minderung Schadensersatz Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven Controllingsystemes DWP Aktiengesellschaft

13 Vergütungsgrundlagen
Gebührenordnungen Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung Steuerberatergebührenverordnung Grundsatz Gebühren nach Gegenstandswert Gebühren nach BGB Vereinbarung Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) Pauschalgebühren Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei Leistungsüberschreitungen DWP Aktiengesellschaft

14 DWP Aktiengesellschaft
Best Buy DWP Aktiengesellschaft

15 DWP Aktiengesellschaft
Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind das Projektziel zu erreichen DWP Aktiengesellschaft

16 Umsetzungsmodule (Beispiel)
Konzept neue Steuerung (Verwaltung) Controlling und Auswertungen Kommunaler Abschluss Konzept neue Steuerung (Politik) Kosten- und Leistungsrechnung Ziel Qualifikation Personal Konsolidierung Töcher (Konzern) Testlauf Dokumentation Hard-/ Software Ablauforganisation Einrichtung Anlagenwirtschaft Aufbauorganisation Start Leistungsverrechnung Festlegung Kostenstellen DV-Konzept Konzept Buchführung DWP Aktiengesellschaft

17 DWP Aktiengesellschaft
Teilprojekte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für Kommunen Haushaltsplanung und Jahresabschluss Ergebnisrechnung Finanzrechnung und Kassenwesen Aktiva-Ansatz, Bewertung und Abschreibung des Vermögens Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals Konzernabschluss Finanzstatistik DWP Aktiengesellschaft

18 Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (I)
Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat Antrag an Innenministerium Einrichtung Projektorganisation Mitarbeiter-Information Grundlagenschulungen Funktionsanalysen / Schnittstellen Installation Test-Arbeitsplätze Erfassung und Bewertung Anlagevermögen Konzeption Kostenstellen Buchungsstoff und Kontenplan DWP Aktiengesellschaft

19 Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (II)
Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze Erstellung Eröffnungsbilanz Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen Einrichtung Kostenrechnung Coaching Mitarbeiter Erstellen von Auswertungen Ablauforganisation Buchführung Verfahren zur politischen Steuerung Entwicklung und Verprobung Schnittstellen Controlling-Konzept Verwaltung DWP Aktiengesellschaft

20 Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines Lenkungsausschusses
Aufgabe: Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung Mitglieder: Vertreter der Leitungsebene Personalvertretung Interner Projektleiter Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer, Hochschule) Zeitliche Zusammenkunft Zusammenkunft periodisch Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen DWP Aktiengesellschaft

21 DWP Aktiengesellschaft
Projektkoordinator Aufgabe: Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes Koordination Organisation Kommunkation Persönliche Voraussetzung: Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz Keine persönliche Voraussetzung Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter ist der Dirigent Voraussetzung zur Durchführung Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und verbindliche Vereinbarungen treffen zu können DWP Aktiengesellschaft

22 DWP Aktiengesellschaft
Projektteam Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis Nicht derjenige der gerade frei ist, ist der geeignete Projektmitarbeiter Stark eingebundene Projektmitarbeiter sollten zumindest teilweise vom Tagesgeschäft befreit werden DWP Aktiengesellschaft

23 Einbindung des Externen in das Projekt
DWP Aktiengesellschaft

24 Mögliche Projektorganisation
DWP Aktiengesellschaft

25 DWP Aktiengesellschaft
Empfehlung Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehen Bei reinem Coaching keine Erfolgsverantwortung für Beratungsempfehlungen „Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externen DWP Aktiengesellschaft

26 DWP Aktiengesellschaft
Der Projektplan Projektstrukturplan Was ist alles zu tun? Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen? Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden? Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete? Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen DWP Aktiengesellschaft

27 DWP Aktiengesellschaft
Der Projektplan Projektplan lebt Aktualisierung Verfeinerung Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann übersichtlich gestaltet sein Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanung DWP Aktiengesellschaft

28 Projektdokumentation
Inhalte Projektauftrag, Projektziele Wirtschaftlichkeitsberechnungen Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..) Dokumentation Qualitätssicherungsprozess Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc. Meilensteinberichte, Statusberichte DWP Aktiengesellschaft

29 DWP Aktiengesellschaft
Beispiel Geschlossenes Projektmanagement Projektplanungstool Durch die Verwendung eines Projektplanungstools werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten Fähigkeit zum E-Raum Alle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern inkl. -Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickeln Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglich Dokumentenmanagementsystem Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net) DWP Aktiengesellschaft

30 Projektfehler aus Beratersicht
Systementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation Software löst keine organisatorischen Schwächen Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeit Systementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Zu späte Zuziehung von Beratern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von vielen Anbietern Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers (schlüsselfertig) Keine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Einbindung von Externen in die Umsetzung Kein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle DWP Aktiengesellschaft

31 Auch Alternativlösungen führen ans Ziel
Von anderen Lernen und Muster übernehmen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchen DWP Aktiengesellschaft

32 DWP Aktiengesellschaft
Beispiel einer Alternativlösung zur Aufnahme des beweglichen Anlagevermögens Stadt Tönisvorst ( Einwohner) Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen) Nutzen: Kostenreduzierung Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Praktikanten Durchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten Voraussetzungen: Gute Einführung Inventurbeobachtung Nutzung eines Intra-Net Durchführung einer Endkontrolle DWP Aktiengesellschaft