Praxis Tipps bei organisatorischen Änderungen Stand 04/2019

Praxis Tipps bei organisatorischen Änderungen Stand 04/2019

Projekt Organisationsentwicklung
Infos und Tipps bei organisatorischen Änderungen Struktur Funktionen Bestellungen/ Vollmachten (Erteilung, Widerruf) Kontierungsobjekte Globalbudget (Kostenstellen, Innenaufträge) Kontierungsobjekte Drittmittel (Kostenstellen, Innenaufträge) Freigabe- Berechtigungen (Urlaube, Dienstreisen, Bestellungen/Rechnungen/ Eingangsrechnungen, Insight) Buchhaltung (Rechnungen, Reisen) Personal (Zuordnungen, Veränderungen von Zuordnungen/ organisatorischer Wechsel) TISS (Zusatzfunktionen, Adressbuch, Mitarbeiter_innenwechsel/weitere Mitarbeiter_innen, Lehre, upTUdate und TUphone Eingabemasken, Projektdatenbank/Projektbewertung, Forschungsportal, Publikationsdatenbank,) TU.it (TU Phone, UpTUdate, TUfiles)

Übersicht Struktur und Funktionen ZENTRALER BEREICH

Übersicht Struktur und Funktionen FAKULTÄT

Strukturänderungen / Leitung / Vollmacht
Bestellung Leiter Abberufung Leiter Erteilung Vollmacht Widerruf Vollmacht

Strukturänderungen Formular Strukturänderung Übermittlung Formular an
Für jegliche Änderung der Struktur (auch Namensänderungen) sowohl im Zentralen Bereich als auch im Fakultätsbereich bitte ausschließlich dieses Formular verwenden Bei Änderungen der Struktur im Fakultätsbereich muss auch die Stellungnahme des Fakultätsrats angeschlossen sein Übermittlung Formular an Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per erfolgen.

Strukturänderungen Dauer der Umsetzung von Strukturänderungen
Neueinrichtungen/Umbenennungen: ab Rektoratsbeschluss 1 Monat Vorlauf bis zum nächsten Monatsersten Veränderungen/Auflösung: ab Rektoratsbeschluss 3 Monate Vorlauf bis zum 1.9. des Jahres Bei Organisationsplanänderungen (Änderungen Fakultät, Institut, Abteilung) sind die Gremien Senat und Universitätsrat zu befassen Hinweis: Gremien bei der Planung berücksichtigen Bei Fragen Abteilung Universitätsentwicklung und Qualitätsmanagement, Karoline Rasl Fachbereich Assistenz und Sekretariat, Evelin Prentinger

Leitung / Vollmacht Bestellung Vollmachtserteilung
Diese erfolgt aufgrund der Vorschriften in der Struktur und Governance RL Nähere Informationen siehe auch _Struktur_und_Governance__ pdf Vollmachtserteilung Dafür ist ausschließlich folgendes Formular zu verwenden Übermittlung Formular an Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per erfolgen.

Leitung / Vollmacht Abberufung/Rücktritt Widerruf Vollmacht
Diese/dieser erfolgt aufgrund der Vorschriften in der Struktur und Governance RL Nähere Informationen siehe auch Struktur_und_Governance__ pdf Widerruf Vollmacht Dafür ist ausschließlich folgendes Formular zu verwenden Übermittlung Formular an Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per erfolgen.

Leitung / Vollmacht Bei Fragen
Hinweis: Die Erteilung/Widerruf von Vollmachten erfolgt durch die Rektorin. Die Vollmacht ist erst ab diesem Zeitpunkt wirksam. Bei Fragen Einbringung von Anträgen: Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement, Christina Thirsfeld Inhaltliche Fragen zu Vollmachten: Fachbereich Forschungs- und Transfersupport, Peter Karg Siehe auch 8_Universitaetsgesetz_2002__UG__.pdf Fragen zu Rechnungen: Quästur

