Vor und nach dem Cutover

Präsentation zum Thema: "Vor und nach dem Cutover"—  Präsentation transkript:

1 Vor und nach dem Cutover
Universitätsbibliothek Vor und nach dem Cutover Migration ALEPH zu ALMA Ein Werkstattbericht Angela Müller UB der Freien Universität Berlin Vortrag auf der Dachela in Bern, 2017 1

2 Inhalt Was hat uns am meisten beschäftigt? Was wurde migriert?
Universitätsbibliothek Was wurde migriert? Das Bibliothekssystem vorher Die Konfiguration in ALMA Was hat uns am meisten beschäftigt? Vereinheitlichung der Benutzung Risiken beim Cutover der Benutzung BC oder BCH? Holding- bzw. Signaturenindexprobleme / Entscheidungen Baustellen: Was ist weiterhin nicht erledigt? Was brauchen wir noch? 2

3 Was wurde migriert? ALEPH 22 SFX FU SFX Charité VERDE MetaLiB
Universitätsbibliothek Was wurde migriert? ALEPH 22 SFX FU SFX Charité VERDE MetaLiB 3

4 Das Bibliothekssystem in ALEPH:
Universitätsbibliothek Das Bibliothekssystem in ALEPH: 3 ALEPH-ADMs 12 Bibliotheksbereiche 22 Bibliotheken zusätzlich 40 Bestelleinheiten Ca 540 Standorte 22 Benutzergruppen !teils unterschiedlich pro Bibliothek 4

5 Die Konfiguration in ALMA
Universitätsbibliothek Die Konfiguration in ALMA Eine gemeinsame Institution für FU, Charité und Museum für Naturkunde Immernoch 22 Bibliotheken Nur noch ca 30 Bestellbibliotheken ALMA Premium Sandbox eine Primo Instanz Primo Premium Sandbox 5

6 Die Verbindungen: Primärkatalogisierung im B3Kat in der ZDB
Universitätsbibliothek Die Verbindungen: Primärkatalogisierung im B3Kat in der ZDB Nachweis der elektronischen Zeitschr. In der EZB Rechnungsschnittstelle zu SAP Fernleihe im KOBV 6

7 Was hat uns am meisten beschäftigt?
Universitätsbibliothek Was hat uns am meisten beschäftigt? Anpassung von ALEPH an ALMA Vereinheitlichung der Benutzung Wie verhindern wir eine Unterbrechung bei Leihfristen und Mahnzyklen? BC oder BCH? Holding- bzw. Signaturenindexproblem 7

8 Vereinheitlichung der Benutzung
Universitätsbibliothek Vereinheitlichung der Benutzung Wieviele Benutzergruppen? Wieviele Fulfillment Units? Was wird aus dem Exemplarstatus? ExLibris empfiehlt: Max. 5 davon Die Formulare zur Migration lassen auch nur 5 zu 8

9 Vereinheitlichung der Benutzung
Universitätsbibliothek Vereinheitlichung der Benutzung Wie ist der Stand? Vorher: 22 Benutzergruppen, die in 22 Bibliotheken teils unterschiedlich definiert waren, 112 unterschiedliche Exemplarstatus-Konstellationen IST-Zustand: 9 Benutzergruppen, 12 Exemplarrichtlinien, 8 Fulfillment Units Die Umsetzung des Exemplarstatus fand schon vor der Migration statt. Von Februar bis April 2016. Wirksam wurde die Vereinheitlichung erst in ALMA 9

10 Risiken beim Cutover der Benutzung
Universitätsbibliothek Risiken beim Cutover der Benutzung Nach den Testmigrationen fehlten leider noch wesentliche Funktionalitäten. Z.B.: Erst mit dem Januarrelease konnte ALMA die Leihfristen nach Öffnungstagen berechnen. Deshalb konnten die Zielbedingungen nie vollständig getestet werden. 10

11 Risiken beim Cutover der Benutzung
Universitätsbibliothek Risiken beim Cutover der Benutzung Wie verhindern wir eine Unterbrechung bei Leihfristen und Mahnzyklen? Die Leihfristen wurden berechnet und schon Wochen vor der Migration in ALEPH verändert, angepasst an die Konditionen der neuen ALMA- Exemplarrichtlinien Die Termine zur Inbetriebnahme der Mahnläufe mußten genau kalkuliert werden, um zu verhindern, dass Mahnstufen doppelt wirksam werden – oder ausgelassen. 11

