1 Was jede Behörde wissen sollte über… Die Nutzung von IMI

2 I.Grundlagen 1.Erstzugang zu IMI 2.Nutzer- und Datenmanagement II.IMI-Anfragen behandeln III.Datenschutz Überblick

3 IMI – Ein Informationssystem zur Verein- fachung der Verwaltungszusammenarbeit Teil I: Die Grundlagen

4 IMI ist eine über das Internet (via IMI Homepage) zugängliche Anwendersoftware, keine sonstigen technischen Anforderungen Zugang nur für registrierte Nutzer/innen von authentifizierten Behörden/Stellen Voraussetzungen für ein erstes Einloggen: - Benutzername - vorläufiges Passwort 1. Zugang zu IMI

5 Erstmaliges Einloggen in IMI Erstmaliges Einloggen in IMI: eLearning Präsentation 1

6 Was, wenn ich der einzige LDV-Nutzer bin? 1. Zugang zu IMI Jeder Nutzer mit Rechten als LDV innerhalb der eigenen zuständigen Behörde … wird das Passwort zurückgesetzt, so erhält der Nutzer eine automatische mit einem neuen temporären Passwort. Der Benutzername bleibt identisch. 5 Anmeldeversuche, dann Sperrung des Benutzernamens Jeder Nutzer mit LDV-Rechten innerhb. des zuständ. IMI Koordinators Wer kann mein Passwort zurücksetzen ? Was passiert, wenn ich mein Passwort oder Sicherheitscod e vergesse?

7 Jede zuständige Behörde im IMI ist verantwortlich für die lokale Daten- und Nutzerverwaltung. Jede zuständige Behörde im IMI ist verantwortlich für die lokale Daten- und Nutzerverwaltung. Der erste registrierte Nutzer erhält automatisch alle Benutzerrechte, inklusive der Rechte eines Lokalen Datenverwalters (LDV). Der erste registrierte Nutzer erhält automatisch alle Benutzerrechte, inklusive der Rechte eines Lokalen Datenverwalters (LDV). 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung Was jede Behörde/Stelle im System pflegen sollte … LDV 1

8 A)... Daten der eigenen Behörde aktualisieren Zuständige Behörde LDV 1 C ) … neue Nutzer registrieren und verwalten B) …Einstellungen pro Rechtsbereich definieren 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung

9 Wichtig: Exakte und aktuelle Daten über meine Behörde erleichtert Behörden in anderen Mitgliedstaaten die Suche (Suche nach einer zuständigen Behörde),erleichtert Behörden in anderen Mitgliedstaaten die Suche (Suche nach einer zuständigen Behörde), stellt sicher, dass automatische s über IMI an die richtige Adresse gehen.stellt sicher, dass automatische s über IMI an die richtige Adresse gehen. 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (1)

10 -Adresse der zuständigen Stelle/ des First User (ersten Nutzers)/ weiterer Nutzer -Adresse der zuständigen Stelle/ des First User (ersten Nutzers)/ weiterer Nutzer andere Kontaktdaten der Behörde (z.B. Postanschrift, Telefonnummer) andere Kontaktdaten der Behörde (z.B. Postanschrift, Telefonnummer) Sprachen – welche (Fremd-)Sprachen werden in der Behörde verstanden (Achtung: kein Sprachendiplom oder Doktortitel erforderlich!) Sprachen – welche (Fremd-)Sprachen werden in der Behörde verstanden (Achtung: kein Sprachendiplom oder Doktortitel erforderlich!) Allgemeine Angaben 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (2)

11 Inoffizielle Bezeichnung – wird in alle EU- Amtssprachen übersetzt – sollte kurz, präzise und prägnant sein Inoffizielle Bezeichnung – wird in alle EU- Amtssprachen übersetzt – sollte kurz, präzise und prägnant sein z.B. Wirtschaftsministerium anstelle von Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbauz.B. Wirtschaftsministerium anstelle von Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Wichtig: wenn Sie die inoffizielle Bezeichnung ändern/aktualisieren, zeigen Sie bitte an, dass hier wieder Übersetzungen erforderlich werden (Häkchen setzen in entsprechender Box)Wichtig: wenn Sie die inoffizielle Bezeichnung ändern/aktualisieren, zeigen Sie bitte an, dass hier wieder Übersetzungen erforderlich werden (Häkchen setzen in entsprechender Box) «Langbeschreibung» der Aufgaben einer zuständigen Stelle/Behörde «Langbeschreibung» der Aufgaben einer zuständigen Stelle/Behörde 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (3)

12 Zuständigkeitsbereiche Zuständigkeitsbereiche Rechtsbereiche Rechtsbereiche Charakterisierung der Zuständigkeiten einer Behörde in IMI Angaben sehr wichtig, bitte sorgfältig auswählen! Die hinterlegten Stichwörter erleichtern der anfragenden Stelle aus dem EU-Ausland die Suche nach zuständigen Stellen in D. 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (4)

13 Schlagwörter auswählen, um das Spektrum der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Behörde im Bereich Dienstleistungen zu beschreiben Schlagwörter auswählen, um das Spektrum der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Behörde im Bereich Dienstleistungen zu beschreiben Einstellungen (« flag settings ») vornehmen, um festzulegen, wie der Anfragen-Workflow für den Rechtsbereich Dienstleistungen mit dieser Behörde erfolgt (teilweise festgelegt vom IMI-Koordinator) Einstellungen (« flag settings ») vornehmen, um festzulegen, wie der Anfragen-Workflow für den Rechtsbereich Dienstleistungen mit dieser Behörde erfolgt (teilweise festgelegt vom IMI-Koordinator) Detailangaben im IMI speichern für jeden Rechtsbereich 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (1)

14 Verwenden Sie alle relevanten Schlagwörter, um die Aufgaben u. Zuständigkeiten Ihrer Behörde zu charakterisieren (Bsp. hier: lokale Behörde mit breitem Aufg.spektrum) 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (2)

15 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (3)

16 Wenn eine neue Behörde in IMI registriert wird… wird gleichzeitig der « First User » (erster Nutzer) registriert, wird gleichzeitig der « First User » (erster Nutzer) registriert, dieser besitzt umfassende Benutzerrechte (inkl. Rechte eines LDV), dieser besitzt umfassende Benutzerrechte (inkl. Rechte eines LDV), er kann neue Nutzer anlegen und deren Rollen u. Rechte pro Rechtsbereich festlegen er kann neue Nutzer anlegen und deren Rollen u. Rechte pro Rechtsbereich festlegen Jede Behörde entscheidet autonom, wie viele Nutzer in IMI registriert werden sollen: Wenn eine bereits registrierte Behörde Zugang zu dem neuen Rechtsbereich Dienstleistungen bekommt… erhält der LDV / erhalten die LDV(s) der Behörde eine entsprechende -Benachrichtigung erhält der LDV / erhalten die LDV(s) der Behörde eine entsprechende -Benachrichtigung der LDV erhält auch für den neuen Rechtsbereich alle Rechte der LDV erhält auch für den neuen Rechtsbereich alle Rechte der LDV kann weitere Nutzer/innen einer Behörde für diesen Rechtsbereich registrieren der LDV kann weitere Nutzer/innen einer Behörde für diesen Rechtsbereich registrieren 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (1)

17 Jeder Nutzer einer zuständigen Behörde kann eine oder mehrere Nutzerrollen innehaben. Jeder Nutzer einer zuständigen Behörde kann eine oder mehrere Nutzerrollen innehaben. Nutzerrollen werden pro Rechtsbereich festgelegt. (z. B. ein Nutzer ist « Zuständiger Bearbeiter » im Bereich Dienstleistungen, aber nur « Normalnutzer » im Bereich Berufsqualifikationen): Nutzerrollen werden pro Rechtsbereich festgelegt. (z. B. ein Nutzer ist « Zuständiger Bearbeiter » im Bereich Dienstleistungen, aber nur « Normalnutzer » im Bereich Berufsqualifikationen): 1. Normalnutzer 2. Zuständiger Bearbeiter 3. Zuweiser 4. Lokaler Datenverwalter (LDV) 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (2)

18 Wie viele Nutzer sollte ich registrieren? Welche Nutzerrechte sollte ich vergeben? Größe der Behörde? Erwartete Anzahl an Anfragen in IMI? Kleine Behörden – wahrscheinl. eher wenige Nutzer mit allen Nutzerrechten Tipp: mindestens 2 Nutzer registrieren (Urlaubs–, Krankheitsvertretung)Kleine Behörden – wahrscheinl. eher wenige Nutzer mit allen Nutzerrechten Tipp: mindestens 2 Nutzer registrieren (Urlaubs–, Krankheitsvertretung) Größere Behörden – könnten eher den Bedarf sehen, mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Nutzerrollen zu registrieren: z. B. die Unterscheidung nach fachlichen Aufgaben, d.h. Bearbeitung von Anfragen in IMI und nach administrativen Aufgaben (Verwaltung der Behörden- und Nutzerdaten…)Größere Behörden – könnten eher den Bedarf sehen, mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Nutzerrollen zu registrieren: z. B. die Unterscheidung nach fachlichen Aufgaben, d.h. Bearbeitung von Anfragen in IMI und nach administrativen Aufgaben (Verwaltung der Behörden- und Nutzerdaten…) Größere Behörden – setzen ggf. auch einen Zuweiser einGrößere Behörden – setzen ggf. auch einen Zuweiser ein 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4)

