Ablauf Gruppenverantwortlichentreffen

Präsentation zum Thema: "Ablauf Gruppenverantwortlichentreffen"—  Präsentation transkript:

1 Gruppenverantwortlichentreffen zur Miniwallfahrt nach Rom 29. Juli – 04.August 2018

2 Ablauf Gruppenverantwortlichentreffen
Begrüßung und Organisatorisches (c.a. 15 Min.) Präsentation mit Rückfragen Überblick Wallfahrtswoche, Veranstaltungsorte in Rom, Gruppen- & Busverantwortliche, Infos zu Bus & Bett in Rom (c.a. 45 Min.) Stationenlauf in Kleingruppen: Hotspots in Rom, Aufgaben der Gruppenverantwortlichen/Busansprechpersonen, Organisatorisches, Rückfragen Transfer & Hotel Fa. Schweizer (c. a. 140 Min.) Rückfragen im Plenum (c. a. 20 Min.) Ausgabe & Check Pilgerpakete

3 1. Überblick Wallfahrtswoche

4 1. Überblick Wallfahrtswoche
Sonntag, 29.7. Nachmittags: Abfahrt in den Gemeinden Montag, 30.7. Mittags: Ankunft in Rom Danach: Ankommen in Rom Dienstag, 31.7. Morgens: EröffnungsGoDi Abends: Papstaudienz Mittwoch, 1.8. Kirchenführungen/ Besondere Angebote/Flashmob/eigenes Programm Donnerstag, 2.8. Katakomben/ Besondere Angebote/ eigenes Programm Freitag, 3.8. Vormittags: eigenes Programm Nachmittags: AbschlussGoDi danach: Abfahrt Samstag, 4.8. Mittags: Ankunft in Deutschland

5 2. Veranstaltungsorte Terminal Gianicolo
Medizinisches Zentrum in der Scuola Pio IX. St. Paul vor den Mauern St. Peter – die Papstaudienz Programm & Freizeit

6 2. Veranstaltungsorte

7 I. Terminal Gianicolo 2. Veranstaltungsorte Ort Beim Petersplatz
Büro und Restaurant auf Ebene 5 Öffnungszeiten Montag – Freitag: i.d.R. 9 – Uhr Funktion Veranstaltungszentrum Büros, Essen, durchgehende Angebote Infopoint Parkplatz und Umstiegsort für Busse Ort Notfallzentrale

8 2. Veranstaltungsorte I. Terminal Gianicolo

9 II. Medizinisches Zentrum in der Scuola Pio IX.
2. Veranstaltungsorte II. Medizinisches Zentrum in der Scuola Pio IX. Besetzung: 40 Malteser Öffnungszeiten Montag – Freitag: 9 – 21 Uhr Funktion Medizinisches Zentrum außerhalb der großen GoDis

10 III. St. Paul vor den Mauern
2. Veranstaltungsorte III. St. Paul vor den Mauern

11 2. Veranstaltungsorte

12 2. Veranstaltungsorte St. Paul vor den Mauern

13 III. St. Paul vor den Mauern
2. Veranstaltungsorte III. St. Paul vor den Mauern Am Einlass – nicht vergessen! Pilgerpass = Eintrittskarte Armband in der Tagesfarbe = Sicherheitscheck „Müllsack“ in der Tagesfarbe = für gefährliche Gegenstände Gottesdienstzeiten Dienstag, – 10 Uhr (Tagesfarbe blau) Freitag, – 17 Uhr (Tagesfarbe rot) Organisatorische Hinweise Medizinische Betreuung (Malteser) Infostand für Rückfragen/Fundgrube Wasserausgabe gesichert

14 2. Veranstaltungsorte

15 IV. St. Peter - Papstaudienz
2. Veranstaltungsorte IV. St. Peter - Papstaudienz Papstaudienz Dienstag, Start Vorprogramm: Uhr Start Audienz: Uhr Achtung Mittagshitze! Kopfbedeckung Sonnencreme Wasserflasche (Plastik erlaubt) Organisatorische Hinweise Medizinische Betreuung durch FR-Malteser Am Einlass – nicht vergessen! Pilgertuch = Eintrittskarte (Zugang auch mit getauschtem Pilgertuch möglich!) Verhalten an den Sicherheitsschleusen Anweisungen der Sicherheitskräfte und Helfer folgen Gefährliche Gegenstände werden voraussichtlich entsorgt

16 2. Veranstaltungsorte

17 V. Programm & Freizeit 2. Veranstaltungsorte
Mittwoch – Donnerstag Führungen in Kirchen/Katakomben Besondere Angebote Fachstellenangebote (Verlosung) Ausflüge der Gruppen Indiv. Gruppenprogramm in Rom Programm im Wochenplan abgebildet (siehe Pilgerpaket) Organisatorische Hinweise Medizinische Betreuung durch FR-Malteser Am Einlass – nicht vergessen! Pilgerausweis Voucher (2-fache Ausfertigung!) (Kirchenführung/Katakombenführung) Einweisung vor den Führungen zu Sorgsamer Umgang mit technischem Gerät (Audioguides) Anweisungen unserer ehrenamtlichen Helfer folgen

18 3. Gruppenverantworliche & Busansprechpersonen
Gruppenverantwortliche Busansprechpersonen

19 I. Die Gruppenverantwortlichen
3. Gruppenverantwortliche & Busansprechpersonen I. Die Gruppenverantwortlichen Gruppenverantwortliche sind… verantwortlich für ihre Gruppe Ansprechpartner für die Wallfahrtsleitung Anwältinnen und Anwälte für das Thema „Prävention vor sexualisierter Gewalt“ Aufgaben Aufsichtspflicht über die Pilgergruppe Programmgestaltung ihrer Gruppe Einhaltung des Rahmenprogramms der Gruppe Ansprechpartner für Wünsche und Anregungen der Minis Kenntnis von Allergien und Krankheiten der Minis Zimmerlisten prüfen und an Busansprechpersonen bei Hotel-Check-In übergeben

20 I. Die Gruppenverantwortlichen
3. Gruppenverantwortliche & Busansprechpersonen I. Die Gruppenverantwortlichen Verhalten im Notfall (siehe Heft für Gruppenverantwortliche!) Sicherheitsmaßnahmen ergreifen: Unfallstelle absichern Gefahren beseitigen Überblick verschaffen: Was? Wo? Gruppe in Sicherheit bringen: aus Gefahrenbereich Entfernen Anwesenheit überprüfen Medizinische Versorgung: wählt 112 Rettungsdienst & Polizei: Ersthelfer benennen Betroffene betreuen Team der Erzdiözese informieren Information über Telefonnummer Notfallhandy

21 II. Die Busansprechpersonen
3. Gruppenverantwortliche & Busansprechpersonen II. Die Busansprechpersonen Aufgaben Ansprechpersonen der BusfahrerInnen Überprüfung der Wochenpläne gemeinsam mit Gruppenverantwortlichen Überprüfung der Zustiege vor Abfahrt nach Rom Entgegennahme der Zimmerlisten der Gruppenverantwortlichen im jeweiligen Bus vor Hotel-Check-In Verhalten bei Busunfall Absprachen mit Busfahrern Absprache mit Gruppenverantwortlichen Ggfs. Kontakt zu Rettungskräften Ggfs. Kontakt zu Fa. Schweizer Ggfs. Busgruppe außerhalb der Gefahrenzone bringen

22 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
Firma Schweizer – Wer sind wir? Der Anreisetag & die Zustiege Die Ankunft in Rom Verhalten im Hotel Der Abreisetag Verhalten im Bus

23 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
I. Wer sind wir? Kooperationspartner der Fachstelle Minis Familienunternehmen aus dem Schwarzwald Im ÖPNV & der Touristik tätig Ca. 100 Mitarbeiter Seit über 34 Jahren mit den Minis aus Freiburg unterwegs

