Zur Übersicht Ihr Partner für Kundenkommunikation und Marketing Präsentiert Ihnen: Ihr Kunden-Manager Betätigen Sie bitte F5 um die Vorführung zu starten.

Präsentation zum Thema: "Zur Übersicht Ihr Partner für Kundenkommunikation und Marketing Präsentiert Ihnen: Ihr Kunden-Manager Betätigen Sie bitte F5 um die Vorführung zu starten."—  Präsentation transkript:

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2 Zur Übersicht Ihr Partner für Kundenkommunikation und Marketing Präsentiert Ihnen: Ihr Kunden-Manager Betätigen Sie bitte F5 um die Vorführung zu starten

3 Zur Übersicht CustomerContact Zur Übersicht

4 Mit CustomerContact werden Sie: - eine Kundenhistorie anlegen - auch mit vielen Betreuern einen gemeinsamen Kundenbestand bedienen - Daten spielend im- und exportieren - Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen und versenden - immer genau wissen wann Zahlungen fällig sind - immer wissen wann wer mit wem worüber gesprochen hat - ggf. auch mehrsprachig arbeiten, Serienbriefe und -mails erstellen - Für Kundenbesuche auf Stadtpläne zurückgreifen - Alle Kundenspezifischen Daten speichern - in jedem Unternehmen auch mehrere Ansprechpartner verwalten - den gesamten Schriftverkehr abwickeln und überblicken, sei es per Fax, per Mail oder per Print... - an Telefontermine erinnert - die Wiedervorlage automatisieren

5 Zur Übersicht CustomerContact : Das System - ist eine MS-Access-Datenbank - basiert damit auf einer breiten Plattform - kann Ihre Daten aus bisherigen Datenbanken, Excel-Tabellen, Textdateien etc. importieren - wächst mit Ihren Anforderungen - lässt sich an Serversysteme anschließen, ohne die Bedieneroberfläche zu verändern - lässt sich an das Internet anschließen, und sogar darüber bedienen ( Zusatzmodul )

6 Zur Übersicht Ab hier endet die Automatik Auf den folgenden Folien können Sie sich vorgangsorientiert in unterschiedliche Bereiche von CustomerContact einweisen lassen. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten vor- und rückwärts. Mit den Schaltflächen unten am Bildschirmrand, können Sie sich von einem Thema zum anderen bewegen, oder zur Übersicht zurückkehren.

7 Zur Übersicht Übersicht: Was mache ich wie ? Einen Kunden erfassen Mein eigenes Profil anlegen Den Mahner bedienen (Telefontermine)Den Mahner bedienen Einen Brief schreiben und versenden Einen Vorgang anlegen (Angebote, Rechnungen, Zahlungsein- und Ausgänge)Einen Vorgang anlegen Das Suchen in CustomerContact Zuordnungen und Verknüpfungen Personalisierte Info-Mailings versenden Die tägliche Arbeit An den Anfang Natürlich können Sie auch Bild für Bild der Präsentation folgen

8 Zur Übersicht Einen Kunden erfassen Zunächst rufen Sie aus dem Hauptmenü den Firmenkontakt auf. Hier im roten Bereich tragen Sie die firmenbezogenen Daten ein Im Grünen Rahmen finden sich die Daten des aktuellen Ansprechpartners Der gelbe Rahmen kennzeichnet den Wiedervorlage/Mahner- Bereich Im violetten Bereich finden sich die unterschiedlichen Gesprächsnotizen zum Unternehmen. Die Neueste ist immer ganz oben. Im türkisen Bereich finden Sie die Übersicht über versandte Dokumente, über Vorgänge, Zuordnungen und Unterlagen, die Sie von Ihrem Kunden erhalten haben. Sie finden also viele Informationen auf einen Blick. Was zunächst verwirrt entpuppt sich in der Praxis als großer Vorteil: Alles, was Ihren Kunden betrifft, um den Sie sich gerade kümmern, lässt sich auf einen Blick erkennen. Im Laufe der Arbeit mit CustomerContact, werden Sie diesen Aspekt zu schätzen wissen.

