Schulung SAP-SRM KIM-BIT Business IT im KIT

Präsentation zum Thema: "Schulung SAP-SRM KIM-BIT Business IT im KIT"—  Präsentation transkript:

1 Schulung SAP-SRM KIM-BIT Business IT im KIT
Teilprojekt : Einführung SRM 7.0

2 Vorstellung: Thomas Gorzitza, Allgemeine Services Verwaltungs IT (ASERV-VIT) ASERV-VIT ... ... deckt innerhalb des KIT ein umfassendes Leistungsspektrum ab. Dazu zählt die Organisation betriebswirtschaftlicher Abläufe sowie die Implementierung, Optimierung sowie die Betreuung der im Einsatz befindlichen SAP-Systeme. Im IT-Umfeld bieten wir von der Beratung über die Betreuung bis zum Betrieb das nötige Lösungsportfolio für unsere IT-Landschaft an. Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung im IT-Umfeld verfügt ASERV-VIT über fundiertes betriebswirtschaftliches Prozess-Know-how. Weitere Informationen: KIT Intranet  Einrichtungen  Dienstleistungseinheiten  Organisation und Business IT (ORBIT) : jetzt ASERV KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

3 Agenda Projekt KIM-BIT Business IT im KIT Warum neues SRM-Release ?
Teilprojekt : Einführung SRM 7.0 Warum neues SRM-Release ? Was ändert sich im neuem SRM System? Wann wird das neue SRM-System aktiv ? Wie und wann gibt es Schulungen? Offene Fragen Pause Live Demo Exkurs: Grundsätzlicher betriebswirtschaftlicher Ablauf sowie öfters gestellte Fragen rund um den Einkaufswagen im SRM System KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

4 „Einführung SRM7.0“ Erweitertes Projektteam:
Frau Dr. Cornelia Lang Institut für Hydromechanik Geschäftsführung Herr Dr. Kurt Sutter Fakultät für Maschinenbau Geschäftsführung UB Herr Dieter Oberle Abteilungsleiter SCC UB Frau Kristina Dortmann Institut SCC UB Frau Christine Gallus Institut SCC UB Frau Brigitte Humbert Institut Thermische Strömungsmaschinen UB Frau Stephanie Merkel Institut SCC UB Frau Elly Wenkeler Institut SCC UB Herr Bernhard Hemmer Institut IKFT (Abteilungsleiter IKFT Infrastruktur) GFB Frau Nina Giraud Institut IMT GFB Jürgen Benz Institut IMT GFB Frau Anne-Katrin Weber Institut ITeP Frau Derya Yener Beratung apsolut GmbH Herr Stefan Keller Beratung apsolut GmbH Herr Thomas Fauth EVM Abteilungsleiter UB Frau Janett Bischoff EVM Einkäuferin UB Herr Reinhard Kaiser EVM Controlling GFB Frau Regina Gramling EVM Koordinatorin GFB Frau Birgit Hund EVM Koordinatorin GFB Herr Gerald Helck ASERV-VIT Leiter Frau Natalia Salzer ASERV-VIT Thomas Gorzitza ASERV-VIT Helmut Slavik ASERV-VIT

5 Warum Release SRM70?

6 Einführungsphasen KIM-BIT
SAP ERP FP1 Finanzen SRM Supplier Relationship Management FI, FI-AA, PSM, CO, PS Logistik MM SRM70 KIT-System Personal (mini) BW KIT-System SAP NetWeaver SAP Enterprise Portal SAP ERP PR1 Migration der Personalstämme aus UB in das HCM Finanzen FI, FI-AA, PSM, CO, PS SRM50 Supplier Relationship Management Logistik Kontenplan UB MM, SD, PP, PM Personal geplant: HCM, OM, LSO Migration der Daten aus FP1 Nutzung des SRM70 SAP NetWeaver KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

7 Was ändert sich ? Neues SRM Release d.h. Neue Bedieneroberfläche
(An den Grundfunktionalitäten wie z.B. Einkaufswagen anlegen, Bestellen, Wareneingang buchen, Kontierungsblatt erstellen ändert sich nichts) 1-Schritt- und 4-Schritt-Transaktion Anlegen eines Einkaufswagens über 1-Schitt oder 4-Schritt (Wizard) Neuer Benutzername (d.h. z.B. der Benutzer Hr. Max Mustermann mit dem bisherigen Benutzername SX9999 hat dann den neuen Benutzernamen Mustermann oder evtl. bei Namensgleichheit Mustermann-M ). Der neue Benutzername wird Ihnen dann rechtzeitig per mitgeteilt. Neues Kennwort (d.h. die bisherigen Kennwörter sind im neuem SRM System ungültig. Man kann sich aber auf der Anmeldeseite des neuen SRM System ein neues Initialkennwort zusenden lassen und dieses dann wieder abändern Neuer Link zum SRM System

8 Was ändert sich ? Neuer Link für das Aufrufen des SRM Systems (W I C H T I G: Gültig erst ab ) Link im KIT Intranet unter „Informationen A – Z“  Beschaffungen KIT  mit SRM-Enterprise Buyer (OrBIT) Gleichlaufender Workflow mit optionalen Freigabestellen: KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

9 Was ändert sich ? Neue Kontierungsobjekte
d.h. Neue Kostenstellennummern. Informationen über Zuordnung Alte Kostenstelle  Neue Kostenstelle werden von der Finanzabteilung FIMA noch per versendet Bei Freitextbestellungen - begrenzte Auswahl an Produktkategorien zur Auswahl (d.h. für Freitextbestellungen werden nur ca. 50 Produktkategorien angeboten) Neuer Workflow im SRM finden nur Freigaben durch das Institut sowie Sonderfreigaben bei spez. Fonds oder Warengruppen statt, die Bearbeitung durch FIMA (Kontierungsprüfung) erfolgt im nachgelagerten SAP-System. Dadurch ist der Einkaufswagen auch nach dem Klicken auf „Bestellen“ bis zur Genehmigung noch abänderbar. Kein zwingender Stopp des Workflows bei fehlendem Lieferanten bei einem neuen Lieferanten, kann dieser in der Notiz mitgegeben werden – deshalb ist eine Direktbestellung in solchen Fällen nicht möglich, d.h. wenn das Lieferantenfeld leer ist, dann erfolgt die Bestellung durch den Einkauf Kein Inventarisierunsblatt in gedruckter Papierform erforderlich die zusätzlichen Informationen zur Anlagenkontierung werden über Felder des Einkaufswagens im SRM System erfasst Einkaufswagendruck (Druckanzeige) ermöglicht eine systemübergreifende Auftragsverfolgung bis hin zum Wareneingang Ampelanzeige ermöglicht eine systemübergreifende Übersicht (Wareneingang erfolgt Ja/Nein, usw.)

10 Was ändert sich ? Zusätzliche (interne) Auftragsarten möglich ( Versandanzeige, Fahrdienstauftrag, Leistungsanforderung, Gästebewirtung ) Teameinkaufswagen Einkaufswagen werden als Team-Einkaufswagen eingestellt. Die Mitglieder des Teams (Benutzereinstellungen) können einen Einkaufswagen jederzeit übernehmen und wie einen eigenen weiter bearbeiten Anbindung an den Chemie-Assistenten möglich ChemA Bestellungen von Gefahrstoffen können in das Gefahrstoffverzeichnis und Gefahrstoffinformationssystem des KIT übergeleitet werden KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

