Produktplan der Landeshauptstadt Schwerin

Präsentation zum Thema: "Produktplan der Landeshauptstadt Schwerin"—  Präsentation transkript:

1 Produktplan der Landeshauptstadt Schwerin
Neues Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) Produktplan der Landeshauptstadt Schwerin Teilprojekt Produktbildung (v.: Kerstin Hoch) Zentrale Steuerung (Andreas Ruhl) Stand:

2 Reform des Gemeindehaushaltsrechts
Einführung eines Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens (NKHR-MV) auf der Grundlage der Doppik Gesetz zur Einführung seit in Kraft; schreibt für alle Kommunen verbindlich die Einführung spätestens zum vor. Verordnungen (GemHVO, GemKVO und EigVO) seit bekannt gegeben und rückwirkend zum in Kraft. Produktrahmen als Verwaltungsvorschrift (Stand Entwurf: ); Weitere Verwaltungsvorschriften (Kontenrahmen, Abschreibungstabelle u.a.) liegen im Entwurf vor und kurzfristig bekannt gegeben werden. Diverse Praxishilfen (z.B. „Ausgestaltung des produktorientierten Haushalts“) Damit liegt das Regelwerk zur Einführung des NKHR-MV vor. Beschlüsse der Stadtvertretung (Grundsatzbeschluss, Budgetierung, Zielvereinbarungen, Qualitätsmanagement)

3 Produkte - Definition Ergebnis des Verwaltungshandelns, welches für Dritte (Bürger, Unternehmen oder andere Organisationseinheiten) erbracht wird. Abnehmer stehen außerhalb der leistungserbringenden Organisationseinheit: internes Produkt: Abnehmer sind andere Ämter innerhalb der Verwaltung Beispiel: Organisationsangelegenheiten (Stellenplan, Organisationsuntersuchungen und –beratungen, etc.) externes Produkt: Abnehmer befinden sich außerhalb der Verwaltung Beispiel: Baurechtliche Verfahren und Bauaufsicht (Bauanträge, Baukontrolle, Submission, etc.) KEIN Produkt: kein Abnehmer außerhalb der eigenen Organisationseinheit Beispiele: Mitarbeitergespräche, amtsinterne Dienstplanung, etc. Ein Produkt besteht aus einer Leistung oder einer Gruppe von Leistungen.

4 Produkte - Funktionen Produkte sind die Basis der zukünftigen Haushaltsgliederung und Grundlage für die Budgetbildung, i.V.m. Leistungen die Kostenträger in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), die Verbindung von Zielen und Zielgruppen einer Leistung mit Kennzahlen für die Leistungserreichung, Kontrollgegenstand von Steuerungsvorgaben der Stadtvertretung bzw. der Verwaltungsführung, die Basis interkommunaler Vergleiche.

5 Haushaltsgliederung Auswirkungen auf die Haushaltsgliederung:
Neugliederung des Haushaltsplanes Darstellung der Verwaltungsleistungen als Produkte (Ablösung der bisherigen kameralen Haushaltsgliederung durch den Produkt- und Kontenplan) Hauptproduktbereiche sind vergleichbar mit den kameralistischen Einzelplänen Beispiel: Hauptproduktbereich 2: Schule und Kultur vergleichbar E-Plan 2: Schule Produkte sind vergleichbar mit den Unterabschnitten (UA) Beispiel: Produkt Stadtbibliothek vergleichbar UA Stadtbibliothek Das Produktsachkonto ist vergleichbar mit der Haushaltsstelle (zusammengesetzt aus Gliederungs- und Gruppierungsnummer) und setzt sich zusammen aus der Produktnummer und der Kontonummer aus dem Kontenplan.

