Elektronische Fakturierung

Präsentation zum Thema: "Elektronische Fakturierung"—  Präsentation transkript:

1 Elektronische Fakturierung
Neue Pflicht ab WIFI - Weiterbildung ,

2 Referent Dipl-Kfm. Günther Sigmund Unternehmensberater PSP – Peintner, Seidner & Partner Brixen, Großer Graben 21 Kanzlei PSP – Peintner, Seidner & Partner BOZEN / BRIXEN / STERZING / KLAUSEN / RITTEN Haftungsausschluss: Die Informationen in diesen Unterlagen werden auf ihre Richtigkeit hin geprüft. Fehler können trotz größter Sorgfalt nicht ausgeschlossen werden. Insbesondere gilt zu beachten, dass Gesetze und Interpretationen sich auch kurzfristig ändern und daher zeitliche Anwendungsprobleme nicht ausgeschlossen werden können. Der Referent übernimmt keine Gewähr oder Haftung für Schäden, die durch die Anwendung der in diesen Unterlagen oder mündlich erteilten Informationen entstehen könnten.

3 Überblick zu den heutigen Themen
Gesetzliche Grundlagen Elektronische Rechnungen - Rechnungsversand - Rechnungserhalt Vor- und Nachteile Normgerechte Archivierung

4 Gesetzliche Grundlagen

5 Gesetzesgrundlagen EU Projekt „i2010“ EU Richtlinie 45/2010/EU
Art. 1 Abs Gesetz 244/2007 Art. 1 Abs. 325 Stabilitätsgesetz 2013 Ministerialdekret vom Rundschreiben AdE vom , Nr. 18/E DL 127/2015 (Einführung Rechnungen B2B) Gesetz 193/2016 Art. 1 Abs. 909 Gesetz 205/2017 (Pflicht ab ) Rundschreiben AdE vom

6 Entwicklung Einführung elektronische Rechnungen gegenüber öffentliche Verwaltungen Ministerien, Agenturen, INPS/NISF alle öffentliche Körperschaften bzw Rechnungen an den GSE (Stromverkauf)

7 Entwicklung Einführung elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) (D.LGS 127/2015) Infrastruktur der elektr. Rechnungen gegenüber öffentliche Verwaltungen funktioniert ab auch für private Unternehmen Anpassung des Standards XML 1.2 für private Unternehmen Einführung von Erleichterungen für Unternehmen, die Rechnungen über den SDI (sistema di interscambio) empfangen und versenden freiwillige Option

8 Entwicklung Neuerungen im Bereich der elektr. Rechnungen (B2B)
(DL 193/2016) ohne zusätzlicher Option, müssen Rechnungen die über den SDI versendet werden, nicht nochmals gemeldet werden gilt für die Kunden- und Lieferantenlisten

9 Entwicklung Einführung elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) Fakultative Entscheidung Erdöl- und Treibstoffsektor, Sub-Unternehmen bei öffentlichen Aufträgen Rechnungen an alle Unternehmen (B2B) und an Privatpersonen (B2C), außer Minimi und Forfait-System

10 Entwicklung Einführung elektronische Rechnungen innerhalb der EU
Festlegung Standards für elektronische Rechnungen auf EU-Ebene Umsetzung für öffentliche Verwaltungen lt. EU-Richtlinie 55/2014 innerhalb (Aufschub bis möglich) Umsetzung für private Unternehmen ist nur eine Frage der Zeit!

11 Elektronische Rechnungen

12 Elektronische Rechnungen
Merkmale: indirekte Zustellung an die öffentliche Verwaltung bzw. das Unternehmen über das SDI XML Format Digitale Unterschrift (nicht für Private) Angabe des IPA – Kodex (= einheitlicher Kodex des Empfängeramt der öffentlichen Verwaltung) – Suche Zustellung mittels PEC- oder Beantragung Kodex SDI (für private Unternehmen) – Suche

13 Was benötigen Sie zum Versand/Empfang?
Software XML (estensible markup Language“ für die Erstellung bzw. Darstellung der elektronischen Rechnung Digitale Unterschrift PEC Programm für die elektronische Archivierung alternativ Online-Portal eines Drittanbieters, der diese Aufgaben übernimmt

14 Sistema di interscambio (SDI)
Übermittlung Weiterleitung Absender Empfangsbestätigung Empfänger Mitteilung: - Annahme/Ablehnung - Frist abgelaufen Annahme/Ablehnung