12 Inbetriebnahmen nach dem Cutover der Benutzung
Universitätsbibliothek Inbetriebnahmen nach dem Cutover der Benutzung Erst mit dem Januarrelease wurde die Berechnung der Leihfristen nach unseren Regeln möglich GoLife-Termin: 2. Januar, Release: 8.Januar, Nachbesserungen in ALMA: 2 Tage (ExLIBRIS) Bis nur Mahnläufe ohne Schreiben – um in ALMA den Mahnstatus nachzubilden. Die kurzen Leihfristen konnten in den ersten zwei Wochen nicht genutzt werden. 1. regulärer Mahnlauf am 16. Januar (nur 1. Mahnungen) ab auch 2. Mahnungen usw. 12

13 BC oder BCH? Holding- bzw. Signaturenindexprobleme
Universitätsbibliothek BC oder BCH? Holding- bzw. Signaturenindexprobleme traten bei fast allen FU-Titeln auf. Es gibt durch unsere Individualsignaturen in Exemplarsätzen eine sehr starke Abweichung zu den anglo-amerikanischen Strukturen. Wir haben generell keine Grundsignaturen in den Holdingsätzen. Daraus folgten Datenverluste: wenn für einen Standort mehrere Exemplare zu einem Titel vorhanden sind wenn ein Exemplar mehrere Signaturen hat Werden verstärkt, wenn beide genannten Ursachen sich überlagern 13

14 Was passiert bei der Migration?
Universitätsbibliothek Was passiert bei der Migration? Methode: BC (angelsächsischer Normalfall: alle Exemplare stehen unter derselben Signatur) Pro Titel und Standort wird ein Holding angelegt. Fall Exemplar: Die Signatur wird im Holding in Feld 852 UF h geschrieben, im Exemplarsatz verschwindet die Signatur. Fall 2 – 1 Exemplar mit zwei Signaturen: Die Signatur 1 wird im Holding in Feld 852 UF h geschrieben, im Exemplarsatz verschwindet diese Signatur. Signatur 2 bleibt im Ex. Als ‚alternative call number‘ Fall 3 – 2 Exemplare: Die Signatur des älteren Exemplars wird im Holding in UF h geschrieben, verschwindet im Exemplarsatz, die Signatur des neueren Exemplars bleibt im Ex.-Satz – Nebeneffekt in Mannheim: > 2000 vermisste oder verlorene Ex. Lieferten die Holdingsignatur – Problem angeblich behoben 14

15 Methode: BC Was passiert bei der Migration?
Universitätsbibliothek Methode: BC Was passiert bei der Migration? Weiter Methode: BC(angelsächsischer Normalfall: alle Ex stehen unter derselben Signatur) Fall 4 – viele Exemplare (Zeitschriften, LBS …) Die Signatur des älteren Exemplars wird im Holding in UF h geschrieben, verschwindet im Exemplarsatz, alle anderen Signaturen sind im Exemplarsatz. Fall 5 – viele Exemplare, aber mit Verknüpfung zu einem vh. Holding mit Grundsignatur : Struktur bleibt erhalten Fall 6 – einzelne Exemplare aus Fall 3 – 5 haben eine zweite Signatur: für das älteste Ex. siehe Fall 2 – alle Folgeexemplare enthalten weiter Signatur 1, Signatur 2 landet in einem Notizfeld. 15

16 Methode: BC Was passiert nach der Migration?
Universitätsbibliothek Methode: BC Was passiert nach der Migration? Methode: BC Aus den Signaturen der Holdingsätze wird Index 1 gebildet Aus den Signaturen der Exemplare wird Index 2 gebildet Die Notizfelder werden überhaupt nicht als Signatur indexiert. Beide Indizes waren lückenhaft In Index 1 fehlten die Signaturen der Zeitschriftenbände und aller Mehrfachexemplare In Index 2 fehlten die Signaturen der älteren Exemplare, ausserdem fehlen fast alle 2. Signaturen Weder alle Standortsignaturen der Regensburger Klassifikation noch andere Signaturenlisten können verlässlich in einem Index geprüft werden. 16

