Marc Michalak ( Dozent und Support) Beschaffungsamt des BMI

Präsentation zum Thema: "Marc Michalak ( Dozent und Support) Beschaffungsamt des BMI"—  Präsentation transkript:

1 Marc Michalak ( Dozent und Support) Beschaffungsamt des BMI
Kaufhaus des Bundes Die elektronische Bestellplattform der Bundesverwaltung Marc Michalak ( Dozent und Support) Beschaffungsamt des BMI

2 Seminarzeiten Seminardauer: ca. 3 Stunden Beginn: 08:00 Uhr
Pausen nach Bedarf / auf Wunsch (30 min Pause?) Ende: 11:30 Uhr

3 Warum ein Kaufhaus des Bundes?
Am 10. Dezember 2003 beschloss die Bundesregierung ein 7-Punkte-Programm zur Optimierung der öffentlichen Beschaffung des Bundes. Inhalt Bedarfsbündelung virtuellen Kaufhaus des Bundes elektronische Bestellung Ziele bessere Preise und Vertragskonditionen geringere Prozesskosten durch den Wegfall einzelner Vergabeverfahren Konzentration von Fachwissen (Qualitätssteigerung und Rechtssicherheit) Benutzer KdB: Informationen für die Bedarfsträger über Rahmenvereinbarungen: Art, Umfang, Nutzungsbedingungen

4 Aufgabenteilung: 4 zentrale Vergabestellen
Beschaffungsamt des BMI (BeschA) Informationstechnik Kommunikationstechnik (Netze, Dienstleistungen, Endgeräte) Dienstleistungen Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) Werkzeuge, Werkstattausstattung Kraft- und Schmierstoffe Licht- und Stromversorgungstechnik Generalzolldirektion (GZD) Kraftfahrzeuge Büromaschinen und Büroverbrauchsmaterial Möbel Unterhaltungselektronik Bundesanstalt für Materialforschung und –prüfung (BAM) Labormaterialien Hygieneartikel Reinigungsmittel Koordination durch die KdB-Geschäftsstelle (BeschA)

5 Welche Vergabestellen können das KdB nutzen?
Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung: z.B. Beschaffungsamt des BMI, Bundesminsterien, BPOL Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung: rechtsfähige Körperschaften, Anstalten, Stiftungen des öffentlichen Rechts z.B. Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) Bundesnahe Einrichtungen, die zu mehr als 50 % vom Bund institutionell gefördert werden im Sinne der §§ 23, 44 Bundeshaushaltsordnung (Bestandsschutz) z.B. Deutsche UNESCO Kommission KatS-Behörden der Länder und Kommunen: gilt nur für die in Bundesauftragsverwaltung übertragene Verantwortung (Fahrzeuge und Ausrüstung) z.B. Kreise und kreisfreie Städte

6 Bedarfserhebung und Rahmenvereinbarung
Ermittlung des bundesweiten Bedarfs als Zugangsvorraussetzung zur Rahmenvereinbarung Nachträgliche Beitritte zu einer Rahmenvereinbarung sind nur unter bestimmten Umständen möglich. Rahmenvereinbarung: Ausschreibung auf der e-Vergabe Plattform des Bundes Vertragsabschluss: Vertragslaufzeit, Produkte und Preise, In das KdB werden nur bündelungsfähige Standardprodukte eingestellt!

7 Bündelungsfähiges Standardprodukt
Standardprodukt = ein Produkt, dass von mehreren Behörden aus verschiedenen Ressorts regelmäßig wiederkehrend benötigt wird (z.B.: Papier) Der Bedarf erlaubt einen Vorlauf zur Bedarfsdeckung von mindestens einem Jahr Der Bedarf besteht dauerhaft und ist auch künftig erforderlich Der Bedarf liegt ressortübergreifend vor Beschreibbarkeit nach VOL/A Eine Bedarfsprognose der Menge nach ist möglich

8 Zugangs- und Nutzungsvoraussetzungen
Anschluss über IVBB, IVBV oder per Internet via SSL-Zertifikat Webbrowser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome u. a.): Nutzername Kennwort oberste Behörde

