international English, Deutsch, Français, Italiano O © PAL.

Präsentation zum Thema: "international English, Deutsch, Français, Italiano O © PAL."—  Präsentation transkript:

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2 international English, Deutsch, Français, Italiano O © PAL

3 O P A L O P A L Datenbanksystem für Adressen, Projekte, Dokumente und Dossiers Dolphin’s Design Wolfgang W. Rehfus © Drücken Sie die Taste [  ] für weiter, zurück mit Taste [  ]. rganisieren... endenzen eben ktivitäten rganisationen ersonen isten dressen die perfekte Ergänzung zu Microsoft Office benutzerfreundlich - flexibel - professionell

4 Dolphin’s Design Wolfgang W. Rehfus © Copyright © 2014 Dolphin‘s Design Wolfgang W. Rehfus DolphinsDesign.ch Info@DolphinsDesign.ch Willkommen zur Präsentation... OPAL 7.0 © Konzept und Design Kataloge und Listen Klicken Sie eine Menüauswahl. Weiter mit Taste [  ], zurück mit [  ]. mehrsprachige Benutzeroberfläche Aktivitäten (Dokumente, Briefe, Notizen, etc.) Aktivitäten (Dokumente, Briefe, Notizen, etc.) Personen, Adressen, Nummern (Tel., Fax, E-Mail) Personen, Adressen, Nummern (Tel., Fax, E-Mail) Projekte Serienbriefe Export und Import Datenbank und Sicherheit Auswahllisten, Optionen, E-Mail-Konten, Hilfe [ Menü ][ Start ][ Ende ]

5 Beziehungen Aktivitäten und Dossiers Dokumente, Briefe, Notizen, Pendenzen, Faxe, E-Mails, Verträge, Angebote, Bestellungen, Ideen, etc. OPAL Konzept und Design... OPAL ermöglicht durch sein optimiertes Datenbankdesign eine einfache und effiziente Verwaltung sowie ein flexibles Beziehungsmanagement von Organisationen, Personen, Adressen, Projekten, Dossiers, Aktivitäten und Dokumenten. Zusätzlich können alle Personen und Projekte beliebig vielen frei definierbaren Katalogen, Mailinglisten und Eigenschaften zugeordnet werden. Alle Aktivitäten werden frei definierbaren Aktivitätsgruppen und Aktivitätstypen zugeordnet. Personen Organisationen, Firmen Personen, etc. Projekte Projekte, Produkte, Ordner, etc. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

6 Deutsche Benutzeroberfläche... Der Begrüssungs-Assistent hilft die wichtigsten Optionen für neue Benutzer von OPAL zu setzen. Auf der ersten Seite kann die Sprache für die Benutzeroberfläche gewählt werden. Alle Optionen des Begrüssungs-Assistenten werden für den angemeldeten Usercode gespeichert und können jederzeit im Menü "Extras / Optionen" geändert werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

7 Französische Benutzeroberfläche... Durch Auswahl der französischen Benutzeroberfläche werden alle Menüs und alle Auswahllisten in Französisch angezeigt. Ein Beispiel für Auswahllisten in Französisch ist im Hintergrund abgebildet. Alle Auswahllisten können vom Benutzer definiert und übersetzt werden. Ein Klick auf "Je parle français..." im Begrüssungsassistent informiert, welche Teile noch nicht ins Französische übersetzt sind. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

8 Italienische Benutzeroberfläche... Durch Auswahl der italienischen Benutzeroberfläche werden alle Menüs und alle Auswahllisten in Italienisch angezeigt. Ein Beispiel für Auswahllisten in Italienisch ist im Hintergrund abgebildet. Alle Auswahllisten können vom Benutzer definiert und übersetzt werden. Ein Klick auf "Io parlo Italiano..." im Begrüssungsassistent informiert, welche Teile noch nicht ins Italienische übersetzt sind. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

9 Englische Benutzeroberfläche... Durch Auswahl der englischen Benutzeroberfläche mit einem Klick auf "I speak English..." erscheint das gesamte System in Englisch. Als Beispiel eines Fensters mit Auswahllisten ist im Hintergrund der Assistent zum Erstellen neuer Aktivitäten abgebildet. Alle Auswahllisten können vom Benutzer jederzeit geändert, erweitert und übersetzt werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

10 OPAL Begrüssungsassistent Der OPAL Begrüssungsassistent unterstützt und automatisiert die Eingabe der wichtigsten Optionen (vgl. Menü "Extras / Optionen“) für jeden neuen Benutzer von OPAL: Standort und Datumsformat, die Namen und das Dossier des Benutzers, Absendername, Ad-hoc-Briefkopf und E-Mail Unterschrift mit Adresse, Telefon, Fax und E-Mail des Benutzers. Das E-Mail-Konto (SMTP) des Benutzers wird weitestgehend vorbereitet. Die gemeinsam verwendeten Postleitzahlen können importiert und die gemeinsam verwendeten Briefpapiere können angepasst werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

11 Aktivitäten (Dokumente): Verwaltung aller Dokumente (Briefe, Notizen, Verträge, etc.) Hyperlink-Dokumente:  Extern gespeicherte und via Hyperlink verknüpfte Datei (oder mit OLE in der OPAL Datenbank eingebettete Datei). OPAL-Dokumente:  Direkt in der OPAL Datenbank gespeichert. Sie benötigen bis zu 80 % weniger Speicherplatz ! Status:  in Bearbeitung‚ fertiggestellt (Original), eigene und fremde Pendenzen mit Prioritätsstufen. Jede Aktivität kann mit beliebig vielen Personen und Projekten verknüpft werden.  Dadurch erscheint die Aktivität in den Dossiers aller verknüpften Personen und Projekte. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

12 Anzeige aller Aktivitäten - Für jede ausgewählte Aktivität werden alle verknüpften Dossiers von Personen und Projekten angezeigt. - Für jede ausgewählte Aktivität werden alle verknüpften Beilagen angezeigt. - Jeder Aktivität können beliebig viele Beilagen zugeordnet werden. Die Dateien der Beilagen werden via Hyperlink verknüpft. - Die Anzeige kann mit ver- schiedenen Optionen und zusätzlichen Filtern eingeschränkt werden. Z.B.: Aktivitäten- oder Prioritätenliste, eigene oder fremde Pendenzen, Dossier des Usercodes, beliebiger Zeitraum, Mailings, E-Mails, Faxe, etc. - Mit den Schaltflächen "Text" und "Notiz" (rechts oben im Fenster) kann eine Voransicht des Textes bzw. der zusätzlichen Notiz jeder ausgewählten Aktivität in der Liste eingeblendet werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

13 Doppelklick auf Aktivität mit Hyperlink-Dokument: Das Dokument wird automatisch in seiner Applikation geöffnet (z.B. Microsoft Word). [ Menü ][ Start ][ Ende ]

14 Doppelklick auf Aktivität mit OPAL-Dokument: Das Menü 'Seitenansicht (Druck, Fax, E-Mail)' wird angezeigt, um das Dokument zu öffnen oder zu drucken. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

15 [ Menü ][ Start ][ Ende ] Seitenansicht Druck, Fax, E-Mail: Mit den Schaltflächen links in der Symbolleiste kann das angezeigte Dokument direkt gedruckt bzw. via Fax oder E-Mail verschickt werden. Der Briefkopf / -fuss wurde entsprechend dem ausgewählten Briefpapier generiert.

16 Fax Dokumente... - Dokumente können vollständig, d.h. mit professionellem Briefkopf / -fuss sowie der eingescannten Unterschrift als Fax verschickt werden. - Das Dokument kann dabei direkt via der installierten Fax Applikation oder via dem installierten Mail Client (z.B. Microsoft Outlook) und Microsoft Fax verschickt werden. E-Mail Dokumente... - Dokumente können HTML formatiert oder als als reines Text E-Mail schnell und direkt über Ihr persönliches Internet E-Mail Konto (SMTP) gesendet werden, völlig unabhängig von anderen Mail Clients (wie z.B. Microsoft Outlook). Beilagen (via Hyperlink verknüpfte separate Dateien) können automatisch als Attachments mit dem E-Mail gesendet werden. Bitte beachten Sie das Beispiel später in dieser Präsentation. - Dokumente können auch vollständig mit professionellem Briefkopf / -fuss sowie der eingescannten Unterschrift als E-Mail verschickt werden (auch via Microsoft Outlook als Attachment im Snapshot Format einschliesslich Link zum Herunterladen des kostenlosen Microsoft Snapshot Viewers). [ Menü ][ Start ][ Ende ]

17 Doppelklick auf verknüpfte Person: Anzeige des vollständigen Dossiers dieser Person (oder Projekt) [ Menü ][ Start ][ Ende ]

18 Klick, um eine neue Aktivität zu erstellen... Der Assistent erstellt aus den gewählten Optionen das Dokument für die neue Aktivität. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

19 E-Mail bzw. Fax anzeigen und / oder direkt senden. Schnelle Erstellung von Dokumenten... Nur der Brieftext (z.B. “Ich freue mich Dir mitzuteilen,...“) muss eingegeben werden, um das neue Dokument zu vervollständigen. Alle anderen Daten (Briefpapier, Adresse, Datum, Betreff, Anrede, Grüsse, Unterschrift, etc.) wurden automatisch vom Assistenten und der Datenbank übernommen. Alle Definitionen des neuen Dokuments können im Fenster ‘Aktivität Details‘ geändert werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ] Das E-Mail wurde automatisch HTML formatiert und direkt von OPAL gesendet (unabhängig von anderen E-Mail Clients wie z.B. Microsoft Outlook).

20 Fenster schliessen, und den Aktivitäts-Status anzeigen und setzen... Schnelle Erstellung von Dokumenten... Nur der Brieftext (z.B. “Ich freue mich Dir mitzuteilen,...“) muss eingegeben werden, um das neue Dokument zu vervollständigen. Alle anderen Daten (Briefpapier, Adresse, Datum, Betreff, Anrede, Grüsse, Unterschrift, etc.) wurden automatisch vom Assistenten und der Datenbank übernommen. Alle Definitionen des neuen Dokuments können im Fenster ‘Aktivität Details‘ geändert werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

21 Status einer Aktivität... - Jede Aktivität kann als ‘in Bearbeitung‘ oder als fertiggestellt ‘Original‘ gekennzeichnet werden. Der Betreff (Titel) von Aktivitäten die noch in Bearbeitung sind, wird rot angezeigt. Bei fertiggestellten Aktivitäten wird der Betreff schwarz angezeigt. - Jede Aktivität kann als eigene oder als ‘Fremde Pendenz‘ mit verschiedenen Prioritätsstufen gekennzeichnet werden. Alle Aktivitätenlisten können nach Priorität sortiert und zusätzlich für eigene oder fremde Pendenzen gefiltert werden. - Aktivitäten, die als ‘vertraulich‘ markiert sind können nur vom Ersteller der Aktivität gesehen werden. Der Ersteller kann seine vertraulichen Aktivitäten in den Aktivitätenlisten anzeigen oder ausblenden und mit einem zusätzlichen Kennwort versehen. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

22 Neue Aktivität mit Hyperlink-Dokument... - Aktivitäten mit Hyperlink-Dokumenten werden ebenso wie alle anderen Aktivitäten erstellt. - Wenn die Option 'Hyperlink-Dokument' auf Seite 2 des Assistenten ‘Neue Aktivität...‘ gesetzt ist, wird die für das ausgewählte Briefpapier verknüpfte Datei kopiert und mit einem automatisch generierten, eindeutigen Dateinamen in das Standardverzeichnis ('...\OPAL\Documents\...') gespeichert. - Wenn auf Seite 4 des Assistenten die Option 'Neues Dokument Pfad\Dateiname...' gesetzt ist, kann der Pfad ausgewählt und der Dateiname individuell eingegeben werden. - Die neue Aktivität wird automatisch mit der erstellten Datei verknüpft und angezeigt (nächste Abbildung)... [ Menü ][ Start ][ Ende ] Datumsfelder mit Kalender... Das Datum kann direkt in das Datumsfeld eingegeben oder vom Kalender ausgewählt werden. Die Schaltfläche zum Öffnen des Kalenders erscheint immer, wenn die Maus über einem Datumsfeld bewegt wird. Hilfe-Tipps... Ein kleiner Hilfe-Tipp erscheint in vielen Situationen, wenn die Maus auf einem Feld, einer Auswahlliste, Schatfläche oder Option ruht.

23 [ Menü ][ Start ][ Ende ] Neue Aktivität mit Hyperlink-Dokument... - Die neu erstellte Aktivität wird automatisch im Fenster 'Aktivität Details' angezeigt, und die verknüpfte Datei wird in ihrer Applikation (z.B. Microsoft Word) zur Bearbeitung geöffnet. - Das Dokument enthält bereits die automatisch generierten Textteile (Adresse, Datum, Betreff, Anrede, Grusformel, etc.), sodass nur der gewünschte Brieftext eingegeben werden muss. - Formatierungen werden direkt in der Applikation des Dokuments vorgenommen.

24 Personen und Adressen: übersichtliche Verwaltung aller Personen und Organisationen unbegrenzte Anzahl von Adressen pro Person / Organisation internationale Adressformate unbegrenzte Anzahl von Beziehungen Anzeige des vollständigen Dossiers (Aktivitäten) [ Menü ][ Start ][ Ende ]

25 Anzeige aller Personen und Adressen - Für jede ausgewählte Person werden alle Adressen angezeigt. - Direkter Zugriff auf Internet Seiten. - Für jede ausgewählte Adresse werden alle Nummern angezeigt. - Ein Doppelklick öffnet die Details. - Erstellung automatischer Aktivitäten (Dokumente) für die ausgewählte Person und Adresse mit Knopf... - Automatischer Telefonwähler. - Die aufgelisteten Personen können mit verschiedenen Optionen und zusätzlichen Filtern eingeschränkt und sortiert werden. - Mit der Schaltfläche "Notiz" kann eine kleine Voransicht der Notizen der Person, der Adresse und der Nummer eingeblendet werden.  [ Menü ][ Start ][ Ende ]

26 Anzeige aller Personen und Beziehungen - Für jede ausgewählte Person werden alle ihre Beziehungen zu Personen und Projekten angezeigt. - Erstellung automatischer Aktivitäten (Dokumente) für die ausgewählte Person, Beziehung und Adresse. - Für jede ausgewählte Beziehung werden die Direkt-Nummern angezeigt. - Automatischer Telefonwähler.  [ Menü ][ Start ] Die Fenstergrösse... Alle wichtigen Formulare können pro Usercode der verwendeten Bildschirmgrösse und den jeweiligen Anforderungen angepasst werden. [ Ende ]

27 Klick, um eine neue Person hinzuzufügen... Bestehende Personen werden während der Eingabe automatisch in den Namensfeldern angezeigt um Duplikate zu vermeiden. Mit den Schaltflächen "Finde..." werden die Details der schon bestehenden Person angezeigt. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

28 Integration der Personen Details mit Aktivitäten (Dokumenten)... Die Namen, Post Zusatz, Briefanrede, etc. werden automatisch in neue Dokumente übernommen. Durch Setzen der Option neben dem Feld "Referenz", wird das Feld "Referenz" automatisch in einer separaten Zeile dem Betreff eines neuen Dokuments angefügt. Beispiel: Wenn die Kunden-Nr. oder die Versicherungs-Nr. im Feld "Referenz" eingegeben ist, so wird dieser Eintrag automatisch dem Betreff neuer Briefe an die Person oder Organisation angefügt und kann nicht vergessen werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

29 Internationale Adressformate... Die Felder zur Eingabe von PLZ, Stadt, Region, Land werden automatisch entsprechend den gesetzten Optionen des ausgewählten Landes angeordnet und die Adresse für neue Dokumente im richtigen Adressformat generiert. Beispiel: PLZ vor der Stadt (CH-8000 Zürich, Schweiz) oder PLZ nach der Stadt (Christchurch 8003, Neuseeland). [ Menü ][ Start ][ Ende ]

30 Auto-dynamische Eingabefelder... Die Auswahllisten der Felder zur Eingabe von Postleitzahl, Stadt und Region werden automatisch entsprechend dem ausgewählten Land angepasst. Durch die Eingabe einer Postleitzahl wird die dazugehörige Stadt und die Region automatisch eingegeben. Neueinträge werden den Auswahllisten dynamisch hinzugefügt. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

31 Automatisch eingetragene Felder und Optionen... Die Gebietsvorwahl wird automatisch eingetragen, wenn in der Datenank eine bestehende Nummer für die gleiche Postleitzahl bzw. Stadt gefunden wird. Für E-Mails wird nur ein Eingabefeld angezeigt. Die Optionen Haupt-Telefon, Haupt-Fax und Haupt-E-Mail werden automatisch entsprechend den Optionen des gewählten Nummern-Typs gesetzt. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

32 Beziehungen... Beziehungen von Personen zu anderen Personen (oder Projekten) können mit den direkten Nummern (Telefon, Fax, E-Mail) und einem speziellen Briefzusatz versehen werden. Diese Daten werden z.B. für Adressen und Dokumente verwendet, die beide Partner der Beziehung beinhalten. Beispiel: Brief an Solar Tech. Inc. / z.Hd. Frau Monika Salzer. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

33 Dossier einer Person  Aktivitäten und Dokumente... Auf der Seite “Dossier" einer Person wird das vollständige Dossier der Person angezeigt. Für jede ausgewählte Aktivität (Dokument) werden alle verknüpften Personen und Projekte sowie alle verknüpften Beilagen angezeigt. Die Optionen und Funktionen entsprechen denen des Fensters "Alle Aktivitäten“. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

34 Adress-Etiketten: Auswahl verschiedener Etikett-Formate Weitere Formate können auf Anfrage eingebaut werden. Gezielter Andruck einer oder mehrerer Etiketten Im abgebildeten Beispiel werden die linke und die rechte Etikette in der 3. Zeile auf dem Etikettenbatt bedruckt. Individuelle Anpassung des Etikett-Inhalts Die aktuell ausgewählte Person und Adresse ist automatisch als Etikett- Inhalt eingetragen und kann über- schrieben und formatiert werden. Serienbrief-Etiketten Erstellung via der Serienbrief-Funktion. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

35 Projekte: übersichtliche Verwaltung aller Projekte Alle Fenster sind analog zur Verwaltung der Personen aufgebaut. unbegrenzte Anzahl von Beziehungen Vollständige Dossiers (Aktivitäten) [ Menü ][ Start ][ Ende ]

36 Anzeige aller Projekte - Für jedes ausgewählte Projekt werden alle Beziehungen zu anderen Projekten und Personen angezeigt. - Für jede ausgewählte Beziehung werden die Direkt- Nummern angezeigt. - Ein Doppelklick öffnet die Details. - Automatischer Telefonwähler. - Die aufgelisteten Projekte können mit verschiedenen Optionen und zusätzlichen Filtern eingeschränkt und sortiert werden. - Mit der Schaltfläche "Notiz" kann eine kleine Voransicht der Beschreibung des Projekts und der Notizen der Person eingeblendet werden. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

37 Dossier eines Projekts  Aktivitäten und Dokumente... Auf der Seite “Dossier" eines Projekts wird das vollständige Dossier des Projekts angezeigt. Für jede ausgewählte Aktivität (Dokument) werden alle verknüpften Personen und Projekte sowie alle verknüpften Beilagen angezeigt. Die Optionen und Funktionen entsprechen denen des Fensters "Alle Aktivitäten“. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

38 Kataloge und Listen: Kataloge können mehrfach verwendet werden: 1. als gedruckte Listen (Option 'Im Katalog drucken') 2. als Mailinglisten (Option 'Im Mailing berücksichtigen') 3. um Eigenschaften zu Personen / Projekte zuzuordnen 4. um Personen oder Projekte zu gruppieren Der Assistent 'Katalog Zuordnungen' ermöglicht Kataloge mit verschiedenen Aktionen zu verwalten. Zum Beispiel können alle Personen, die zu einem Projekt gehören, einer Mailingliste zugeordnet werden und einen E-Mail Serienbrief erhalten. Um Personen oder Projekte zuzuordnen, erfolgt die Auswahl in den Fenstern 'Alle Personen' und 'Alle Projekte', in denen flexible Optionen und Filter angewendet werden können. Der Assistent 'Katalog Zuordnungen' wird alle ausgewählten Personen und Projekte dem gewählten Katalog zuordnen und die Katalog- Optionen für alle Einträge setzen. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

39 Kataloge und Aktivitätenlisten drucken... - Kataloge und Aktivitätenlisten können auf die Formate A4, A5, A6 und für die Agenden Prime Time und Time System gedruckt werden. - Der Inhalt der Kataloge und Aktivitätenlisten kann mit verschiedenen Optionen und Filtern für individuelle Anforderungen angepasst werden. - Die Filter werden im Fenster ‘Alle Personen‘ oder ‘Alle Projekte‘ gesetzt. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

