TCS Die Zeiterfassung zu VCS, damit Sie wissen was Ihr Team

Präsentation zum Thema: "TCS Die Zeiterfassung zu VCS, damit Sie wissen was Ihr Team"—  Präsentation transkript:

1 TCS Die Zeiterfassung zu VCS, damit Sie wissen was Ihr Team
„wirklich“ macht

2 Warum Zeiterfassung ? Anforderungen des Marktes
Die Margen an Teilen und Material gehen stetig zurück, Dritte regulieren und steuern hier künftig mehr und mehr Stundenverrechnungssätze werden reduziert oder können nicht weiter erhöht werden Lohn- und Lohnnebenkosten steigen Qualifizierte Mitarbeiter erwarten flexible und leistungsorientierte Lohnmodelle Für Sie als Dienstleister bedeutet dies Dringender denn je müssen Sie mit der Dienstleistung Ihres Teams Gewinne erwirtschaften da andere Bereiche sinken Die Umgebungsparameter dafür werden schwieriger als in der Vergangenheit (begrenzte Stundenverrechnungssätze, steigende Lohnkosten, zusätzliche Leistungen) Sie werden nur noch konkurrenzfähig und erfolgreich sein wenn Sie optimal arbeiten Ohne effizientes Controlling wird Ihnen das nicht auf Dauer gelingen Die Basis dafür bilden Ihr Auftragssystem VCS und die Zeiterfassung TCS !

3 Controlling was überwachen ?
Produktivität Kann Ihr Team seine Zeit nutzen um Arbeiten zu erbringen mit welchen Sie Geld verdienen oder gibt es Leerläufe welche zwar Kosten aber keine Umsätze erzeugen Effektivität Auf Auftragsebene Ist das Verhältnis der Zeit die Sie in Rechnung stellen zur Zeit die Sie dafür benötigen. Dies ist der direkte Vergleich zwischen Umsatz zu Kosten bei einer Dienstleistung und somit eine unerlässliche Größe für Ihre Nachkalkulation Auf Mitarbeiterebene Der Zeitquotient beurteilt den Fleiß Ihres Mitarbeiters Der Kostenquotient liefert eine objektive Beurteilung des Mitarbeiters unter Berücksichtigung der individuellen Kosten und realen Leistung des Mitarbeiters Qualität Wo gearbeitet wird passieren Fehler, wiederkehrende Fehler und die Quellen dazu müssen identifiziert und künftig vermieden werden

4 Controlling und die Voraussetzungen
Produktivität Die Arbeitszeiten müssen generell erfasst werden „Produktive“ und „Nicht Produktive“ Arbeiten werden definiert und als Tasten in der Zeiterfassung (TCS) definiert Ein erfasster Auftrag (in VCS) ist die Voraussetzung für „Produktive Arbeiten“ Fehleingaben sind zu verhindern oder zu korrigieren (TCS macht dies automatisch indem auf die Auftragsdaten in VCS zugegriffen wird) Effektivität Auf Auftragsebene Bearbeitungsschritte deren Effektivität Sie überwachen wollen sind zu definieren und das Verhältnis zwischen Auftrag (VCS Produktklasse) und Zeiterfassung (TCS Taste) festzulegen Für diese Bearbeitungsschritte sind auftragsseitig generell Vorgabezeiten zu bestimmen Die korrekte Erfassung aller Daten ist sicher zu stellen, sowohl VCS als auch TCS stellen hier Werkzeuge bereit welche die Erfassung und Kontrolle stark vereinfachen Auf Mitarbeiterebene Basis- und Deckungsbeitragskosten sind in der Zeiterfassung (TCS) zu hinterlegen Mitarbeiterspezifische Bewertungsfaktoren (TCS) sind zu definieren um Leistungsparameter einfließen zu lassen Qualität Beschwerden sind generell zu dokumentieren (in der VCS Vorgangsverwaltung), ist diese berechtigt, ist die Behebung der Reklamation in einem internen Auftrag abzuwickeln. Damit kann basierend auf den Auftragsdaten (VCS) und den Stempeldaten (TCS) statistisch ermittelt werden zu welchen Bearbeitungsschritten und Mitarbeitern am häufigsten Reklamationen vorhanden waren

5 Fazit: Ohne wird es nicht mehr gehen !
VCS und das perfekt integrierte TCS sind die Werkzeuge welche Ihnen die optimierte Erfassung der notwendigen Daten ermöglichen Sie bestimmen was kontrolliert werden soll, VCS und TCS können nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden Integrieren Sie Ihr Team, leben und handeln Sie im Betriebsalltag entsprechend Transparenz und wertvolle Informationen für weitere Entscheidungen sind das Ergebnis welches Sie erhalten !