9 Technische Merkmale im Detail
Verteiltes Administrationskonzept: Zentrale Administration (Systemadministration und Katalogpflege) Administration Rahmenverträge - Mandantenfähigkeit auf Ebene der Vergabestellen Dezentrale Nutzeradministration in den Behörden (bei größerer Nutzerzahl)

10 Anmeldung und Rechte z.T. ausgeblendet
Anmeldung am KDB Login-Name/ Passwort Sicht auf Rahmenverträge Kataloge entsprechend den Rechten des Bedarfsträgers Ansicht z.T. ausgeblendet Authentisierung Endnutzer KdB-Server

11 Bedarfszusammenstellung
Konfigurator und Hinweise Endnutzer Produkt konfigurieren? Katalog Warenkorb Zusammenfassung Ihrer Bestellung

12 Detailansicht eines Produkts
Warenkorb?

13 Nutzung des Konfigurators am Beispiel PC

14 Elektronische Auftragsabwicklung
Auftragserteilung - neutrales Bestelldokument (PDF), eine elektronische Unterschrift ist möglich - ergänzend Übermittlung durch ein XML-Dokument Übermittlung per und HTTPS in den KdB-Arbeitskorb des Lieferanten Auftragsbestätigung im Kaufhaus des Bundes Auftragsüberwachung (96 h)

15 Workflow (Genehmigungskette)
Flexibler Workflow basierend auf Rollendefinition (Anfordernder, Haushälter, Genehmigender) institutions- bzw. organisationsintern organisationsübergreifend Mehrstufige serielle Genehmigungsverfahren Genehmigende und Anfordernde werden per benachrichtigt Workflowansicht und –verfolgung Genehmigungsworkflow kann basieren auf: - Rollen und Abteilungshierarchie - Wertgrenze - Rahmenvertrag - Produkten bzw. Artikeln

16 Nutzung von Genehmigungsverfahren
Serieller Ablauf Genehmigende bei Bedarfsträger Genehmigung (behördenintern) Auftrag Signierung mittels digitaler Signatur (optional) Überwachung: 96 h

17 Das KdB in Zahlen Produkte: 97.000 Rahmenvereinbarungen: 528
Behörden: 279 Nutzer: Umsatz (netto) Jahr 2016: ca. 183 Mio. Euro Jahr 2015: ca. 152 Mio. Euro Jahr 2013: ca. 146 Mio. Euro Jahr 2011: ca. 105 Mio. Euro Jahr 2009: ca. 45 Mio. Euro Jahr 2007: ca. 20 Mio. Euro

18 Ansprechpartner: KdB Referat Z18 – HelpDesk, Kundenmanagement Geschäftsstelle Kaufhaus des Bundes HelpDesk KdB (5 Personen) Telefon: Geschäftszeiten Montag bis Donnerstag: 08: :00 Uhr Freitag: : :00 Uhr

19 Ansprechpartner: KdB Referat Z18 – HelpDesk, Katalogdaten Geschäftsstelle Kaufhaus des Bundes KDB-Geschäftsstelle Rahmenvertragsverwaltung, nachträgliche Freischaltung Frau Ackermann, Frau Kapitza, Herr Ibald, Herr Klotz Telefon: KdB-Katalogdaten (Technik) Nutzerverwaltung für Behörden, Administrierung von Rechten (Rollen) Frau Hüskes, Herr Kuhnke, Herr Hamidi Telefon:

20 Schulungsdaten Login für die Schulung:
Login-Name: kurs_01 kurs_02 … kurs_0x Passwort: kurs_01 kurs_02 … kurs_0x Behörde: Testbehörde Testbehörde … Testbehörde kurs_0.. mit kleinem k und Unterstrich!

21 Workflow: beispielhafte Rollenverteilung in der Schulung
= Kursteilnehmer = Dozent = Beispiel A G1 G2 L WE RE A = Anfordernder G = Genehmigender, z.B. Titelverwalter, Haushälter L = Lieferant WE = Wareneingang (sachliche Richtigkeit) RB = Rechnungsbuchung (rechnerische Richtigkeit)

22 Webseiten zum KdB KdB-Schulung: Intranet des Bundes: Internet via Zertifikat: Beschaffungsportal: Verwaltung von Bedarfen und persönlichem Nutzerprofil: (admin) BET-Schulung: