Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1 Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projekten Referent: Dr. Gabriel Dohmen.

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1 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1 Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projekten Referent: Dr. Gabriel Dohmen

2 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 2 Die 5 Phasen eines IT-Projektes 1. Begeisterung 2. Ernüchterung 3. Panik 4. Suche nach dem Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen 6. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten In unserem SAP- Projekt nicht!!!

3 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 3 Grundregeln des Erfolges 30 % Auswahl des richtigen Systems (Software + Hardware) Die richtigen Werkzeuge 30 % ausreichende und qualifizierte Schulung zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Reihenfolge Die richtigen Werkzeuge richtig nutzen können 40 % das, was ein Unternehmen aus seinem System macht Die richtigen Werkzeuge auch für die richtigen Aufgaben einsetzen Effektives Projektmanagement bei der Einführung Effektive Organisation aller Tätigkeiten Der Mensch Geschätzte Erfahrungswerte aus 10 Jahren SAP-Projektgeschäft

4 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 4 Zusammenspiel im SAP-Projekt SAP- Projekt: (5) Projekt- arbeit (1) Projekt- organisation (2) System+Technik (Software/Hardware) (4) Anwender (3) Betriebswirtschaftl. Abläufe Der Mensch

5 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 5 Einführungsstrategie (Zeitplan) Analyse/ Bluepr. Vorbereitung Echtbetrieb Start Zusätzliche Lösungen Live Support / Stabilisierung Roll Out prod. Einheiten Mon. 2 Roll Out Vertriebsstandorte Projektmanagement, Integrationsmanagement, Qualitätssicherung Datenlogik, Datenbereinigung Datenmigration Stabilisierungsphase Mon. 14Mon. 11Mon. 20Mon. 21 Realisierg Template Stufe IStufe II-n Mon. 36 Training Projektteam Training Anwender Training Key-User Go Live Support Optimierungs- Workshops Proj. Vorb. 1 234 5 Echtbetrieb

6 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 6 Kritische Erfolgsfaktoren 1.Projektorganisation 1.Projektorganisation Zusammensetzung eines SAP-Projektteams, Projektplan, Organigramm, Projektablauf, Reporting, Kommunikation 2. System und Technik 2. System und Technik Hardware, Schnittstellen, Berechtigungen, Administration 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte Definition der Geschäftsprozesse, Customizing 4. Anwender 4. Anwender Akzeptanz und Change-Management, Schulung, Coaching am Arbeitsplatz 5. Projektarbeit 5. Projektarbeit Kritische Punkte im SAP-Projekt, Eskalation, Messgrößen, Dokumentation, Akzeptanz / Change-Management Der Mensch

7 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 7 Kritische Erfolgsfaktoren 1.Projektorganisation 2. System und Technik - Dimension der Hardware - Schnittstellen - Altdatenübernahme - Schnittstellen zu Fremdsystemen - Überwachungsmechanismen - Berechtigungswesen - Systemadministrator - Transportwesen - Individualprogrammierung - Login-Passwortvergabe 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte 4. Anwender 5. Projektarbeit

8 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 8 Kritische Erfolgsfaktoren 1.Projektorganisation 2.System und Technik 3.Betriebswirtschaftliche Aspekte Branchenkenntnisse ERP-Projekt ist kein IT-Vorhaben Business Process Reengineering Datenbereinigung Customizing - Organisationsstrukturen - Materialarten - Kontenplan / Spezielle Ledger - Kontenfindung - Schnittstellen zwischen Modulen, z.B. Kreditoren u.v.a.m. 4.Anwender 5.Projektarbeit

9 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 9 Kritische Erfolgsfaktoren 1.Projektorganisation 1.Projektorganisation Zusammensetzung eines SAP-Projektteams, Projektplan, Organigramm, Projektablauf, Reporting, Kommunikation 2. System und Technik 2. System und Technik Hardware, Schnittstellen, Berechtigungen, Administration 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte Definition der Geschäftsprozesse, Customizing 4. Anwender 4. Anwender Akzeptanz und Change-Management, Schulung, Coaching am Arbeitsplatz 5. Projektarbeit 5. Projektarbeit Kritische Punkte im SAP-Projekt, Eskalation, Messgrößen, Dokumentation, Akzeptanz / Change-Management Der Mensch