Projektvollmachten/Projektdatenbank
Projektvolumen in EUR exkl. MwSt. (nicht Fördersumme) Projekt intern einreichen Ressourcen bestätigen und Projekt intern genehmigen Notizen < PL PL = FoBL FoBL IL, wenn PL = FoBL Erteilung Projektvollmacht durch Rektorin PL=FoBL FoBL (immer möglich für Dekan IL/AL, FoBL/FaBL) IL (immer möglich für Dekan) Forschungs-vollmacht bis PL = IL IL Siehe Zusatzregelung (immer möglich für Dekan) > PL = IL od. Dekan Siehe Zusatzregelung Vertragsfreigabe VR Forschung und Innovation Zusatzregelung Unabhängig von Projektvolumen "4-Augen-Prinzip" Wenn PL = IL Dekan Wenn PL = Dekan Dekan, wenn Dekan = IL, dann VR Forschung

Projektvollmachten/Projektdatenbank
Bei Fragen Inhaltliche Fragen zu Vollmachten: Fachbereich Forschungs- und Transfersupport, Peter Karg Siehe auch Universitaetsgesetz_2002__UG__.pdf Fragen zur Projektdatenbank: Fachbereich Campus Software Development, Wolfgang Spreicer

Weiterführende Informationen
Handbuch zur Struktur und Governance Informationsveranstaltungen finden Sie unter Richtlinie Struktur und Governance

4. Strukturänderungen – neue Stammdaten im SAP Globalbudget Jede Strukturänderung zieht eine Bearbeitung bzw. Neuanlage der SAP Stammdaten (Profit Center, Kostenstelle, Innenaufträge) nach sich. Bedingt dadurch, dass Zusammenlegungen, Splittungen, Schließungen mit einem erheblichen Aufwand verbunden sind, bedarf es in diesen Fällen einer längeren Vorlaufzeit, wodurch sich abhängig von der Art der Strukturänderung unterschiedliche Fristen ergeben. A Neueinrichtung eines Strukturelements (neue OE, FAB|FOB, FAG|FOG) Frist: Monatlich nach Beschlussfassung B Änderung an einem bestehenden Strukturelement ohne Ressourcenverschiebung (z.B.: Namensänderungen) C Änderung an einem bestehenden Strukturelement mit Ressourcenverschiebung (inkl. Auflösung) Ressourcenverschiebung bedeutet, dass mit der Änderung Neuzuordnung von Personal oder anderer Ressourcen verbunden ist. Frist: 3 Monate Vorlaufzeit ab Beschlussfassung |Stichtage: Fakultäten | zentraler Bereich: 01.01 Bei jeder Änderung wird wie schon im OE Projekt, ein Formular ausgeschickt, wo für alle Fachabteilungen, notwendigen Informationen wie z.B: Stammdaten und|oder Personalzuordnungen, etc. abgefragt werden. Das retournierte Formular ist wieder die Grundlage für die weitere Bearbeitung. Kontakt: Elisabeth Schmid-Müllegger | Finanzen | FAB Controlling DW:

4. Strukturänderungen – neue Stammdaten in SAP Globalbudget (2) Sie erhalten das gewohnte Formular mit der Bitte um Zuordnung der SAP Stammdaten, Personaldaten, TU Phone Beauftragte. TO DO: Regelmäßiges Update auf unserer Website holen Anleitung: Kontakt: Elisabeth Schmid-Müllegger | Finanzen | FAB Controlling DW:

5. Strukturänderungen – Kontierungsobjekte im Drittmittel-Bereich (1/3) Jede Strukturänderung zieht eine Bearbeitung bzw. Neuanlage und Abrechnung der SAP Stammdaten (Projekt- Innenaufträge, Sammler, V-Innenaufträge) nach sich. Je nach dem um welche Art der Strukturänderung es sich handelt, hat der Fachbereich Projektcontrolling und – support folgende Arbeiten durchzuführen. A Neueinrichtung eines Strukturelements (neue OE, FAB|FOB, FAG|FOG) Anlage neuer Sammel- und V-Innenaufträge für alle Ebenen des neuen Strukturelements (neue OE, FOB, FOG) Frist: Monatlich nach Beschlussfassung B Änderung an einem bestehenden Strukturelement ohne Ressourcenverschiebung (z.B.: Namensänderungen) Änderung der Bezeichnung der bestehenden Sammel- und V-Innenaufträge Änderung der Verantwortlichen der bestehenden Sammel- und V-Innenaufträge