40 Serienbriefe: - Der Assistent ‘Neue Serienbrief-Aktivität...‘ ermöglicht die Mailingliste und alle notwendigen Optionen auszuwählen, um den Serienbrief automatisch zu erstellen. - Die Menüfunktion ‘Extras / Serienbriefe / Datenauswahl‘ ermöglicht alle Empfänger der Mailingliste einschliesslich der verknüpften Personen (z.B. Mitarbeiter einer Firma) und den generierten Adressen zu überprüfen. - Weitere Menüfunktionen ermöglichen Serienbriefe, -Umschläge und -Etiketten mit individuellen Seriendruck-Vorlagen zu erstellen. - OPAL beinhaltet Seriendruck-Vorlagen für Microsoft Word, die mit individuellen Vorlagen anderer Textverarbeitungs- Systemen ersetzt werden können. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

41 E-Mail Serienbriefe... - Für E-Mail Serienbriefe wird nur die Option ‘@ E-Mail‘ gesetzt. - E-Mail Serienbriefe werden effizient und flexibel mit einem OPAL-Dokument erstellt. - Die E-Mail Adressen aller Empfänger werden automatisch geprüft. - Der neue Serienbrief wird mit allen ausgewählten Empfängern verknüpft und erscheint automatisch im Dossier jedes Empfängers. - Der Assistent erstellt die neue Serienbrief- Aktivität und zeigt diese zur Detail- bearbeitung im Fenster 'Aktivität Details‘ an... [ Menü ][ Start ][ Ende ]

42 E-Mail Serienbriefe... - Nur der gewünschte E-Mail Text wird im Fenster 'Aktivität Details' eingegeben. - Optional kann automatisch die Adresse, das Datum, der Betreff, etc. im generierten E-Mail Text eingefügt werden. - Alle Adressen und Anreden der Empfänger werden automatisch personalisiert. - Auf der Seite 'Beilagen' im Fenster 'Aktivität Details' können separate Dateien via Hyperlink mit der Aktivität verknüpft werden. Diese Dateien werden als Attachments automatisch allen generierten E-Mails beigefügt. - Mit der Funktion ‘Generiere Serienbrief E-Mails...' werden alle E-Mails generiert, optional in der Voransicht angezeigt und automatisch mit den Attatchments an alle Empfänger verschickt. [ Menü ][ Start ][ Ende ] Generiere Serienbrief E-Mails...

43 Datenexport: - Das Menü ‘Export /...' enthält Funktionen zum Export ausgewählter Daten in Microsoft Excel Dateien oder in Text Dateien. - Die Funktion 'Individueller Export' ermöglicht alle ausgewählten Daten vor dem Export in einer Tabelle zu prüfen. Die Tabelle wird zusammen mit einer Symbolleiste angezeigt, welche ermöglicht die Sortierreihenfolge, zusätzliche Auswahlkriterien und Filter auf Feldebene zu definieren. - Die exportierten Daten können verwendet werden, um individuelle Listen und Analysen mit Microsoft Excel zu erstellen oder die Daten in andere Programme zu importieren. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

44 Adressen-Import: - Der Assistent zum Importieren von Personen, Adressen und Nummern ermöglicht bestehende Daten von beliebigen anderen Datenbanken oder Tabellen zu importieren. - Die Feldnamen für alle Personendetails, für bis zu zwei Adressen pro Person und für bis zu sechs Nummern (Telefon, Fax, E-Mail) pro Adresse können ausgewählt werden. - Bis zu 98 Datenspalten der importierten Datei können individuell den ausgewählten Feldnamen zugeordnet werden. - Die importierten Daten werden automatisch überprüft, umgewandelt oder für manuelle Anpassungen markiert. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

45 Datenbank-Funktionen: - Informationen über die OPAL Datenbank, die installierten OPAL Programme und Lizenz. Z.B: Anzahl Datensätze, Verzeichnis und Installationsdatum. - Funktion zum Verbinden mit einer OPAL Datenbank. - Funktion zum Komprimieren, Verschlüsseln und Entschlüsseln der Datenbank. Diese Funktion erstellt automatisch eine Sicherheitskopie der Datenbank. - Automatischer Versions-Update der Datenbank... [ Menü ][ Start ][ Ende ]

46 Automatischer Versions-Update der Datenbank: - OPAL informiert umgehend, sobald eine neue Version der OPAL Programme installiert wurde. - Die Datenbank wird automatisch für die neue Version aktualisiert. Neue Tabellen, Felder, etc. werden dadurch in der bestehenden Datenbank hinzugefügt, sodass die bereits eingegeben Daten vollständig erhalten bleiben. - Der Versions-Update erstellt eine Sicherheitskopie der bestehenden Version der Datenbank, bevor diese auf die neue Version aktualisiert wird. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

47 Sicherheit: Benutzer und Installationen: - Verwaltung aller Usercodes mit dynamischen Zugriffsrechten auf Datensatzebene, Einschränkungen, Optionen, etc. Ein Doppel-Klick auf einen Benutzer öffnet die Benutzer-Details, um alle Zugriffsrechte zu setzen und um auf die E-Mail-Kontoeinstellungen des Benutzers zuzugreifen (die E-Mail- Kontoeinstellungen werden später in dieser Präsentation gezeigt). - Verwaltung aller Installationen mit Sicherheitsfunktionen - Verwaltung der Sicherheits- Arbeitsgruppendatei, in der alle Usercodes und Kennwörter für den Zugang zum System OPAL gespeichert sind. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

48 Auswahllisten: Übersichtliche Verwaltung aller Auswahllisten und ihrer Optionen Verwaltung von Sprachen, Ländern, Anreden, Standardtexten, Katalogen, Adressen-, Nummern-, und Beziehungstypen, Aktivitätsgruppen und Aktivitätstypen, professionelles Briefpapier, Unterschriften, etc. mit unbegrenzter Anzahl Einträgen. Alle Einträge sind gemeinsam für alle Benutzer verfügbar. Mehrsprachige Einträge Alle Einträge werden mehrsprachig (Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch) für die verschiedenen Benutzeroberflächen erfasst und im ganzen System immer in der Sprache der jeweils aktiven Benutzeroberfläche angezeigt. [ Menü ][ Start ][ Ende ]

49 Optionen: - Anpassung des Systems an eigene Bedürfnisse mit zahlreichen Optionen. - Alle Optionen werden individuell für jede/n Benutzer/in gespeichert. - Automatische Optionen werden dynamisch während der Anwendung von OPAL für jede/n Benutzer/in gespeichert (z.B. aktuell verwendeter Katalog, letzte Sortierung, etc.). [ Menü ][ Start ][ Ende ] E-Mails: E-Mails können schnell und direkt über Ihr persönliches Internet E-Mail Konto (SMTP) gesendet werden, völlig unabhängig von anderen Mail Clients (wie z.B. MS Outlook). E-Mail Unterschriften: Die automatischen E-Mail Unterschriften können separat für Einzel-E-Mails und für Serienbrief-E-Mails für jede Sprache der Empfänger hinterlegt werden.

50 [ Menü ][ Start ][ Ende ] Hilfe in OPAL: 1. Der Begrüssungs-Assistent gibt erste Informationen für einen schnellen Start. 2. Die automatisch erstellte Begrüssungs-Aktivität enthält die sehr gute, kurze Einführung Willkommen zu OPAL 6.2, die auch in Menü 'Hilfe / Willkommen‘ geöffnet werden kann. 3. Das Benutzerhandbuch in Menü 'Hilfe / Benutzerhandbuch‘ beschreibt alle Bereiche von OPAL. 4. Die Hilfe-Schaltflächen in vielen Fenstern und Dialogen geben Hilfe für die Situation. 5. Info Tips mit kurzen Hinweisen erscheinen in kleinen gelben Kästchen, wenn die Maus auf Feldern, Auswahllisten, Schaltflächen und Optionen gehalten wird.

51 international English, Deutsch, Français, Italiano O © PAL Dolphin’s Design Wolfgang W. Rehfus © Copyright © 2014 Dolphin‘s Design Wolfgang W. Rehfus DolphinsDesign.ch Info@DolphinsDesign.ch [ Menü ][ Start ][ Ende ]

52 Ende [ Menü ][ Start ][ Ende ] O P A L © Alle Daten in dieser Präsentation sind frei erfunden und dienen nur Demonstrationszwecken. Diese Daten existieren in der Realität nicht.