Schulung: POS: Online-Verwaltung von Studien- & Prüfungsleistungen

Präsentation zum Thema: "Schulung: POS: Online-Verwaltung von Studien- & Prüfungsleistungen"—  Präsentation transkript:

1 Schulung: POS: Online-Verwaltung von Studien- & Prüfungsleistungen
Januar 2018 Karin Trüe Silke Rother Universität Hildesheim

2 Vorstellungsrunde Name / Institut Berührungspunkte zum POS-Management
Ggf. konkrete Fragestellungen Januar 2018 Schulung POS

3 Übersicht Motivation / Grundlegendes POS-Funktionen
Leistungsverbuchung Notwendige Vorbereitungen Januar 2018 Schulung POS

4 Motivation

5 Motivation Vorteile von POS Bzgl. Zeit Bzgl. Qualität
Weniger Verzögerung durch Postweg / wiederholtes Abtippen von Listen etc. weniger Rückfragen wg. fehlender Informationen auf (Papier-)Prüfungslisten / Scheinen Keine Ersatzscheine bei Verlust notwendig Bzgl. Qualität Unmittelbare Kontrolle nach der Online-Eingabe Keine ‘Abtippfehler’ in den Prüfungsämtern Automatische Berechnung von Credits Bei Wahlveranstaltungen ggf. zum Vorteil der Studierenden Datenschutz (keine Aushänge von Prüfungslisten) Januar 2018 Schulung POS

6 Motivation Vorteile von POS Bzgl. Transparenz
Leistungen sind auch nach Jahren noch einsehbar: online-Archiv Ausnahmen/Anerkennungen möglich über P-Amt Vertretungsregelungen in den P-Ämtern Bzgl. Service für Studierende online-Notenspiegel jederzeit einsehbar Transcript of Records online erstellbar Automatisierte Erinnerungs-Mail bei befristeten Prüfungsanmeldungen Informations- nach erfolgter Leistungsverbuchung (nicht P-Amt) Januar 2018 Schulung POS

7 Motivation Vereinfachung und Vereinheitlichung
… aber nicht um jeden Preis… Einzel- und Sonderfälle weiterhin per Excel-Liste / Schein / Laufzettel ans P-Amt Beispiel: nur 5 Studierende in einem Studiengang (ausländische Doppelabschluss-Studierende, teilweise Erasmus-Studierende) aber Zuordnung von 100 LV zu Prüfungen notwendig… Beispiel: Individuelle Studienverläufe (genehmigte Ausnahmevarianten) Nur eingeschränkt in POS: Studium Generale, Profilmodul Januar 2018 Schulung POS

8 Einordnung POS Insgesamt 2 Anmeldephasen:
Phase 1: vor Semesterbeginn in LSF: für Veranstaltungen Phase 2: nach Semesterbeginn (etwa Woche 3) in POS: Für Studien- & Prüfungsleistungen -> beide Phasen sind unabhängig voneinander Januar 2018 Schulung POS

9 POS-Funktionen

10 LSF/POS: Als Studierende / Prüfungsanmeldung
Januar 2018 Schulung POS

11 POS-Funktionen Verbindliche Anmeldungen: Mit Anmeldefrist
Typischerweise für Klausuren Derzeit: Eingabe durch POS-Administrator*innen auf Anforderung d. Institute / Lehrperson Unverbindliche Anmeldungen: Ohne Fristen An- und Abmeldung jederzeit möglich Damit Studierende (bei Wahlfreiheit) entscheiden, in welches Modul eine Leistung eingetragen wird Nicht-erschienen = nicht bestanden? Nein, bestimmt die Lehrperson Januar 2018 Schulung POS

12 POS: Als Studierende / Prüfungsanmeldung
Januar 2018 Schulung POS

13 LSF: Als Lehrender Januar 2018 Schulung POS

14 POS Management / Veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung
Januar 2018 Schulung POS

15 POS Management / Veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung
Speichern mit TAN Nummer Nach dem Speichern prüfen, ob alles korrekt übernommen wurde (grüner Hintergrund) Januar 2018 Schulung POS

16 POS: Als Studierende / Notenspiegel
Januar 2018 Schulung POS

17 POS: Im Prüfungsamt Januar 2018 Schulung POS

18 Leistungsverbuchung: Allgemein
Leistungen: benotete Prüfungen und unbenotete Studienleistungen Wichtig für Vergabe der Leistungspunkte und die Angabe der Veranstaltungen im Transcript Achtung: Wiederholungsprüfungen in Extra-Liste eingeben Gefahr, dass existierende Einträge überschrieben werden Wenn eine Liste fehlt: Zuordnung von LV zu Modul nachholen (einen Tag warten, nachts werden dazu Aktualisierungen gemacht und die Listen werden erstellt) Bei den POS-Administrator*innen melden (oder bei Fragen) Januar 2015 Schulung POS

19 Leistungsverbuchung konkret
2x2 Varianten: Online vs. per Excel-Export / Import Online: wenige Studierende / Korrekturen Excel-Export/Import: Viele Studierende Veranstaltungs- vs. modulbasiert Veranstaltungsbasiert: nur eine Liste Modulbasiert: Studierende können von dem/der Prüfer*in eingetragen werden (in der passenden Liste) U.u. eine Liste pro Studiengang/PO-Version/Modul/Teilmodul Können sehr sehr viele werden… 4 Möglichkeiten: Veranstaltungsbasiert, online Veranstaltungsbasiert, per Excel-Export / Import Modulbasiert, online Modulbasiert, per Excel-Export / Import Januar 2015 Schulung POS

20 Leistungsverbuchung: Probleme
Studierende können sich nicht anmelden (aber sollten) Zuordnung von LV zu Modul fehlt (PO-Version) Voraussetzungsprüfung schlägt fehl? … Bitte bei POS-Admins melden! Studierende können sich anmelden (aber sollten nicht) Geschuldet u.a. dem Grundsatz der Flexibilität “Lieber eine Anmeldung irrtümlich erlauben als irrtümlich verweigern” System kann und soll nicht alle Voraussetzungen abprüfen Studierende wissen, dass eine erfolgreiche POS-Anmeldung nicht zwingend eine Zulassung zur Prüfung ist Eine manuelle Kontrolle bei einer Klausuranmeldung mit expliziter Zulassung / Ablehnung ist möglich Januar 2015 Schulung POS

21 Leistungsverbuchung: Probleme
Studierende haben sich nicht angemeldet Fall 1: es handelte sich um eine unverbindliche Anmeldung => Studierende an POS-Anmeldung erinnern, sie können sich auch im Nachhinein noch anmelden Fall 2: es handelte sich um eine verbindliche Anmeldung Entweder => Studierende erhalten keine Zulassung zur Prüfung (liegt im Ermessen des/der Dozent*in) Oder => Nach Zustimmung des/der Dozent*in wird die POS-Anmeldung von uns Posadministrator*innen eingetragen oder dem Prüfungsamt wird das Ergebnis mitgeteilt Oder => einfacher Fall(keine Wahlmöglichkeiten) – modulbasierte Leistungsverbuchung mit Eingabe der Matrikelnummer Januar 2015 Schulung POS

22 Leistungsverbuchung: Probleme
Studierende haben sich nicht angemeldet Fall 3: keine online-Anmeldung möglich, da z.B. Auflagenprüfung oder Zusatzleistung => Meldung des Prüfungsergebnisses an das Prüfungsamt Januar 2015 Schulung POS

23 Notwendige Vorbereitungen

24 3 Schritte zur Vorbereitung
Freischalten der POS-Funktionen Person muss in LSF angelegt sein Prüferrechte und Tan-Liste bei uns beantragen Lehrperson an der zugehörigen Veranstaltung Alternativ zu 2: Stellvertreterrechte vergeben Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen Trennung von Seminaren / Übungen, wenn separate Verbuchung notwendig => Durch Institute / von Posadministrator*innen weitestgehend vorbereitet auf Basis der Studienordnungen Januar 2018 Schulung POS

25 Schritt 1: TAN-Listen Wer Leistungen verbuchen möchte, benötigt eine initiale TAN-Liste Danach können neue TAN-Listen auf Basis der alten TAN-Liste erstellt werden Direkt bei uns anfragen Frau Rother / Frau Trüe im Dezernat 3 Januar 2018 Schulung POS

26 Schritt 1: Stellvertreterfunktion
Person X soll Leistungen f. Person Y eingeben können Als Einrichtungsadministrator*in die Person bearbeiten, die jemand anderen vertreten soll Den Reiter ‘Vertreter von’ ausfüllen “Vertrauensvolle” Hilfskräfte können einen eigenen LSF-Account zur Verbuchung von Leistungen bekommen Beschränkter Zugriff auf die Leistungen der Vergangenheit WICHTIG: Leistungsverbuchung ist ein sensibler Bereich… Januar 2018 Schulung POS

27 Schritt 2: Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen
Veranstaltung bearbeiten Reiter ‘Modulzuordnung’ Beschränkung der angezeigten Module Nur vom Institut lt. StO ‘verantworteten’ Module Januar 2018 Schulung POS

28 Schritt 2: Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen
Wie viele Listen pro Lehrveranstaltung? Eine Gruppe: Eine Liste Mehrere Parallelgruppen: - ein gemeinsamer Klausurtermin: eine Liste - eine Lehrperson pro Gruppe: eine Liste pro Parallelgruppe - Parallelgruppen ohne Lehrpersonen: eine Liste Datenschutz! Januar 2018 Schulung POS

29 Schritt 2: Zuordnung von LV zu Modulen: Besonderheiten
Wenn Nachschreibelisten oder Module fehlen: POS-Administrator*innen kontaktieren Modulprüfungen als ‘Lehrveranstaltungen’ im LSF erfassen Januar 2015 Schulung POS

30 Schritt 3: Kontrolle Kontrolle der korrekten Zuordnung
Zuordnung zu LSF-Module: Menü “Meine Funktionen” | “Kontrolle Zuordnung LSF-Module zu Veranstaltungen” Übersicht in Baumform, wie sie die Studierenden bei der Anmeldung zu den Veranstaltungen sehen Januar 2018 Schulung POS

31 Schritt 3: Kontrolle Januar 2018 Schulung POS

32 Schritt 3: Kontrolle Kontrolle der korrekten Zuordnung
Zuordnung zu POS-Prüfungen Menü “Meine Funktionen” | “POS-Management” | “Kontrolle Zuordnung Lehrveranstaltungen – POS-Prüfungen” (Excel) Tabellarische Übersicht für eine Einrichtung Modulhandbuch mit allen Veranstaltungen eines Studiengangs Z.B. für Studiengangsbeauftragte Januar 2018 Schulung POS

33 Fragen & Fakten Umbuchung von Leistungen von Modul X nach Y?
Im Prüfungsamt möglich Ohne ‘Extraaufwand’: Wenn Veranstaltung dem ‘Zielmodul’ Y im LSF zugeordnet Sonst Bescheinigung von dem/der Modulverantwortlichen, dass Leistung auch für Modul Y gültig ist Eingabe ‘alter’ Leistungen aus vergangenen Semestern? Im Prüfungsamt, wenn Leistungen vorliegen Mehrere Semester rückwirkend möglich Januar 2018 Schulung POS

34 Probleme Viele beteiligte Personen / Institutionen
Mit sehr verschiedenen Anforderungen ein System für alle trotz aller individuellen Einstellungsmöglichkeiten Datenschutz + Internet macht einiges komplizierter: TAN-Listen etc. POS basiert auf den Studienordnungen … incl. ggf. darin vorhandener Fehler / Ungenauigkeiten / ‘das-haben-wir-so-nicht-gemeint’ / ‘das-praktizieren-wir-anders’ … Januar 2018 Schulung POS

35 Beispiel: Minimierung des Aufwands
Frage: Wer darf Leistungen online eingeben? ‘Hildesheimer POS Variante’: Lehrveranstaltungs-orientiert Zuordnung von LV zu Modulen Alle Dozent*innen an der LV dürfen eingeben, sofern sie eine TAN-Liste und Prüferrechte haben “Stellvertreter*innen”-Funktion: Person X darf Leistungen für Person Y eingeben Externe Lehrbeauftragte, “IT-scheue” Personen, Zentrale Eingabe durch Hilfskräfte / Sekretariate / Mitarbeiter*innen/ … Januar 2018 Schulung POS

36 Papierkram… Trotzdem noch eine Liste ausdrucken und unterschreiben
Für juristische Klärungen 50 Jahre Aufbewahrungsfrist, bitte ans P-Amt schicken Erst abwarten, dass alle Leistungen vorhanden sind Wann Scheine ( s) / Laufzettel? Studierende die sich nicht online anmelden können “Seltene Gäste” (= Studierende aus ungewöhnlichen Studiengängen) Studium Generale nicht im System vorhandene Studiengänge Gasthörer*innen, Jungstudierende Januar 2018 Schulung POS

37 Weitere Informationen
Im Web: Projektseite: FAQ: FAQ f. Studierende: => Wird ständig aktualisiert Direkt im LSF in der Online-Hilfe Bei uns POS-Administrator*innen: posadmin (at) uni-hildesheim dot de Wichtig: Die Prüfungsämter können (in den allermeisten Fällen) das System manuell übersteuern! Januar 2018 Schulung POS

38 Das Ende… Danke fürs Zuhören / Ausprobieren / Rückmelden von Fehlern & Geduld beim Beheben der Fehler / … Januar 2018 Schulung POS