9 Zur Übersicht Zunächst werden die Adressdaten des Unternehmens erfasst Sie können hier direkt die Daten Ihres Ansprechpartner eintragen Einen Kunden erfassen Besser geht das allerdings in der großen Übersicht: Es öffnet sich das Formular für die Erfassung neuer Ansprechpartner. Hier werden Ihnen die Adressdaten der Firma vorgegeben. Sie können, falls Ihr Ansprechpartner aber unter anderer Adresse zu erreichen ist, hier eine abweichende Adresse eintragen. An diese Adresse werden Briefe etc. versandt. Sobald Sie die Eingaben gemacht haben, schließen Sie das Formular

10 Zur Übersicht Einen Kunden erfassen Damit ist ein neuer Kunde erfasst, und Sie können anfangen zu telefonieren, zu schreiben usw. wie Sie wollen. Im nächsten Thema geht es um den Mahner und die Wiedervorlage. Zurück zur Übersicht

11 Zur Übersicht Hier im Bereich oben rechts können Sie einstellen, welche Kunden im Formular gegenwärtig geladen sein sollen, sowie die Wiedervorlage und ggf. den Mahner einstellen. Dafür ist es erforderlich zu verstehen, was eine Wiedervorlage, bzw. der Mahner ist. Die Wiedervorlage setzt zu jedem Kunden ein Datum. Ab diesem Datum wollen Sie diesen Kunden wieder kontaktieren, entweder weil es so vereinbart ist, oder weil Sie sich diesen Intervall selbst gesetzt haben. Sehen wir uns das etwas näher an: Der Mahner / die Wiedervorlage Zunächst müssen wir wieder den Firmenkontakt öffnen: Dieses Kontaktdatum können Sie auf mehrerlei Art bedienen: Entweder Sie geben es direkt ein, Sie nutzen den Kalender-Button oder das Auswahlfeld rechts davon, um einen bestimmten Intervall anzusteuern (z.B. in 2 Wochen). Über den Kalender geht das mit diesem Button, und sieht folgendermaßen aus: Wenn Sie Ihren Cursor in das Auswahlfeld stellen, wird Ihr Kontaktdatum auf den gleichen Tag eingestellt. Ansonsten wählen Sie einen Intervall: Wählen Sie einen Intervall, z.B. in zwei Wochen, und schon wird Ihr Kontaktdatum entsprechend eingestellt.

12 Zur Übersicht Die Wiedervorlage Um alle Kunden, für die die Wiedervorlage durch das gegenwärtige Datum aktiv ist, im Formular anzuzeigen, müssen Sie alle entsprechenden Kunden aus allen Kundendatensätzen herausfiltern. Dazu öffnen Sie das Filter- Dropdown und wählen die Wiedervorlage. Gleichzeitig können Sie auch alle anderen voreingestellten Filtermöglichkeiten einsehen. Sobald Sie einen Filter ausgewählt haben, ist diese Auswahl aktiviert.

13 Zur Übersicht Der Mahner 22.01.2002 10:30 Der Mahner funktioniert grundsätzlich nach einem ähnlichen Verfahren. Während das Wiedervorlageverfahren Ihnen nur die Möglichkeit bietet, Kunden nach Datum und Priorität in der Reihenfolge abzuarbeiten, kann der Mahner Sie an verstreichende Termine erinnern. Sobald Sie bei ‚um:‘ eine Uhrzeit eintragen, wird der Mahner aktiviert, der, sobald Datum und Uhrzeit erreicht sind, am Bildschirm an den Termin erinnert: Das gleiche Fenster wie hier links erhalten Sie sowohl, wenn der Mahner Sie erinnert, als auch wenn Sie den Mahner bearbeiten. Der rote Rahmen um Firma und Ansprechpartner signalisiert, dass es sich um einen Termin handelt, der jetzt akut ist. Sobald Sie den Mahner auf eine andere Uhrzeit einstellen, verschwindet diese Markierung. Wenn der Mahner nicht ausgeschaltet oder verändert wird, werden Sie bereits nach 2 Minuten wieder an den verstreichenden Termin erinnert. Unabhängig davon, ob der Mahner ein oder ausgeschaltet ist, bleibt Ihnen das Wiedervorlagedatum so lange erhalten, bis Sie es löschen. Die Terminübersicht liefert Ihnen alle zukünftigen Mahnertermine, damit Sie Ihre Arbeitsabläufe besser planen können. Im nächsten Abschnitt geht es um die Anlage Ihres Unternehmensprofils Zur Übersicht

14 Außer Daten wie Firma, Name, Telefonnummer usw. geben Sie die Bankverbindung an. Für unterschiedliche Bankverbindungen können Sie mehrere Profile einrichten. In den Dokumentvoreinstellungen legen Sie fest, welche Vorlage für Briefe mit diesem Profil verwendet werden soll. Weitere Vorlagen erhalten Sie auf Anfrage. Weiter legen Sie fest, ob Logo und Firmendaten mit ausgedruckt werden sollen, oder ob Sie ein vorgefertigtes Briefpapier verwenden. Wie immer können Sie sich über das ‚?‘ nähere Informationen über die einzelnen Schritte besorgen. Als erstes legen Sie ein Logo an. Dieses Logo fügen Sie einfach als Worddokument in das Feld ein. Dieses Logo, sowie weitere Angaben in diesem Formular, ersetzen Ihnen das vorgedruckte Briefpapier für den Faxversand, oder wenn Sie wollen auch für den Dokumentendruck. Ihre Unterschrift fügen Sie ebenfalls über ein Worddokument mit einem entsprechenden Scan ein. Dann sind auch Ihre Faxe ordnungsgemäß unterschrieben. In diesem Formular finden sich alle für Ihre Kunden wichtigen Informationen Ihres Unternehmens, und die derer, die für Sie mit diesem Programm tätig sind. Das können ggf. viele Mitarbeiter sein. Für jeden Mitarbeiter wird ein eigenes Profil angelegt. Es enthält das Logo, die Kontonummer, die Unterschrift und natürlich die Absenderdaten. Das eigene Profil Zunächst muss das entsprechende Formular aus dem Hauptformular aufgerufen werden Ihr Profil ist jetzt fertig. Im nächsten Abschnitt folgt eine Einführung in den Bereich der des Briefe Schreibens und Versendens. Zur Übersicht

15 Briefe schreiben und versenden Der einfachste Zugang geschieht aus dem Firmenkontakt: Hier finden Sie alle Dokumente, die diesem Kunden gesandt wurden, unabhängig davon, ob Sie sie geschrieben haben, oder jemand anders. Von hier aus können Sie sich per Klick in die Dokumenten- Nummer ein Dokument anschauen, oder per Doppelklick in ein beliebiges anderes Feld des Dokumentes das Bearbeitungsformular aufrufen. Die Registerkarte Dokumente wollen wir uns etwas näher ansehen. Wenn Sie auf ‚Neues Dokument‘ klicken, öffnet sich das Formular zur Dokumenterstellung: In diesem Formular können Sie alle nötigen Einstellungen machen: Sie entscheiden ob das Dokument als Print,Fax oder Mail versandt wird, welche Art von Vordruck Sie verwenden, Sie können sich die Voransicht anschauen usw.. Von hier aus können Sie auch Textbausteine einfügen, ganze Briefvorlagen erstellen und anwenden, und selbstverständlich auch das Dokument versenden / drucken. Im Nächsten Thema geht es um Vorgänge: Zur Übersicht

16 Zunächst wählen Sie im Firmenkontakt die Registerkarte ‚Vorgänge‘ aus: Bestehende Vorgänge lassen sich durch einen Doppelklick in die jeweilige Vorgangszeile des Kundenformulars aufrufen, einen neuen Vorgang legen Sie mit dem entsprechenden Button an. Das Resultat sieht dann so aus: Hier können Sie aus der Liste Ihrer Produkte einen Artikel auswählen... Hier erfassen Sie alles, was einen Vorgang mit einem Kunden betrifft, vom Info- Schreiben, bis zur kompletten Rechnung mit den einzelnen Posten. Hier kontrollieren Sie ob Zahlungen fällig sind, ob Mahnungen versandt werden müssen und tragen ggf. auch die Zahlungsseingänge ein. Klicken Sie auf die Registerkarte ‚Angebots- /Auftragsdetails‘ : Preise werden als Vorgabe gehandhabt. Sie können Ihrem Kunden selbstverständlich immer andere Preise vorgeben. Das Programm errechnet automatisch mit der zugeordneten Umsatzsteuer den Rechnungs- bzw. Angebotsbetrag. Wie Sie diese Angaben in eine Rechnung etc. übernehmen, erfahren Sie im nächsten Thema Zur Übersicht Einen Vorgang anlegen Und zuordnen...

