Public Finance & International Financial Organisations – Woche 7 Budgetierung und Management Accounting Prof. Dr. Andreas Bergmann Institut für Verwaltungs-Management

Budgetierung und Management Accounting Überblick Funktionen der Budgetierung im öff. Sektor/IO Perspektiven des Budgets Performance Budgets Kostenrechnung im öff. Sektor/IO Accrual vs. Cash Rechnungsprüfung der Budgets Case Mittelschulen  Woche 8

Budgetierung und Management Accounting Lernziele Beschreibe und beurteile die besondere Situation der Budgetierung im öff. Sektor/Intl. Org. Beschreibe und beurteile die sog. Performance Budgets (Globalbudgets) Entwickle eine Kostenrechnung für den öff. Sektor/IO Entwickle ein Benchmarking-Konzept Nimm’ zum Streit über Accrual Budgeting Stellung Beschreibe die Prüfung von Budgets

Budgetierung und Management Accounting Glossar Accrual budgeting Benchmarking Budget Contribution margin Financial plan Full cost Incremental budgeting Impact Marginal cost Output Outcome Performance Budget Product Zero-Based-Budgeting

Funktionen der Budgetierung Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders Aufgaben/Funktionen Kurzfristige Finanzplanung; Voraussetzung für Bewilligung von Ausgaben; Mittel- und langfristige Finanzplanung; Steuerung von Organisationseinheiten und Produkten; Öffentliche Berichterstattung.

Funktionen der Budgetierung Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders Inbesondere die kursiven Aufgaben/Funktionen sind anders als in privaten Unternehmen! Vergleichbar ist dagegen die Trennung zwischen Kurzfristigen Budgets (i.d.R. 1 Jahr) Mittel- und längerfristigen Finanzplänen (mehrere Jahre) und die Nutzung für Controlling.

Funktionen der Budgetierung Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders Öffentlichkeit und rechtliche Wirkung gehen auf französische Revolution zurück Budget hat ähnlichen Charakter wie ein Gesetz Deshalb ist es durch die Legislative zu genehmigen In vielen Ländern ist das Budget formal ein Gesetz („la loi sur le budget de la République et Canton de Genève“) Gleiche Genehmigungsverfahren Gleiche Konsequenz bei Verstössen!

Funktionen der Budgetierung Rechtliche Wirkung öffentlicher Budget Jede Ausgabe muss zwingend Vom (bewilligten) Budget gedeckt Zusätzlich von der zuständige Stelle als Verpflichtungskredit bewilligt Und im gesetzlichen Rahmen sein.

Funktionen der Budgetierung Controlling Double loop learning

Funktionen der Budgetierung For year 0 For year 1 For year 2 For year 3 For year 4 For year 5 In year 0 Execution & under year controlling Short term planning & budget approval Mid-/Long-Term financial planning In year 1 Preparation of financial statements & reporting In year 2 In year 3 In year 4 In year 5 Problematik der überlappenden Budgetzyklen

Perspektiven der öffentlichen Budgets Die drei Perspektiven Funktional  COFOG („Divisionen“, z.B. Gesundheit) Sachgruppen („by nature“)  z.B. Löhne, Spesen, Reparaturen Institutionell  z.B. Kantonsspital Winterthur Man kann jede Ausgabe (und Einnahme) allen dreien zuordnen Z.B. Lohn der Krankenpflegerin X Gesundheit Löhne Kantonsspital Winterthur

Performance Budgets „Globalbudgets“ Traditionell sind Budgets riesige Zahlenwerke Politische Steuerung benötigt aber keine Details (z.B. Spesen an der Kantonsschule X), sondern ist z.B. an den Ausgaben für Gymnasien insgesamt interessiert Diese Ausgaben sind wiederum in Bezug zur Leistung/Wirkung zu setzen  Performance Budgets (oder outcome-based-budgets oder output-based budgets)

Performance Budgets Weitere Reformelement, neben Leistungscharakter Mehrheitlich (ausser z.B. Steuerverwaltung) Saldobudget Nicht mehr Ausgaben und Einnahmen, sondern nur noch Saldo wird im Budget genehmigt Verzicht auf detaillierte Budgetpositionen Verzicht auf strenge Jährlichkeit Übertrag von verschobenen Ausgaben auf Folgeperiode möglich Erfolgsanteil bei Budgetunterschreitung („Gewinn“) Bleibt bei verantwortlicher Einheit

Performance Budgets Analogie zu Zero-Based-Budgeting Budgetierung auf Grund von Leistungsplänen (z.B. x Studenten  y Lektionen  z Franken) Prioritätensetzung durch Elimination von bestimmten Prozessen (z.B. keine Wahlfächer  weniger Lektionen)

Performance Budgets Voraussetzung: Definition von Produkten Produkt: Ein Produkt ist ein Gut oder eine Dienstleistung, die von der Einheit produziert und externe Stellen geliefert wird (z.B. an die Bürger/innen, Patienten etc.). Die Produktion des Guts oder der Dienstleistung deckt sich mit dem Zweck der Einheit und ist Teil ihrer Mission. Notwendig, da sonst Leistungsorientierung wegfällt.

Kostenrechnung Einführung erst mit NPM Performance Budgets Verrechnung von Leistungen (inkl. Projekte  IO!) … erfordern Kostenrechnung.

Kostenrechnung Hauptkonzepte „Profit“centers u.ä. Interne Verrechnungen Preisberechnung/Kalkulation

Kostenrechnung „Profit“centers u.ä. Cost Center (CC): Organisationseinheit mit Kostenverantwortung (z.B. Rechnungswesen, Generalsekretariat, IT Support) Profit Center (PC): Organisationseinheit mit Ergebnisverantwortung, auch wenn dieses in der öff. Verwaltung/IO gelegentlich ein begrenzter Verlust ist (z.B. Institut, Motorfahrzeugkontrolle, Handelsregisteramt) Investment Center (IC): selten, PC zusätzlich mit Investitionsverantwortung (z.B. Flughäfen  meist aber verselbständigt oder gar privatisiert!)