6 TCS Hauptbildschirm Moderne Oberflächen mit Ribbonbars kombiniert mit erfolgreichen Funktionen wie der Multidesktop bilden das Grundgerüst von TCS Passen Sie mit verschiedenen Styles die Oberfläche nach Ihrem Geschmack an, denn, auch Werkzeuge dürfen gut aussehen

7 TCS Mitarbeiter Listen bieten schnellen Zugriff auf unterschiedlichste Daten. Filtern, sortieren, Detailfunktionen zum gewählten Eintrag und vieles mehr. Die Bedienung ist intuitiv und der Einarbeitungsaufwand gering.

8 TCS Mitarbeiter und Rechte
Das neue Rechtekonzept welches in TCS zum Einsatz kommt ist wegweisend und geht weit über die sonst üblichen Möglichkeiten hinaus. Anhand von Gruppen in den Rechtedefinitionen können nicht nur Rechte gewährt sondern auch explizit Funktionen verboten werden. Die kumulierte Darstellung zeigt auf Mitarbeiterebene exakt die Rechte an welche Ihm aus allen Einstellungs-möglichkeiten verbleiben.

9 TCS Tagesraster Die Zuordnung von Tagesrastern, welche das Tagessoll so wie die Rahmenbedingungen dazu definieren, erfolgt grafisch. Dazu stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung welche Monatsweise für mehrere Mitarbeiter oder jahresweise für einen Mitarbeiter die Daten zur Bearbeitung zur Verfügung stellen.

10 TCS Fehlzeitenverwaltung
Analog zur Festlegung der Tagesraster können Fehlzeiten grafisch erfasst und in unterschiedlichen Darstellungen bearbeitet werden

11 TCS Stempelliste Die Stempelliste ist optimiert für die Kontrolle und falls nötig schnelle Korrektur von Stempelungen. Symbole und Farben weisen auf mögliche Probleme hin. Diverse Funktionen die sich bereits in den Vor-gängerprodukten als nützlich erwiesen haben wurden optimiert und weiter verbessert Kombiniert mit einem Schnellerfassungsbereich die Zentrale zur Kontrolle und Pflege der Daten

12 TCS Stempelterminal Erfassung von Stempelungen über ein PC-Stempelterminal, JPS2 oder Datafox-Geräte. Weiterhin sind Importe aus CSV-Datenformaten möglich Für die Erfassung der Zeiten stehen PC-Terminals oder die robusteren Geräte von Datafox zur Verfügung. Neben der reinen Erfassung der Zeiten können sich Ihre Mitarbeiter darüber auch über Ihren Gleitzeitstand oder die noch verfügbaren Urlaubstage informieren. Selbstverständlich funktioniert auch die voll integrierte Zeiterfassung in Verbindung mit JPS2

13 TCS Daten im VCS Auftrag
Auftragsmaske mit Stempelungen Innerhalb des VCS Auftrags werden die Daten des Auftrags und die Informationen aus TCS sofort und direkt gegenübergestellt. Neben den Zeiten werden dabei auch Umsatz und Kosten gegenübergestellt

14 TCS Daten im Chefzahlenmodul
Innerhalb des Chefzahlenmoduls haben Sie die Möglichkeit die erreichte Effektivität nach Zeitraum, Mitarbeiter oder dem jeweiligen Bearbeitungsschritt zu analysieren. Je Auftrag und Bearbeitungsschritt sind die Werte bis zum einzelnen Mitarbeiter darstellbar. Neben der Effektivität kann hier auch die Produktivität so wie die sich ergebende Gesamtleistung ausgewertet werden.

15 TCS Listen Lohnstundenliste, Produktivität, Effektivität
Diverse Listen liefern die Daten die Sie benötigen

16 Effektiviät nach Auftrag

17 Effektiviät nach Mitarbeiter

18 Produktivität

19 Stempelliste & Tastenauswertung

20 Kostenstellen

21 Personalbezogene Listen
Urlaubsliste, Gleitzeitliste, Fehlzeitenliste, Fehlzeitendiagramme, Stempelzeiten