Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015www.psp-bz.it Elektronische Fakturierung und digitale Archivierung Dr. Wilhelm Obwexer Dipl-Kfm.

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1 Elektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015www.psp-bz.it Elektronische Fakturierung und digitale Archivierung Dr. Wilhelm Obwexer Dipl-Kfm. Günther Sigmund

2 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Elektronische Rechnung ≠ elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung (fattura PA) Achtung!!

3 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Ersparnis (laut EU jährlich 40 Mrd. EUR) Schnelligkeit (bis zu 4 Tage) Integrität der Rechnung Sicherheitsstandard Kontrolle Fiskus??? Wieso eigentlich elektronische Rechnungen?

4 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 EU Projekt „i2010“ EU-Richtlinie NR. 2010/45/UE Art. 1, Absätze 209 bis 214 Gesetz Nr. 244/2007 (Finanzg. 2008) Art. 21 DPR 633/72 Art. 39 DPR 633/72 Ministerialdekret Nr. 55/2013 vom 03.04.2013 (Durchführungsbestimmung, technische Daten, Fälligkeiten) Rundschreiben Agentur der Einnahmen vom 24.06.2014 Nr. 18/E Ministerialdekret vom 17.06.2014 Gesetzliche Grundlagen

5 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Ministerialdekret Nr. 55/2013 vom 03.04.2013 06.06.2014 (für Ministerien, Agenturen, INPS, INARCASSA ecc.) ca. 9.000 öffentliche Körperschaften 06.06.2015 (für alle anderen öffentlichen Körperschaften) Neuer Termin 31.03.2015!!! (MD vom 17.06.2014) Fälligkeiten

6 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Art. 21 DPR 633/72 „fattura che é stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico“ = pdf, tif, jpg, xml Wir werden sehen, die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung darf nur ein XML – Format sein!!! Elektronische Rechnung im Sinne der MwSt.

7 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Art. 21 DPR 633/72 „la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all‘atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente“ Wir werden sehen, die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung muss übermittelt (trasmessa) werden Elektronische Rechnung im Sinne der MwSt.

8 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Prozess: 1.Lieferant übermittelt die elektronische Rechnung an Kunden 2.Kunde ist frei ob er die elektronische Rechnung akzeptiert oder nicht 3.Für den Aussteller der Rechnung ist die Rechnung elektronisch 4.Achtung für den Aussteller Pflicht zur elektronischen Archivierung (sofern die Rechnung authentisch ist, nicht änderbar und jederzeit im Sinne der EU-Richtlinie Nr. 2010/45/UE lesbar) Achtung bei Fattura PA Pflicht zur elektronischen Archivierung Elektronische Rechnung im Sinne der MwSt.

9 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Der Empfänger einer elektronischen Rechnung ist frei ob er den Prozess der elektronischen Rechnung akzeptiert oder nicht. Im Unterschied der elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung, welche nur elektronisch übermittelt werden kann, vorbehaltlich der Unmöglichkeit eine in einer anderen Form zugestellten Rechnung bezahlen zu können Elektronische Rechnung im Sinne der MwSt.

10 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Die elektronischen Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden Die Rechnungen in Papierform können in elektronischer Form aufbewahrt werden Elektronische Rechnungen an öffentliche Körperschaften müssen elektronisch aufbewahrt werden (Art. 1, Absatz 209, G. 244/2007) Evtl. Zahlung einer Stempelsteuer muss 120 Tage nach Ablauf der Steuerperiode erfolgen. Auf der Rechnung muss vermerkt sein: „assolvimento dell‘imposta in base al DM 17.6.2014“ Elektronische Archivierung der Rechnungen

11 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Merkmale: Indirekte Zustellung an die öffentliche Verwaltung über das SDI XML Format Digitale Unterschrift (!!!) Angabe des IPA – Kodex (= einheitlicher Kodex des Empfängeramt der öffentlichen Verwaltung) – Suche www.indicepa.gov.it Zustellung mittels pec (oder alternativ sdicoop, spcoop, sdiftp oder internet) Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA

12 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Merkmale laut Art. 25 DL 66/2014 Codice identificativo di gara (CIG) laut Gesetz 136/2010 Codice unico di progetto (CUP) laut Art. 11 L 3/2003 Keine Zahlung ohne CIG und CUP sofern notwendig! Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA

13 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Rundschreiben Nr. 1/2014 besagt dass die elektronische Rechnung gegenüber der öffentl. Körperschaft erst ausgestellt ist (emessa) wenn der Lieferant die Bestätigung der Übermittelung vom SDI bekommt „si intende trasmessa e ricevuta dall‘amministrazione solo a seguito del rilascio al cedente/prestatore della ricevuta di consegna da parte del SDI“ NB! Auch eine negative Empfangsbestätigung (ricevuta negativa) gilt als Probe für die Erstellung der Rechnung Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA

14 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Im Sinne des Art. 6 Absatz 6 MD 55/2013 dürfen die öffentlichen Verwaltungen nach Ablauf von 3 Monaten ab Einführung der Pflicht zur FatturaPA keine Zahlungen, auch nicht Teilzahlungen, von Rechnungen vornehmen, die nicht als elektronische Rechnung im Format „FatturaPA“ zugestellt wurden Elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung – fattura PA

15 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Prozess

16 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 www.indicepa.gov.it www.fatturapa.gov.it Zustellung der Rechnung an zwei Adressen z.Z.: sdi01@pec.fatturapa.it sdi02@pec.fatturapa.it Größe maximal <30 MB Was gilt es zu wissen?

17 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Software XML (estensible markup Language“ für die Erstellung der FatturaPA NB! Das Format wurde von der Regierung vorgegeben und ist nicht frei! Digitale Unterschrift PEC Programm für die elektronische Archivierung Achtung der „Zeitstempel“ (marca temporale) ist für die Versendung nicht notwendig!!! Was benötigen Sie?

18 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Das Format muss ein XML Format sein Der Name des Files entspricht: a)Die ersten zwei Buchstaben dem Land = IT b)die nächsten 11 Nummern entsprechen der MwSt.-Nummer des Ausstellers c)Dann folgt ein Unterstrich _ d)Dann 5 alphanumerische Zeichen (A-Z oder 0 bis 9) für die Rechnungsnummer! Das Format der elektronischen Rechnung an die öffentliche Körperschaft

19 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Sistema di interscambio (SDI)

20 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Die elektronische Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung kann auf der Homepage http://sdi.fatturapa.gov.it einer formellen Kontrolle unterworfen werden Kontrollprogramm FatturaPA

21 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Alle Lieferanten von Öffentliche Verwaltungen unabhängig der Höhe der Lieferung und alle Dienstleister gegenüber der öffentlichen Verwaltung (alles was im Bereich der MwSt.-Gesetzgebung unter dem Art. 21 DPR 633/72 fällt) z.B. betrifft es nicht die gelegentlichen Arbeiten welche mittels Honorarnoten an die öffentlichen Körperschaften ausgestellt werden Wen betrifft die elektronische Rechnung

22 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Erstellung der Rechnung Versendung der Rechnung Archivierung der Rechnung Vorgehensweise in der Praxis

23 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 über eigene ERP-Software (Fakturierungsprogramm) Online-Plattformen (diverse Anbieter) Auslagerung an Dritte Erstellung der Rechnung

24 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 XML-Format Die Rechnung muss im XML-Format nach den technischen Richtlinien des Gesetzgebers erstellt werden digitale Unterschrift eigener Nummernkreis virtuelle Stempelmarken Erstellung der Rechnung

25 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Erstellung der Rechnung

26 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Werden die Rechnungen selbst versendet über die eigene PEC-Adresse die erste Nachricht als Anlage unter 30 MB an die Adresse sdi01@pec.fatturapa.it, weitere Nachrichten müssen an die mitgeteilte Adresse geschickt werden Online-Zugang Entratel, Fiscoonline oder bei der Einnahmeagentur aktivierte CNS max. 5 MB weitere Möglichkeiten SDICoop, SDIFTP, SPCoop Versendung der Rechnung

27 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Versand durch Dritte Online-Plattform keine weitere Schritte notwendig über den eigenen Steuerberater - Übermittlung der XML-Datei an den Berater - bei der Rechnung müssen die Daten des befähigten Vermittlers (intermediario) angegeben werden Versendung der Rechnung

28 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Bestätigungen Empfangsbestätigung durch das SDI innerhalb kurzer Zeit Empfangsbestätigung durch die öffentliche Verwaltung innerhalb 15 Tage weitere Nachrichten (Rückruf, Korrektur, usw.) Versendung der Rechnung

29 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Versendung der Rechnung

30 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Versendung der Rechnung

31 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Versendung der Rechnung

32 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 die Archivierung kann nur digital, nach den gesetzlichen Richtlinien, erfolgen innerhalb 31.12. des darauffolgenden Jahres Archivierung der Rechnung

33 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Archivierung durch Dritte Online-Plattform in der Regel keine weiteren Schritte notwendig Archivierung der Rechnung

34 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Wird die digitale Archivierung selbst durchgeführt eigenes Programm - Erstellung Handbuch (manuale della conservazione) - Ernennung „responsabile della conservazione“ - Möglichkeit alle fiskalischen Dokumente digital zu archivieren (Zeit- und Kostenersparnis) digitale Unterschrift Zeitstempel (marca temporale) Archivierung der Rechnung

35 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Archivierung der Rechnung

36 www.psp-bz.itElektronische Fakturierung und Digitale Archivierung 27.03.2015 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit