Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Kai-Inventarisierungstag der ekom21 Kommunale Inventarisierung: worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh Nieder-Weisel, 13. April 2010 Kassel, 18. Mai 2010

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?

Bilanz Stadt Musterstadt Der Anlagenbuchhalter Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (1) Bilanz Stadt Musterstadt Anlagevermögen Eigenkapital Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Sonderposten Rückstellungen Der Anlagenbuchhalter Kämmerei Verbindlichkeiten Umlaufvermögen RAP RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis

Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (2) Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … Schule …

Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (3) Musik-Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Ich Waldhorn! Ich will Geige lernen! Ich Querflöte! Schule Der Herr Musiklehrer

Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? (4) wichtig: Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch Inventarverwaltung Anlagenbuch zur Bewirtschaftung für den Bilanz-Nachweis Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) auch Fremd-Eigentum (Leasing) nur Eigentum Erfassung bei Lieferung + Aktivierung nach Rg.-Eingang Durchführung von Inventuren

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?

Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (1) Jeder Gegenstand erhält eine Inventarnummer Die Inventarnummer wird auf einem Etikett auf dem Gegenstand aufgebracht Achtung: Die Inventarnummer unterscheidet sich von der Anlagennummer warum? Das Etikett enthält typischerweise nur die Nummer und bezeichnet nicht den Gegenstand warum? Der Barcode ist nichts anderes als die "maschinenlesbare Form" der Inventarnummer

… mit einem mobilen Erfassungsgerät … mit einem Handscanner Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (2) Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen? => während der Inventur … von Hand … mit einem mobilen Erfassungsgerät … mit einem Handscanner … und einem Laptop

… mit einem mobilen Erfassungsgerät … mit einem Handscanner Inventarisierung Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? (3) Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen? => während der Inventur Fazit: Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation … von Hand … mit einem mobilen Erfassungsgerät … mit einem Handscanner … und einem Laptop

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (1) okay: 1 mal Goethe's Räuber 1 mal Schillers Faust 2 mal Garten 1 mal Goethe's Faust 2 mal Schillers Räuber 1 mal Ratgeber Garten … Ansager Zähl-Liste Aufschreiber Im Prinzip schon ganz gut, aber …

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (2) Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (3) synchronisieren zählen

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (4) zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) …

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (5) synchronisieren

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (6) Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

Inventur Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (7) Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich?

Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das. Was bringt das Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das. Was bringt das Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (2) Ich kann alle benötigten Datenfelder selbst einrichten Texte, Zahlen, Datumsangaben … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung

Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das. Was bringt das Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das. Was bringt das Inventarisierung in den Fachbereichen Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (4) Ein fairer Deal … Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungsmeldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch

Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Was Sie schon immer … … zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung: Ist das nicht das gleiche? Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner? Inventur: Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt? Inventarisierung in den Fachbereichen: Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?

detaillierte Prüfung 126 Kriterien Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmale sind wichtig? Als erste und bisher einzige Inventarisierungslösung trägt Kai das Prüfsiegel als "Geprüftes Fach-programm für die Kommunale Inventarisierung" detaillierte Prüfung 126 Kriterien

Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen? Welche Leistungsmerkmale sind wichtig? Stammdaten Mandanten und Buchungskreise Standorte Inventartypen Freifelder, Tabellen, Formeln Inventarmuster Benutzer, Zugriffsrechte Werkzeuge Leistungsfähige Suchfunktionen Komfort: Sammel-Erfassung, Sammel-Änderung Export, Import Etikettendruck Auswertungen Inventuren: ordnungsgemäß und praxisgerecht 357 Seiten Schnittstelle zum Anlagenbuch ("bidirektional")

So, jetzt wissen wir alle … … welche Unterschiede es zwischen Anlagenbuchhaltung und Inventarverwaltung gibt … welche Rolle Barcode und Scanner spielen … wodurch sich eine "ordnungsgemäße Inventur" auszeichnet … warum die Inventarisierung in den Fachbereichen besonders gut aufgehoben ist … was eine "richtig gute" Inventarisierungslösung leisten sollte Schönen Dank für's Zuhören.