17 Zur Übersicht Ein Dokument mit Auftragsdaten Das Verfahren ist das gleiche wie im Kapitel ‚Briefe schreiben und versenden‘, nur dass Sie hier ein paar weitere Einstellungen vornehmen können um z.B. Rechnungen zu erstellen:Briefe schreiben und versenden Diese Einstellungen werden hier im grün eingerahmten Bereich vorgenommen, Den werden wir uns etwas genauer ansehen: Neben der Versandform, dem Absender, dem Ansprechpartner usw. lässt sich hier auch noch die Art des Dokumentes einstellen. Sobald Sie eine Dokumentart auswählen, der Auftragsdetails zugeordnet sind (wie z.B. bei Rechnungen), werden diese automatisch im Dokument integriert. Ggf. können Sie außerdem noch die Zahlungseingänge mit anzeigen und verrechnen. Das kann z.B. so aussehen, wobei Sie natürlich Ihr Logo längst in Ihrem Profil festgelegt haben. Im nächsten Thema geht es um das Suchen von Datensätzen, von Kunden und Ansprechpartnern. Zur Übersicht

18 In der Notizsuche klicken Sie auf das Symbol für den Formularbasierten Filter, und dann können Sie in ein beliebiges Feld beliebige Kriterien eintragen, nach denen Sie suchen wollen. Nach erfolgreicher Suche kommen Sie zum entsprechenden Kunden im Firmenkontakt. Es ist naheliegend nach Ansprechpartnern zu suchen... Hier im Telefonlogbuch finden Sie die zuletzt geführten Gespräche ganz oben in der Liste. Ein Doppelklick führt Sie zur entsprechenden Firma im Firmenkontakt. Jeder Anspechpartner ist einem Unternehmen zugeordnet. Also lassen sich die Firmen leicht wiederfinden, in dem man nach dem Ansprechpartner sucht, oder nach Auskünften in dessen Adresse. Gleichzeitig liefert das Formular auch noch die Möglichkeit zum Telefonkontakt, und Notizen einzutragen. Zum Unternehmen gelangen Sie Hier über den Button oben rechts. Das Suchen in CustomerContact Sie können in jedem Formular suchen CustomerContact hält einige Formulare vor, die dafür spezialisiert sind: Zu jedem Kunden gibt es eine Fülle von Notizen. Vielleicht erinnern Sie sich an irgend ein Detail, das Sie den Gesuchten Kunden wiederfinden lässt. Dann rufen Sie die Suche in den Notizen auf. Im Telefonlogbuch finden Sie die eine Liste aller Telefonate:

19 Zur Übersicht Zuordnungen und Verknüpfungen Ein lange ersehntes Feature ist in CustomerContact 3.1 jetzt realisiert. Zuordnungen sind beliebige Begriffe, die einem Kunden zugeordnet werden können. Dieses Feature wird unter anderem auch für Mailing-Aktionen eingesetzt. Verknüpfungen liefern die Möglichkeit, Kunden, die miteinander etwas zu tun haben, zu gruppieren. Dieses Feature kommt zum Einsatz, um Anbieter einer Leistung mit Abnehmern zu koppeln, wenn Sie z.B. als Mittler fungieren. Beide Features sind im ‚Firmenkontakt‘ integriert. Das ermöglicht einen schnellen Überblick.

20 Zur Übersicht Personalisierte Mailing-Aktionen Mailing-Aktionen sind ein sehr effektives Marketinginstrument Um kleinere Aktionen (bis ca. 200 Empfänger) zu machen, enthält CustomerContact ein Tool, das klein und flexibel über Ihr Email-Programm arbeitet. Für größere Aktionen, sollten Sie das Zusatzmodul von CustomerContact erwerben. Hier können Mailing-Aktionen im unbegrenztem Umfang versandt werden. Kleine Aktionen, die auf sehr differenzierte Kundengruppen eingehen, sind häufig wesentlich effektiver, als große Aktionen die die einzelnen Firmen nicht mehr so individuell bedienen.

21 Zur Übersicht Die tägliche Arbeit Wie die tägliche Arbeit tatsächlich aussieht, hängt natürlich ganz von ihren Gewohnheiten ab. Manche brauchen vielleicht häufig den Etikettendruck, und mögen an CustomerContact besonders den Vorzug, dass man dieses Feature aus unterschiedlichen Formularen vorbereiten kann. Für andere wiederum ist die Arbeit am Telefon, und die Systematik beim Abarbeiten von Terminen entscheidend. Wer viele Briefe schreiben muss, liebt die Flexibilität in der Dokumentenverwaltung. Außerdem fallen Ihnen im Laufe der Arbeit noch Dinge ein, die Sie speziell für Ihr Unternehmen brauchen. Solche Wünsche realisieren wir gern, und bauen Sie schnell und preiswert in Ihre Version der Datenbank ein. Rufen Sie uns einfach an unter Telefon: 040 24183 463 Fax:040 24183 462 Email:sohst.marketing@addcom.desohst.marketing@addcom.de Internet:www.sohst-marketing.dewww.sohst-marketing.de Wir wünschen Ihnen Viel Erfolg mit CustomerContact