5. Strukturänderungen – Kontierungsobjekte im Drittmittel-Bereich (2/3) C Änderung an einem bestehenden Strukturelement mit Ressourcenverschiebung (inkl. Auflösung) Ressourcenverschiebung bedeutet, dass mit der Änderung Neuzuordnung von Personal oder anderer Ressourcen verbunden ist. Basis für die Änderung ist das Formular „Struktur-Excel“ , im welchen alle aktiven Sammel- und V-Innenaufträge vom Institut dem neuen Strukturelement zuzuordnen sind. Anlage neuer Sammel- und V-Innenaufträgen, einzeln für alle Ebenen des neuen Strukturelements (Institut, FOB, FOG) Anlage neuer Projekt-Innenaufträge für jedes zum Stichtag aktive §26- oder §27-Projekt. Diese neuen Projekt-Innenaufträge werden in jenen Strukturelementen (FOG/FOB, bzw. auf Instituts-Ebene) angelegt, welchen auch die Projektleitung lt. „Struktur-Excel“ zugeordnet wurde. Die Bezeichnungen der Projekt-Innenaufträge bleibt unverändert. Abrechnung der zum Stichtag aktiven Sammel- und V-Innenaufträge auf die Sammel- und V- Innenaufträge des neuen Strukturelements, entsprechend der Zuordnung der einzelnen Innenaufträgen lt. dem „Struktur-Excel“. Abrechnung der zum Stichtag aktiven Projekt-Innenaufträge auf die Projekt-Innenaufträge des neuen Strukturelements. Frist: 3 Monate Vorlaufzeit ab Beschlussfassung |Stichtage: Fakultäten | zentraler Bereich: 01.01

5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (3/3) Die Institute erhalten das „Struktur-Excel“ mit der Bitte um Zuordnung der SAP Stammdaten (Sammler, V-Innenaufträge), sowie der Personaldaten (Projektleiter_innen). TO DO: Regelmäßiges Aufrufen der Website des FAB zwecks Update Anleitung: ganisationsprojekt/ Dokumentation „Übersicht der Innenaufträge im Drittmittel-Bereich“ Dokumentation „Abfrage von Innenaufträgen in SAP“ Kontakt: Finanzen | FAB Projektcontrolling und –support Eldina Halvadzija: DW: Andreas Pauller: DW: Beate Berthold: , DW:

6. Freigabeberechtigungen (SAP Services) Kurzinformation: Folgende Anträge (Workitems) können derzeit in „SAP Services“ bearbeitet, d.h. genehmigt oder abgelehnt werden: • Bestellfreigabe durch Budgetverantwortliche • Optionale Freigabe der Bestellung durch Zusatzprüfer_in • Sachliche Rechnungsprüfung • Rechnungsfreigabe als Anweisungsberechtigte_r • Freigabe von Urlaubs- und Reiseanträgen und Reisekosten (auch weiterhin über das SAP Employee Self Service Portal (ESS) möglich). Einstieg: mit den jeweiligen TU Zugangsdaten (TU User und Passwort) Anleitung: Endanwenderdokumentation Prüf- und Freigabelauf:

6. Freigabeberechtigungen Bestellungen und Eingangsrechnungen Die Freigaben von Bestellungen und Eingangsrechnungen funktionieren wie bisher. Änderungen gibt es bei den Betragsgrenzen. Die Gruppe der Personen die Freigaben durchführen dürfen wird durch die Einführung von FOBL, FOGL, FABL und FAGL in den meisten Fällen größer werden. Hinweis: Falls die erwartete Person nicht zur Freigabe vorgeschlagen wird, melden Sie dies bitte dem FB Controlling bzw. dem FB Projektcontrolling und -support

6. Freigabeberechtigungen Urlaub Umsetzung inklusive Stichtage: Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. Die zuständige Person zur dienstrechtlichen Freigabe von Abwesenheiten wird aus dem Organisationsmanagement abgeleitet. Anleitung: Kontakt: Franz DW:

6. Freigabeberechtigungen Dienstreisen Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. Wenn ein Reiseantrag zur Genehmigung gesendet wird, werden die Budgetverantwortlichen laut Kostenverteilung der Reise bzw. die/der Dienstvorgesetzte_r laut Organisationsmanagement mit dem Datum der Antragstellung eruiert. Offene Reiseanträge deren Kontierungsobjekt(e) mit Stichtag nicht mehr gültig sind, werden automatisiert auf die neuen Kontierungsobjekte umgeschlüsselt. Die Kostenverteilung der Reisen kann eventuell zu Probleme führen, wenn zwischen Antragstellung und Genehmigung das Jahr gewechselt wird und dadurch bestimmte Kontierungselemente Ihre Gültigkeit verlieren. Empfehlung: - Reiseanträge und -kostenabrechnungen mit Reisedatum bis , sollten bis spätestens erfasst und genehmigt werden. - Reiseanträge mit Reisedatum ab , sollten erst ab 2019 erstellt werden. Anleitung: Kontakt: Stefan Keceti, DW:

7. Buchhaltung: Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung und Freigabe aller Eingangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 bis Rechnungsdatum: Laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: spätestens Bestellung: spätestes Belegdatum Achtung: Abgelehnte, mangelhafte Rechnungen, die sich noch im Workflow befinden, sind bis spätestens zu korrigieren und auch vom Anweisungsberechtigten freizugeben. Gilt auch für den Ankauf von Anlagen! Erfassung einer Eingangsrechnung mit RG-Datum aus 2018 nach dem : Rechnungsdatum: laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: Tagesdatum 2019 Bestellung: Tagesdatum 2019 mit neuem Innenauftrag Bestellung bereits 2018 angelegt: Korrektur auf neuen Innenauftrag Kontakt: Fr. Glatzer DW ; Fr. Graf DW

7. Buchhaltung: Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung von Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 auf „alten“ Innenaufträgen bis spätestens Rechnungsdatum: spätestens Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2019 können ab erstellt werden. Für Ausgangsrechnungen mit Buchungsdatum 2019 können ausnahmslos nur mehr die neuen Innenaufträge werden Achtung: Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang am Girokonto. Kontakt: Fr. Schmid DW

8. Personal Für Änderungen bei Zuordnung des Personals zu den Organisationseinheiten gelten die bekannten Prozesse und Formulare Stammdaten werden in SAP gepflegt und von dort aus an die weiteren EDV-Systeme verteilt! Wenn die Stammdaten nicht/falsch richtig gepflegt sind, dann hat das Auswirkungen auf: Vollmachtvergabe (ER-Freigabe, …) Darstellung von Organisationen und Personen im TISS-Adressbuch Rollen und Rechte in IT-Systemen Sichtbarkeit, Freigabe, Bearbeitung von Projekten in der Projektdatenbank Kontakt: Hr. Laa (Fachbereich wissenschaftl. Personal) - DW Hr. Wunsch (Fachbereich allg. Personal) - DW

9. TISS Adressbuch Personal Organisatorischer Wechsel Ist ein Wechsel von einer Organisationseinheit auf eine andere, auch innerhalb eines Instituts bzw. einer Abteilung (bspw. E101 auf E101-02) In TISS kann dieser Wechsel dazu führen, dass Informationen wie Adressen, Website oder Zusatzinformationen verloren gehen. Wir bitten JEDE_N MITARBEITER_IN nach einen organisatorischen Wechsel ihre Visitenkarten zu kontrollieren und gegeben falls zu aktualisieren. Bei tatsächlichen Wechsel der Organisationseinheit (anderes Institut, Fakultät, Abteilung – „1.Ebene bspw. E111 auf E222) müssen bestimmte Rechte und Rollen neu vergeben werden, wir bitten Sie hierzu ein kurze an zu schicken. Verantwortliche Rolle: Adressmanager, jede_r Mitarbeiter_in Adressbuch – aktuelles Organigramm Das aktuelle Organigramm ist in TISS unter zu finden.

9. TISS- Lehre Die LVA-Administration bleibt auf Institutsebene
– wenn keine E-Nummern Änderung erfolgt oder die Person das Institut wechselt, bleiben auch die Rollen / die Bearbeitungsfunktion erhalten. Erfolgt eine Änderung (Umbenennung Institut, E-Nummernwechsel muss die Rolle (bspw. Notenvergabe) manuell nachbearbeitet werden – hier für bitte Anruf/Ticket bei TISS Helpdesk. Handlungsbedarf: Grundsätzlich Nein außer im genannten Fall Verantwortliche Rolle: Sekretariat Beginn ab möglich

9. TISS Zusatzfunktionen (Personal – Zusatzfunktionen, öffentliche Rollen) Adressmanager_in (verwaltet Adressen der OE, kann Personal-Zusatzfunktionen vergeben, verwaltet WMA und Passwörter, upTUdate Gruppen ...Details F.20) Schlüsselverwalter_in (Schließsystemberechtigte_r, kann TUcards für Externe bestellen und abholen) IT-Kontaktperson Datenschutzansprechperson TUnet-Freigabeberechtigte_r TUphone-Freigabeberechtigte_r Erste-Hilfe-Beauftragte_r Brandschutzwart_in Sicherheitsvertrauensperson Strahlenschutzbeauftrage_r Weitere Informationen: Zusatzfunktionen sind manuell in TISS zu vergebene Rollen und bleiben auch bei organisatorischen Wechsel auf der alten Organisationseinheit erhalten und müssen auf der neuen Organisationseinheit neu vergeben werden

9. TISS- Adressmanager_in & TISS Adressbuch JEDER Leiter einer Organisationseinheit ist automatisch Adressmanager von dieser Adressmanager einer übergeordneten Einheit bspw. E123 sehen nicht automatisch auch die darunterliegenden Forschungs-/Fachbereiche und Gruppen. Hierfür müssen Sie sich die Rolle Adressmanager auch für die darunterliegenden Bereiche erteilen Adressmanager_innen können über „Rollen bearbeiten“ Zusatzfunktionen innerhalb ihrer OE und darunterliegenden OE´s vergeben Adressen von Organisationseinheiten müssen bei neuer Untergliederung neu eingetragen bzw. überprüft werden (TAN-Briefe) – selbiges gilt bei Webseiten, Telefonnummern und Zusatzinformationen

9. TISS- TUphone – Neuanlage Organisationseinheit – Vergabe Innenauftragsnummer in TISS Diese Anpassungen müssen bei jeder neuen Organisationseinheit gemacht werden – auch zentrale Bereiche müssen Ihre Entgeltkonten prüfen! Um das Volumen der überzuleitenden Profile zu reduzieren, empfiehlt es sich vorab nicht mehr benötigte zu löschen. Darunter fallen auch Kurzwahlen. (TISS Organisation > TUphone > OrgEH-Verwaltung > Übersicht) Die Überleitung der Profile erfolgt in drei Schritten: Die TUphone-Freigabeberechtigten werden für die neuen Organisationseinheit vom Leiter_in oder vom Adressmanger_in berechtigt. Die TUphone-Freigabeberechtigten erstellen das TK-Entgeltkonto für die neue OE (TISS Organisation > TUphone > OrgEH-Verwaltung > Konto) Den TUphone-Freigabeberechtigten wird eine Liste der bestehenden Profile und Apparate zur Verfügung gestellt. Für die Überleitung wird für jedes Profil die neue Organisationseinheit und das TK-Entgeltkonto benötigt. Die Überleitung erfolgt durch das TUphone-Team. A1 Network Die TUphone-Freigabeberechtigten beantragen ein A1 Konto in der neuen Organisationseinheit. Die gewünschten Rufnummern werden im Anschluss auf das neue Konto übertragen (durch das TUphone-Team) Kontakt: TU.it Servicecenter; Telnr.: 42002; mail: Hier geht´s zur Videoanleitung Verantwortliche Rolle: TUphone-Freigabeberechtigter