Kostenrechnung Interne Verrechnung Interne Leistungsbezüge werden den Bezügern verrechnet z.B. IT-Account (z.B. ZHAW student account: CHF 650/Stud.) Zweck Verursacherprinzip Anreiz für sparsamen Leistungsbezug Problematik Pflichtkonsum interner Leistung bei günstigeren externen Angeboten! (z.B. Raummiete Bund!) Abrechnungsaufwand

Kostenrechnung Preiskalkulation Table 3.3 Product costing Cost CU/qty Product 1 Product 2 Work Unit A 90 CU/h 10 h = 900 CU 15 h = 1350 CU Work Unit B 80 CU/h 20 h = 1600 CU 20 h = 1600 CU Material used 250 CU 50 CU ... … … … Total cost 2800 CU 3090 CU Number of units 1 project 35 lessons Cost per unit 2800 CU 88.29 CU Table 3.3

Kostenrechnung Hauptentwicklungsrichtung: Standardisierte Produktpläne Zweck: Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Anbietern (z.B. verschiedene Spitäler) Kosteneinsparung (z.B. Standard-Kosten-Modell des Deutschen Normenkontrollrats soll Kosten um 25% senken) Mittel: gleich Produktedefinitionen (z.B. DRG Disease Related Groups) Problematik?

Cash vs. accrual Budgets sind traditionell „cash“ Budget = Teil der Ausgabenbewilligung Ausgaben nicht Aufwände werden bewilligt Politisch „interessant“, da wählerrelevant IO: Politisch „interessant“, da inzwischen überwiegende Finanzierung durch „Donations“  direkter Bezug zu Ausgaben (z.B. WHO: Land X zahlt Impfprogramm in Afrika) Rechnungswesen war lange auch „cash“  Kongruenz

Cash vs. accrual Accrual Budgets Budget = Plan-Erfolgsrechnung Auch nicht cash-wirksame Positionen (z.B. Abschreibungen) werden Bewilligung unterworfen  sinnvoll? Problem: Cash-wirksame Investitionen sind nicht mehr enthalten! Lösung: Budget umfasst Plan-Erfolgsrechnung („Laufende Rechnung“) Plan-Investitionsrechnung

Rechnungsprüfung von Budgets Rechnungsprüfung ist anders als private Revision! Private Revision: primär Abschlussprüfung (daneben wenige Sonderaufgaben v.a. bei Konkurs etc.) Öffentlich-rechtliche Revision Prüfung Finanzhaushalt Alle Anträge an Parlament/Gemeindeversammlung  auch Budgets! Abschlussprüfung Prüfung internes Kontrollsystem Wirkungsprüfung

Case Mittelschulen Mittelschulen im Kanton Zürich Erstes grösseres Globalbudget (> CHF 300 Mio./Jahr) ab 1997 Wechsel zur Subjektfinanzierung (Schülerpauschale) Saldogenehmigung statt Detailbudget Aufhebung der strengen Jährlichkeit 20 Schulen mit rund 2‘600 Mitarbeiter/innen „Teilautonomie“: unselbständige Anstalten Schulleitungen mit Tradition

Case Mittelschulen Herausforderungen Definition Produkte Stark divergierende Kosten der einzelnen Schulen Fehlende Kostenrechnung Problematik Schülerpauschale Leistungs- und Wirkungsindikatoren

Case Mittelschulen Produktedefinition Sehr detailliert? Sporttag, Theateraufführung, Studienreise …. Sehr pauschal? Mittelschule … Lösung Kernleistungen: Gymnasium, Handelsmittelschule, Diplommittelschule Zusatzleistungen: Instrumentalunterricht, „Projekte“ Hilft auch Kostenunterschiede zu glätten

Case Mittelschulen Divergierende Kosten School Cost per student (CHF) Index (100 for cheapest school in sample) 1 15'834 123 2 15'934 124 3 16'729 130 4 15'285 119 5 14'336 112 6 15'358 120 7 15'084 118 8 14'518 113 9 15'902 10 15'351 11 14'729 115 12 13'634 106 13 15'449 14 16'412 128 15 15'597 122 16 15'219 17 14'499 18 16'761 131 19 12'834 100 20 15'749

Case Mittelschulen Divergierende Kosten Erste Hypothese: Alter des Lehrkörpers  nur ein kleiner Teil erklärt Zweite Hypothese: „Service Level“, d.h. Anzahl Lektionen (Klassengrössen, Freifächer etc.)  bestätigt den grössten Teil

Case Mittelschulen Divergierende Kosten Konsequenz: Anpassungspfade über 4 Jahre auf Mittelwert Geht nur bei gleichzeitiger Lehrplanreform  MAR Teilweise Stellenabbau, teilweise neue Stellen  personelle Konsequenzen

Case Mittelschulen Leistungs- und Wirkungsindikatoren Unbestritten Schülerzahlen (Output) Zufriedenheit Schüler/innen (Outcome) Zufriedenheit Absolvent/innen 2 Jahre nach Matur (Outcome) Kontrovers: Studienerfolg auf Hochschulstufe Vorbereitung auf Hochschule ist zwar Auftrag Aber: Störeinflüsse!

Case Mittelschulen Leistungs- und Wirkungsindikatoren Störeinflüsse Am stärksten Wahl Studienfach Weniger, aber auch: Geschlecht Geringer Einfluss: Maturitätstypus Kein signifikanter Einfluss: Einzelne Schule Fazit: Ungeeignet als Wirkungsindikator der Mittelschulen