6 Haushaltssteuerung herkömmliche „inputorientierte“ Steuerung der Kommunalverwaltung erfolgt über die zentrale Zuteilung der Ressourcen Personal und Finanzen. Die Haushalts- und Stellenpläne geben präzise vor, welche Ressourcen genutzt werden dürfen. Die Haushalts- und Stellenpläne weisen jedoch nicht aus, welche Leistungen und Produkte mit diesen Ressourcen erzeugt werden sollen. „outputorientierte“ Steuerung ist die Steuerung des Verwaltungsgeschehens über Produkte. Erfolgt durch Vorgabe oder Vereinbarung produktbezogener Ziele. Kosten- und Leistungsrechnung über kostenrechnende Einrichtungen hinaus als „Datenlieferant“ zur Abrechnung der Produkt- und Leistungsziele Entwicklung von Kennzahlen über Qualität und Kosten der Verwaltungsleistungen als: Steuerungsinstrumente und für interkommunale Vergleiche

7 Berichtswesen Auswirkungen auf die Berichterstattung:
Einführung eines Berichtswesens zur Abrechnung der Ziele Zusammenführung von Zielen und Kennzahlen mit der Maßgabe: Handlungsempfehlungen zu erschließen und den Grad der Zielerreichung darzustellen Konzentration auf Qualität und Quantität der Leistungserstellung keine vordergründige Betrachtung fiskalischer Aspekte mehr Entwicklung qualitätsbezogener Kennzahlen Betrachtung und Optimierung der Leistungserstellungsprozesse Dauer von Genehmigungsverfahren, Liegezeiten von Vorgängen oder Schnittstellen zwischen den Verwaltungseinheiten ... Beispiele für qualitätsbezogene Kennzahlen: Beschwerdequote, Erneuerungsquote beim Medienbestand der Stadtbibliothek

8 Produktplan (I) Jede Kommune hat einen eigenen Produktplan aufzustellen. Dieser soll sämtliche Leistungen und Produkte abbilden und diese Produktgruppen, Produktbereichen und Hauptproduktbereichen zuordnen. Der Produktplan ist aus dem landeseinheitlichen Produktrahmen NKHR-MV abzuleiten. Die Zuordnung der Produkte zu Produktgruppen, der Produktgruppen zu Produktbereichen und der Produktbereiche zu Hauptproduktbereichen ist durch den landeseinheitlichen Produktrahmenplan zwingend vorgegeben. Ziele der landeseinheitlichen Vorgaben: - Interkommunale Vergleichbarkeit in MV - Erfüllung der finanzstatistischen Anforderungen 6 Hauptproduktbereiche 1 Zentrale Verwaltung 2 Schule und Kultur 3 Soziales und Jugend 4 Gesundheit und Sport 5 Gestaltung Umwelt 6 Zentrale Finanzleistungen 16 Produktbereiche 91 Produktgruppen Verbindlich vorgegeben Der kamerale Gliederungsplan wurde durch den doppischen Produktrahmenplan ersetzt. Grundlage sind nicht mehr die Unterabschnitte sondern die Produkte. Die Gemeinden und Gemeindeverbände sollen sich einen Überblick über die von ihnen erbrachten Leistungen und Produkte verschaffen, die kommunalen Produkte definieren, voneinander abgrenzen und systematisch darstellen. Dies bedeutet, dass die Gemeinden und Gemeindeverbände bei der Erstellung ihres kommunalen Produktplans die im landeseinheitlichen Produktrahmenplan ausgewiesenen Hauptproduktbereiche, Produktbereiche und Produktgruppen zwingend übernehmen müssen, soweit sie diesen zugeordnete Produkte ausweist oder Leistungen erbringt. Sofern einzelne Leistungen oder Produkte in der Gemeinde oder dem Gemeindeverband nicht erbracht werden, kann die Leistung oder das Produkt entfallen. Entsprechend kann eine Produktgruppe entfallen, wenn keine darunter fallenden Produkte erbracht werden bzw. ein Produktbereich, wenn keine darunter fallenden Produktgruppen darzustellen sind. Nicht verbindlich vorgeschrieben ist die Anzahl der Produkte und Leistungen, die gebildet werden. Die Gemeinden und Gemeindeverbände können ihre Produkte und Leistungen individuell entsprechend den Steuerungserfordernissen definieren. Der landeseinheitliche Produktrahmenplan enthält zur Bildung der Produkte und Leistungen Vorschläge, die vor Ort flexibel angepasst werden können

