Schulung Roy Käch– Externer Projektleiter TriSolutions AG

Schulung - 2019 Roy Käch– Externer Projektleiter TriSolutions AG
Stefano Matti – Teilprojektleiter Baubewilligungsprozesse Bauinspektor Abt. Bauen AGR Alain Maret – Supportteam eBau Bruno Mohr– Gesamtprojektleiter Abteilungsleiter Bauen AGR JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) | Abteilung Bauen

Generelle Einführung in eBau
1 Generelle Einführung in eBau 2 Übungen Gesuchseingabe 3 Übungen Bewilligungsverfahren 4 Informationen zur Übergangslösung Aufteilung: Teil 1 (Bruno / Stv. Roy) Teil 2 (Alain) Teil 3 (Burgdorf und AGR -> Stefano) Teil 4 (RSTA / Baukontrolle -> Roy) JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) | Abteilung Bauen

1. Heutiges «Papierverfahren»
20’000 Gesuche 350’000 Postsendungen 28 Mio. Seiten 32 Formulare Rückweisung jedes 3. Gesuchs 13 IT-Baulösungen

1. Auftrag (1/2) Grosser Rat Regierungsrat
Motion weniger Formulare, mögl. elektronisch Beschluss Pilotbetrieb 2018, Going-live 2019 Kosten Kanton 2.5 Mio. Fr. Investition + Entwicklung, Betrieb, Support Nutzende Zeitgemässe Hardware, gängige Software Einsparungen 3.5 Mio. Fr. / Jahr Druck-, Kopier-, Versandkosten, Routinearbeiten Unveränderte fachliche Arbeit

1. Auftrag (2/2) 2016 Initialisierung Beschaffung Projektleitung
Termine 2016 Initialisierung Beschaffung Projektleitung 2017 Konzept Beschaffung IT-Lösung Realisierung Juli 2018 Pilotbetrieb Ab Mitte 2019 Going-live eBau Bis 2021 Weiter-Entwicklungen Anfang 2021 Gesetzes-Revisionen Innert 10 Jahren eArchiv

1. Betroffene zu Beteiligten gemacht
Amt für Gemeinden und Raumordnung Kerngruppe: SIA Architekt / Burgdorf, Langnau / Ämter-, Fachstellen / IT-Leute

1. Baubewilligungs-Ablauf optimiert
Gesuchstellende Amts-/ Fachstellen Baubewilligungs- behörde Einsprechende Rechtsmittelbehörde Baugesuch Verfahrens-programm Bekannt-machung Amts-/ Fachbericht Eingabe Koordination Bauentscheid Beschwerde Entscheid Meldung Bautermine Baukontrolle Abschluss

1. Software beschafft und aufgebaut

1. eBau im idealen Endzustand
Gemeinde Regierungstatthalteramt Gesuchstellende eArchiv eWissensspeicher Amts- / Fachstellen

1. Nötiges Papier 2019 bis 2021 Baugesuch 2-fach Archiv Gemeinde
Wissensspeicher Amts- und Fachstellen Baugesuch 2-fach Auflage / Bauentscheid Einsprache-, Beschwerdeakten

1. Digitalisieren von Papiergesuchen
Archiv Gemeinde Wissensspeicher Amts- und Fachstellen Formulareingabe Auflage / Bauentscheid Einsprache-, Beschwerdeakten

1. Weiterentwicklungen: Umsysteme
eArchiv eWissensspeicher GIS eCH dNPL Eigene IT-Lösung GWR ELBA Ablage + weitere Bewilligungsverfahren

Anstossen: eArchiv eArchiv eWissensspeicher

1. Pilotbetrieb seit 2. Juli 2018

vom 18. Januar 2018

1. Erfahrungen aus Piloten
Kennzahlen Mai 2019 Rückmeldungen Gesuchstellende Rückmeldungen Behörden Eingereichte Gesuche: 123 Abgeschlossene Gesuche: 21 Tickets Bedag: 19 Meldungen Tickets KAIO: 23 Meldungen Fachlicher Support: Hoch (ca. 50%) Heterogen Rückmeldung: Über 80% würden eBau wieder nutzen. Positiv: Einfache Eingabe, simple Führung, übersichtliche Gestaltung Negativ: Langsame Verarbeitung, Durchklicken bei Änderungen, irrelevante Angaben bei kleinen Gesuchen, Pläne hochladen Gemeinde Burgdorf: 15 Gesuche mit einem Bauentscheid abgeschlossen. Prozess funktioniert. Viele Rückmeldungen, welche wir im Projektteam aufnehmen und verarbeiten. Aktuell starker Fokus auf Support durch Projekt > Wechsel mit Roll-Out auf die definierten Support-Prozesse Technologiewechsel: Realisierung eines überarbeiten Front-Ends mit Einarbeitung von Verbesserungen. BE-Login auf 5 Stunden erhöhen Checkliste mit Newsletter 7 versendet (Bereitschaft der Organisation sicherstellen) Im Q werden Bedürfnisse der Amts-/Fachstellen vertieft. JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung

1. Roll-Out 2019 Juli Emmental1 Oberaargau2 7 2 8
August Frutigen-Niedersimmental3 Obersimmental-Saanen4 September Interlaken-Oberhasli5 Seeland6 Oktober Jura bernois7 Biel/Bienne8 November Thun9 Dezember Bern-Mittelland10 7 2 8 6 1 10 9 5 3 4

1. Roll-Out 2020 Gemeinde Termin Gemeinde Termine Aeschi b. Spiez
Bätterkinden Belp Bern Biel Brügg Hasliberg Heimberg Herzogenbuchsee Huttwil Kandersteg Köniz Lauperswil Lenk Lyss Meiringen Münsingen Frühjahr 2020 Frühling 2020 Offen Ab 1. Quartal 2020 Muri Bei Bern Oberdiessbach Ochlenberg Orpund Pieterlen Schwarzenburg Seeberg Sigriswil Steffisburg Thun Uetendorf Urtenen-Schönbühl Uttigen Vechigen Zollikofen Zweisimmen Offen 1. HJ 2020 4. Quartal 2020 Ab Quartal Quartal

1. Auf Verwaltung zukommend: BIM, KI

1. Durch Verwaltung zu bieten: BIM & GIS

1. Übrige 90%

1 Generelle Einführung in eBau 2 Übungen Gesuchseingabe 3 Übungen Bewilligungsverfahren 4 Informationen zur Übergangslösung JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) | Abteilung Bauen

2. Vorbereitung für Schulung
In der Schulung werden die wichtigsten Funktionalitäten aufgezeigt. Idealerweise werden die gezeigten Schritte direkt durch die Schulungsteilnehmenden mitgemacht. 1. Bitte machen Sie die Registrierung für die Schulung (-> New User -> Registrieren) 2. Bitte laden Sie die Schulungsunterlagen / Pläne runter (Achtung: Internet Explorer funktioniert nicht)

2. Übungsbeispiel Gesuchstellende
Gesuchstellender: Urs Berner, Bernerstrasse 33, 3400 Burgdorf Projektverfassende: Architekturbüro Bär, Ansprechperson Urs Bär (Irgendeinweg 6, 3400 Burgdorf, , Vorabklärung: Stattgefunden am 1. Mai 2019 bei Stefano Matti (AGR), Telefonnummer: , keine eBau-Nummer vergeben Bauvorhaben: Neubau eines Einfamilienhauses, Dauer des Baus ist auf 6 Monate geschätzt, Baukosten von rund 600’000 CHF. Beim Bau des Einfamilienhauses ist Rammen notwendig. Im Einfamilienhaus wird es eine Holzfeuerung geben mit einer Feuerungswärmeleistung grösser als 70kW. Ein Schutzraum ist Pflicht. Durch das Bauvorhaben ist zudem Boden betroffen und es ist mit Bauabfällen zu rechnen. Parzelle: Der Neubau ist auf einer Parzelle in Burgdorf geplant. Zusätzliche Rollen zum Gesuchstellenden Gemeinde Burgdorf, Baukontrolle Burgdorf, RSTA Emmental, Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) Schulung Behörde: Gesuchsteller: Wichtig: Nach Abschluss des Baugesuchs bitte Dossiernummer merken

2. Zugang eBau über Gemeinden
1 LINK 2 Als Gesuchsteller erfolgt der Zugang auf eBau über die Gemeindehomepage (Bsp. Trubschachen). Anmeldung über BE-Login des Kantons Bern. Wenn noch kein Account besteht muss ein neues erfasst werden. Smartphone für Registrierung notwendig. Hinweis: Beim ersten Login, haben Nutzende von eBau nur die Rechte des Gesuchstellenden. Weitere Berechtigungen können durch die Leitungsrollen vergeben werden. Rolle Gesuchsteller zeigt auf Aufzeigen, wie von Trubschachten auf eBau gekommen wird Erwähnen, dass eBau auch über BE-Login erreichbar ist (ohne Gemeindeumweg -> Relevant bei Architekten)

2. Einstiegsseite Gesuchstellende
Anmeldung für Testsystem über 3 1 2 Über diesen Button können neue Dossiers erfasst werden. Zum Beispiel kann ein Baugesuch oder eine Vorabklärung gestartet werden. Sollten schon Dossiers bestehen, dann sind diese unter «Dossiers bearbeiten» abgelegt. Sind die Dossiers für den Gesuchstellenden im Status «Bearbeitung», können hier die Anpassungen vorgenommen werden. Mit dem Home-Button geht es immer zurück auf diese Startseite. Der andere Button (Pfeil) dient zum Ausloggen. Rolle Gesuchsteller - Zeigen wie es auf «Dossier Bearbeiten» aussieht

2. Dossiertyp wählen 1 2 Rolle Gesuchsteller
Bei den Vorabklärungen können «Einfache» und «Vollständige» Vorabklärungen durchgeführt werden. Bei den Gesuchen kann zwischen den drei Typen «Baugesuch», «Generelles Baugesuch» und «Baugesuch mit UVP» unterschieden werden. 1 2 Rolle Gesuchsteller - Zukünftig ist die Idee, dass Gesuchsteller aus einer vollständigen Vorabklärung ein Baugesuch machen können.