9. TISS- upTUdate Gruppen in TISS bearbeiten TISS Organisation- Abschnitt Adressbuch-Menüpunkt upTUdate upTUdate Gruppen zu neuen Organisationseinheiten werden automatisch erstellt – gilt auch für Forschungs,- Fachbereiche, Forschungs,- Fachgruppen Personen müssen in TISS der neuen Organisationseinheit zugeordnet werden/ Aufgabe des Adressmanagers Sollen Personen von Organisationseinheit X zu Organisationseinheit Y gesiedelt werden, muss der Adressmanager die Rolle auf beiden Organisationseinheiten inne haben. Teilt sich ein Institut in mehrere Forschungsbereiche, kann Adressmanager vom Institut die Personen auf die jeweiligen Untergruppen aufteilen. Eine Person kann zu mehreren upTUdate-Gruppen gehören Mitglieder einer upTUdate Gruppe müssen nicht derselben Organisationseinheit angehören Jede_r Mitarbeiter_in kann unter TISS / upTUdate die eigenen upTUdate Gruppen sehen Nähere Informationen zu upTUdate finden Sie unter Verantwortliche Rolle: Adressmanager

9. TISS: Projektbewertung Zeitraum: : Die Projektbewertung dient der Darstellung der Projekte im Jahresabschluss. Die Projektbewertung ist von den Projektleiter_innen für alle aktive §27-Auftragsforschungsprojekte direkt in der PDB durchzuführen. Die Projektbewertung ist im Zeitraum für den Stichtag auszufüllen. Projekte, die vorher abgeschlossen werden oder "in Nachbearbeitung" gesetzt werden, sind nicht zu bewerten. Kontakt: Eldina Halvadzija DW Andreas Pauller DW TISS Helpdesk DW 42009 Handlungsbedarf: ja (unabhängig von Projekt Organisationsentwicklung, keine Änderung zu Vorjahren) Verantwortliche Rolle: Projektleiter Zeitraum:

9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (1/2) Vor dem : Aktualisieren Sie die Liste der Projekte: Status ändern: „intern eingereicht“ auf „intern freigeben“ oder „ablehnen“, sofern möglich Kontrolle Projektleiter (auch nach dem aktiver Mitarbeiter) Handlungsbedarf: ja Verantwortliche Rolle: Projektleiter, Sekretariate Ab : Es können keine neuen Projekte angelegt werden Ab dem können für die umzustellenden Fakultäten keine neuen Projekt- Innenaufträge (D-Innenaufträge, T-Innenaufträge, Sammel-Innenaufträge) vergeben und angelegt werden. Für neue Personalanstellungen und notwendige Buchungen verwenden Sie im Zeitraum vorübergehend bitte einen bestehenden Sammel- Innenauftrag. (Ab dem wird eine entsprechende Umbuchung möglich sein.) Handlungsbedarf: nein

9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (2/2) Ab : Bestehende Innenaufträge sind für Institute zur Buchung gesperrt Alle vor angelegten Innenaufträge werden am für Buchung durch die Institute gesperrt Handlungsbedarf: nein Ab : Projektanlage in PDB wieder möglich Die bis aktiven Innenaufträge sind in der PDB mit den neuen Innenauftragsnummern ersetzt Projekte, die zum im Status "abgeschlossen" bzw. "abgelehnt" sind, erhalten keinen neuen Innenauftrag Projekte, die im Entwurf waren, werden auf die neue Organisationseinheit des Projektleiters übernommen Info: Kleinprojekt-Grenze steigt ab auf EUR (statt EUR 5.000)