11 Was ändert sich ? – Genehmigung per Mail
Genehmigung per (keine Anmeldung im SRM unbedingt erforderlich) .....

12 Starttermin für das neue SRM-Release ?
Geplanter Start: (Es erfolgt rechtzeitig eine benachrichtigung über den genauen Umstellungstag) Bisheriges SRM System ist bis zum Tag vor dem Produktivstart nutzbar, man sollte jedoch einige Tage vor dem Produktivstart möglichst auf zeitlich nicht mehr im SRM komplett durchführbare Bestellvorgänge verzichten „Kurzläufer“ - Bestellungen sollten bis zum Tag vor dem Produktivstart im SRM System vollständig genehmigt sein. Alle zu diesem Zeitpunkt nicht genehmigten Einkaufswagen müssen am nächsten Tag (Tag der Produktivsetzung) im neuem SRM System erneut eingegeben werden. „Langläufer“ - Bestellungen (mehrmonatige bzw. mehrjährige) Bestellungen können leider im neuem SRM System nicht weiterbearbeitet werden, da der Einkaufswagen dort nicht mehr vorhanden ist. Die Weiterbearbeitung (Wareneingang buchen, Rechnung buchen) kann dann entweder vom Einkauf im SAP System weiterbearbeitet werden, oder man beendet die alte Bestellung und legt im neuem SRM System einen neuen Einkaufswagen mit der dazu passenden Restlaufzeit (z.B. bei Miete Restlaufzeit 24 Monate) an. Alle „alten“ Einkaufswagen, die im bisherigen SRM System angelegt wurden, sind im neuem SRM System nicht mehr vorhanden. Die entsprechenden Belege dazu (Bestellanforderung und Bestellung) werden im SAP-ERP- System übernommen. KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

13 Schulungen zum SRM Bereitstellung eines SRM Testsystems mit benutzerspezifischen Daten, um damit das neue SRM System anhand von Test-Einkaufswagen zu testen. Der Link und die Zugangsdaten werden Ihnen noch mitgeteilt Bereitstellung von Schulungsunterlagen Durchführung von Gruppenschulungen im SCC-Raum B mit 30 PC-Plätzen im Zeitraum – von Montag-Freitag 8.30 – Uhr Telefonische Betreuung: (oder über die bereits bekannte SRM-Hotlinenummer 45454)

14 Bei Fragen zu SRM..... Allgemein
Frau Natalia Salzer Tel ASERV-VIT Herr Thomas Gorzitza Tel ASERV-VIT Herr Helmut Slavik Tel ASERV-VIT Frau Regina Gramling Tel EVM Frau Birgit Hund Tel EVM SRM-User Frau Petra Duberny Tel ASERV-VIT Zeichnungsvollmachten Frau Doris Köhler Tel ASERV-VIT

15 Bisherige Fragen ?

16 Live-Demo SRM70 P-System SRM70 Q-System
Quelle Internet SRM70 P-System SRM70 Q-System KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

17 Was ändert sich ?

18 SOLL-Prozess SOLL-Prozess im KIT Erfassen Einkaufswagen in SRM
Genehmigungsworkflow in SRM Technische Freigabe (Chemikalien, Radioaktiv) Budgetverantwortlicher Institutsleiter Programmleitung, Exzellenz, DV etc. Bestellung im SAP-System aus Webshops Genehmigungsworkflow: FIMA (Anlagenbuchhaltung) EVM (bei Chemikalien) Versand via Business-Connector Versand als pdf-Dokument an Anforderer Bestellung im SAP-System aus Freitext < EUR (UB) FIMA (Kreditoren- oder Anlagenbuchhaltung) Bestellanforderung im SAP-System aus Freitext (GB) FIMA (Kontierstelle oder Anlagenbuchhaltung) WK Werkskoordination EVM legt die Bestellung im SAP System an Ausgabe der Bestellung (Freitext/Banf): Bestelldruck/Fax an Lieferant Wareneingangsbuchung: Zentral im CN Dezentral außerhalb des CN Rechnungserfassung: Zentral im GFB-Bereich Dezentral im UB-Bereich (Kontierungsblatt)

