Hamburgisches Transparenzgesetz (HmbTG): ein Erfahrungsbericht Renate Mitterhuber, Finanzbehörde Hamburg, Leiterin E-Government- und IT-Strategie 8. Rostocker eGovernment Forum „Bürgerorientiertes eGovernment: Akzeptanz durch Offenheit 9. Dezember 2013

Auskunftspflicht (passiv) Veröffentlichungspflicht (aktiv) Umsetzung und Zeitplan Umsetzung des HmbTG Das Gesetz beinhaltet eine neue Informationspflicht, die mit dem Aufbau eines Informationsregisters einhergeht. Auskunftspflicht (passiv) Antragsverfahren wie früher nach HmbIFG dezentrale Erledigung NEU Veröffentlichungspflicht (aktiv) Informationsregister Einheitliche zentrale Lösung Leichte Auffindbarkeit kostenlos, anonym und elektronisch 6.10.2012 6.10.2014 2

Informationsregister öffentliche Unternehmen Das Informationsregister aus 10.000 m Höhe Umsetzung des HmbTG Diese abstrakte Darstellung zeigt nur die groben Komponenten auf. Informationsregister Portal - www.hamburg.de Informationen Öffentlichkeit Suchvorbereitung- und Suchsystem Schnittstellen, Prozesse Daten Dokumente Zentrales Speichersystem Verwaltung und öffentliche Unternehmen 5

Meilensteine der Umsetzung Umsetzung des HmbTG in technischer Hinsicht Nach dem Erstellen der Grobarchitektur für das IT-Gesamtsystem erfolgt die Feinplanung in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Dataport. Test- und Schulungs-bereitschaft und 1. Welle Liefersysteme angebunden Auftragsvergabe (ggf. auch sukzessive nach spezifizierten Komponenten) Informationsregister ist „online“ Februar 2014 1. Mai 2014 1. Juli 2014 September 2013 Q1 2014 6. Oktober 2014 Bildschirmmasken zur Gestaltung der Schulungsunterlagen Produktionsbereitschaft für Veröffentlichung (Öffentliche Unternehmen) Alle Liefersysteme sind angebunden Produktions-bereitschaft für Veröffentlichung (Verwaltung) 4

Vertiefte Rechtsklärung Umsetzung des HmbTG Die vertiefte Rechtsklärung der Informationsgegenstände wird voraussichtlich Ende November abgeschlossen sein. Vertiefte Rechtsklärung Handreichungen/ Checklisten Eventuell: Kommentar 4 Aufgabe der Behördenansprechpartner ist die Vermittlung der Erkenntnisse aus der vertieften Rechtsklärung an die Kolleginnen und Kollegen mit Hilfe der jeweiligen behördlichen Rechtsabteilungen. 7

Verfügbarkeit der elektronischen Archivierung (ELDORADO) Umsetzung des HmbTG Die vorbereitenden Maßnahmen zu ELDORADO als Einstiegspunkt sind weitgehend geklärt. Senatsämter Senatskanzlei Rathaus Service Personalamt ZPD ZAF Rechnungshof Verfassungsgericht HmbBfDI Behörden Behörde für Justiz und Gleichstellung Amtsgerichte Landgericht und Oberlandesgericht Verwaltungs- und Oberverwaltungsgericht Arbeitsgericht Finanzgericht Sozialgerichte Staats-anwaltschaften JVAen Behörde für Schule und Berufsbildung HIBB Hamburger Volkshochschule Kulturbehörde Staatsarchiv Planetarium Phil. Staatsorchester Behörde für Wissenschaft und Forschung Staats- und Universitäts-bibliothek BASFI LEB BGV HU BWVI LSBG Großmarkt Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt LGV Behörde für Inneres und Sport Polizei Feuerwehr LBV Finanzbehörde Steuerverwaltung SBH Immobilienmgmt. Kasse.Hamburg Hamburgische Münze Bezirksverwaltung Hamburg-Mitte Altona Eimsbüttel Hamburg-Nord Wandsbek Bergedorf Harburg Bürgerschaftskanzlei Legende ELDORADO ELDORADO- nur für HmbTG ELDORADO-Kooperation Noch nicht abschließend geklärt Fachbehörde muss Veröffentlichung sicherstellen 8

Anbindung von Liefersystemen (Fachverfahren) Umsetzung des HmbTG Die Anbindung der 63 Liefersysteme folgt einer Priorisierung in drei Wellen. 9

Abhängigkeiten Umsetzung des HmbTG Für eine termingerechte Anbindung aller Liefersysteme bestehen in den Fachbehörden und Bezirken wesentliche Abhängigkeiten. Die termingerechte Anbindung von Liefersystemen ist insbesondere abhängig von: Umsetzungsressourcen in den zuständigen fachlichen Leitstellen Kurzfristige Beauftragung für Softwareänderungen Parallele Release-Planung für die anzubindenden Liefersysteme Engpässe externer Softwarehersteller Eine manuelle Bereitstellung der Informationen aus den Liefersystem ist möglich, aber im Hinblick auf die Aufwände zu vermeiden. Wenn nicht alle Systeme zeitgerecht automatisiert angebunden werden können, sind betroffene Informationen manuell zu veröffentlichen. Dies ist aber mit erheblichem Aufwand in den Behörden verbunden und kann keinesfalls eine Dauerlösung darstellen! 10

Qualifizierungskonzept Umsetzung des HmbTG Das Qualifizierungskonzept deckt ein breites Spektrum an Schulungsbedarfen für unterschiedliche Zielgruppen ab und ist nachhaltig angelegt. Präsenzschulungen Transparenzgesetz für Führungskräfte (Führungskräfte u.a.) Ort: ZAF, 1 Tag Fachanwendung für Führungskräfte (interessierte Führungskräfte) Ort: Dataport, 0,5 Tag Das Transparenzgesetz erfolgreich anwenden (Sachbearbeiter/innen) Ort: Dataport, 1 Tag Transparenzgesetz und ELDORADO (MA in den Registraturen) (Ort: tbd, 0,5 Tag) Für interessierte Führungskräfte ab FRÜHJAHR 2014 Für konkret betroffene Sachbearbeiter/evtl. Führungskräfte ab FRÜHJAHR 2014 Für Referats/ Fachamtsleitungen u. vergleichbare Ebene ab HERBST 2013 Onlineschulungen (geplant ab Mitte 2014) E-Learning (Ort: Intranet) Learning Nuggets (Ort: Intranet) Flankierende Maßnahmen 12

Es gibt zwei Veröffentlichungsgegenstände „Verträge“ Informationsgegenstand Verträge Umsetzung des HmbTG Die Veröffentlichung der Verträge der FHH steht besonders im Fokus und ist besonders ausgestaltet. Es gibt zwei Veröffentlichungsgegenstände „Verträge“ Verträge der Daseinsvorsorge Verträge, an deren Veröffentlichung ein öffentliches Interesse besteht, soweit dadurch nicht wirtschaftliche Interessen der Freien und Hansestadt Hamburg erheblich beeinträchtigt werden Ein Beispiel: IT-Verträge fallen z.B. unter Verträge der Daseinsvorsorge, wenn: Datenverarbeitung für Leistungsverwaltung in den Bereichen der Daseinsvorsorge erbracht wird, Anschaffung von Hard- und Software sowie Beauftragung zur Erstellung von Software, sofern diese vornehmlich der Daseinsvorsorge dienen. 15

Weitere praktische Umsetzungshinweise Informationsgegenstand Verträge Umsetzung des HmbTG No panic! Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse: Im Dialog mit dem Vertragspartner feststellen und wenn möglich diese Bereiche abtrennen/schwärzen. Schutz personenbezogener Daten: Veröffentlichung von Originalen ist nicht notwendig, da Unterschriften und Namen ohnehin zu schwärzen sind. Weitere praktische Umsetzungshinweise Bagatellgrenze: 100.000 € bezogen auf den Vertragsgegenstand und die einzelne vertragsschließende Behörde innerhalb zwölf Monaten. Ab 6.10.2014 zu vereinbaren: Rücktrittsrecht und Wirksamkeit nach einem Monat. 16

Veröffentlichungspflicht (aktiv) Veröffentlichung vorbereiten Umsetzung und Zeitplan Umsetzung des HmbTG Bei der Vorbereitung der Veröffentlichungspflicht kommen auf die Behörden herausfordernde organisatorische wie kommunikative Aufgaben zu. NEU Veröffentlichungspflicht (aktiv) Informationsregister Einheitliche zentrale Lösung Leichte Auffindbarkeit kostenlos, anonym und elektronisch Veröffentlichung vorbereiten 6.10.2012 6.10.2014 Aufgaben der Behörden Dokumente „merken“ . Zukünftige Prozesse in der eigenen Behörde gestalten und implementieren. Mitarbeiter informieren und für die Veröffentlichungsprozesse qualifizieren. 18

Vorbereitung der Veröffentlichung Umsetzung des HmbTG Die einzelnen Aufgabenpakete stehen in engen Abhängigkeiten voneinander und sind in den nächsten Monaten parallel zu erledigen. 1 2 3 4 Interne Zuständigkeiten Kommunikation und Qualifizierung Verfügbarkeit der notwendigen Hard- und Software Erstbefüllung Behörde organisiert 19 Präsentationsmaster.pot 25.05.2004 15:42; Seite 13 © Mummert Consulting AG

Organi-sations-bereich Fort-bildungs-bereich Be-teiligungs-verwaltung Umsetzung ist Teamleistung Umsetzung des HmbTG Die erfolgreiche Umsetzung des Transparenzgesetzes erfordert die Teamleistung einer Vielzahl von Fach– und Intendanzbereichen. AP Organi-sations-bereich Fort-bildungs-bereich IT-Bereich Präsidial-bereich Bau-bereich Einkauf Be-teiligungs-verwaltung Rechts- abteilung Die Behördenansprechpartner für das HmbTG sind das Bindeglied zum Kernprojekt. Sie kommunizieren stellvertretend für ihre Organisationseinheit nach innen und nach außen. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert aber in allen Behörden und Ämtern, dass dies als gemeinsame Aufgabe begriffen und breit auch von der Führungsebene unterstützt wird. 20

Themenportal zum Transparenzgesetz Umsetzung des HmbTG Für alle Beschäftigten sind im Intranet-Portal zum Transparenzgesetz alle Informationen rund um das Hamburgische Transparenzgesetz enthalten. 21