17 Methode: BCH Was passiert bei der Migration?
Universitätsbibliothek Methode: BCH Was passiert bei der Migration? Pro Exemplar und Standort wird ein Holding angelegt. Fall Exemplar: Die Signatur wird im Holding in Feld 852 UF h geschrieben, im Exemplarsatz verschwindet die Signatur. Fall Exemplar mit zwei Signaturen: Die Signatur 1 wird im Holding in Feld 852 UF h geschrieben, im Exemplarsatz verschwindet diese Signatur. Signatur 2 bleibt im Ex. als ‚alternative call number‘ Fall 3 – 2 Exemplare: Die Signatur jedes Exemplars wird in einem eigenen Holding in UF h geschrieben, verschwindet im Exemplarsatz, Fall 4 – viele Exemplare (Zeitschriften, LBS …) Die Signatur jedes Exemplars wird in einem eigenen Holding in UF h geschrieben verschwindet im Exemplarsatz Fall 5 – viele Exemplare, aber mit Verknüpfung zu einem vh. Holding mit Grundsignatur : Struktur bleibt erhalten Diese Verknüpfungen vom Exemplarsatz zu einem Holding wurden in ALEPH als sehr hinderlich empfunden und nie produktiv genutzt. 17

18 Methode: BCH Was passiert nach der Migration?
Universitätsbibliothek Methode: BCH Was passiert nach der Migration? Aus den Signaturen der >Holdingsätze wurde Index 1 gebildet Aus den Signaturen der Exemplare wurde Index 2 gebildet Alle Signaturen waren vorhanden – aber verteilt. Inzwischen hat ExLIBRIS hier stark nachgebessert, so dass nur noch Sonderfälle in einem gemeinsamen Signaturenindex aus Holding und Exemplarsätzen fehlen Pro Signaturtyp kann ein separater Index erzeugt werden. 18

19 BC oder BCH - Entscheidungen
Universitätsbibliothek BC oder BCH - Entscheidungen Gewählte Methode: BCH Vor der Migration wurden für Mehrfachexemplare und Zeitschriftenbände die Verknüpfungen hergestellt. Dadurch wurde eine effektive Holdingstruktur erreicht: 95000 Holdingsätze wurden mit ca Exemplarsätzen verknüpft Zeitpunkt: sehr zeitnah vor der Migration unnötige Holdingsätze konnten so verhindert werden. 19

20 Baustellen: Was ist weiterhin nicht erledigt?
Universitätsbibliothek Baustellen: Was ist weiterhin nicht erledigt? * Verbundanbindung zum B3Kat seit Mai 2017, Nachbesserungen im Augustrelease zugesagt ZDB-Anbindung, hier fehlen Details, Datenanpassungen warten ebenfalls auf Nachbesserungen seitens ExLIBRIS Für einige fehlende Exemplaränderungen können momentan vorhandene Felder noch nicht für APIs nutzbar gemacht werden * 20

21 Baustellen: Was ist weiterhin nicht erledigt?
Universitätsbibliothek Baustellen: Was ist weiterhin nicht erledigt? * Konzepte für die zukünftige Arbeit im Verbund in eine ALMA Network Zone Widerherstellung aller Abfragemöglichkeiten, die wir den Teilnehmerbibliotheken in ALEPH geboten haben * 21

22 Universitätsbibliothek
Was brauchen wir noch? Konfigurationsänderungen in ALMA sind nicht dokumentierbar. Wer hat wann was geändert – muss nachvollziehbar gemacht werden. Eine Vorversion muss wiederherstellbar sein Die Premium Sandbox hilft nur bedingt Die Performance ist sehr schlecht, so dass die Tests nervenaufreibend sind Die Konfiguration wird von der Produktion zur Sandbox vierteljährlich übertragen – incl. aller Einstellungen des Produktionsservers! Das ist eine Fehlerquelle Wir wünschen uns die Möglichkeit, Teile der durchgetesteten Konfiguration aus der Sandbox auf die Produktion zu kopieren. Abschreiben ist keine gute Lösung. 22

23 Universitätsbibliothek
Was brauchen wir noch? Differenzierte Rollen – vorzugsweise die Funktion eigene Rechte zu definieren Betrifft die Benutzung: Für Patron- und Staff-User gelten dieselben Berechtigungen. LeihstellenmitarbeiterInnen haben deshalb derzeit keine Löschrechte an der FU. Betrifft Metadatenmanagement – wir möchten unbedingt die ZDB-Holdings schützen – Cataloguer level für holdings wird seitens ExLibris vehement abgelehnt. Automatische Mahnungen der Erwerbung sind für Zeitschriftenhefte bisher nicht möglich 23