2. Startseite Baugesuch 1 3 2 Rolle Gesuchsteller
Die Startseite wird generiert. Auf der linken Seite sind die auszufüllenden Formulare. Basierend auf den erfassten Angaben (siehe Schritt 2), werden die Formulare erweitert. Wird links ein Formular angewählt, so erscheinen hier die für das Dossier relevanten Fragestellungen. Sind die Fragestellungen eines Formulars vollständig ausgefüllt, so ist dies in der Statusleiste durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet. 1 3 2 Rolle Gesuchsteller -> Durchklicken 1 Minute maximal

2. Baugesuch mit Vorabklärungen
Durch das Anklicken von «Ja» bei Vorabklärungen, können durchgeführten Vorabklärung erfasst und dem Gesuch zugeordnet werden. Dies hilft der Leitbehörde und den involvierten Amts-/Fachstellen im weiteren Verfahren. Erfassung von durchgeführten Vorabklärungen durch das Anklicken des +-Buttons. Erfassung der Angaben in Bezug zur Vorabklärung. Sollte eine eBau-Nummer vorhanden und dem Gesuchsteller bekannt sein, hilft dies bei einer späteren Zuordnung durch die Leitbehörden. Hinweis: Dokumente einer Vorabklärung werden bei den Unterlagen hochgeladen. 1 3 2 Rolle Gesuchsteller

2. Datenerfassung Gesuchstellende
Erfassung der Personalien erfolgt per Klick auf den Button. Es können mehrere Gesuchstellende erfasst werden. Erfassung der Personalien Sind «Vertreter/innen mit Vollmacht», «Projektverfasser/innen», «Grundeigentümer/innen» oder «Gebäudeeigentümer/innen» vorhanden, können diese hier erfasst werden. 2 1 3 Rolle Gesuchsteller

2. Beschreibung Bauvorhaben
Rolle Gesuchsteller -> Hinweis, einzelne Felder ergänzen die Formularlösung -> Zum Beispiel das Feld Rammen bei Vorbereitenden Massnahmen

2. Fragen zur Triage 1 Rolle Gesuchsteller
Die Nutzungsbeschreibung des Bauvorhabens ist der Kernbestandteil der Formularlösung. Abhängig von den Angaben werden zusätzliche Fragen und Formulare aufgeschaltet. Rolle Gesuchsteller -> Zeit zum Ausfüllen (ca. 5 Minuten)

2. Angaben zur Parzelle 1 2 3 4 Rolle Gesuchsteller
Zum Anwählen einer Parzelle muss der rote +/- Button bestätigt werden. Anwählen einer Parzelle und bestätigen über den  - Button. Eine Mehrfachauswahl von Parzellen ist möglich. Angaben können durch den Button «Daten übernehmen» ins eBau übernommen werden. Es erfolgt ein Bestätigungsfenster mit allen Angaben. Sollte die Karte nicht richtig angezeigt werden, kann sie durch den Button «Neu laden» wieder aktualisiert werden. 2 3 4 Rolle Gesuchsteller -> Parzelle anwählen aus Burgdorf und Daten importieren. Es werden alle öffentlichen Daten von GIS ins eBau übernommen. -> GIS-Daten können vom Gesuchsteller verändert werden (z.B. veraltete Daten)

2. Personen aufs Dossier berechtigen
Über den Reiter «Gesuchsteller» können zusätzliche Personen auf das Dossier berechtigt werden. Bedingung ist eine bekannte und in eBau hinterlegte Mailadresse. Diese Personen haben Lese- und Schreibberechtigungen. Im Falle eines fachlichen Supports kann auch die Leitbehörde hier über eine gültige Mailadresse freigeschaltet und wieder entfernt werden. Jede auf das Dossier berechtigte Person kann wieder entfernt werden. Es gibt keinen Master des Dossiers. Text Ist auf dem Testsystem nicht verfügbar. 1 3 2 Rolle Gesuchsteller -> Zeit zum Ausfüllen (ca. 10 Minuten)

2. Dokumente hochladen 2 1 3a 3b Rolle Gesuchsteller
Fehlende Dokumente werden hier angezeigt (Mouse-Over) Dokumente können per Drag und Drop hochgeladen werden Sobald ein Dokument angewählt ist, erscheint der Dialog mit der Beschreibung über das Dokument (Mehrfachauswahl ist möglich) Pflichtdokumente müssen vor dem Versand hochgeladen werden! Zusätzliche Dokumente können hochgeladen werden Rolle Gesuchsteller -> Zeit zum Ausfüllen (ca. 20 Minuten)

2. Freigabequittung 1 Alle Dokumente, welche hier aufgeführt sind, müssen in zweifacher Ausführung eingereicht werden. Schulungsschritt: Einreichen des Baugesuchs an die Gemeinde Burgdorf.

3. Zugang für Kantonsmitarbeitende
1 Link auf eBau: Link Test Schulungsschritt: Anmeldung für Testsystem über 2 Als Kantonsmitarbeitende (RSTA / Amtsstelle / Fachstelle) erfolgt eine direkte Anmeldung über den Link. Kantonsmitarbeitende wählen sich über ADFS ein. Kein BE-Login notwendig. Beim ersten Login, haben Nutzende von eBau nur die Rechte des Gesuchstellenden. Weitere Berechtigungen können durch die Leitungsrollen vergeben werden. Rolle Amts- / Fachstelle zeigt auf

Support Gesuchsteller
Support Behörde Support Gesuchsteller

3. Berechtigungen vergeben (1/2)
Unter dem Reiter «Administration» können Berechtigungen durch die Rolle «Leitung» vergeben werden. Das Berechtigungsmanagement ist in der Verantwortung der jeweiligen Organisation (z.B. Gemeinde) Berechtigungen können innerhalb der Organisation vergeben werden. Bedingung ist eine in eBau hinterlegte Mailadresse. Berechtigungen können jederzeit gelöscht werden. 1 2 3 Folgende Berechtigungen können in eBau vergeben werden. Leitung: Vollzugriff Sachbearbeiter: Gleicher Zugriff wie Leitung, bis auf: Leitbehörde: Start und Abschluss der Zirkulation, Bauentscheid Fachstelle: Stellungnahme absenden Einsichtsberechtigte: Nur Leserechte Sollte eine Gemeinde noch keine Leitung ans AGR gemeldet haben, muss dies heute in der Schulung noch erfolgen. Rolle Gemeinde Burgdorf

3. Berechtigungen vergeben (2/2)
4 1 2 2 Unterfachstellen können durch die Gemeinden erschaffen und im Verfahren einbezogen werden. An die hinterlegte Mailadresse werden Notifikationen gesendet. Unterfachstellen sehen nur die für sie freigegebenen Dossiers und haben immer volle Leitungsberechtigung. Unterfachstellen können hinzugefügt ober bearbeitet werden. Damit eine Fachstelle angewählt werden kann, muss diese immer auf «Aktiv» gesetzt sein. Ist die Fachstelle nicht aktiv, erscheint diese in der Liste durchstrichen. ACHTUNG: Personen müssen zusätzlich für die Unterfachstellen berechtigt werden! Zudem muss ein aus- und einloggen stattfinden. 3 Case für Unterfachstelle Unterfachstelle Schulung 1 mit Mail-Adresse Stefano Matti berechtigen Stefano Matti zeigt seine neuen Berechtigungen für Unterfachstelle Schulung 1 JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung | Abteilung Bauen

3. Dossierübersicht 1 2 3 4 Hinweise
Auf der Startseite von «Meine Dossiers» sind die Dossiers der Organisation aufgeführt. Der Standardfilter für Suchen kann ergänzt oder gekürzt werden. Zur Suche muss der Such-Button betätigt werden. In der Liste sind die Suchergebnisse aufgeführt. 2 3 4 Hinweise In einer Organisation sehen alle Personen alle Dossiers. Baukommissionmitglieder haben beispielsweise einen Lesezugriff und sehen somit alle Dossiers der Gemeinde

3. Einsicht in Gesuchseingaben (1/2)
Im Menü «Formular» können alle Angaben des eingereichten Baugesuchs eingesehen werden. Hier ist die gleiche Struktur wie für die Baugesuchserfassung abgebildet. Im Menü «Dokumente – Beilagen zum Gesuch» sind alle Dokumente seitens Gesuchstellende abgelegt. Dieses PDF beinhaltet alle Angaben des Baugesuchs. Das Formular ist auch in zweifacher Ausführung unterschrieben an die Gemeinde einzureichen. Hier können organisationsspezifische Stichworte zum Dossier hinterlegt werden (z.B. Gemeindenummer). Diese Stichworte sind nur für diese Organisation einsehbar. Die Stichworte werden in einem Autoergänzungsmodus abgespeichert. Angaben zum Gesuch werden hier aufgeführt. 1 2 3 4 5

3. Einsicht in Gesuchseingaben (2/2)
Im Menü «Dokumente» können sämtliche Dokumente des Dossiers eingesehen werden. Für ein Dokument können mehrere Versionen erfasst sein. Je nach Kategorie ist auch das Hinzufügen von Dokumenten möglich: Beilagen zum Gesuch: Hier werden die Dokumente angezeigt, welche vom Gesuchstellenden hochgeladen wurden. Es können keine Änderungen vorgenommen werden. Intern: Diese Kategorie stellt eine organisationsinterne Dokumentenablage dar. Es können Dokumente hinzugefügt werden. Die Dokumente sind dabei nur innerhalb der eigenen Organisation sichtbar. Beteiligte Behörden: Dokumente in dieser Kategorie sind für sämtliche involvierten Behörden sichtbar, jedoch nicht für Gesuchstellende. Es können Dokumente hinzugefügt werden. Alle Beteiligten: Hier können Dokumente hinzugefügt werden, welche als Rückmeldungen für Gesuchstellende angezeigt werden. Auch andere beteiligte Behörden haben Zugriff auf diese Dokumente. Zeit ca. 5 Minuten

3. Dokumente verschieben
Die zu verschiebenden Dokumente anwählen Auswählen, in welchen Ordner eine Kopie der Dokumente gemacht werden soll. Durch die Bestätigung des «Kopieren» Buttons, werden die Dokumente in den ausgewählten Ordner kopiert. 2 3 1

3. Status Baugesuch Hier ist der Status eines Baugesuchs hinterlegt. Der Status weist immer die nächste zu tätigende Aktivität aus: eBau-Nummer zu vergeben Dossierprüfung In Korrektur Korrigiert von Leitbehörde Verfahrensprogramm zu initialisieren In Zirkulation In Koordination SB1 + SB2 Zurückgewiesen + Zum Abschluss 1

3. eBau-Nummer vergeben (1/2)
Baudossiers sind in einer zweistufigen Hierarchie organisiert. Sobald Gesuchstellende ein neues Gesuch erstellen, wird dem Gesuch eine eindeutige Dossiernummer zugewiesen. Es handelt sich um eine fortlaufende Nummer, z.B. «123». Sobald das Dossier von der Leitbehörde entgegengenommen wird, wird das Dossier einer übergeordneten eBau-Nr. zugewiesen. Diese Nummer repräsentiert das Bauprojekt als Gesamtes. Darin können mehrere relevante Baudossiers zusammengefasst werden, z.B. eine Voranfrage, das darauffolgende Baugesuch und eine spätere Projektänderung. Die eBau-Nr. ist eine kantonsweit eindeutige Nummer, zweiteilig aufgebaut: das Jahr, vierstellig, z.B. «2019» eine Laufnummer, z.B. «123». Diese ist innerhalb der Gemeinde und dem Jahr eindeutig. Im User-Interface wird im Dossierkopf unter «eBau-Nr.» die eBau-Nummer selbst sowie in Klammern dahinter die Dossiernummer angezeigt. Zum Beispiel repräsentiert « (39)» das Dossier mit der eBau-Nummer und der Dossiernummer 39.

3. eBau-Nummer vergeben (2/2)
Dieses Dossier hat nur eine Dossier-Nummer (571). Diese ist eindeutig für den ganzen Kanton. Ein Dossier kann einer bestehenden e-Bau- Nummer zugewiesen werden oder es kann automatisch vom System eine neue Nummer generiert werden. Zuweisung per Klick auf «Weiter». Die eBau-Nummer wird im Header angezeigt und ist eindeutig. Es wird automatisch zum Status Dossierprüfung gewechselt. 1 2 3 4 5

3. Zuständigkeit vergeben
4 1 2 Im Menü «Zuständigkeit» können Personen erfasst werden, welche für die Bearbeitung des Dossiers in den verschiedenen Organisationen verantwortlich sind. Es kann eine verantwortliche Personen aus der eigenen Organisation gewählt werden, und als «Zuständig» gespeichert werden. Nach dem Speichern wird der Name der Person in der Dossierübersicht im Feld «Zuständigkeit» angezeigt. Es kann pro Organisation eine zuständige Person gespeichert werden. Wird ein Dossier z.B. von der Leitbehörde und einer Fachstelle geöffnet, können beide Organisationen jeweils eine zuständige Person hinterlegen. Im Menü «Zuständigkeit» werden die zuständigen Personen aller beteiligten Organisationen aufgelistet. Bemerkung: Soll die Zuweisung einer Zuständigkeit wieder entfernt werden, kann der leere Eintrag «-» ausgewählt und gespeichert werden. JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung | Abteilung Bauen

3. Dossierkorrektur durchführen (1/2)
Die Funktion «Dossierkorrektur» erlaubt es der Leitbehörde, Korrekturen am eingereichten Dossier vorzunehmen. Die Funktion steht im Status «Dossierprüfung» zur Verfügung. Die Dossierkorrektur wird über das Menü «Formular → Allgemeine Informationen» aufgerufen. Durch Klick auf «Dossier korrigieren» kann die Dossierkorrektur gestartet werden. Achtung: Es wird ein neues Dossier generiert (neue Dossiernummer, gleiche eBau-Nummer), welches im Bearbeitungsmodus angezeigt wird. Das Dossier befindet sich im Status «In Korrektur». Wenn ein altes (mittlerweile korrigiertes) Dossier geöffnet wird, erscheint der Status «Korrigiert von Leitbehörde». Achtung: Nach Abschluss der formellen und materiellen Prüfung kann ein Dossier nicht mehr korrigiert werden. 1 3 Ist im aktuellen Testsystem nicht möglich

3. Dossierkorrektur durchführen (2/2)
Vorher Nachher 4 1 3 2 Jedes Feld kann durch die Leitbehörde angepasst werden (Es können beliebige Änderungen in allen Bereichen des Formulars vorgenommen werden. Ausnahme: Die Seite «Nutzung Bauvorhaben» kann nicht korrigiert werden, da hier wichtige Triagefragen gestellt werden, die sich auf das gesamte Formular auswirken). Per Klick auf «Korrektur abschliessen» werden die Korrekturen übernommen. Anpassungen werden mit dem Symbol hervorgehoben und der frühere Status wird ausgewiesen. Änderungen werden dem Gesuchstellenden gemeldet (Notifikation). Eine Anpassung generiert automatisch eine neue Dossiernummer zur bestehenden e-Bau-Nummer. JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung | Abteilung Bauen

3. Dossierprüfung durchführen (1/2)
Im Menü «Dossierprüfung» ist die formelle und materielle Prüfung des Gesuchs abgebildet. Diese Prüfungen sind analog den heutigen Prüfungen «Vorläufige formelle Prüfung», «Materielle Prüfung» und «Bauen ausserhalb der Bauzone» aufgebaut. Nach Abschluss der Dossierprüfung wechselt das Dossier auf den Status «Verfahrensprogramm zu initialisieren».

3. Dossierprüfung durchführen (2/2)
Bei einer materiellen Prüfung ist das Gemeindeformular abgebildet. Standardmässig sind alle Punkte der Checkliste auf «Nein» gesetzt, damit der Prozess zügig fortgesetzt werden kann. Befunde können als Bemerkungen erfasst werden. 1 2 Case: -> Bei formeller Prüfung die Verantwortung auf RSTA setzen -> Erscheint neues Feld -> Formelle Prüfung RSTA und Dossiersprüfung kann nicht abgeschlossen werden. -> Dossier an RSTA überweisen

3. Messen von Plänen Case:
Zu folgenden Themen wird es Lernvideos geben Messung PDF-Dateien eBau-Nummer vergeben Dossierprüfung durchführen Zirkulation managen Stellungnahme verfassen Benutzerverwaltung Gebühren erfassen Verfahrensprogramm initialisieren Verwaltung der Dokumente Dossierkorrektur durchführen Nachforderungen managen Weitere… Beispielsweise für das Messen von Plänen (Link) Case: -> Bei formeller Prüfung die Verantwortung auf RSTA setzen -> Erscheint neues Feld -> Formelle Prüfung RSTA und Dossiersprüfung kann nicht abgeschlossen werden. -> Dossier an RSTA überweisen

3. Wechsel Leitbehörde 1 2 Im Menü «Leitbehörde» kann die aktive Leitbehörde eingesehen und gewechselt werden. Die Gemeinde kann das Gesuch an eine andere Leitbehörde weitergeben (z.B. RSTA, AGR, …). Sobald die Gemeinde den Prozess gespeichert hat (durch drücken der Speichern-Taste), kann sie keine schreibenden Aktionen mehr durchführen. Die Gemeinde hat nach wie vor vollen Lesezugriff auf das Gesuch. Bemerkung: Falls die Verantwortlichkeit zurück an die Gemeinde delegiert wird, übernimmt die Gemeinde wieder das Leitverfahren. Die abdelegierende Stelle hat weiterhin lesenden Zugriff auf das Dossier. -> Ja hier findet eine Überweisung ans RSTA Emmental statt -> Aufzeigen, dass Verantwortlichkeit hinterlegt wird

Ist im aktuellen Testsystem nicht möglich
3. Dossier zurückweisen Ist im aktuellen Testsystem nicht möglich 3 1 2 Ein Dossier kann über den Menüpunkt «Dossier zurückweisen» an die gesuchstellende Person zurückgewiesen werden. Die Begründung kann im Textfeld hinterlegt werden. Diese Rückmeldung erscheint bei der gesuchstellenden Person. Das Dossier weist neu den Status «Zurückgewiesen» aus. Der Gesuchstellende kann ein korrigiertes Dossier einreichen (mit einer neuen Dossiernummer). Allfällige Dokumente, welche beim Zurückweisen des Dossiers hinzugefügt werden müssen, werden über das Menü «Dokumente – Alle Beteiligte» für Gesuchstellende sichtbar abgelegt. Nach erfolgter Prüfung gibt es drei Möglichkeiten Weiter im Prozess ohne Korrektur Dossier zurückweisen bei erheblichen Mängeln (z.B. Fehlt Brandschutz) Nachforderungen (z.B. Schick mir noch ein Foto) Dossier zurückweisen zeigen wir in der Schulung (RSTA weist zurück an Gesuchsteller) JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung | Abteilung Bauen

3. Nachforderungen durchführen (1/4)
2 Fehlende oder unvollständige Unterlagen, können im Menü «Nachforderung» beantragt werden. Per Klick kann eine neue Nachforderung erfasst werden. Ist im aktuellen Testsystem nicht möglich

Zu einer Nachforderung werden das Datum der Nachforderungsstellung, die Eingabefrist, ein Beschreibungstext und die nachgeforderten Dokumente erfasst. Der Status der Nachforderung kann gewählt werden: Entwurf: Über diesen Status kann eine Nachforderung zwischengespeichert werden (nicht sichtbar für Gesuchstellende). In Bearbeitung: In diesem Status ist die Nachforderung eine Pendenz des Gesuchstellenden. Geantwortet: Der Gesuchstellende hat die Nachforderung beantwortet. Abgeschlossen: Der Gesuchstellende hat die benötigten Dokumente korrekt geliefert und die Nachforderung konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Zurückgezogen: Die Nachforderung wurde von der Leitbehörde zurückgezogen. 2 1 1

1 Im Status «In Bearbeitung» wird die Nachforderung den Gesuchstellenden im Menü «Nachforderungen» angezeigt. Zur Bearbeitung gibt es nun zwei Möglichkeiten: Durch Klick auf «Bearbeiten» können Gesuchstellende die geforderten Dokumente hochladen, oder durch Klick auf «Bemerkungen» kann statt der geforderten Dokumente, eine Rückmeldung in Textform gesendet werden.

3. Nachforderungen (4/4) 2 1 Nachdem der Gesuchstellende eine Rückmeldung erfasst hat, wechselt die Nachforderung auf den Status «Geantwortet». Sie wird beim Gesuchstellenden nicht mehr angezeigt. Die Leitbehörde hat nun über den Button «Leitbehörde Burgdorf» die Möglichkeit, entweder die Nachforderung abzuschliessen («Abgeschlossen»), zurückzuziehen («Zurückziehen») oder wieder in Bearbeitung («In Bearbeitung») zu setzen.

3. Zirkulation durchführen (1/2)
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3. Zirkulation durchführen (2/2)
Im Menü «Zirkulation» können Fachstellen, Unterfachstellen oder RSTA zur Stellungnahme des Dossiers eingeladen werden. Im Status «Verfahrensprogramm zu initialisieren» können Fachstellen, Unterfachstellen oder RSTA zur Zirkulation hinzugefügt werden. Für jede Stelle kann eine Frist definiert werden, welche auch nachträglich geändert werden kann. Standardmässig wird eine Frist von 30 Tagen gesetzt. Eine Speicherung ohne dass die Zirkulationsstart ist möglich. Solange die Zirkulation nicht gestartet wurde, haben die aufgeführten Stellen noch keinen Zugriff auf das Dossier. Die Stellen können durch Klick auf «löschen» und anschliessendes Speichern wieder aus der Zirkulation entfernt werden. Durch Klick auf «Zirkulation starten» wechselt das Dossier in den Status «In Zirkulation». Das Dossier erscheint nun in der Liste «Meine Dossiers» bei den Fachstellen, Unterfachstellen oder RSTA. Das Dokument «Verfahrensprogramm» (Voranfrage/Normal) kann im Menü «Vorlagen» generiert werden. Die in der Zirkulation beteiligten Fachstellen sowie einige Stammdaten werden automatisch in das Dokument eingefügt. Im Dokument sind Textstellen, welche manuell anpasst werden müssen, grün hinterlegt. Wenn die Bearbeitung des Verfahrensprogramms abgeschlossen wurde, kann es im Menü «Dokumente → Alle Beteiligten» in der Rubrik «Rückmeldungen → Verfahrensprogramm» hochgeladen werden. Achtung – Kein Postversand! Ein Baugesuch, bei welchem keine Zirkulation notwendig ist, erfordert auch keine Koordination.

3. Zirkulation stoppen (1/2)
Die Zirkulation kann im Menü «Zirkulation» durch Klick auf «Zirkulation abschliessen» beendet werden. Normalerweise wird die Zirkulation erst abgeschlossen, wenn sämtliche Stellungnahmen eingegangen sind. Es ist aber auch möglich, die Zirkulation vorzeitig abzuschliessen oder bei Ergänzungen, wenn zusätzliche Stellen noch erfasst werden müssen.

3. Zirkulation stoppen (2/2)
1 1 Nach Abschluss der Zirkulation wechselt das Dossier in den Status «In Koordination». Wurde die Zirkulation versehentlich abgeschlossen, kann per Klick auf «Zirkulation wiedereröffnen» in den vorherigen Status gewechselt werden.

3. Stellungnahme erfassen (1/2)
Im Menü «Stellungnahme verfassen» kann eine Fachstelle durch Klick auf «Bearbeiten» eine Stellungnahme zu einem Dossier erfassen. Rolle Fachstelle - Man hat die gleichen Möglichkeiten wie eine Leitbehörde (anstelle Zirkulation gibt es jedoch die Möglichkeit einer Subzirkulation)

3. Stellungnahme erfassen (2/2)
5 Als Antwort kann «Entwurf», «Positive Rückmeldung», «Negative Rückmeldung» oder «Nicht betroffen» ausgewählt werden. Zu einer Stellungnahme sind auch die dazugehörigen Nebenbestimmungen erforderlich. Bis auf Weiteres wird empfohlen einen Verweis auf die Stellungnahme (Dokument) zu machen (siehe Beispiel). Die Antwort kann nur versandt werden, wenn nicht «Entwurf» gewählt wurde. Nach Absenden der Stellungnahme kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Bei einer Speicherung erfolgt noch keine Sendung an die gesuchstellende Person. Die Stellungnahme kann, wenn gewünscht als DOCX-Dokument im Menü «Vorlagen» generiert werden. Nach abgeschlossener Bearbeitung der Stellungnahme, kann die Stellungnahme im Menü «Dokumente → Beteiligte Behörden» hochgeladen werden. 4 1 2 3

3. Gebühren erfassen Im Menü «Gebühren» können die Gebühren, die im Zusammenhang mit dem Dossier entstehen, erfasst werden. Die erfassten Einträge werden automatisch in verschiedene Dokumentenvorlagen eingefügt. Gebühren können «Pauschal (Betrag)», «Nach Aufwand (Stunden * Stundensatz)» oder «Prozentual (Anteil in Prozent an Gesamtkosten» erfasst werden. Für jede Gebühr kann erfasst werden, ob diese 7.7% MWST beinhaltet oder nicht MWST- pflichtig ist. Wird «exklusive MWST» gewählt, wird die MWST automatisch zum Betrag addiert. In der Auflistung der Gebühren wird stets die aktuelle Summe aller Einträge angezeigt. Gebühren können von der erfassenden Person sowie von allen Mitgliedern der Organisation wieder gelöscht werden. Achtung: Wenn die Stellungnahme abgeschlossen ist, können keine nachträglichen Gebühren erhoben werden. 1 4 5 2 3

3. Stellungnahmen koordinieren (1/3)
2 Nach Start der Zirkulation werden eventuelle Rückmeldungen der Fachstellen im Menü «Stellungnahmen» aufgelistet. Rückmeldungen sind für alle beteiligten Organisationen sichtbar. Per Klick auf die Rückmeldung werden die Detailangaben der Fachstelle aufgerufen.

1 Hier sind die Detailangaben aus den Stellungnahmen einsehbar.

Die schriftlichen Stellungnahmen sind unter «Dokumente -> Beteiligte Behörden» abgelegt. 1

3. Publikation verwalten
1 2 3 Über den Reiter «Publikation» kann der Publikationstext verwaltet werden. Hier werden der Text, sowie das Start- und Ablaufdatum erfasst. Das entsprechende Inserat für den Anzeiger wird über eine Vorlage aufbereitet. Die Vorlage ist dann per Mail an den Anzeiger zu senden.

2. Journal führen 1 2 1 Im Journal wichtige Prozesse und Schritte im System zum Dossier erfasst. Dabei wird jeweils festgehalten welche Benutzenden zu welchem Zeitpunkt die Operation ausgelöst hat. Zusätzlich können Benutzende händisch Notizen zum Dossier eintragen. Diese Journaleinträge sind nur innerhalb der eigenen Organisation sichtbar. Selbst erfasste Journaleinträge können nachträglich bearbeitet und gelöscht werden.

3. Bauentscheid auslösen
Im Menü «Bauentscheid» kann der Bauentscheid inkl. dem Bewilligungstyp und Datum gespeichert werden. Nach dem Speichern kann die Baubewilligung generiert werden. Manuell zu bearbeitende Textstellen sind grün hinterlegt. Wenn die Bearbeitung des Bauentscheids abgeschlossen wurde, kann dieser im Menü «Dokumente→Alle Beteiligte» in der Rubrik «Rückmeldungen→Bauentscheid» hochgeladen werden. Per Klick auf «Entscheid verfügen» ist dieser Schritt abgeschlossen. Eine Bearbeitung durch die Behörde ist nicht mehr möglich. Achtung: Der Bauentscheid muss vorgängig hochgeladen und auch per Post versendet werden. 3 1 1 2 4

1 Generelle Einführung in eBau 2 Übungen Gesuchseingabe 3 Übungen Bewilligungsverfahren 4 Informationen zur Übergangslösung

2. Selbstdeklaration 1 ausfüllen (1/2)
Nach Bauentscheid ist die Selbstdeklaration 1 für die gesuchstellende Person freigeschaltet. Die Angaben zur Selbstdeklaration können über das Formular SB 1 elektronisch gemacht werden.

Das SB 1 muss ausgedruckt und unterzeichnet an die Baupolizeibehörde zugesendet werden.

3 2 Nach Selbstdeklaration 1 ist die Selbstdeklaration 2 für die gesuchstellende Person freigeschaltet. Die Angaben zur Selbstdeklaration 2 können über das Formular SB 2 elektronisch gemacht werden. Es können für das SB 2 noch zusätzliche Unterlagen hochgeladen werden.

1 Das SB 2 muss ausgedruckt und unterzeichnet an die Baupolizeibehörde zugesendet werden.

2. Baubewilligung abschliessen
1 Das Baubewilligungsverfahren kann durch die Rolle «Leitung Baukontrolle» abgeschlossen werden.

4. Übergangsregelungen bis zur Gesetzesrevision (1/2)
eBau: eBUP: Elektronisches Baubewilligungs- und Planerlassverfahren Link Elektronische Gesuche digital bearbeiten Papiergesuche digitalisieren und elektronisch bearbeiten (ev. Gebühr) Papierform (unterschreiben, hochladen) für: Gesuchsunterlagen, Auflage, Verfahrensprogramm, Amts- und Fachberichte, Bauentscheid Unterschrieben zustellen: 2-fach Gesuchsunterlagen, Bauentscheid mit Plansatz

4. Übergangsregelungen bis zur Gesetzesrevision (2/2)
Fristen laufen ab Eingang Papierdossier Im Einsprache-, Beschwerdeverfahren ist ein Papierdossier zu führen Papierdossiers sind wie bisher zu archivieren Elektronisch Dossiers verbleiben in eBau bis zum eArchiv Technischer Support durch Bedag (Private) + KAIO (Behörden) Fachlicher Support durch Gemeinden, Amts- und Fachstellen Zu beachten: Newsletter eBau mit Infos über Weiterentwicklungen

4. Pendenzen Gemeinden (1/2)
Späterer Einführungstermin eBau melden an BE-Login für Mitarbeitende einrichten Verantwortliche Baubewilligungsverfahren sowie Baukontrolle mit Namen und Mailadressen melden an Interne und externe Unter-Berechtigungen vergeben durch Verantwortliche (mit Verantwortung für Datenschutz) Eigene Vorlagen hinterlegen

4. Pendenzen Gemeinden (2/2)
Information an Bevölkerung und Projektverfassende mit Flyer (Link) und Kurzmitteilung (Link) eBau auf der Gemeinde-Homepage einrichten mit eBau-Logo mit Erläuterungstext (Link) Schulungsunterlagen auf siehe Link

Ende!  www.be.ch/projekt-ebau
JGK | Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) | Abteilung Bauen

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