Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB

Präsentation zum Thema: "Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB"—  Präsentation transkript:

1 Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB
@-AVA Vorbemerkungen Der vorliegende Leitfaden beschreibt den Teilprozess der elektronischen Verfahrensgenehmigung innerhalb des Gesamtprozesses eines Verfahrens. Die elektronische Genehmigung ersetzt dabei die handschriftliche Signatur auf der Unterschriftenliste (Laufweg). Nachdem jeder „Genehmiger“ über persönliche Zugangsdaten (Bedienstetenummer und sicheres Passwort) als Zugangsvoraussetzung zur verfügt, ist eine eindeutige Zuordnung jeder Genehmigung (bzw. Ablehnung) möglich. Anmerkung: Die „Elektronische Verfahrensgenehmigung“ wird dzt. als Pilotprojekt behandelt. Die Wahl des elektronischen Weges obliegt der Zustimmung der „Fertiger / Genehmiger“ und erfordert in jedem Fall eine (telefonische) Vorabstimmung. Verwendete Abkürzungen OV Offenes Verfahren VV mit Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Bekanntmachung VV ohne Verhandlungsverfahren mit ohne Bekanntmachung NOV mit Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung NOV ohne Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung DV Direktvergabe RK Registerkarte VHR Verhandlungsrunde ID-Nummer Jedes auf der Plattform angelegte Verfahren erhält automatisch mit der Wahl der Funktion „Neue Ausschreibung“ eine eigene ID-Nummer, die auch auf den schriftlichen Vermerken abgebildet wird. Über diese Nummer wird das Verfahren eindeutig gekennzeichnet. Pflichtfelder Alle in „roter Schrift“ bezeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden um in den nächsten Status des Verfahrens zu gelangen. Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB Leitfaden M9.0-TP – Elektronische Verfahrens- und Vergabegenehmigung – Stand

2 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Zuständigkeiten-Genehmigung Die RK „Zuständigkeiten / Genehmigung“ dient zur Eingabe aller Verfahrensbeteiligten (vgl.: Laufweg). Sobald diese erfasst sind, kann die elektronische Verfahrensgenehmigung über das gleichnamige Button gestartet werden. Achtung: Bei der Wahl der elektronischen Genehmigung dürfen die Datums-Felder unter „Eingereicht und genehmigt“ nicht befüllt werden! Ausschreibende Stelle Als „Ausschreibende Stelle“ wird von der Plattform automatisch jene Stelle vorgeschlagen, zu der der („eingeloggte“) Bearbeiter gehört. Sollte der Bearbeiter für eine andere Stelle (einen anderen Bearbeiter) als die eigene, ein Verfahren abwickeln, kann diese Stelle über das nebenstehende Button ausgewählt werden. Sachbearbeiter (Erstes Augenpaar) Als erstes Augenpaar gilt immer der („eingeloggte“) Bearbeiter, der das Verfahren abwickelt. Zweites Augenpaar Auswahl des „2.Augenpaares“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Ein bevorzugtes 2.Augenpaar kann über die Stammdaten (Untermenü “My Account“) festgelegt werden. Wurde ein bevorzugtes 2.AP ausgewählt, wird es an dieser Stelle automatisch vorgeschlagen, kann aber über das nebenstehende Button wieder geändert werden. Prüfung / Zustimmung Auswahl der „Prüfer/Zustimmer“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Die Auswahl orientiert sich an den jeweils gesonderten unternehmensinternen Bestimmungen (QM, BHB, etc.) Die gewählte Reihenfolge kann über die nebenstehenden Buttons verändert werden. Fertigung / Genehmigung Auswahl der „Genehmiger/Fertiger“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, weil im Sinne des „Vieraugenprinzips“ bei jedem Verfahren zwei Genehmiger fertigen müssen. Eingereicht und genehmigt Die beiden Datumsfelder sind ausschließlich für die „schriftliche Verfahrensgenehmigung“ vorgesehen.

3 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Zuständigkeiten-Genehmigung Leserechte Auswahl der „Leserechte“ über das darüberstehende Button Anmerkung 1: Ein „Leserecht“ hat keine Funktion im Verfahren (Plattform-Prozess), wird aber über diverse Entscheidungen (z.B.: Zuschlagsentscheidung) per Standardmail informiert. Anmerkung 2: Ein Leserecht kann nur über die RKn „Verfahrensgenehmigung“ und „Vergabegenehmigung“ vergeben werden. In der Zwischenphase (ab Status „Angebotsfrist“) ist keine Zuteilung möglich. Funktion „Elektronische Genehmigung“ Über den Button „Elektronische Genehmigung“ wird die elektronische Verfahrensgenehmigung eingeleitet. Wenn die folgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“ bestätigt wird, wird ein Standardmail an den ersten Genehmiger (= immer das 2.Augenpaar) ausgelöst.

4 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung – Zuständigkeiten / Genehmigung Popup Mailinfo Funktion „ versenden“ Nach der Sicherheitsabfrage wird das Standardmail an den ersten Genehmiger aufgerufen und kann mit „ versenden“ verteilt werden. Das Mail enthält den „Genehmigungslink“ der den Bearbeiter direkt zu dem „zu genehmigenden“ Verfahren auf der Plattform führt. Anmerkung – Status: Mit der Wahl des Buttons „ versenden“ wechselt der Status von 0 (Grunddaten) auf 1 (Verfahrensgenehmigung) und wird „rot“, d.h. der Ausschreiber muss die Genehmigung abwarten, bevor das Verfahren weitergeführt werden kann.

5 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung – Zuständigkeiten / Genehmigung Sobald die elektronische Genehmigung eingeleitet wurde, werden alle RKn bis auf die zwei untersten „eingefroren“ (!). Die Grunddaten der Ausschreibung können nicht mehr verändert werden. Der Genehmigungsstatus wird angezeigt. Funktionen „Tausch“ und „Löschen“ Für evtl. Änderungen in der Verfahrensgenehmigung stehen die Funktionen „Tausch“ und „Löschen“ zur Verfügung. Bei einer Wahl dieser Funktionen, werden die „getauschten“, „gelöschten“ und „neuen“ Beteiligten – nach der Erfassung der Begründung (z.B.: Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit) – über diese Änderung per Standardmail informiert. Anmerkung Status: Der Status „Verfahrensvermerk“ in der Übersicht wechselt von „blank“ auf „rot“, d.h. das Verfahrens kann vom Bearbeiter erst nach Genehmigung des Verfahrensvermerkes weiter geführt werden.

6 Ansicht „2.Augenpaar“ / „Zustimmung“ / „Genehmigung“
Registerkarte: Zur Kontrolle / Leserechte Variante a) – Login Genehmigungslink Das Standardmail im Genehmigungsprozess enthält einen „Genehmigungslink“. Ein Klick auf diesen Link führt den „Zustimmer/Genehmiger“ nach dem folgenden Login automatisch zum Verfahrensvermerk des zu genehmigenden Verfahrens (siehe nächstes Screen). Anmerkung: Der „Genehmigungslink“ funktioniert nur, wenn der „Zustimmer/Genehmiger“ nicht bereits auf der Plattform „eingeloggt“ ist. Andernfalls gerät das System in Konflikt mit bereits offenen Seiten. Variante b) – Login Standard Das 2.Augenpaar findet die Ausschreibung in der RK „Zur Kontrolle / Leserechte“ (siehe o.a. Screen), gekennzeichnet mit einem roten Rufzeichen. Mit einem Klick auf das Projekt werden die RKn „Verfahrensvermerk“ und „Verfahrensinformation“ aufgerufen.

7 Ansicht „2.Augenpaar“ / „Zustimmung“ / „Genehmigung“
Registerkarte: Zur Kontrolle-Leserechte / Verfahrensvermerk Das 2.Augenpaar verfügt in der Detailansicht der Ausschreibung über die RKn „Verfahrensvermerk“ und „Verfahrensinformation“. RK Verfahrensvermerk In dieser RK ist der „Verfahrensvermerk“, die „Verfahrensbegründung“ und der Laufweg“ mit allen Grunddaten abgebildet. Bei Bedarf können diese Formulare über das Button in der Fußleiste ausgedruckt werden. Das 2.Augenpaar (und in weiterer Folge alle „Zustimmer / Genehmiger“) kann das Verfahren über die gleichnamigen Buttons in der Fußleiste „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Funktion „Genehmigen“ Bei der Genehmigung ist dieses Kann-Feld standardmäßig mit „kein Kommentar“ vorbelegt. Es kann ein Kommentar eingegeben werden. Nach der Wahl des Buttons „Verfahren genehmigen“ wird ein Mail an den nächstfolgenden „Zustimmer“ oder „Genehmiger“ ausgelöst und das Verfahren diesem zur „Zustimmung“ oder „Genehmigung“ überstellt. Funktion „Ablehnen“ Bei der Ablehnung ist das folgende Kommentarfeld ein Muss-Feld. Es muss ein Kommentar (Begründung der Ablehnung) eingegeben werden. Nach der Wahl des Buttons „Verfahren ablehnen“ wird ein Mail an den Ausschreiber (und ggf. an alle, die bisher genehmigt haben) ausgelöst und das Verfahren an den Ausschreiber „zurückgestellt.“ RK Verfahrensinformation In dieser RK stehen die horizontalen RKn „Statusinformation“, „Bieterentwicklung“, „Ergebnisfindung“ und „Protokolle“ zur Verfügung.

8 Ansicht „2.Augenpaar“ / „Zustimmung“ / „Genehmigung“
Registerkarte: Zur Kontrolle-Leserechte / Verfahrensvermerk Popup Mailinfo Im folgenden Mailinfo wird das Mail an den nächsten „Genehmiger“ mit dem „Kommentar“ dargestellt. Nach der Versendung wird das Verfahren dem nächsten „Genehmiger“ übergeben.

9 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung – Zuständigkeiten / Genehmigung Der Ausschreiber kann den Status der Verfahrensgenehmigung lfd. nachvollziehen. Jede Zustimmung wird in grüner Schrift mit dem Vermerk „Zugestimmt am ..“ (Datum der Zustimmung) angezeigt. Anmerkung-Status: Mit der Genehmigung des Verfahrens durch den „letzten“ Genehmiger wechselt der Status 1 (Verfahrensgenehmigung) in der Übersicht von „rot“ auf „grün“, d.h. der Ausschreiber kann das Verfahrens weiterführen.

10 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung – Zuständigkeiten / Genehmigung Weitere Vorgangsweise Funktion „Freigabe für Veröffentlichung anfordern“ Das Button „Freigabe für Veröffentlichung anfordern“ wird aktiv, wenn die Verfahrensgenehmigung abgeschlossen ist und die RK „Dokumente und Fristen“ befüllt wurde. Sofern die Ausschreibungsdokumente nicht bereits im Zuge der Verfahrensgenehmigung „upgeloadet“ wurden, müssen diese hinzugefügt werden, bevor das Verfahren im folgenden Schritt dem „2.Augenpaar“ zur Prüfung und Freigabe überstellt werden kann. Anmerkung: Nachdem zwischen der Verfahrensgenehmigung und der Freigabe durch das 2.Augenpaar eine gewisse Zeitspanne vergehen kann, besteht – im Falle einer personellen Änderung (Urlaub, Abwesenheit, etc.) – die Möglichkeit, das 2.Augenpaar zu ändern (Button „Tausch“).

11 Ansicht Sachbearbeiter (Ausschreiber)
Registerkarte: Verfahrensinformation / Statusinformation In der RK Verfahrensinformation / Statusinformation wird der Ablauf der elektronischen Verfahrensgenehmigung dokumentiert und kann daher jederzeit nachvollzogen werden. Die dazugehörigen, ausgelösten Mails sind unter „Detailansicht“ aufrufbar.