15 Rechnungsversand in der Praxis
Erstellung der Rechnung Versendung der Rechnung Kontrolle der Mitteilungen Ausgehend von der Entscheidung die gesamte Organisation der elektronischen Rechnungen intern oder extern durchzuführen, ergeben sich verschiedene Aufgaben die durchzuführen sind. Ich versuche Ihnen beide Wege kurz zu erklären

16 Erstellung der Rechnung
über eigene ERP-Software (Fakturierungsprogramm) Online-Plattformen (diverse Anbieter) Auslagerung an Dritte Die erste Entscheidung die zu treffen ist, mache ich Rechnungen selbst, über ein Online-Portal oder übergebe ich den Dienst jemanden, unterschiedliche Kosten Folgende Daten müssen vorhanden sein: IPA-Kodex (Kodex der öffentlichen Verwaltung), evtl. CIG und CUP, falls gefordert, was passiert mit der MwSt? Split-Payment oder Reverse Charge Eigene ERP-Software: Export der normal erstellten Rechnung in XML Online-Plattform: Eingabe der Rechnungsdaten in ein Online-Formular, alles weitere geschieht automatisch Auslagerung an Dritte: Übermittlung der Rechnungsdaten an Dritte, die die Eingabe machen

17 Erstellung der Rechnung
XML-Format Die Rechnung muss im XML-Format nach den technischen Richtlinien des Gesetzgebers erstellt werden digitale Unterschrift (nicht für Private) SDI-Kodex oder PEC-Adresse des Kunden eigener Nummernkreis virtuelle Stempelmarken Wer Rechnung selbst macht, muss die Rechnung im offiziellen XML-Standard exportieren können und dann digital Unterschreiben Digitale Unterschrift bekommen Sie bei der Handelskammer (Termin vereinbaren, persönlich hingehen) oder andere zertifizierte Stellen (Aruba, Namirial) Beim Online-Portal muss man sich normalerweise darum nicht kümmern Für alle gilt: Eigener Nummernkreis ist notwendig, wegen der digitalen Archivierung, ansonsten ist die fortlaufende Nummerierung nicht mehr gegeben Fallen Stempelmarken an, muss auf der Rechnung der Zusatz „assolvimento dell‘imposta in base al DM “ aufscheinen und innerhalb Ende April des darauffolgenden Jahres eingezahlt werden

18 Versendung der Rechnung
Werden die Rechnungen selbst versendet über die eigene PEC-Adresse die erste Nachricht als Anlage unter 30 MB an die Adresse weitere Nachrichten müssen an die mitgeteilte Adresse geschickt werden Online-Zugang Entratel, Fiscoonline, SPID oder bei der Einnahmeagentur aktivierte CNS max. 5 MB OnlineZugang: sdi.fatturapa.gov.it CNS: carta nazionale dei servizi SDICoop: Versendung über einen Web-Dienst SDIFTP: Versendung über einen FTP-server SPCoop: Versendung über einen Web-Dienst im SPC-Format (sistema pubblico di connettività)

19 Versendung der Rechnung
Versand durch Dritte Online-Plattform keine weitere Schritte notwendig über den eigenen Steuerberater - Übermittlung der XML-Datei an den Berater - bei der Rechnung müssen die Daten des befähigten Vermittlers (intermediario) angegeben werden Bei Online-Plattformen kann man nach Eingabe aller Daten auf „Versenden“ klicken und der Dienst macht alle weiteren Schritte eigenständig Erstellt man die Rechnung in XML selbst, kann man die weiteren Schritte auslagern, entweder auf eine Online-Plattform, die zulässt, dass man XML-Dateien hochlädt oder an Dritte (z.B. Steuerberater)

20 Versendung der Rechnung
Bestätigungen Empfangsbestätigung durch das SDI innerhalb kurzer Zeit Annahme/Ablehnung durch die öffentliche Verwaltung innerhalb 15 Tage keine Annahme/Ablehnung zwischen Unternehmen/Private weitere Nachrichten (Rückruf, Korrektur, usw.) Normalerweise erhält man nach ein paar Minuten (manchmal auch Stunden) eine Mitteilung, dass die Rechnung akzeptiert und an die Verwaltung weitergeleitet wurde Wenn die Verwaltung die Rechnung erhält und im SDI darauf antwortet, bekommt man eine Nachricht, dass die Verwaltung die Rechnung erhalten hat (passiert selten). Nach 15 Tagen ohne Rückmeldung durch die Verwaltung, wird die Mitteilung versenden, dass die Rechnung in Ordnung ist Andere Mitteilungen können Informationen über evtl. Fehler (falscher Kodex, fehlende CIG oder CUP-Nummer, Rechnung nicht zustellbar, usw.) enthalten

21 Versendung der Rechnung
Ricevuta consegna: diese Mittelung kommt innerhalb kurzer Zeit Notifica Decorrenza Termini: diese Mitteilung kommt nach 15 Tagen

22 Versendung der Rechnung
Diese Mitteilung kommt, wenn die Verwaltung antwortet und den Erhalt vor den 15 Tagen bestätigt

23 Versendung der Rechnung
Beispiel eines Fehlers: Bei dieser Rechnung war der Kodex falsch angegeben und musste korrigiert und neu versendet werden

24 Versendung der Rechnung an Private
Feld SDI-Kodex enthält Feld PEC-Adresse bleibt leer (nur bei Private möglich) Kunde erhält Kopie der Rechnung in Papierform oder als PDF mittels Kunde muss informiert werden, dass die Rechnung elektronisch auf dem Portal der Agentur der Einnahmen bereitgestellt wird

25 Kontrolle der Versendung
Mitteilung über erfolgter Zustellung/Ablehnung (notifica di consegna/scarto) – max. 5 Tage Mitteilung über fehlerhafte Zustellung (ricevuta di mancato recapito) Mitteilung an den Empfänger, dass die Rechnung online ist Mitteilung über Annahme bzw. Ablehnung von Seiten des Kunden (nur bei öffentlichen Verwaltungen) NB! Nicht zugestellte Rechnungen = nicht ausgestellt

26 Rechnungsempfang in der Praxis
mittels PEC-Nachricht über ein Online-Portal NB! Minimi und Forfait-System, sowie Private können die Rechnungen zusätzlich in Papierform erhalten, die Rechnung muss aber elektronisch ausgestellt werden und kann über ein Online-Zugang eingesehen werden.

27 Rechnungsempfang mittels PEC
von SDI Anhang enthält die Rechnung im Format XML bzw. P7M kostenlos Nachteil: Darstellung der Rechnung (eigenes Programm) Kontrolle der eingehenden Rechnungen Mitteilungen betreffend Annahme/Ablehnung der Rechnung

28 Darstellung der Rechnung in XML

29 Rechnungsempfang mittels Portal
Angabe eines SDI-Kodexes bei Ausstellung der Rechnung Eingang der Rechnungen kann über ein Portal kontrolliert werden Kostenpflichtig (AdE wird ein kostenloses Portal zur Verfügung stellen) Vorteil: Leserliche Darstellung der Rechnung Stand der Rechnung (Mitteilungen usw.) Schnittstelle zu Buchhaltungsprogramm möglich (Import Buchungen)

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32 Vor- und Nachteile

33 Vorteile Zeitersparnis
Kostenersparnis für den Versand (Postspesen) und die Archivierung der Erhalt der Rechnung wird bestätigt Steuerrechtliche Vorteile

34 Nachteile keine flächendeckende Anwendung (Minimi und Forfait-System, ausländische Empfänger) Datum der Zustellung der Rechnung ist nachverfolgbar Organisation elektronische Rechnungen und Rechnungen in Papierform Umstellung Arbeitsabläufe und Software Flexibilität der Mitarbeiter ist gefragt!

35 Ausblick Erste Fälligkeit 01.07.2018 Zweite Fälligkeit 01.01.2019
Rechnungen an Privatpersonen Rechnungen die nicht über SDI laufen (z.B. Ausland) Tagesinkasso Archivierung

36 Ausblick Portal Agentur der Einnahmen - Anmeldung - Angabe PEC-Adresse oder SDI-Kodex - Download QR-Code für Ausstellung der Rechnung Elektr. Rechnungen Tankstellen (ohne Angabe des Fahrzeuges) - keine Treibstoffkarte mehr - die Rechnung kann am Monatsende ausgestellt werden (Begleitdokument muss ausgestellt werden) Festlegung auf welche Art & Weise die elektr. Rechnungen zugestellt werden soll (PEC oder Portal)

37 Archivierung

38 Gesetzesgrundlagen DM Risoluzione AdE 46/E vom Risoluzione AdE 158 vom Provvedimento AdE Prot. Nr Circolare AE 5/E vom DM Circolare Nr. 1/Df des MEF vom Risoluzione AdE Nr. 81/E vom Risoluzione AdE Nr. 46 vom Risoluzione Nr. 96/E vom DPCM und Art ZGB (zivilrechtliche Aufbewahrungsfristen)

39 Elektronische Archivierung der Rechnungen
Die elektronischen Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden Die Rechnungen in Papierform können in elektronischer Form aufbewahrt werden Evtl. Zahlung einer Stempelsteuer muss 120 Tage nach Ablauf der Steuerperiode erfolgen. Auf der Rechnung muss vermerkt sein: „assolvimento dell‘imposta in base al DM “

40 Archivierung der Rechnung
die Archivierung kann nur digital, nach den gesetzlichen Richtlinien, erfolgen innerhalb 3 Monate nach Abgabe der Steuererklärung (im Normalfall des darauffolgenden Jahres) NB! Auch erhaltene Rechnungen müssen archiviert werden Die Digitale Archivierung ist ein eigenes Kapitel für sich, durch die elektronischen Rechnungen wird man fast gezwungen sich auch damit auseinanderzusetzen. Grundsätzlich ist die digitale Archivierung bis zum Ende des darauffolgenden Jahres abzuschließen, erst letztes Jahr wurde das Gesetz dementsprechend geändert, vorher mussten die Rechnungen alle 15 Tage definitiv archiviert werden, was in der Praxis schwer anwendbar war.

41 Archivierung der Rechnung
Archivierung durch Dritte Online-Plattform in der Regel keine weiteren Schritte notwendig Ausnahme: Portal GSE, diese Rechnungen werden nicht archiviert Wer sich für die Erstellung über ein Online-Portal oder Weitergabe an Dritte entscheiden, muss sich wegen der Archivierung keine Gedanken machen.

42 Archivierung der Rechnung
Wird die digitale Archivierung selbst durchgeführt eigenes Programm - Erstellung Handbuch (manuale della conservazione) - Ernennung „responsabile della conservazione“ - Möglichkeit alle fiskalischen Dokumente digital zu archivieren (Zeit- und Kostenersparnis) digitale Unterschrift Zeitstempel (marca temporale) Wer die elektronischen Rechnungen selbst erstellt und versendet, muss zwangsläufig auch die digitale Archivierung einführen Dies kann nur über ein eigenes Programm geschehen, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt (z.B. Gesetze des Zivilgesetzbuches und Vorgaben des Kodex für die digitale Verwaltung müssen eingehalten werden, Suchfunktion muss vorhanden sein) Handbuch – responsabile – alles archivieren Jedes Dokument muss digital unterschrieben werden Im Moment der Archivierung wird eine zusammenfassende Datei erstellt, die die Informationen aller Dokumente enthält. Diese Datei muss digital unterschrieben und mit Zeitstempel versehen werden. Die Änderung eines einzelnen Dokuments, man diese Datei unbrauchbar

43 Archivierung der Rechnung
Beispiel zusammenfassende Datei und das Ergebnis der Kontrolle des Files, ob nichts verändert wurde Fazit: wenige Rechnung und etwas PC-Kenntnisse (Umgang Businesskey) -> Portal der Handelskammer über 24 Rechnungen oder wenig PC-Kenntnisse (Umgang Businesskey) -> Online-Portal mit Erstellung, Versendung und Archivierung ERP-System welches Rechnungen in XML-Format exportieren kann -> Online-Portal oder intern, zusammen mit der digitalen Archivierung (conservazione sostitutiva)

44 Nächste Schritte Software: - Absprache mit Lieferant der eigenen ERP-Software - Darstellung von XML-Dateien - Handhabung Rechnungen an Private Anmeldung bei Online-Portal Agentur der Einnahmen Einholung PEC-Adressen bzw. Kodex SDI Kontrolle anagrafische Daten (Steuer- bzw. MwSt.-Nummer) Verbindung zu Buchhaltungsprogramm (automatische Einspielung)

45 Links http://www.fattura.gov.it - (Kontrolle und Darstellung)
- (Kontrolle, Versendung, Arch.) - (Erstellung, Versendung, Arch.) - (Darstellung)

46 Unterlagen & Fragebogen
Präsentation  Veranstaltung Fragebogen Initiative PID Italienweite Initiative der Handelskammern zur Digitalisierung

47 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! www.wifi.bz.it www.psp-bz.it