24 II. Der Anreisetag & die Zustiege
4. Infos zu Bus & Bett in Rom II. Der Anreisetag & die Zustiege Zur Vorbereitung „Marschverpflegung“ von Zuhause „Normaler Gepäckumfang“ (Reisetasche/ kein Hartschalenkoffer) Visumspflicht prüfen Nichtraucherbusse (bitte bedenken!) Keine Getränkekisten mitbringen Zustiege aus dem Wochenplan prüfen Zustiege allen Pilgerinnen und Pilgern mitteilen (Zeit & Ort)

25 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
III. Die Ankunft in Rom Vor Hotelanfahrt Essensversorgung sichern (ggfs. Supermarkt anfahren!) Hotel Check-In Zimmerlisten der Gruppenverantwortlichen für Hotel-Check-In bereithalten Möglich: Im Bus weitere Listen zum Ausfüllen durch TN, um reibungslosen Check-In durchzuführen ital.-deutsche Einverständniserklärung für ALLE U18-TN parat halten: Busansprechperson & Gruppenverantwortliche klären Hotel-Check-In Gruppe wartet im Bus Falls noch nicht alle Zimmer bezugsfertig  Gepäck bei Rezeption unterbringen während der Woche: Zimmerlisten im Büro von Schweizer Reisen im Gianicolo abgeben Transfer in die Stadt Details siehe Wochenplan Allgemein: Transfers ins Zentrum mit ÖPNV Für Hotels ohne ÖPNV: Shuttleservice Metro-Hotel zw. 21 Uhr – 23 Uhr gesichert

26 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
IV. Verhalten im Hotel Verhalten im Hotel Ruhezeiten in Hotels beachten (22 Uhr -06 Uhr!) Andere Hotelgäste nicht stören Achtung Kostenfalle (Pay-TV, Telefon, Mini-Bar in den Zimmern meiden!) Frühstück „Vesperlieferant“ Hotelkategorien unterscheiden sich bei 8500 TN

27 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
V. Der Abreisetag Morgens Beladen des Gepäcks Transfer in die Stadt bis spätestens 9 Uhr (Lenkzeiten Fahrer!) „Marschverpflegung“ für Rückreise Gruppenverantwortliche und Hotelpersonal machen den Hotel Check-Out Mittags Fahrt zum GoDi in St. Paul mit ÖPNV Abends Sammlung der Gruppe nach Abschluss-GoDi Kontrolle der Gruppe auf Vollzähligkeit SMS an Leitstelle nach Busabfahrt aus Rom Ggfs. Supermarkt anfahren zur Verpflegung der TN (Zentraler Einkauf durch Gruppenverantwortliche!)

28 4. Infos zu Bus & Bett in Rom
VI. Verhalten im Bus Busregeln Anweisungen des Fahrers folgen Nicht rauchen Kein Alkohol Kein Müll in die Toilette werfen Anschnallen Nicht stehen Keine Wertgegenstände zurücklassen ACHTUNG: Bei Fahrerwechsel in Piacenza bitte nicht aussteigen!

29 Weitere Themen des Nachmittags in 4 Stationen:
Station 1: Hotspots in Rom Station 2: Aufgaben der Gruppenverantwortlichen/Busansprechpersonen Station 3: Organisatorisches für die Wallfahrtswoche Station 4: Rückfragen Transfer & Hotel Fa. Schweizer

30 Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter
I. St. Paul – Einlass Anreise zum Eröffnungsgottesdienst am Dienstag Je nach Hotellage & Angabe im Wochenplan wird die Busgruppe mit dem Reisebus oder mit dem ÖPNV in eurem vorgegebenen Zeitfenster nach St. Paul vor den Mauern anreisen Zeitkorridore für Einlass Eröffnungsgottesdienst einhalten (siehe Wochenplan) Einlass startet Dienstag ab 7.00 Uhr Anreise zum Abschlussgottesdienst am Freitag Die Busse stehen nach dem Gepäckverladen & dem Transfer Stadt nicht mehr bereit Die Anreise zum Abschlussgottesdienst erfolgt via ÖPNV Einlass startet am Freitag ab Uhr  ÖPNV regelt die Anzahl der PilgerInnen, daher keine Zeitkorridore im Wochenplan abgebildet (Bitte nicht erst „kurz vor“ an St. Paul erscheinen) WICHTIG: Zeigt euren Gruppen vor dem Eintritt in St. Paul, wo eure Busnummer ausgehängt ist.

31 Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter
I. St. Paul – Einlass Zur Situation Veränderte Sicherheitslage in & um St. Paul (anders als 2010, 2014!) Sicherheitskontrollen beim Einlass Zur Vorbereitung Sicherheitshinweise gründlich durchlesen (Gruppenverantwortlichen Heft!) Anweisungen des Sicherheitspersonals und der freiwilligen Helfer folgen Verhalten an den Sicherheitsschleusen Pilgerpass bereithalten Armband in der Tagesfarbe bereithalten Rucksäcke öffnen Anweisungen der Sicherheitskräfte & Helfer folgen Gefährliche Gegenstände im „Müllsack“ in der Tagesfarbe sammeln und samt Pfarreikennziffer den HelferInnen geben

32 II. St. Paul – Abfahrtszenario
Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter II. St. Paul – Abfahrtszenario Verlassen des Kirchenraums nach dem Gottesdienst St. Paul durch den nächstgelegenen Ausgang leise & geordnet verlassen Müll & leere Plastikwasserflaschen mitnehmen Gruppenverantwortliche holen ihren Müllsack an gekennzeichneten Sammelpunkten Pilgergruppen warten gesammelt auf die Gruppenverantwortlichen Abreise nach dem Eröffnungsgottesdienst am Dienstag Die Abfahrt am Dienstag erfolgt via ÖPNV oder zu Fuß Toiletten finden sich im Parco Schuster

33 II. St. Paul – Abfahrtszenario
Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter II. St. Paul – Abfahrtszenario Verlassen des Kirchenraums nach dem Gottesdienst St. Paul durch den nächstgelegenen Ausgang leise & geordnet verlassen Müll & leere Plastikwasserflaschen mitnehmen Gruppenverantwortliche holen ihren Müllsack an gekennzeichneten Sammelpunkten Pilgergruppen warten gesammelt auf die Gruppenverantwortlichen Abreise nach dem Abschlussgottesdienst am Freitag Sammlung bei den Busnummern, seitlich der Basilika Busnummern sind nach 2 Abfahrtswellen numerisch aufsteigend ausgehängt Die Farbe unter der Busnummer zeigt den Abfahrtsbereich an (grün, gelb, rot/blau) Vollständigkeit der Gruppe prüfen Müllsack holen und auf Vollständigkeit prüfen Abfahrtssignal abwarten Nach Busabfahrt per SMS an der Leitstelle melden  Bei Fragen an der Fachstelle melden

34 II. St. Paul – Abfahrtszenario
Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter II. St. Paul – Abfahrtszenario

35 II. St. Peter – Abfahrtszenario
Station 1 – Einlass- & Abfahrtsszenarien St. Paul & St. Peter II. St. Peter – Abfahrtszenario Abfahrt nach der Papstaudienz am Dienstag drei Möglichkeiten: ÖPNV zu Fuß Bustransfer Petersplatz - Hotel bei Bustransfer: - BETRIFFT NUR GRUPPEN, DIE MIT DEM BUS NACH DER PAPSTAUDIENZ ZUM HOTEL GEFAHREN WERDEN WOLLEN im Juli erhalten die betreffenden Busgruppen eine ausführliche Mail mit einer das Abfahrsszenario nach der Papstaudienz erklärenden Datei

36 Fragerunde Offene Fragen ?

37 Das Pilgerpaket …