10 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 10 12345 Projektvorbereitung / Zieldefinition Analyse / Blueprint Realisierung Vorbereitung des Echtbetries GoLive / Echtbetrieb & Support Meilensteinkonzept

11 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 11 Organigramm A. Lenkungsausschuss B. Projektteam/ Projektgruppe C1. Fachgruppe 1C2. Fachgruppe 2C3. Fachgruppe n Projektorganisation

12 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 12 Zusammensetzung Lenkungsausschuss -Geschäftsführung Auftraggeber -Projektleiter Auftraggeber -Geschäftsführung Auftragnehmer -Projektleiter Auftragnehmer Zusammensetzung Projektteam/Projektgruppe -Projektleiter Auftraggeber -Fachgruppenverantwortliche aller projektrelevanten Funktionsbereiche Auftraggeber (modulverantwortlich/prozessverantwortlich) -Projektleiter Auftragnehmer -Modulverantwortliche/Prozessverantwortliche Auftragnehmer Zusammensetzung Fachgruppen -Mitarbeiter mit entsprechendem Fachwissen des Funktionsbereiches Projektorganisation

13 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 13 Zusammensetzung: Geschäftsführung und Projektleiter Verantwortung und Aufgaben: –Zentrales strategisches Projektgremium –Zieldefinition –Zur-Verfügungstellung von Ressourcen –Rückendeckung für das Projekt –Entscheidungen fällen –Vermeidung von Konflikten im Vorfeld –Akzeptanz im Unternehmen schaffen A. Lenkungsauschuss

14 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 14 Zusammensetzung: Projektleiter, Prozessverantwortliche, Modulverantwortliche Verantwortung und Aufgaben: –Zentrales operatives Projektgremium –Definition der Lösungsausprägung (prozessorientiert) –Teilverantwortung für Umsetzung der Systemkonfiguration (je Modul/je Prozess) –Information des Lenkungsausschusses –Entscheidungen für den Lenkungsausschuss vorbereiten –Entscheidungen des Lenkungsausschusses umsetzen –Definition der Vorgaben für die Fachgruppen –Zyklische Besprechungen mit Protokollen, Statusberichten und Ergebniskontrollen B. Projektgruppe/Projektteam

15 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 15 Verantwortung und Aufgaben: –Umsetzung der Vorgaben der Projektgruppe –Information der Projektgruppe über Besonderheiten innerhalb der Fachgruppe –Weitergabe von Informationen innerhalb der Fachgruppe C. Fachgruppen

16 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 16 Aufgaben und Pflichten: –Vertragsanalyse / Vertragsmanagement –Projektplanung / -organisation –Überwachung des Projektfortschritts und der Kosten –Berichtswesen –Pflege eines Projektordners/Projektdokumentation –Periodische Unterrichtung des Managements bei der Abweichung von Terminen und Kosten –Abnahme und Abrechnung der vereinbarten Leistungen –Customizingverantwortung –Qualitätssicherungsmaßnahmen –Personalverantwortung –Eskalationsebene Rolle: Projektleiter

17 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 17 …müssen umfassende Kenntnisse über Geschäfts- prozesse und Aufgaben der Fachabteilung besitzen, die sie repräsentieren. …sind in der Lage, die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen im Projekt zu vertreten, Probleme frühzeitig zu erkennen, zu formulieren und Lösungsansätze zu finden. …besitzen In ihrer Fachabteilung ein hohes Maß an Akzeptanz. herausragendes Engagement, und hohe Belastbarkeit. Darüber hinaus: Abstraktionsvermögen, Diplomatie, Organisationstalent und ein sicheres Auftreten gegenüber den Endanwendern. Rolle: Projektteam-Mitarbeiter / Keyuser Ideale Projektteam-Mitarbeiter / Ideale Keyuser…

18 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 18 Kritischer Erfolgsfaktor: Der Mensch KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen

19 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 19 Soll: Entwicklung eines zentralen Templates, Roll-Out in die dezentralen Einheiten Kurze Projektlaufzeiten Einhaltung des Zeitplans Effektive, zielorientierte Umsetzung KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern Ist: Oft fehlen die personellen Ressourcen, alles zentral zu realisieren. Daher geschieht vieles dezentral. Folge: Viele dezentrale Lösungen statt einer zentralen Zu viele Projekte werden gleichzeitig begonnen. Aus dem Einzelprojekt ist der drive heraus. Das Ziel wird aus den Augen verloren

20 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 20 Maßnahmen: Den Anwendern Gesamtbauplan der SAP-Lösung frühzeitig erläutern Gründe erläutern, warum nicht jede dezentrale Einheit eine individuelle Lösungen erhält Steuerung von oben: Ein klares und kommuniziertes Commitment der Unternehmensführung ist die Voraussetzung für die Motivation aller am Projekt Beteiligten. Freistellung der Projektmitarbeiter und Rücken freihalten durch die Unternehmensführung Marketing und Change-Management von oben Kräfte bündeln: Bei Ressourcenknappheit: Halb so viele Projekte effizient zu einem erfolgreichen Ziel bringen. Priorisierung vornehmen und verabschieden KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern

21 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 21 KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider Soll: Kompetente Entscheider müssen die richtigen Entscheidungen fällen Erfahrene und kompetente Projektleiter und Projektmitarbeiter sind für eine zielgerichtete, zeit- und kostensparende SAP- Einführung unabdingbar Ist: SAP-Ausbildung des Projektteams und der Entscheider kommt oft zu kurz Falsche Entscheidungen führen zu Mehraufwand, Zeitverzug und Stress im Projekt Planung und Umsetzung eigener Prozesse nicht zielgerichtet, nicht optimal (Das merkt man oft erst nach dem Produktivstart)

22 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 22 KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider Maßnahmen: Alle Ebenen müssen für ihre Aufgaben im Projekt rechtzeitig und zielgerichtet ausgebildet werden. Management-Workshops Prozessorientierte Projektteam-Ausbildung Vertiefung und Spezialisierung für kleine Gruppen

23 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 23 KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management Soll: Zum Stichtag des Produktivstartes sollen alle Mitarbeiter zügig, fehlerfrei und ohne innere Ablehnung mit SAP arbeiten Wandel in den Köpfen vorbereiten Ist: Häufig wird die SAP-Einführung von einem geschlossenen Projektteam umgesetzt. Nach außen dringt nicht viel heraus Unter den Mitarbeitern brodelt die Gerüchteküche Angst vor Stellenabbau macht sich breit

24 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 24 KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management Maßnahmen: Projektarbeit im Sinne des Change-Managements transparent nach Außen darstellen. Die Mitarbeiter müssen mit ins Boot geholt werden: Sie müssen wiederholt über die geplanten und bereits realisierten Projektschritte informiert werden. Voraussetzung: Es muss etwas geben, was dargestellt wird. Keine Märchen verkaufen Konkret: Projektzeitschrift, Rundmails, Infoveranstaltungen

25 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 25 KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen Soll: Klare Entscheidungswege und Kompetenzen erforderlich Im Projekt: Neue Hierarchien: Modul- und Prozessverantwortliche besitzen partielle und zeitlich begrenzte Kompetenz Entscheidungskompetenz bei Ausschreibungen liegt in Hand der Projektleitung Ist: Projektkultur ist oft nicht ausgeprägt Kompetenzen sind nicht in gewünschtem Maß vorhanden Personen in der Linie stehen auf dem Standpunkt, sich vom Projektteam nicht sagen lassen zu müssen (Teil)Projektleiter besitzen keine direkte Kompetenz, nur über einen hierarchisch vorgesetzten des Linienmitarbeiters Die Kompetenz besteht auch nicht bzgl. Entscheidungen

26 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 26 KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen Maßnahmen: Die Projektleiter, Modul- und Prozessverantwortliche erhalten partielle und zeitlich begrenzte Weisungsbefugnis. Dies wird auch von den Entscheidern an die Mitarbeiter kommuniziert. Entscheidungskompetenz - auch bei Ausschreibungen - in Hand der Projektleitung mit Unterstützung durch Fachleute mit definiertem Kostenrahmen

27 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 27 Zentralaussagen Aachener PPS-Tage (04.-05.06.2003) Organisatorische Rahmenbedingungen Das Top-Management muss Veränderungsprozesse aktiv mittragen Klare Projektorganisation mit eindeutiger Zuordnung der Verantwortung notwendig Sicherstellung von ausreichenden Ressourcen Aktive Informationspolitik trägt entscheidend zur Motivation bei Inhaltliche Aspekte Prozesse haben höhere Bedeutung als Funktionen Fachbereichsübergreifende Teamarbeit fördert Erfolge Standardsoftware ausreichend auf Funktionalität prüfen Fazit

28 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 28 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!