19 Was bedeutet das Zuweisungsverfahren? Größere Behörden mit vielen Nutzern könnten es vorziehen, eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zuständiger Bearbeiter innerhalb der Behörde zuzuweisen. 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4)

20 eine neu eingegangene Anfrage einem oder mehreren zuständigen Bearbeitern der Behörde zuteilen,eine neu eingegangene Anfrage einem oder mehreren zuständigen Bearbeitern der Behörde zuteilen, eine Anfrage neu zuteilen (d.h. zugeteilte Nutzer hinzufügen oder entfernen)eine Anfrage neu zuteilen (d.h. zugeteilte Nutzer hinzufügen oder entfernen) Ein Zuweiser kann: 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4)

21 IMI – Ein Informationssystem zur Verein- fachung der Verwaltungszusammenarbeit Teil II: IMI-Anfragen behandeln

22 Erstellen und Absenden einer neuen Anfrage ANFRAGENDE ZB eine Anfrage annehmen ANTWORTENDE ZB Vollständige Information bereitstellen ANTWORTENDE ZB Bereitgestellte Info. akzeptieren ANFRAGE VERSANDT NOCH NICHT AKZEPTIERT ANFRAGE AKZEPTIERT ANFRAGE GESCHLOSSEN INFORMATION AKZEPTIERT ANFRAGENDE ZB Einfacher Ablauf einer Anfrage in IMI - 4 Stadien einer Anfrage - ANFRAGE OFFEN INFO. ÜBERMITTELT II. Kommunikation in IMI

23 II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (1)

24 Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… Der Nutzer muss die Rechte eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) haben, um Anfragen in IMI erstellen oder bearbeiten zu können. Kontaktieren Sie einen IMI-Koordinator für Dienstleistungen, wenn Sie keine zuständige Stelle im Ausland identifizieren können. Es gibt mehrere Fragenkataloge betr. Dienstleistungen – Sie können entscheiden, welcher am besten geeignet ist II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (3)

25 Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… Möglichkeit, Anlagen zu versenden (z.B. eingescannte Dokumente, Zeugnisse etc.) und Fragen zu diesen Anlagen zu stellen Möglichkeit, einen Bericht der Anfrage auszudrucken « Entwurf » versus « Anfrage versendet» II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (4)

26 Sprachunterstützung in IMI Bildschirmmasken, Fragen und Antworten: verfügbar in allen EU-Amtssprachen Information über die in der Behörde verstandene/n Sprache/n – gemeinsam verstandene Spr. auswählen Automatische Übersetzungshilfe für einige Sprachen bzw. Sprachenpaare – verwenden Sie einfache, kurze Sätze, um hohe Übersetzungsqualität zu erreichen II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (5)

27 Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… nur Nutzer mit Rechten eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) kann eingegangene Anfragen bearbeiten entscheidet, ob Beh. zuständig ist, wenn ja: Anfrage akzeptieren Akzeptieren der gewünschten Antwortfrist oder neue Frist setzen andere MS über unvorhersehbare Verzögerungen informieren (Freitext-Eingaben im Kommentarfeld, Änderungen speichern) Achtung: alle Fragen beantworten inkl. derjenigen zu Anlagen II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (1)

28 Meine Behörde prüft die Anfrage und erkennt, dass sie nicht zuständig ist: Anfrage an die zuständige Stelle in D weiterleiten, falls nicht bekannt: Weiterleitung an IMI-Koordinator Adressierte Behörde muss Grund für Weiterleitung angeben « Was mache ich, wenn meine Behörde nicht zuständig ist?» II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (2)

29 Folgender Fall: zuständige Behörde akzeptiert die Anfrage, stellt dann aber fest, dass sie nur zum Teil zuständig ist. Teilantwort versenden oder fehlende Informationen zusammentragen (ggf. andere zuständige Stellen kontaktieren, außerhalb von IMI) vollständige Antwort versenden II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (3)

30 3. Eine eingegangene Antwort bearbeiten (1) Alternative 1: Antwort akzeptieren Alternative 2: um weitere Informationen bitten II. Kommunikation in IMI

31 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen Die Aufgabenliste – wie eine Behörde erfährt, was in IMI zu tun ist Anfragen, die ein Tätigwerden der Behörde erfordern, entweder als anfragende Behörde oder als antwortende Behörde Anfragen, die ein Tätigwerden der Behörde erfordern, entweder als anfragende Behörde oder als antwortende Behörde Menüpunkt Aufgabenliste steht Nutzern in der Rolle als zuständige/r Bearbeiter zur Verfügung Menüpunkt Aufgabenliste steht Nutzern in der Rolle als zuständige/r Bearbeiter zur Verfügung « Aufgabenliste » in IMI « Aufgabenliste » in IMI Online-Demo II. Kommunikation in IMI

32 Automatische Benachrichtigung per Immer wenn eine Behörde in IMI tätig werden muss, wird eine automatische versendet an Immer wenn eine Behörde in IMI tätig werden muss, wird eine automatische versendet an alle zuständigen Bearbeiter einer Behörde bzw. denjenigen Bearbeiter, der zuletzt die Anfrage bearbeitet hatalle zuständigen Bearbeiter einer Behörde bzw. denjenigen Bearbeiter, der zuletzt die Anfrage bearbeitet hat an die allgemeine -Adresse der Behörde (>Kontaktdaten auf Registerkarte Adresse)an die allgemeine -Adresse der Behörde (>Kontaktdaten auf Registerkarte Adresse) Immer wenn sich der Status einer Anfrage ändert: automatische -Benachrichtigung an alle Behörden, die in diese Anfrage involviert sind Immer wenn sich der Status einer Anfrage ändert: automatische -Benachrichtigung an alle Behörden, die in diese Anfrage involviert sind II. Kommunikation in IMI 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen

33 Teil III: Datenschutz IMI – Ein Informationssystem zur Verein- fachung der Verwaltungszusammenarbeit

34 III. Datenschutz IMI-Koordinatoren sind aufgerufen, eine wichtige Vermittlungsrolle einzunehmen im Hinblick auf datenschutzrechtliche Belange: Vermittlerfunktion zu Datenschutz- BehördenVermittlerfunktion zu Datenschutz- Behörden sensibilisieren und unterstützen bzw. schulen in der Nutzung von IMIsensibilisieren und unterstützen bzw. schulen in der Nutzung von IMI

35 Die Empfehlung der Kommission zu Datenschutzrichtlinien für IMI (1) Ein praktischer Leitfaden für Nutzer 1.Allgemeines IMI ist datenschutzfreundlich (kurze Speicherzeit, beschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten)IMI ist datenschutzfreundlich (kurze Speicherzeit, beschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten) Austausch geschieht aufgrund rechtlicher VerpflichtungAustausch geschieht aufgrund rechtlicher Verpflichtung Benutzung nur für vorgesehene ZweckeBenutzung nur für vorgesehene Zwecke III. Datenschutz

36 Die Empfehlung der Kommission zu Datenschutzrichtlinien für IMI (2) 2.Beim Erstellen und Beantworten von Anfragen Nur notwendige Daten erfragen und herausgebenNur notwendige Daten erfragen und herausgeben Fragen sorgfältig auswählenFragen sorgfältig auswählen Besondere Sorgfalt bei der Verarbeitung schutzwürdiger Daten (z.B. Vorstrafen)Besondere Sorgfalt bei der Verarbeitung schutzwürdiger Daten (z.B. Vorstrafen) Datenschutzbestimmungen gelten auch für die Weiterverarbeitung von Daten außerhalb von IMIDatenschutzbestimmungen gelten auch für die Weiterverarbeitung von Daten außerhalb von IMI III. Datenschutz

37 Die Empfehlung der Kommission zu Datenschutzrichtlinien für IMI (3) 3.Transparenz für Betroffene und Zugangsrechte Die zuständige Behörde entscheidet, wie sie Betroffene informiertDie zuständige Behörde entscheidet, wie sie Betroffene informiert In Absprache mit Datenschutzbeauftragten z.B. in Briefwechsel aufnehmen, Datenschutzerklärung auf der Website oder Link zur Website der Kommission In Absprache mit Datenschutzbeauftragten z.B. in Briefwechsel aufnehmen, Datenschutzerklärung auf der Website oder Link zur Website der Kommission Zugang nicht mit der Begründung verweigern, dass die Behörde die Daten nicht eingegeben hatZugang nicht mit der Begründung verweigern, dass die Behörde die Daten nicht eingegeben hat In schwierigen Fällen zu Zugang oder Korrektur von Daten Datenschutzbehörde konsultierenIn schwierigen Fällen zu Zugang oder Korrektur von Daten Datenschutzbehörde konsultieren III. Datenschutz

38 Personenbezogene Daten werden 6 Monate nach Schließen der Anfrage gelöscht; frühere Löschung der Daten auf Antrag möglich! III. Datenschutz

39 In der Pilotphase für den Standardinformations- austausch IMI-Modul DLR sollten Sie nur Anfragen zu hypothetischen Fällen stellen, andernfalls ist eine Einverständniserklärung des DL-Erbringers bzw. Freiberuflers zum Austausch von Daten in IMI einzuholen. III. Datenschutz

40 und/oder für weitere Informationen die IMI Website nutzen: Bei weiteren Fragen, bitte richten an: