www.clemens-adam.de Onboarding Einführungsprozess für neue MitarbeiterInnen MIKO 9.12. Petra Rogic und Claudia Jooß www.clemens-adam.de

Inhaltsübersicht Übersicht: Phasen und Verantwortlichkeiten Aufgaben in den einzelnen Phasen Materialien und Ausblick

I. Übersicht über die Phasen und Verantwortlichkeiten Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit (6 Monate) Verantwortlich: Geschäftsführer/in HuRCo Forschungs- gruppenleiter/in Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman Verantwortlich: Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Verantwortlich: Geschäftsführer/in HuRCo Forschungs- gruppenleiter/in

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Wer… … tut was? Geschäftsführer/in informiert neue/n Mitarbeiter/in über Zeit und Ort des Arbeitsantritts informiert HuRCo zwecks Vertragsvorbereitung informiert Forschungsgruppenleiter/in über neue/n Mitarbeiter/in HuRCo schickt Geschäftsführer/in Formular zur Einordnung des/der neue/n Mitarbeiter/in (z.B. FG, Büroraum, Laptop, Diensthandy) informiert IT-Support informiert Offman Forschungsgruppen-leiter/in informiert Forschungsgruppe über neue/n Mitarbeiter/in bestimmt Patin/Pate, idealerweise aus derselben Forschungsgruppe (FG)

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Kommunikationswege in Phase I Geschäftsführer/in HuRCo Forschungsgruppen-leiter/in Neue/n Mitarbeiter/in IT-Support Offman Forschungsgruppe Patin/Pate informiert bestimmt

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer… … tut was? Geschäftsführer/in legt (nach Absprache in der FGL-Sitzung) Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters fest Forschungsgruppen- leiter/in erstellt (ggfs. in Zusammenarbeit mit der Patin/dem Paten) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge (idealerweise in enger Team- Rückkopplung) plant und vereinbart zusammen mit der Patin/dem Paten Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer… … tut was? Patin/Pate erstellt ggfs. (in Zusammenarbeit mit der/dem FGL) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge plant und vereinbart zusammen mit der/dem FGL Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch sorgt für einen sauberen/ordentlichen Arbeitsplatz stellt Begrüßungs-/Informationsmappe zusammen (z. B. Hitchhiker’s Guide, Checkliste, siehe Ordner Onboarding) stellt Arbeitsmaterialien und -mittel zusammen bereitet eine kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung vor „Nachhaken“ beim IT-Support/HuRCo/Offman bzgl. To Do‘s (Folie 10) + Terminierung Rechnereinführung (Folie 14)

Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer… … tut was? IT-Support richtet den PC ein (z. B. E-Mail, Zugriffsberechtigungen usw.) HuRCo aktualisiert Telefonliste, Kürzel, Adressliste etc. Offman bereitet Namensschild für die/den neue/n Mitarbeiter/in vor Eintrag in Campus organisiert Schlüssel für die/den neue/n Mitarbeiter/in

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer… … tut was? Forschungsgruppen-leiter/in empfängt zusammen mit der Patin/dem Paten die/den neue/n Mitarbeiter/in Begrüßung durch Geschäftsführer/in Führt (zusammen mit Pate/in) das organisatorische Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.) Terminiert mit neuer/neuem Mitarbeiter/in ein weiteres inhaltliches Einführungsgespräch (inhaltlich: welche Projekte, welche Aufgaben, welche Ziele)

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer… … tut was? Patin/Pate empfängt zusammen mit der/dem FGL den/die neue/n Mitarbeiter/in zeigt den Arbeitsplatz übernimmt Vorstellungsrunde macht Gebäuderundgang (z. B. Hauseingänge, kleiner/großer Seminarraum, Bibliothek, Vitrine, Postfächer, Kopierräume, Parkmöglichkeiten, Kantine, Materialausgabe, …) führt (zusammen mit der/dem FGL) organisatorisches Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.) Teilt IT-Support mit welche E-Mail-Verteiler relevant sind

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer… … tut was? IT-Support übernimmt die Rechnereinführung Offman HuRCo übergibt Getränkechip händigt Schlüssel und Türchip aus Vereinbart mit neuem/neuer Mitarbeiter/in einen 30 min Termin zum „Ablauf Operatives“ (Kurzinput: Krank-meldungen, Beschaffung etc.)

II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit Verantwortlich: Forschungs- gruppenleiter/in Patin/Pate

II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit Wer… … tut was? Forschungsgruppen- leiter/in führt regelmäßig Reflexions-/Feedbackgespräche mit der/dem neuen Mitarbeiter/in (2x in 6 monatiger Probezeit) Patin/Pate erkundigt sich regelmäßig bei der/dem neuen Mitarbeiter/in

III. Materialien und Ausblick Alle Unterlagen zur Einführung neuer MitarbeiterInnen findet ihr unter U:\Cluster\Hausinternes\Onboarding Hitchhiker (Neueinsteigerzeitung, bitte immer aktuelle Version verwenden: https://www.zlw-ima.rwth-aachen.de/standards/doku.php?id=personalformalia:hitchhiker) Checkliste für neue MitarbeiterInnen diese ppt  Ausblick: Anpassung der ppt für NWMs (Petra) und für StuMis (Benedikt) Onboarding Ordner in das Intranet Weitere Materialien für den Onboarding Ordner (z.B. aus ZLW Microtrainings und Willkommenspaket für neue Mitarbeiter  Abgleich und Aktualisierung Aktualisierung Hitchhiker Aufnahme des Onboarding-Konzeptes bei der Neueinsteigerrunde

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