Aktuelle Bilanzierungs- und Prüfungs-fragen aus der Facharbeit des IDW

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1 Aktuelle Bilanzierungs- und Prüfungs-fragen aus der Facharbeit des IDW
IDW RS FAIT 4 Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (FN-IDW 10/2012, S. 552, und WPg Supplement 21/2012)

2 Gliederung (1/2) Hintergrund und Zielsetzung des IDW RS FAIT 4 Merkmale und Risiken des IT-gestützten Konsolidierungsprozesses Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse

3 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS
Gliederung (2/2) Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS IT-Umfeld und -Organisation IT-Infrastruktur IT-Anwendungen Der IT-gestützte Konsolidierungsprozess Überwachung des konzernrechnungslegungsbezogenen IKS Outsourcing der IT-gestützten Konsolidierungsprozesse

4 Hintergrund und Zielsetzung des IDW RS FAIT 4 (1)
Aufstellung von Konzernabschlüssen i.d.R. softwaregestützt Konsolidierungsprozess ist integraler Bestandteil der IT-gestützten Rechnungslegung IT-Systeme müssen gewährleisten, dass konsolidierungsbedingte Anpassungsmaßnahmen: vollständig und richtig durchgeführt werden nachvollzogen werden können

5 Hintergrund und Zielsetzung des IDW RS FAIT 4 (2)
konkretisiert die aus den §§ 290 – 315 a HGB resultierenden Anforderungen an IT-gestützte Konsolidierungs-prozesse veranschaulicht die Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen gem. IDW RS FAIT 1 für den Prozess der Konzern-abschlusserstellung

6 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (1)
Merkmale des IT-gestützten Konsolidierungsprozesses Bei manuellen Konsolidierungsverfahren ist IDW RS FAIT 4 nicht anzuwenden Automatisierte Durchführung von Konsolidierungs-maßnahmen mittels Stamm- und Steuerungsdaten Automatisierte Kontroll- und Abstimmverfahren Parametrisierte bzw. programmierte Konsolidierungslogiken und -funktionen

7 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (2)
Bedeutsame Risiken des IT-gestützten Konsolidierungs- prozesses Unterschiedliche Buchungs- und Abschlusszeitpunkte Übermittlung der Reporting Packages fehlerhaft oder unvollständig Konsolidierungsbedingte Anpassungsmaßnahmen unvollständig oder fehlerhaft abgebildet Konsolidierungsbedingte Anpassungsmaßnahmen nur bedingt programmgesteuert bzw. manuell Konzernrechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem (IKS) erforderlich

8 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (3)
IKS: Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen) zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften

9 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (4)
Im Rahmen des konzernrechnungslegungsbezogenen IKS kommen insb. folgende Kontrollaktivitäten zum Einsatz: prozessintegrierte bzw. teilprozessübergreifende manuelle Kontrollen automatische Kontrollen zur Workflow- und Ablaufsteuerung prozessintegrierte manuelle Kontrollen umfassen bspw.: die zeitnahe Bearbeitung von Fehlermeldungen und - protokollen die Kontrolle der zutreffenden Erfassung von manuellen Konsolidierungsmaßnahmen

10 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (5)
teilprozessübergreifende manuelle Kontrollen betreffen bspw. Kontrollen im Zusammenhang mit der Pflege der Stammdaten sowie Kontrollen zur sachlogischen Richtigkeit der Verarbeitungsregeln prozessintegrierte automatische Kontrollen zur Workflow- und Ablaufsteuerung betreffen bspw. die korrekte Einstellung der Steuerungsparameter

11 Merkmale und Risiken des IT-ge-stützten Konsolidierungsprozesses (6)
Art und Umfang des IKS abhängig von: anzuwendenden Rechnungslegungsvorschriften Anzahl und Komplexität der einzubeziehenden Abschlüsse durchzuführenden konsolidierungsbedingten Anpassungsmaßnahmen eingesetzten IT-Systemen

12 Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (1)
Voraussetzung für Ordnungsmäßigkeit und somit Verlässlichkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse: sachgerechte Abbildung Sicherheit der eingesetzten IT-Systeme und verarbeiteten Daten

13 Sicherheitsanforderungen an IT-Systeme:
Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (2) Sicherheitsanforderungen an IT-Systeme: Vertraulichkeit – Daten werden nur an Berechtigte weitergegeben und sind vor Veränderung und Einsichtnahme durch Unberechtigte geschützt Integrität – Daten, IT-Anwendungen, IT-Infrastruktur werden nur in einem klar definierten Zustand eingesetzt und nur autorisierte Änderungen sind zulässig Verfügbarkeit – die für die IT-gestützte Konzern- rechnungslegung notwendigen IT-Systeme und Daten stehen in angemessener Zeit funktionsfähig bereit

14 Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (3)
Autorisierung – nur im Voraus festgelegte Personen können die für das System definierten Rechte wahrnehmen Authentizität – eine konsolidierungsbedingte Anpassungsmaßnahme kann einem Verursacher eindeutig zugeordnet werden Verbindlichkeit – die Eigenschaft von IT-gestützten Verfahren, gewollte Rechtsfolgen bindend herbeizuführen

15 Grundlegende Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit:
Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (4) Grundlegende Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit: Grundsätze der Konsolidierung und der einheitlichen Bilanzierung und Bewertung (§§ 300 Abs. 1, 308 HGB) Vollständigkeitsgebot (§§ 294 Abs. 1, 300 Abs. 2 Satz 1 HGB; § 246 Abs. 1 i.V.m. § 298 Abs. 1 HGB) Prüfungspflicht (§ 317 Abs. 3 HGB) Angabe der wesentlichen Merkmale des IKS/RMS im Hinblick auf den Konzernrechnungslegungsprozess (§ 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB)

16 Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse (5)
Abgeleitete prinzipienbasierte Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit: Vollständigkeit des Konsolidierungskreises und der Bilanz- und GuV-Posten Richtigkeit, Zeitgerechtheit (richtige Perioden- zuordnung) und Ordnung der Einbeziehung Nachvollziehbarkeit des Konzernabschlusses und des Konzernrechnungslegungsverfahrens

17 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – Überblick (1)
Kontrollziele Ordnungsmäßigkeit der IT-gestützten Konsolidierungsprozesse: Vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und nachvollziehbare Verarbeitung Sicherheit: Authentizität, Autorisierung, Vertraulichkeit, Verbindlichkeit, Integrität, Verfügbarkeit Prozessrisiken Risiken (IT-Organisation/-Umfeld) IKS einschließlich IT-System Anwendungsrisiken IT-gestützter Konsolidierungsprozess IT-Anwendung Infrastrukturrisiken IT-Infrastruktur 17

18 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – Überblick (2)
Konzernbericht-erstattung IT-System Interne Kontrollprozesse Datenaustausch (Teilsysteme) Zugriffsrechte (Berechtigungskonzepte) Funktionale Anforderungen (FAIT 4) Prozessübergreifende Stammdatenpflege E A D C B beeinflusst Anwendungsbezogene Kontrollen (Eingabe-, Verarbeitungs-, Ausgabekontrollen) Generelle Kontrollen (Software-Entwicklung und -Beschaffung, Test- und Freigabeverfahren, Change Mgt.) Int. ReLe Oper. Sys. Ext. ReLe beeinflusst Sicherheitskonzept (Zugriffskontrollen, Sicherungsmaßnahmen, Datensicherungsverfahren, Auslagerung) Organisationshandbuch (Regelbetrieb) Katastrophenfall-Szenarien (Notfall) Hardware Netze 18

19 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – IT-Umfeld und -Organisation (1)
Richtlinien / Kommunikations- und Informationsverfahren Prozesse zur Aufdeckung/Vermeidung von Risiken, die zu Fehlern und Verstößen führen können Problembewusstsein des Managements und der Mitarbeiter erforderlich IT-Organisation: Aufbauorganisation: Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Ablauforganisation: Organisation der Entwicklung, Einführung, Änderung und Steuerung der IT-gestützten Konsolidierungsprozesse

20 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – IT-Umfeld und -Organisation (2)
IT-Umfeld und -Organisation: generelle IT-Kontrollen erforderlich, diese umfassen: konsistente Berechtigungsvergabe Stammdatenänderung logische Zugriffskontrollen Changemanagement

21 Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – IT-Infrastruktur
umfasst technische Ressourcen und Regelungen des IT- Betriebs in Bezug auf den Einsatz IT-gestützter Konsolidierungsverfahren inkl. notwendiger Systemsoftware und sonstiger Hilfssoftware Sicherungsmaßnahmen umfassen: physische Sicherungsmaßnahmen logische Zugriffskontrollen Datensicherungs- und Auslagerungsverfahren

22 Grundsätzliche Anforderungen
Konzernrechnungslegungsbezogenes IKS – IT-Anwendungen Typische Funktionalitäten von IT-Anwendungen: Pflege von Stamm- / Steuerungs- daten / Änderungsprotokollierung Berechtigungsverwaltung Import- und Export-Schnittstellen Währungsumrechnung Kapitalkonsolidierung Konzernaufrechnungen Zwischenergebniseliminierung Berechnung latenter Steuern Konzernreporting Grundsätzliche Anforderungen Zeitliche Ordnung Zeitliche Ordnung

23 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Überblick
Übernahme Meldedaten Fehlerkor-rekturen, HB II-Anpas-sungen1 Währungs-umrechnung Kapitalkon-solidierung Konzernauf-rechnungen Zwischen-ergebnis-eliminierung Latente Steuern Bericht-erstattung 1 soweit nicht in den Buchführungssystemen der Tochterunternehmen bzw. Teilbereiche erfolgt

24 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Saldovortrag
Übernahme von Vorjahresbeträgen und -angaben muss vollständig, richtig und nachvollziehbar sein Bedeutsame Kontrollen: Abstimmung der Schluss- / Eröffnungsbilanzwerte Kontrolle der Regeln / Parameter für den Saldovortrag Kontrolle, ob bei Posten mit Entwicklungsdarstellung die Steuerung des Saldovortrags zutreffend ist Abstimmung der vorgetragenen Werte auf Vollständigkeit maschinelle bzw. automatische Überleitung/ Fortschreibung des Ergebnisvortragspostens bzw. -kontos

25 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Übernahme Einzelabschlüsse (1)
Meldedaten: Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten Aufwendungen und Erträge Sonstige Angaben, insb. zum Konzernanhang, zur Segmentberichterstattung und zum Konzernlagebericht Vollständige und richtige Übernahme der Meldedaten in den Summenabschluss

26 Der IT-gestützte Konsolidierungspro- zess – Übernahme Einzelabschlüsse (2)
Wesentliche Kontrollen zur Konsistenz und Plausibilität der Meldedaten sind z.B: Kontrolle auf Übereinstimmung Aktiva und Passiva Kontrolle, ob identischer JÜ- bzw. Bilanzgewinn-Ausweis in Bilanz und GuV Verprobung von Bilanzveränderungen mit den korrespondierenden Änderungen in der GuV Kontrolle auf Übereinstimmung der Abschreibungen im Konzernanlagengitter und in der Konzern-GuV Abstimmung der (Auf-)Gliederung in Anhang und Bilanz Forderungen/Verbindlichkeiten – Partnereinheit ist kein verbundenes Unternehmen

27 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Übernahme Einzelabschlüsse (3)
Bedeutsame Kontrollen hinsichtlich der Übernahme der Einzelabschlüsse sind insb.: Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Parameter Kontrolle, ob alle Konten/Posten vollständig und richtig im Summenabschluss enthalten sind (z.B. Prüfziffern- verfahren) Kontrolle bzgl. Änderung von Meldedaten nach Upload Kontrolle, ob autorisierte Nachträge vollständig in den Summenabschluss übernommen wurden

28 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Fehlerkorrektur, HB II
Bedeutsame Kontrollen sind z.B.: Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit vorgenommener Fehlerkorrekturen Kontrolle anhand Währungsumrechnungsprotokoll Kontrolle, ob vollständiger und richtiger Vortrag von Fehlerkorrekturen bzw. Handelsbilanz II-Anpassungen des Vorjahres erfolgt ist HB II-Anpassungen (Grundsatz der konzerneinheitlichen Bilanzierung) Fehlerkorrekturen Auswirkungen auf Währungs-umrechnung beachten Vortrag bei Folgeabschlüssen Einzel- abschluss Konzern- abschluss

29 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Währungsumrechnung (1)
Umrechnungskurse und Behandlung von Währungsumrechnungsdifferenzen werden in Parametern hinterlegt Drei Kategorien von Währungsumrechnungs- differenzen: Umrechnungsdifferenzen aufgrund geänderter Umrechnungskurse bei Darstellung der zeitlichen Entwicklung von Bilanzposten (z.B. Anlagengitter) Umrechnung von Bilanzposten bzw. -konten mit unterschiedlichen Kursen Umrechnung von Posten bzw. Konten der Bilanz und der GuV mit unterschiedlichen Kursen

30 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Währungsumrechnung (2)
Bedeutsame Kontrollen sind z.B.: Nachvollzug der zutreffenden Abbildung der Währungsumrechnungsmethode Nachvollzug der Behandlung von Differenzen bei der Darstellung der zeitlichen Entwicklung von Bilanzposten Nachvollzug von Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben zur Währungsumrechnung im Konzernanhang Kontrolle auf Vollständigkeit der Umrechnung von allen Posten Kontrolle auf zutreffende Rundung Kontrolle der verwendeten Umrechnungskurse

31 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Kapitalkonsolidierung (1)
IT-gestützte Funktionalitäten zur Unterstützung der Kapitalkonsolidierung sind z.B.: Ermittlung konsolidierungspflichtiger EK-Anteile der Tochterunternehmen Erfassung und Fortführung stiller Reserven und Lasten aus der Erstkonsolidierung Bildung und Abschreibung von GoF Erfassung und Fortschreibung von Veränderungen im konsolidierungspflichtigen EK Verarbeitungs- und Fehlerprotokolle

32 Bedeutsame Kontrollen sind u.a.:
Der IT-gestützte Konsolidierungspro-prozess – Kapitalkonsolidierung (2) Bedeutsame Kontrollen sind u.a.: Kontrolle der Parameter und Regeln zur maschinellen Konsolidierung Kontrolle, ob Veränderungen der konsol.pflichtigen Anteile bzw. des Eigenkapitals vollständig und zum richtigen Zeitpunkt berücksichtigt wurden Kontrolle, ob Beteiligungsbuchwerte vollständig mit anteiligem EK verrechnet wurden Kontrolle der zutreffenden Verteilung von Unterschiedsbeträgen Kontrolle einer zutreffenden GoF-Abschreibung

33 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Konzernaufrechnungen* (1)
Forderungen bzw. Erträge Verbindlichkeiten bzw. Aufwendungen Währungsbedingte Differenzen Echte Aufrechnungsdifferenzen Unechte Aufrechnungsdifferenzen *Forderungs-/Schuldenkonsolidierung, Aufwands-/Ertragskonsolidierung, Beteiligungsertragskonsolidierung

34 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Konzernaufrechnungen* (2)
Bedeutsame Kontrollen sind z.B.: Kontrolle der vollständigen Konzernaufrechnung durch manuellen Nachvollzug der einbezogenen Bilanz- und GuV-Posten Kontrolle auf Nutzung von Limiteinstellungen Kontrolle, ob Aufrechnungsdifferenzen zutreffend abgebildet werden Kontrolle der zutreffenden Konsolidierung einseitig gemeldeter Sachverhalte (z.B. Rückstellungen) Durchsicht des Protokolls der Aufrechnungsdifferenzen *Forderungs-/Schuldenkonsolidierung, Aufwands-/Ertragskonsolidierung, Beteiligungsertragskonsolidierung

35 Bedeutsame Kontrollen sind u.a.:
Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Zwischenergebniseliminierung Bedeutsame Kontrollen sind u.a.: Kontrolle auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Stetigkeit der für die Zwischenergebniseliminierung zugrunde gelegten Parameter und Regeln Kontrolle der Korrektur von Abschreibungen auf VG, die unter Entstehung eliminierungspflichtiger Zwischenergebnisse aktiviert wurden Kontrolle der richtigen Fortschreibung von Bestandsveränderungen bzw. Herstellkosten

36 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Latente Steuern
IT-gestützte Funktionalitäten zur Berechnung latenter Steuern sind u.a.: Erfassung der Sachverhalte mit abweichender handels- und steuerrechtlicher Behandlung Erfassung der für Besteuerungszwecke vorgenommenen außerbilanziellen Hinzurechnungen / Kürzungen rechn. Ermittlung aktiver/passiver latenter Steuern Bedeutsame Kontrollen sind insb.: Kontrolle der Erfassung von Steuersatzänderungen Verprobung maschinell ermittelter latenter Steuern Kontrolle der zutreffenden Verrechnung aktiver und passiver Steuerlatenzen

37 Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Konzernberichterstattung
Bedeutsame Kontrollen: Kontrolle auf Übereinstimmung der Werte in Bilanz, GuV, etc. mit der Datenbasis im Konsolidierungssystem Kontrolle, ob Veränderungen in den Parametern (z.B. Konsolidierungskreis etc.) auch im Reporting bei der Definition der Filter und der Selektionskriterien abgebildet werden Kontrolle auf Übereinstimmung der Berichte beim Reporting des finalen Konzernabschlusses mit dem Datenbestand des Konsolidierungssystems Finaler Reportinglauf und Gesamtabstimmung des Konzernabschlusses

38 Wesentliche Kontrollen bei der Erstkonsolidierung:
Der IT-gestützte Konsolidierungspro-zess – Änderung Konsolidierungskreis Wesentliche Kontrollen bei der Erstkonsolidierung: Unternehmensstammdaten Erstkonsolidierungszeitpunkt Beteiligungsquote, Anschaffungskosten Kaufpreisallokation Parametrisierung für Abbildung eines GoF bzw. eines negativen Unterschiedsbetrags Wesentliche Kontrollen bei Ausscheiden eines Unternehmens aus dem Konsolidierungskreis: Abgangszeitpunkt vollständige Eliminierung der Meldedaten Abgangsergebnis

39 Überwachung des konzernrechnungs-legungsbezogenen IKS
Welche Maßnahmen zur Überwachung der Wirksamkeit des konzernrechnungslegungs- bezogenen IKS umzusetzen sind, ist abhängig von der Komplexität des Konsolidierungsprozesses Überwachungsmaßnahmen u.a.: Durchsicht der Kontrolldokumentation bzgl. erkannter fehlender Meldedaten der Tochterunternehmen Plausibilisierung von Beträgen und Angaben im Konzernabschluss mit der Planungsrechnung Durchsicht der Kontrolldokumentation auf erkannte Verprobungsdifferenzen durch die interne Revision

40 Outsourcing der IT-gestützten Konsolidierungsprozesse
Verantwortung für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen verbleibt bei den gesetzlichen Vertretern des Mutterunternehmens Auswirkungen auf das konzernrechnungslegungs- bezogene Kontrollsystem sind zu berücksichtigen Interne Überwachungsmaßnahmen und explizite vertragliche Vereinbarungen und Service Level Agreements mit dem Outsourcing-Dienstleister erforderlich