19 SOLL-Prozess Änderungen am Einkaufswagen / Ablehnung
Genehmigungsworkflow Den Managern ist es grundsätzlich erlaubt, Änderungen am Einkaufswagen vorzunehmen. Durch den Freigeber geänderte Einkaufswagen gehen an den Anfordernden zurück. Dieser muss die Änderungen akzeptieren. Anfordernder und Genehmigender haben jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Status des Einkaufwagens in der Einkaufswagenübersicht bzw. im Link der zu sehen („Druckanzeige“) Während des Genehmigungsworkflows dürfen durch den Anfordernden Änderungen am Einkaufswagen vorgenommen werden (mit Klick auf „Bestellen“ abschließen) . Ist dies der Fall, muss dieser erneut durch die Kostenverantwortlichen freigegeben werden. Der Workflow startet in diesem Fall wieder ganz von vorne. Solange sich ein Einkaufswagen im Status „in Genehmigung“ befindet, kann dieser durch den Anfordernden auch gelöscht werden – er kann danach einen neuen Einkaufswagen anlegen. Sobald die letzte Freigabestelle im SRM einen Einkaufswagen genehmigt, können keinerlei Änderungen mehr an diesem Einkaufswagen vorgenommen werden. Ein Einkaufswagen gilt dann als abgelehnt, wenn dieser von einem Genehmigenden komplett mit allen Positionen abgelehnt wird. Bei der Ablehnung des Einkaufswagens wird automatisch eine an den Anfordernden verschickt. Der Anfordernde hat die Ablehnung des Einkaufswagens zu akzeptieren. Eine Teilgenehmigung/-ablehnung einzelner Positionen ist immer möglich. Diese wird wie eine Änderung des Einkaufwagens behandelt, was bedeutet, dass die Genehmigung für alle weiteren Positionen weiterläuft Weiterleiten von Workitems per ist nicht erlaubt! Sonstiges zum Genehmigungsworkflow Wenn der Anfordernder identisch mit dem Genehmigender ist, dann ist der Einkaufswagen im SRM System frei Legt ein Vertreter eines Kostenstellenverantwortlichen einen Einkaufswagen an, ist dieser im SRM System frei. Anfordernder & Genehmigender haben nicht die Möglichkeit, weitere adhoc-Genehmigende hinzuzufügen Anfordernder & Genehmigender haben nicht die Möglichkeit, automatisch ermittelte Genehmigende auszutauschen. Anfordernder & Genehmigender haben die Möglichkeit, Reviewer hinzuzufügen.

20 Exkurs: Grundsätzlicher betriebswirtschaftlicher Ablauf sowie öfters gestellte Fragen rund um den Einkaufswagen im SRM System KIT IT! – Ein Prozess. Ein Modell. Ein System

21 Supplier Relationship Management (SRM 7.0)
Einzelne Schritte: SRM SAP Anlegen Einkaufswagen Auf „Bestellen“ klicken Start Genehmigungsprozess Einkaufswagen Obligo: NEIN Einkaufswagen genehmigt Anlegen der entsprechenden Belege: GFB: Reservierungen bei Lagermaterialien, Bedarfsanforderung bei Freitexteingabe, Bestellung bei Web-Shop Artikel UB: Bestellung bei < EUR Brutto, Bedarfsanforderung bei >= 5.000 EUR Brutto Obligo: JA Ja SRM Buchen Wareneingang im SRM (nur bei Warenlieferung nicht CN) holt sich Bestellung aus dem SAP System) SRM Kontierungsblatt erstellen (wichtig: die Finanzbuchhaltung bucht die Rechnung im SAP System). holt sich Bestellung aus dem SAP System) Bestellung im SAP Nachträgliche Änderungen (z.B. Menge, Preis, Storno) müssen in der Bestellung im SAP System vom Einkauf vorgenommen werden ! Verwaltungsseminar

22 Supplier Relationship Management (SRM) Zusammenfassung:
Anlegen eines Einkaufswagens im SRM System Auf „Bestellen“ klicken Start Genehmigungsworkflow Einkaufswagen im SRM System Wenn der Einkaufswagen im SRM System genehmigt ist, dann werden im „eigentlichen“ SAP- System die entsprechenden Belege (Reservierungen, Bedarfsanforderungen sowie Bestellungen) angelegt. Diese erzeugen ein offenes Obligo. Das Obligo wird erst mit der Verbuchung der Rechnung im SAP System wieder gelöscht (aber noch nicht beim Erstellen des Kontierungsblatts). Wareneingang erfassen im SRM System für alle Bestellungen mit Warenlieferung nicht Campus Nord. Das SRM holt sich immer alle Bestellungen aus dem SAP System, die zum Buchen Wareneingang offen sind. Erscheint eine gewünschte Bestellung im SRM System nicht, dann wurde evtl. der Wareneingang bereits gebucht (Informationen darüber sieht man unter „Folgebelege“ in den Positionsdetails des Einkaufswagens) Verwaltungsseminar

23 Supplier Relationship Management (SRM) Zusammenfassung:
Rechnung (Kontierungsblatt) erfassen im SRM System für alle Bestellungen mit Rechnungsadresse Universitätsbereich. Wichtig: Im SRM System wird keine Rechnung gebucht, sondern nur das Kontierungsblatt erzeugt. Das SRM holt sich immer alle Bestellungen aus dem SAP System, die zum Buchen der Rechnung offen sind. Erscheint eine gewünschte Bestellung im SRM System nicht, dann wurde evtl. der Wareneingang noch nicht gebucht (Informationen darüber sieht man unter „Folgebelege“ in den Positionsdetails des Einkaufswagens. Die Finanzbuchhaltung bucht die Rechnung in das SAP System ein. Erst dann wird das Obligo gelöscht. Wichtig: Nachträgliche Änderungen (z.B. Menge, Preis, Storno) müssen in der Bestellung im SAP System vom Einkauf vorgenommen werden ! Verwaltungsseminar

24 Supplier Relationship Management (SRM) Öfters gestellte Fragen:
Beim „Rechnung erfassen“ wird ein anderer Betrag ermittelt wie auf der Rechnung vom Lieferanten Lösung: Entweder die Einzelbeträge (Nettowert und Nettopreis) ändern, danach auf „Steuer berechnen“ und danach auf „Gesamtbetrag berechnen“ klicken. Erscheint dann immer noch nicht der korrekte Rechnungsbetrag, dann kann man im Ausnahmefall das Kontierungsblatt mit dem falschen Rechnungsbetrag erstellen und den Rechnungsbetrag manuell auf dem Kontierungsblatt abändern (die Finanzbuchhaltung sollte diesen Ausnahmefall ausnahmsweise zulassen). Steuerbeträge bzw. Freigeber sind nicht korrekt. Mögliche Ursache: Sachbearbeiter der Anlagenbuchhaltung hat im Rahmen der Kontierungsprüfung im Freigabeprozeß des Einkaufswagens das zuvor eingestellte Steuerkennzeichen bzw. die Anlagenkontierung geändert. Lösung: Unter „Status prüfen“ im Einkaufswagen auf die Schaltfläche „Änderungen anzeigen“ klicken und kontrollieren, ob und wenn ja, von wem das Steuerkennzeichen bzw. die Kontierung geändert wurde. Danach Kontakt mit dem betreffenden Sachbearbeiter aufnehmen und nachfragen. Unter „Änderungen anzeigen“ kann man generell sich anzeigen lassen, wer, was, wann an dem Einkaufswagen etwas geändert hat.

25 Supplier Relationship Management (SRM) Storno Bestellung:
1. Storno Rechnung (falls vorhanden) 2. Storno Wareneingang (falls vorhanden) 3. Löschung Bestellung Einkauf (EVM Universitätsbereich): Fr. Düsenberg, Fr. Bischoff, Fr. Hutzel, …. , Leiter: Hr. Fauth Informationen über die zugehörigen Belege unter „Folgebelege“ in den Positionsdetails des Einkaufswagens: Verwaltungsseminar

26 Supplier Relationship Management (SRM) Öfters gestellte Fragen:
„Waren/Leistungen bestätigen“ zeigt kein Suchergebnis an! Mögliche Ursachen: Es wurden in den Suchfeldern manuelle Eingaben getätigt (z.B. „Beschreibung der Position“, „Produktkategorie“ oder der Suchzeitraum stimmt nicht) oder es wurde anstelle der Registerkarte „Wareneingang bestätigen“ die Registerkarte „Wareneingang anzeigen“ ausgewählt Es gibt keine Bestellung, die offen zum Wareneingang buchen ist Lösung: Alle manuelle Eingaben in den Suchfeldern löschen und/oder den Suchzeitraum korrigieren Sicherstellen, daß die Registerkarte „Wareneingang bestätigen“ ausgewählt ist Es gibt keine Bestellung im SAP System, die offen für „Wareneingang Buchen“ ist; evtl. wurde zum betreffenden Einkaufswagen bereits der Wareneingang gebucht (Kontrolle unter „Folgebelege“ in den Positionsdetails des Einkaufswagens). Verwaltungsseminar

27 Supplier Relationship Management (SRM) Öfters gestellte Fragen:
„Rechnung erfassen“ zeigt kein Suchergebnis an! Mögliche Ursachen: Es wurden in den Suchfeldern manuelle Eingaben getätigt (z.B. „Beschreibung der Position“, „Produktkategorie“, „Bestellnummer“ oder der Suchzeitraum stimmt nicht). Es wurde anstelle Registerkarte „Rechnung anlegen“ die Registerkarte „Anzeigen“ ausgewählt Lösung: Alle manuelle Eingaben in den Suchfeldern löschen und/oder den Suchzeitraum korrigieren Es gibt keine Bestellung im SAP System, die offen für „Rechnung erfassen“ ist; evtl. wurde zum betreffenden Einkaufswagen bereits die Rechnung von der Finanzbuchhaltung gebucht oder es wurde noch kein Wareneingang gebucht (Kontrolle unter „Folgebelege“ in den Positionsdetails des Einkaufswagens). Verwaltungsseminar

28 Supplier Relationship Management (SRM) Öfters gestellte Fragen:
Beim „Rechnung erfassen“ wird ein anderer Betrag ermittelt wie auf der Rechnung vom Lieferanten Lösung: Entweder die Einzelbeträge (Nettowert und Nettopreis) ändern, danach auf „Steuer berechnen“ und danach auf „Gesamtbetrag berechnen“ klicken. Erscheint dann immer noch nicht der korrekte Rechnungsbetrag, dann kann man im Ausnahmefall das Kontierungsblatt mit dem falschen Rechnungsbetrag erstellen und den Rechnungsbetrag manuell auf dem Kontierungsblatt abändern (die Finanzbuchhaltung sollte diesen Ausnahmefall ausnahmsweise zulassen). Steuerbeträge bzw. Freigeber sind nicht korrekt. Mögliche Ursache: Sachbearbeiter der Anlagenbuchhaltung hat im Rahmen der Kontierungsprüfung im Freigabeprozeß des Einkaufswagens das zuvor eingestellte Steuerkennzeichen bzw. die Anlagenkontierung geändert. Lösung: Unter „Status prüfen“ im Einkaufswagen auf die Schaltfläche „Änderungen anzeigen“ klicken und kontrollieren, ob und wenn ja, von wem das Steuerkennzeichen bzw. die Kontierung geändert wurde. Danach Kontakt mit dem betreffenden Sachbearbeiter aufnehmen und nachfragen. Unter „Änderungen anzeigen“ kann man generell sich anzeigen lassen, wer, was, wann an dem Einkaufswagen etwas geändert hat. Verwaltungsseminar

29 Supplier Relationship Management (SRM) Öfters gestellte Fragen:
Obligo wird nicht aufgelöst. Im SuperX-System erscheinen noch Obligobeträge, obwohl die Bestellvorgänge teilweise länger zurückliegen bzw. abschlossen sind. Mögliche Ursachen: Entweder ist zu der jeweiligen Bestellung noch keine Rechnungen eingebucht worden, bzw. in der Bestellung ist das sogenannte „Endrechnungskennzeichen“ nicht gesetzt oder unklare Datenanzeige im SuperX-System. Lösung: In den Positionsdetails im Einkaufswagen unter „Folgebelege“ kontrollieren, ob eine Zeile „Rechnung“ mit dem Status „Im Backend gebucht“ existiert. Wenn nicht, dann ist die Rechnung von der Finanzbuchhaltung noch nicht eingebucht worden. Dies verursacht das offene Obligo. Evtl. Nachfrage bei der Finanzbuchhaltung. Manchmal kommt es aber vor, daß zur Bestellung die komplette Rechnung von der Finanzbuchhaltung eingebucht wurde und darüberhinaus das „Endrechnungskennzeichen“ in der Bestellung gesetzt ist. Dann sollte man bei den Betreuern des SuperX-Systems (z.B. Fr. Ermantraut) nachfragen, ob diese nachvollziehen können, warum dort noch ein offenes Obligo erscheint