9 Produktplan (II) Aufbau des Produktrahmenplans am Beispiel der Stadtbibliothek Hauptprodukt- bereich 2 Schule und Kultur verbindlich Produkt-bereich 26 Theater, Musik-pflege, Musikschulen 27 Volkshochschulen, Bibliotheken 28 Heimat- und sonst. Kulturpflege Produkt-gruppe 271 Volkshochschulen 272 Büchereien, Bibliotheken Empfehlungen Produkt 27101 Volkshoch-schule „Ehm Welk“ 27201 Stadtbibliothek Leistung Bibliotheks-management Beschaffung und Be-reitstellung von Medien Benutzer-dienste

10 Produktplan (III) Vorgehensweise bei der Produktbildung:
Ausgangsbasis: - Produktrahmenentwurf des Landes M-V (aktueller Stand ), - Haushaltsplan, Aufgabengliederungsplan u.a. Organisationspläne Schwerins Ermittlung aller Leistungen, die von der Stadt Schwerin erbracht werden (gemeinsam mit den Fachbereichen) Zuordnung dieser Leistungen in die Produktgruppen des landeseinheitlichen Produktrahmenplanes (unabhängig von den kameralen UA) Zusammenfassen der Leistungen innerhalb einer Produktgruppe zu Produkten - Steuerungsrelevanz der Produkte - Anzahl der Produkte eingrenzen (sonst aufwendige Haushaltsbewirtschaftung) - Beachten der Finanzstatistik Arbeitsstand in Schwerin (März 2008): Der Schweriner Produktplan beinhaltet 122 Produkte der Kernverwaltung und 22 Produkte so genannter ausgegliederter Bereiche (z.B ZOO Schwerin, Tagesein-richtungen für Kinder).

11 Produktbeschreibungen (1)
Pflicht zur Produktbeschreibung: § 4 (7) GemHVO-Doppik ( ): „In jedem Teilhaushalt sind die wesentlichen Produkte und deren Auftragsgrundlage, Ziele und Leistungen zu beschreiben sowie Leistungsmengen und Kennzahlen zu Zielvorgaben anzugeben. Die Ziele und Kennzahlen sollen zur Grundlage der Gestaltung, der Planung, der Steuerung und der Erfolgskontrolle des jährlichen Haushaltes gemacht werden.“ Für die 122 Produkte der Kernverwaltung sind die Produktbeschreibungen fertiggestellt. Die Pflege der Produktbeschreibungen wird künftig ein laufender Prozess sein. (Hinsichtlich der Leistungen, Ziele und Kennzahlen müssen Produktbeschreibungen ständig hinterfragt und aktualisiert werden.) Durch Produktbeschreibungen sollen die einzelnen Produkte definiert und gegenüber anderen Produkten eindeutig abgegrenzt werden. Geeigneten Detaillierungsgrad wählen! (Endlose Auflistungen von Einzelzielen und Kennzahlen verfehlen ihr Ziel, es ist nur aufzuführen, was zur Steuerung unerlässlich ist.) Jede Produktbeschreibung ist mit den verantwortlichen Fachbereichen abgestimmt, es wurde gemeinsam mit dem Teilprojekt Produktbildung und den zuständigen Fachbereichen die Ziele formuliert und Kennzahlen bestimmt.

12 Produktbeschreibungen (2)
Kurz- bis mittelfristige Herausforderungen: - Formulierung konkreter steuerungsrelevanter Ziele: Welche strategischen Ziele hat die Stadtvertretung/Verwaltungsführung? Was kosten die Verwaltungsleistungen gegenwärtig (Stichwort KLR) und was werden sie kosten, wenn konkrete Leistungsverbesserungen (z.B. hinsichtlich Bürgerfreundlichkeit, Kinderfreundlichkeit) erzielt werden sollen? Welche Wirkung soll bei der Zielgruppe erzeugt werden? Sind die dafür zur Verfügung stehenden Finanz- / Personalressourcen ausreichend? - Auswahl solcher Kennzahlen, die eine Messung der Zielerreichung ermöglichen. - Wählen des geeigneten Detaillierungsgrades.

13 Beispielprodukt Stadtbibliothek (I)
Auszug aus dem Produktplan der Landshauptstadt Schwerin: Produktbereich Produktgruppe Produkt Leistungen Amt 27 Volkshoch-schulen, Bibliotheken 272 Büchereien, Bibliotheken 27201 Stadtbibliothek Bibliotheksmanagement (Beratung, Information, Öffentlichkeitsarbeit) 41 Beschaffung und Bereitstellung von Medien Benutzerdienste Veranstaltungen, Ausstellungen Verwaltungsbibliothek Stadtbildstelle (Medienzentrum)

14 Beispielprodukt Stadtbibliothek (II)
Produktbeschreibung Produktbereich 27 Volkshochschulen, Bibliotheken Produktgruppe 272 Büchereien, Bibliotheken Produktnummer 27201 Produktbezeichnung Stadtbibliothek Kurzbeschreibung Betrieb einer kommunalen Bibliothek Leistungen Bibliotheksmanagement (Beratung, Information, Öffentlichkeitsarbeit) Beschaffung und Bereitstellung von Medien Benutzungsdienste Veranstaltungen und Ausstellungen Verwaltungsbibliothek Stadtbildstelle (Medienzentrum)

15 Beispielprodukt Stadtbibliothek (III)
Ziele Versorgung der Bevölkerung mit Literatur und Information für die berufliche Bildung, Aus- und Fortbildung, Schule und Freizeit durch ein aktuelles, vielfältiges und nachfrageorientiertes Medienangebot mit einer jährlichen Erneuerungsquote von 12 % mindestens 10 % der Einwohner als aktive Nutzer erreichen Leseförderung, Erhöhung der Medienkompetenz Bereicherung des kulturellen Lebens der LH Schwerin durch Veranstaltungen Zielgruppen Alle Einwohner der Stadt Schwerin Kindergärten, Schulen sonstige Bildungs- und Kultureinrichtungen, Institutionen, Vereine Mitarbeiter der Stadtverwaltung Pädagogen Auftragsgrundlage Beschlüsse der Stadtvertretung Satzung über die Benutzung der Stadtbibliothek Schwerin Schulgesetz M-V, §114 (für Medienzentrum)  Rechtscharakter Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe Weisungsfreie Pflichtaufgabe Ziele sind hier noch sehr global formuliert. Zeit- und Zielgrößen müssten jeweils ergänzt werden. z. B. „Bereicherung des kulturellen Lebens der Stadt Schwerin durch mindestens 12 öffentliche Veranstaltungen im Jahr 2008.“

16 Beispielprodukt Stadtbibliothek (IV)
Verantwortlich Heidrun Hamann Organisationseinheit Stadtbibliothek Grund- / Kennzahlen Gesamtanzahl der Medien Anzahl der Nutzer / Anzahl der Entleihungen Anzahl der Führungen / Veranstaltungen Höhe des kommunalen Zuschussbedarfes Medien je Einwohner Erneuerungsquote¹ Entleihungen je Nutzer aktive Nutzer in % der Einwohner Anteil bestimmter Benutzergruppen an der Gesamtzahl Kommunaler Zuschuss je Nutzer Kosten des Produktes / Kosten je Einwohner Kostendeckungsgrad  Anmerkungen ¹ Erneuerungsquote ist das Verhältnis des Bestandszugangs zum Gesamtbestand. ² Kennzahlen werden gebildet, indem mindestens zwei Grundzahlen zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. Grundzahlen Kennzahlen²

17 Produktbeschreibung (vorgeschriebenes Muster)
Gem. § 61 GemHVO „Muster“ „Muster 9“ zur KV/ GemHVO-Doppik (siehe auch Internetauftritt des Gem.-Projektes NKHR-MV) Das geht so leider nicht. Vorschlag: Die Folie sollte nur Stichworte enthalten oder die Felder sollten leer bleiben. Parallel dazu wird ein Handout verteilt mit den Detailinformationen. Doch: da diese Folie nur das Layout der vorherigen 3 Folien (mit gleichem Inhalt) zeigt...

18 Berichtsmuster (teilweise verbindlich)
Gem. § 61 GemHVO „Muster“ „Muster 9“ zur KV/ GemHVO-Doppik (siehe auch Internetauftritt des Gem.-Projektes NKHR-MV) Noch einmal: Das geht so leider nicht. Vorschlag: Die Folie sollte nur Stichworte enthalten oder die Felder sollten leer bleiben. Parallel dazu wird ein Handout verteilt mit den Detailinformationen.

19 Budgetrecht und „Richtlinienkompetenz“ der Vertretung
Eckwertebeschluss = Im Eckwertebeschluss legt die Vertretung den Rahmen für die Bereichsbudgets (im NKHR: Teilhaushalte) als verbindliche Vorgabe für die Aufstellung der Teilhaushalte durch die Fachverwaltungen und die korrespondierenden Fachausschüsse fest. Der Eckwertebeschluss geht als Strategieentscheidung den Detailberatungen voraus. Strategieentscheidung Mittelfristige Ausrichtung auf die kommenden 3 bis 5 Jahre Konzentration auf zu erzielende Wirkungen und Kernthemen (in Zeiten knapper Kassen können nicht in allen Bereichen „Wohltaten“ vollbracht werden) Gesamtentwicklung der Kommune steht im Vordergrund Festlegen strategischer Ziele Der Eckwertebeschluss mündet in eine Zielvereinbarung zwischen Oberbürgermeister und Stadtvertretung. Ableitung jahresbezogener Ziele für die Teilhaushalte und Produkte/Leistungen Aufgabe der Fachausschüsse in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen Harmonisierung konkurrierender Ziele abschließender Haushaltsbeschluss in der Stadtvertretung Zu Zielharmonisierung: Industrieansiedlungen und „Umweltfreundliche Stadt“ ließen sich schwer vereinbaren. Verbindlichkeit eines Eckwertebeschlusses? – Unterschriebene Vereinbarung zw. Vertretung und OB... Dafür gibt es keinen definierten „Rechtscharakter“ – im Zweifel halt immer ein Beschluss der Stadtvertretung

20 Chancen / Risiken Chancen: Produktsteuerung bietet der Vertretung die Chance, nicht nur fiskalisch, sondern auch qualitativ und strategisch hochwertiger das Budgetrecht wahrzunehmen. Haushaltsaufstellung und Zielvorgaben können für die BürgerInnen transparenter gemacht werden. Risiken: Dem neuen Rechnungswesen kommt nur eine Alibi-Funktion zu. Der Umstellungsprozess verläuft nicht reibungsfrei. Die tatsächliche Haushaltslage wird verschleiert. Die Stadtvertretung wird nur unzureichend eingebunden und ist der Verwaltung fachlich nicht gewachsen.

21 Fazit / weiteres Vorgehen
Mit dem vorliegenden Produktplan wurde eine Produktstruktur geschaffen, die mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen (landeseinheitlicher Produktrahmenplan NKHR-MV) übereinstimmt und die maßgeblich den Ist-Stand der Organisationsstrukturen der hiesigen Verwaltung berücksichtigt (klare Zuständigkeiten für die Produkte, das heißt, für ein Produkt ist ein Amt verantwortlich). Nächste Schritte: Einbringung des Produktplans und der Produktbeschreibungen in die städtischen Gremien (erledigt) Abbildung der Produktstruktur im KLR-Modul (H&H) bis 04/2008 Erfassung der Produktinformationen (Produktbeschreibungen) im KLR-Modul (H&H) bis 04/2008 Weiterentwicklung steuerungsrelevanter Produktkennzahlen Konkretisierung der Produktziele