9. TISS: Projektdatenbank – Änderungen im Workflow Projektvolumen in EUR exkl. MwSt. (nicht Fördersumme) Projekt intern einreichen Ressourcen bestätigen und Projekt intern genehmigen Notizen < PL PL = FoBL FoBL IL, wenn PL = FoBL Vergabe §27(2) Projektleitervollmacht durch Rektorin PL=FoBL FoBL (immer möglich für Dekan IL/AL, FoBL/FaBL) IL (immer möglich für Dekan) § 28 neu Forschungs-vollmacht bis PL = IL IL Siehe Zusatzregelung (immer möglich für Dekan) > PL = IL od. Dekan Siehe Zusatzregelung Vertragsfreigabe VR Forschung Zusatzregelung Unabhängig von Projektvolumen "4-Augen-Prinzip" Wenn PL = IL Dekan Wenn PL = Dekan Dekan, wenn Dekan = IL, dann VR Forschung Info: Kleinprojekte (< EUR) werden einen vereinfachten Workflow bekommen

9. TISS: Projektdatenbank – Verwalten / Bearbeiten / Suchen von Projekten Kurzinformation: Aufgrund der abgegebenen Strukturformulare – abhängig vom Projektleiter – werden neue Innenaufträge angelegt und die Projekte den neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Die Funktion des PL innerhalb der Organisationseinheit bestimmt, welche dieser in der PDB hat und welche Personen er zur Auswahl hat. FAQ: Warum sehe / finde ich meine Projekte nicht mehr? •Es werden nur jene Projekte auf die neuen Organisationseinheiten mitgenommen, die zum einen aktiven Innenauftrag in SAP haben und Projektentwürfe in der PDB. Abgeschlossene bzw. abgelehnte Projekte werden nicht übernommen. Diese bleiben auf der alten Organisationseinheit. •Wissenschaftliche Mitarbeiter einer Organisationseinheit benötigen zusätzliche manuelle Rechte, um die Projekte von anderen Personen der neuen Organisationseinheit zu bearbeiten. Wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. Projekte mit dem Status „intern eingereicht“ können nicht bearbeitet werden? •Bitte wenden Sie sich an den TISS Helpdesk. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank nach Projektleiter à unabhängig von Organisationseinheit Kontakt: Eldina Halvadzija DW Andreas Pauller Beate Berthold TISS Helpdesk 42009

9. TISS: Forschungsportal – Personen und Forschungseinheitenprofil Kurzinformation: Die Organisationstruktur wird nun über eine Schnittstelle aus SAP übernommen sowie die Personalzuordnung zu Organisationseinheiten wird automatisiert übernommen. Projektgruppen gibt es ab nicht mehr – diese gehen in die Forschungsbereiche- oder Forschungsgruppen auf. Sollte Information von bestehenden Projektgruppen auf neue Forschungsgruppen übernommen werden ist dies an TISS zu melden. Handlungsbedarf: ja, wenn Informationen aus bestehenden Projektgruppen in neue Forschungsgruppen oder – bereichen übernommen werden sollen (ab ) Warum sehe ich Projektgruppen nicht mehr? Die bestehenden Projektgruppen, die manuell angelegt wurden, werden in Zukunft nicht mehr angezeigt. Möchten Sie, dass Informationen zu diesen in den neuen Forschungsgruppen angezeigt werden (aufgrund der Strukturformulare), dann dies bitte dem TISS Helpdesk melden. Dort kann dies überführt werden. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank Kontakt: TISS Helpdesk 42009

9. Publikationsdatenbank Kurzinformation: "...Tatsächlich wird die neue Struktur für jene Fakultäten, die mit in die neue Struktur "kippen", in der Publikationsdatenbank erst nach Abschluss der Evaluierung für 2018, also im März 2019 implementiert werden. …" Detailanweisungen bitte aus von Herrn Riedling an User der Publikationsdatenbank direkt im September 2018 Kontakt:

10. TU.it Relevante Themen wie TU- Phone, UpTUdate und TU files wurden bereits auf Folie 24 erläutert Leistungsverrechnung Die Kostenstellen werden von der TU.it auf GLB-Innenaufträge geändert Bestehende Verrechnungsgruppen werden auf entsprechende Forschungsbereiche übergeleitet

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