PBUGG Konferenz 2012 Berlin Change-Log, Blog, Download, Documentation, Forum and Serviceportal Presentation from Martin Heigl, 26.3.2012 © beas GmbH 2012 28.03.2017

Agenda Über beasgroup das Produkt “beas” Partnerstrukturen Entwicklung eigenes Portal Voraussetzung für ein Blog WordPress-Optimierung mittels Plugin Dokumentation 28.03.2017

Über beas be.as Industry Solutions beas group AG Zurich Switzerland beas group AG > 25 years experience Software development for small and mid-sized manufacturing enterprises 2002 decision to develop be.as Specially designed for SAP® Business One 2009 Incorporation of beas Asia in Shanghai Global partner network in place be.as Industry Solutions 2003 first live customer in Germany 2004 + 2009 SAP certification of be.as Manufacturing 2007 SAP and beas started to market industry solutions 2010 SAP certification of „Enabled by SAP Business One“ > 350 customers in 32 countries Approx. 7‘000 be.as user and 8‘800 SAP® Business One user (Dec. 2010) 15 supported language versions

Mission Statement Our expertise We have been the partner for SMEs for over 20 years. Since 2002, we have concentrated our efforts exclusively on the development and marketing of standard software based on SAP© Business One for discrete and process manufacturing as well as the parts supply industry. Quality and scalability of our industry solutions be.as modules are SAP-certified and targeted on small and medium-sized enterprises and the subsidiaries and branch offices of large organizations for world-wide use and integration with SAP R/3 and ERP 6.0. Support and maintenance for our customers We support you in Germany and neighboring countries through direct activities (new branches, strategic projects) on the one hand and through competent and certified partners near you on the other hand. Our subsidiaries in cooperation with strategic partners also market and implement SAP© Business One / be.as in the other countries of Europe, North and Latin America and Asia / Pacific Region.

Functional Scalability Office CRM ERP SAP Business One be.as Moduls Marketing Sales Services Configurable Software modules Standardised method of implemen- tation Industry solutions for vertical markets discrete manufacturing process manufacturing supply industry/ logistics Shipping / Export Purchase Financial Account. Asset Accounting Cost Accounting/ Controlling Pre-/ Post Calculation Work in Progress Time Recording MRP Strategies Manufacturing Mgmt. APS/ Advanced Plann. Variant/ Prod. Builder Production Data Rec. Quality Assurance Bin Location Mgmt. Supply Chain Mgmt. Mobile Warehouse Mgmt. MS-Office Integration Documents Archival Storage

SAP – Partner-Strategie Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung Partner vor Ort Zusatz-Entwicklung Projektleitung Installation Schulung Kunde

SAP – Partner-Strategie be.as Entwicklung Projektleitung Zusatzentwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung SAP Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung Kunde

be.as – Partner-Strategie SAP Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung Partner vor Ort Zusatz-Entwicklung Projektleitung Installation Schulung Kunde be.as Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung

be.as – Partner-Strategie SAP Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung Partner Landesvertretung Partner-Support Partner-Schulung Werbung Partner vor Ort Zusatz-Entwicklung Projektleitung Installation Schulung Kunde be.as Entwicklung Partner-Support Partner-Schulung Werbung

Kommunikation mit Partnern Vertrieb-Unterstützung und News Vor Ort Schulungen Forum WEB- Schulungen Change log Produkt Schulungs- Unterlagen Videos Support Download Online Hilfe gedruckte Hilfe

SAP-Plattform SAP bietet eine gewaltige Partnerplattform an Bietet alle wichtige Dienste für alle SAP-Produkte Aufgrund der vielen Produkte etwas unübersichtlich für SAP Business One-Anwender Keine Konzeptlösung für Partner mit eigenem Produkt Die Plattform ist eine SAP-eigene Entwicklung, optimiert auf die SAP-Geschäftsprozesse

Eigenes Portal Voraussetzung Ohne großen Aufwand zu realisieren Alle notwendige Dienste abdecken Alle Partnerkonstellationen abdecken Keinen großen Folgeaufwand erzeugen Partner durch das Portal an beas binden

Eigenes Portal Version 1 Einfache WEB-Seiten PHP-Program zum - Erfassen und Ansicht von Tickets - Darstellung Change Log - Download-Liste Mittels einem kleinen Programm erfolgte ein Abgleich direkt in SAP Business One in das Service-System bzw. von in einem SAP-Addon erfassten Change-Log Nachteil: teure, aufwendige Entwicklung, keine Online-Verfügbarkeit, schlechtes Design

Eigenes Portal Version 2 Verwendung von Kayako V3 und parallel Forum phpBB Kayako ist ein gutes, kostengünstiges und anpassbares Supportportal. Es wurde verwendet für Ticketerstellung, Ticketverwaltung Download News News-/Changelog-Verwaltung nicht optimal lösbar Begrenzte Mehrsprachenfähigkeit Forum phpBB gut einwandfrei einsetzbar

Eigenes Portal Version 3 - Changelog mittels WordPress WordPress ist ein sehr gutes kostenloses Blog-Programm Warum für Change-Log nicht ein Blog-Programm verwenden? WordPress kann angepasst werden mittels bestehende AddOns und eigene Entwicklung Design ist frei einstellbar.

Eigenes Portal Version 4 - Integration Mittels Eigenentwicklung WordPress, Kayako und phpBB mit einander verbunden und mit Passwortschutz versehen Mittels Plugin Mehrsprachenfähigkeit, Downloadportal und verbesserte Suchfunktion

Eigenes Portal Eigenentwicklung mit „beasweb“ In Arbeit… Verwendung der eigen-Entwicklung als Plattform Dies wird zugleich Referenz-Produkt für die beasweb-Framework Integration aller Dienste 100%ige Integration in SAP Business One Übernahme aller bisherigen Blogeinträge und Dokumentationen Program,, Datenbankdokumentation und Übersetzungswerzeuge

Voraussetzung für Blog Ein Blog kann nur existieren, wenn es mit „Leben“ gefüllt wird. Nach SAP-Vorbild werden deswegen nicht nur die „Vertriebs-News“ dokumentiert, sondern auch die unschönen Dinge wie z.B. Korrektur Fehler xyz Bilder und Videos können eingebunden werden. Mittels Bilder wird der Blog leserlicher und man versteht besser, was geändert wurde. Change-Log wird zugleich als Tipps und Tricks verwendet, wodurch das Interesse gesteigert wird.

Verwendung Blog Die Arbeit soll erleichtert werden, darum wurden mit dem Blog mehrere Ziele auf einmal erreicht Jede Programmänderung erfolgt nur auf Grund eines Tickets Jeder Blogeintrag wird mit einem Ticket verbunden (Text „Ticket xyz“) Ticket wird mit dem Blog-Eintrag verknüpft QS erhält das Ticket und kann im Blog lesen, was geprüft werden soll. Erweiterte QS-Informationen stehen im Ticket Technischer Dokumentator und Dolmetscher prüft unübersetzte Blog-Einträge, korrigiert und übersetzt diese und pflegt Korrekturen in die Dokumentation ein Vertrieb liest Kategorie „News“ und erstellt aufgrund dieser Rundschreiben sowie Einträge in soziale Netzwerke

Verwendung Blog Übersetzung Dokumentation Interne Schulung Blog Qualitätssicherung Bindung der Partner an beas Technischer Changelog Vertrieb- News, soziale Netzwerke

Vor- und Nachteile der detaillierten Blogs Vorteile Partner werden mit in die Entwicklung einbezogen Durch die Transparenz wird die Motivation der Partner sowie die Einstellung zum Produkt stark gesteigert Partner können besser vor Kunden argumentieren bzw. reagieren, wenn sie wissen, was kommen wird Nachteile Während der Entwicklungsphase kann es oft zu Änderungen kommen. Es gibt dadurch oft widersprüchliche Aussagen bzw. werden Bereiche mehrfach geändert, was zu Falschaussagen führen kann (allgemeine Problematik von Roadmaps) Erfahrungsgemäß überwiegen hier aber die Vorteile

Mehrsprachenfähigkeit Es gibt zwei Konzepte: Onlineübersetzung mittels Google Native Übersetzung Die erste Variante hat eine schlechte Qualität, ist aber günstig Die zweite Variante hat eine gute bis sehr gute Qualität (zweiteres nur, wenn es von einem Fachmann übersetzt wird), ist aber sehr teuer. Wir lassen es von unseren technischen Dokumentator direkt übersetzen. Beste Lösung: Beide Varianten

Mehrsprachenfähigkeit automatische Übersetzung Wir verwenden hierfür das PlugIn http://gtranslate.net Erlaubt eine automatische Übersetzung der WEB-Oberfläche in sehr vielen Sprachen http://blog.beas-support.com/wp-admin martin.heigl 28.03.2017

Mehrsprachenfähigkeit Native Übersetzung Wir verwenden hierfür das PlugIn http://www.qianqin.de/qtranslate/ Erlaubt eine Erfassung der Blogeinträge in mehreren Sprachen http://blog.beas-support.com/wp-admin martin.heigl 28.03.2017

Informationen sind nur gut, wenn man sie findet Das wichtigste in einem Portal ist die Suchfunktion Dafür ist eine sehr gute Suchfunktion notwendig. Wir setzen hierfür das Plugin „Relevanssi“, „http://www.mikkosaari.fi/en/relevanssi-search/ ein und haben es durch ein selbstentwickeltes Plugin so erweitert, dass die Dokumentation mit durchsucht wird. Gesucht wird somit Englische und deutsche Dokumentation Blog-Einträge in englisch und deutsch Technische Dokumentation

Dokumentation Wir verwenden Help & Manual Kostengünstig Sehr einfache Bedienung Exportiert in alle wichtigen Formate Mittels CHM-File oder HTML-File als HTML-Online-Hilfe im Programm integrierbar

Dokumentation Das Portal ist zentrale Stelle für Informationsfindung und durchsucht alle Informationsquellen Dokumentation ist die zentrale Stelle für Referenz-Dokumentation und Schulung. In den einzelnen Kapitel wird direkt auf die passende Schulungsunterlagen verwiesen. Weitere Informationsquellen wurden absichtlich verhindert. Durch die Reduzierung der Informationsquellen sind Informationen schneller auffindbar.

Awards

End of Agenda Zugriff auf unser bestehendes Portal (Stand 3.2012) www.beas-support.com Dann bitte registrieren mit dem Vermerk „PBUGG“ Wir schalten dann einen entsprechenden Zugang auf unseren Blog frei.

End of Agenda Danke für das Zuhören Martin Heigl Head of Developement www.beas.de Berlin, 26.3.2012