Projektmanagement in der Schulverwaltung

Präsentation zum Thema: "Projektmanagement in der Schulverwaltung"—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement in der Schulverwaltung
Titelfolie Einführung Schulen normalerweise mit Alltagsgeschäft ziemlich ausgelastet Projekte laufen nebenher ab und müssen mit knappen personellen + zeitlichen Ressourcen geplant und durchgeführt werden dadurch werden viele schulische Ressourcen, wie Energie, Motivation und auch Zeit verschwendet Mit Hilfe von Methoden des PM können SE-Prozesse professionell geplant, durchgeführt und ausgewertet werden und vorhandene Ressourcen werden schonend und nutzbringend eingesetzt (=Sinn) oft Versuch Sparmodus  PM nur halbherzig  geht dann erfahrungsgemäß oft schief PM und auch Teamentwicklung (siehe MI) sind wichtige Bausteine für Schulentwicklungsprozesse dieses umfassende Thema kann natürlich heute morgen nur angerissen werden  Hinweis auf weitere Fortbildungsangebote Ziele: Grundlagen des PM kennen die wichtigsten Methoden anwenden können selber eine Methode ausprobieren April 2009

2 Einführung Folie: Einführung
zum Einstieg Auszug aus Alice im Wunderland Betonen: wohin irgendwohin lange Bezug zu Gustav!! wenn man an das Thema QE und Evaluation dann werden Maßnahmen meist in Form von Projekten erarbeitet 2 Projektmanagement

3 Was ist ein Projekt? Warum Projektmanagement?
Gewisse Einmaligkeit Zielorientierung Komplexität Zeitliche Befristung Begrenzter Ressourceneinsatz Projektspezifische Organisation Management: Planung Koordination Überwachung Steuerung Folie: Was ist ein Projekt? Warum PM? (Definition siehe Folie: aus Endler, Susanne: Projektmanagement in der Schule; 4. Auflage 2006) Einmaligkeit: keine Routinetätigkeit; dies beinhaltet auch ein Risiko: da es sich um eine neue Aufgabe handelt, kann der Verlauf nicht genau vorhergesehen werden (z. B. Kosten, Dauer) - es kann auch schief gehen. Zielorientierung: Ein Projekt ist auf ein klar festgelegtes Ziel ausgerichtet, mit eindeutiger Aufgabenstellung . Komplexität: Projekte sind in verschiedenartige, wechselseitig voneinander abhängige Teilaufgaben gegliedert, die koordiniert werden müssen. Zeitliche Befristung: Projekte haben einen definierten Anfangs- und Endzeitpunkt Ressourcen: Die benötigte Menge an Ressourcen wird im Vorhinein so genau wie möglich festgelegt (und zur Verfügung gestellt). Im Vorfeld überlegen: Was brauchen wir? Was haben wir? Organisation: Projekte als eigenständige Vorhaben benötigen eine eigene, auf das jeweilige Projekt und das Projektziel abgestimmte Organisation. Grund: Projekte sind zuständigkeitsübergreifend, erfordern also Koordination und Zusammenarbeit über Zuständigkeitsgrenzen hinweg. Ein solch komplexes Vorhaben mit klarer Zielvorgabe, zeitlicher Befristung und begrenzten Ressourcen etc. muss geplant, koordiniert, überwacht und gesteuert werden.  Projektmanagement ist ein Konzept für die Leitung eines komplexen Vorhabens.  Projekt vergleichbar mit Pilotphase, in der etwas Neues versuchsweise eingeführt und ausprobiert wird.  Sinnvolle Veränderungen/Neuerungen werden dauerhaft in das bestehende Konzept implementiert  Nachhaltigkeit von Projekten. Projektmanagement beinhaltet die Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung eines Projektes. In Anlehnung an: Endler (2006). Projektmanagement in der Schule 3 Projektmanagement

4 Das „magische Dreieck“
Der Erfolg von Projekten wird von drei Zielvorgaben bestimmt: Sachziel „Welches Qualitätsziel soll erreicht werden?“ Kostenziel „Was darf es kosten?“ Terminziel „Bis wann soll es erreicht sein?“ Folie: Magisches Dreieck 3 Zielvorgaben wichtig für Gelingen: Sachziel = Qualität, die erreicht werden soll: Was soll geplant und erreicht werden? Welches Qualitätsziel ist zu erreichen? Woran erkennt man, dass das Ziel erreicht wurde? Kostenziel = Aufwand (Finanzmittel, Arbeitskraft und andere Ressourcen): Was darf das Projekt insgesamt kosten? Es geht weniger um Geld, mehr um Ressourcen (Zeit, Personen) Terminziel: Bis wann soll alles erreicht und das Projekt abgeschlossen sein? Diese Zielgrößen müssen Zu Beginn klar vereinbart/definiert und verständlich formuliert werden, realistisch und aufeinander abgestimmt sein, damit ein Projekt erfolgreich sein kann. (Anschließend: Ableitung realistischer Maßnahmen zur Zielerreichung) Balance wichtig! Wenn Kostenziel nicht erreichbar, dann Sachziel ändern! Natürlich spielen daneben noch andere Faktoren für den Erfolg von PM eine Rolle, z. B.: Transparenz, Kommunikation u. Information, Erkennen neuer Aufgaben, Motivation und Kompetenz der Beteiligten, Wirtschaftlichkeit: etc. 4 Projektmanagement

5 Vorteile von Projektmanagement in der Schulverwaltung
Mit Hilfe von Projektmanagement… …können komplexe Aufgaben in überschaubare Teilbereiche mit klaren Zuständigkeiten gegliedert werden. …können Entwicklungsvorhaben so geplant werden, dass sie Aussicht auf Erfolg haben. …kann die Zusammenarbeit der Beteiligten effizient und motivierend gestaltet werden. …kann die Zielerreichung kontinuierlich überprüft werden. …kann Nachhaltigkeit sichergestellt werden. Folie: Vorteile PM Komplexe Aufgaben  kleine Teilschritte (Einzelmaßnahmen inkl. sinnvolle Reihenfolge) + Festlegung eindeutiger Zuständigkeiten  Transparenz und Verbindlichkeit. Gesamtaufgabe wird überschaubar und ihre Lösung damit erleichtert. Aussicht auf Erfolg: Detaillierte Planung hilft, unrealistische Vorhaben und unklare Aufgabenstellungen zu vermeiden. Z. B.: optimale Ressourcen-Einsatz-Planung: Es wird im Vorhinein geschaut, welche Ressourcen für die einzelnen Projektschritte notwendig sind und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. So kann man bereits im Vorfeld zusätzlich benötigte Ressourcen akquirieren oder prüfen, wo gespart werden kann  keine Ressourcenverschwendung + keine Ernüchterung während des Projekts (Projekt gerät wegen mangelnder Ressourcen ins Stocken o. ä.) Zudem: Flexibilität in der Projektsteuerung wichtig  so kann der Kurs im Laufe des Projekts ggf. korrigiert werden. Zusammenarbeit: Gemeinsame Planung + kleine Arbeitsschritte  die einzelnen Aufgaben werden verständlich und können besser erledigt werden  Steigerung von Effizienz und Motivation. Überprüfung der Zielerreichung: Eindeutiges Projektziel + klare Zwischenziele (Meilensteine)  regelmäßige Überprüfung des Erfolgs bereits im Projektverlauf möglich. Durch Schriftlichkeit geraten die Ziele nicht aus den Augen. Nachhaltigkeit: Vor allem durch kontinuierliche Dokumentation können nützliche Ergebnisse von Projekten weiter genutzt und damit deren Nachhaltigkeit sichergestellt werden. 5 Projektmanagement

6 Phasen des Projektmanagements
Definition Planung Durchführung Abschluss Folie: Phasen PM 1 Projektmanagement gliedert sich in 4 Phasen. ähnlich Teamentwicklung Alle Phasen sind wichtig und benötigen Zeit. Vor allem zu Beginn wird nicht genügend Zeit eingeräumt – man will so schnell wie möglich zur Durchführung übergehen. Eine schlechte Planung rächt sich jedoch später. Oft wird Phase übersprungen  Je mehr Zeit Sie in die Phasen der Definition und der Planung investieren, desto größer ist die Erfolgschance Ihres Projekts! 6 Projektmanagement

7 Phasen des Projektmanagements
Definition Rahmen festlegen: Was? Warum? Wer? Womit? Wie? Bis wann? Methoden: Projektentwurf , -auftrag Planung Folie: Phasen PM 2 Definitionsphase: Ziel und Rahmenbedingungen im Vordergrund Als erster Schritt wird ein Projektentwurf (oder Projektskizze) zur genauen Definition des Projekts erstellt Projektauftrag: durch GLK abgezeichnet Wichtig: Projektauftrag gleich zu Beginn mit der gesamten Projektgruppe besprechen und die wichtigsten Informationen zum Projekt dort möglichst detailliert festhalten. Folgende Informationen wichtig: Was? – Ziel und Inhalt des Projekts Warum? – Ausgangssituation/Projektanstoß Wer? – Welche Personen sind am Projekt beteiligt? Wer hat welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten?  erhöht Verbindlichkeit! Womit? – Welche Mittel/Ressourcen werden benötigt und welche stehen zur Verfügung? Wie? – Auf welche Weise/mit welchen Methoden soll das Projekt angegangen werden? Bis wann? – Für welchen Zeitraum ist das Projekt geplant und bis wann soll es beendet sein? Methodenbeispiele!! Planungsphase: die bedeutendste Phase im Projektablauf! Hier werden Zeitpläne für die zu erledigenden Aufgaben erstellt, Verantwortlichkeiten festgelegt und mögliche Schwierigkeiten bedacht. Gerade bei Projekten mit Zeitknappheit ist eine ausführliche Planung wichtig! Es hat sich gezeigt, dass sich die in die Planung investierte Zeit durch eine effektivere Umsetzungsphase bezahlt macht (weniger unvorhergesehene Probleme…)  „Planung ist die halbe Miete“ In dieser Phase werden alle für das Projekt anfallenden Aufgaben gesammelt. Diese werden in Teilaufgaben gegliedert und es wird ein Zeitplan erstellt. --> Methode: Meilenstein- und Maßnahmenplan (unser Vorschlag) Es ist sinnvoll, bereits in dieser Phase mögliche Risiken/Hindernisse/hemmende Faktoren zu antizipieren und in die Planung mit einzubeziehen. Diese können bereits in der Meilenstein- und Maßnahmenplanung berücksichtigt werden.  Methode: Kraftfeldanalyse (diese werden Sie ebenfalls nachher anwenden) Alternative zu Meilenstein- und Maßnahmenplan (nur erwähnen): In der Literatur werden häufig der Projektstrukturplan (Alle Hauptaufgaben werden gesammelt und in Teilaufgaben untergliedert) und Projektablaufplan (für die Arbeitsaufgaben wird ein Zeitplan erstellt) genannt. Sammlung aller Aufgaben und Teilaufgaben ist z. B. auch per mindmap möglich. Alle Aufgaben sammeln und in Haupt- und Teilaufgaben gliedern Zeitplan erstellen Risiken antizipieren Lösungswege erarbeiten Methoden: z.B. Meilenstein-, Maßnahmenplan, Kraftfeldanalyse 7 Projektmanagement

8 Phasen des Projektmanagements
Durch- führung Abschluss Durchführung der Arbeitsschritte Regelmäßige Teamsitzungen Zwischenberichte bei Erreichung von Meilensteinen Dokumentation Methoden: z. B. Meilenstein-, Maßnahmenplan, Protokoll, Projektbericht Evaluation Dokumentation Methoden: z. B. SWOT-Analyse, Bilanzkonferenz, Projekt-/ Abschlussbericht Durchführungsphase: meist Schwerpunkt Bearbeitung der vorher festgelegten Arbeitspakete von den zuständigen Projektmitgliedern. Diese treffen sich regelmäßig zu Sitzungen, um einen Überblick über den Verlauf des Projekts herzustellen und diesen zu besprechen. Nach einer guten Planung sollten nun in der Durchführungsphase keine großen Schwierigkeiten mehr auftreten. Unvorhergesehene Ereignisse, die den Projektverlauf stören, können jedoch jederzeit auftreten. Regelmäßig stattfindende Teamsitzungen  gegenseitiger Informationsaustausch  Überblick über den Verlauf des Projekts  gemeinsame Suche nach Lösungen für auftretende Probleme. Wenn ein Meilenstein erreicht wird, wird ein Zwischenbericht (Projektbericht) verfasst (Vorlage wird gleich noch gezeigt). Zweck: Überblick/Information über den Stand Soll-Ist-Kontrolle Steuerung bei Abweichung vom Soll (ggf. Aktualisierung der Planung) Dokumentation ist wichtig für die Nachhaltigkeit und eine große Hilfe für weitere Projekte Methoden bei der Durchführung: z. B. Meilenstein- und Maßnahmenplan, Protokoll, Projektbericht. Methodenbeispiele!! Abschlussphase: Das Projekt wird evaluiert und es wird rückblickend ein Fazit gezogen (was lief positiv, wo gab es Probleme) Am Ende: Evaluation des Arbeitsprozesses und des Projektergebnisses. Dazu werden die zu Beginn formulierten Projektziele herangezogen. Anhand dieser Ziele lässt sich messen, ob das Ergebnis in Hinblick auf Inhalt, Ausmaß und Zeit zufrieden stellend ist. Methoden zur Evaluation sind z. b. die SWOT-Analyse und die Bilanzkonferenz (beides aus Modul III bekannt) Dokumentation im Sinne einer rückblickenden Betrachtung am Ende des Projektes wichtig! Mögliche Methode zur Dokumentation: Projekt-/Abschlussbericht (Methodenbeispiele!!) Hier werden auch die Evaluationsergebnisse festgehalten. Wichtig für weitere Nutzbarmachung und Nachhaltigkeit: Zeit einplanen! wichtig! Grad der Zielerreichung, Erfolge, die erzielt wurden + Maßnahmen, die für den Erfolg ausschlaggebend waren Probleme und Ursachen Verbesserungsvorschläge 8 Projektmanagement

9 Literaturhinweise zum Projektmanagement
Altrichter, H., Schley, W., Schratz, M. (1998). Handbuch zur Schulentwicklung. Innsbruck: Studienverlag Endler, S. (2006). Projektmanagement in der Schule. Lichtenau: AOL-Verlag. Rademacher, B. (2007). Schulentwicklung – Fortbildung – Evluation. Lichtenau: AOL-Verlag Rolff, H.-G., Buhren, C. G., Lindau-Bank, D. & Müller, S. (2000). Manual Schulentwicklung. Handlungskonzept zur pädagogischen Schulentwicklungsberatung (SchuB). Weinheim: Beltz-Verlag Weinert, A. (1998). Organisationspsychologie. Weinheim: Beltz-Verlag Folie Literaturhinweise als Anregung 9 Projektmanagement