Worauf kommt es an? Inventarisierung in der Kommune Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh zu Gast bei der Arbeitsgruppe "Zertifizierung nsk" der ekom21 Gießen, 17. November 2010

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Ihr Referent & Kai…

Matthias Breitenfelder Ihr Referent Matthias Breitenfelder Diplom-Mathematiker Geschäftsführer der hallobtf! gmbh Die hallobtf! gmbh Gründung 1992, Sitz Köln 10 hochqualifizierte Mitarbeiter Berater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai (Kai kann alles inventarisieren ®) Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss

Kommunale Inventarisierungslösung Kai Kai kann alles inventarisieren ® Kommunale Inventarisierungslösung Kai Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung Im Jahr 2004 entstanden entwickelt mit 18 Pilotkommunen Bundesweit in 440 Verwaltungen genutzt Kommunen, Hochschulen, Behörden Bei 13 kommunalen IT-Dienstleistern im Angebot

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Bilanz Stadt Musterstadt Der Anlagenbuchhalter Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1) Ist das nicht das gleiche? Bilanz Stadt Musterstadt Anlagevermögen Eigenkapital Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Sonderposten Rückstellungen Der Anlagenbuchhalter Kämmerei Verbindlichkeiten Umlaufvermögen RAP RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis

mobiles Vermögen Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2) Schule Ist das nicht das gleiche? Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … mobiles Vermögen Schule …

Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3) Ist das nicht das gleiche? Musik-Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Ich Waldhorn! Ich will Geige lernen! Ich Querflöte! Schule Der Herr Musiklehrer

+ Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4) Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? Inventarverwaltung Anlagenbuch zur Bewirtschaftung für den Bilanz-Nachweis Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) auch Fremd-Eigentum (Leasing) nur Eigentum Erfassung bei Lieferung + Aktivierung nach Rg.-Eingang Durchführung von Inventuren Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Hessische GemHVO-Doppik §35 Hessische GemHVO-Doppik §36 Wir machen Inventur (1) Warum & wie? Hessische GemHVO-Doppik §35 Inventar, Inventur Hessische GemHVO-Doppik §36 Inventurvereinfachungen VV zur GemHVO Doppik Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GOI) Vollständigkeit Richtigkeit Einzelerfassung und Einzelbewertung Nachprüfbarkeit Klarheit Wirtschaftlichkeit

 Mandant Buchungskreis Wir machen Inventur (2) Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?  Die Inventar-Nummer  Inventar-Muster  Mandant Buchungskreis  Mengen- einheit  Typ, Untertyp  Org.-Einheit Bereich  Standort Gebäude, Etage, Raum  Freifelder, Rubriken  Die Schnittstelle zum Anlagenbuch

relevant ? Ab 150 EUR oder was? Wir machen Inventur (3) Wie gehen wir vor? relevant ? Ab 150 EUR oder was? Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

Raum für Raum für Raum… Wir machen Inventur (4) Wie gehen wir vor? Raum für Raum für Raum… Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Vom IST zum SOLL ! Wir machen Inventur (5) Wie gehen wir vor? Vom IST zum SOLL ! Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Wir machen Inventur (6) Wie gehen wir vor? Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

mobiles Erfassungsgerät Wir machen Inventur (7) Wie gehen wir vor? Zählliste drucken Kugelschreiber Bleistift und Papier synchronisieren mobiles Erfassungsgerät Handscanner und Laptop zählen

Wir machen Inventur (8) Wie gehen wir vor? zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) …

Wir machen Inventur (9) Wie gehen wir vor? synchronisieren

Wir machen Inventur (10) Wie gehen wir vor? Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

Wir machen Inventur (11) Wie gehen wir vor? Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1) Was passiert, wenn … … die KITA einen Kühlschrank kauft? Lieferschein / Rechnung Anlagegut anlegen? Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst > 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? (> 1.000 € ?) GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Finanzbereich

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Im Finanzverfahren Rechnung erfassen Kontierung auf das Anlagegut ("synchrone Aktivierung") Buchung auf Kostensammler ("asynchrone Aktivierung") > 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? (> 1.000 € ?) nsk Rechnung buchen GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Finanzbereich

Fachbereich Finanzbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4) Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch nsk Operative Bestandsführung 1:1 Einzel-Anlagegüter Nachweis für die Bilanz Inventuren n:1 Festwerte, Gruppenwerte Abschreibungen ermitteln Einzelnachweis GWG‘s 1:0 Fremdeigentum Fachbereich Finanzbereich

Fachbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5) Was passiert, wenn … ... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss? … sich die Kostenstelle ändert? … sich der Standort ändert? (Ist das eigentlich noch wichtig?) Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Abgangsmeldungen Meldungen an den Anlagen-buchhalter Änderungsmeldungen Änderungs- Report Fachbereich

Inventarisierungslösung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6) Ein fairer Deal Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungs-meldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch Fachbereich

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7) Es geht allerdings auch rückwärts … Inventursystem Kai (als reines Inventursystem) Anlagenbestand nsk (als Bestandsbuch) Alle (drei) Jahre wieder … Neufunde autom. Überleitung Inventur Planung Standortbegehung Nachbearbeitung Abschluss Nachweis Veränderungen Abgänge Änderungs- Report

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8) nsk als Ausgangspunkt für die Inventur Anlagenbestand nsk (als Bestandsbuch) Drei Voraussetzungen Verlässliche Standort-Angaben (als "abhakbare Einheiten") Vollständigkeit Alles, was gezählt werden muss, ist drin Keine Gesamtheiten Festwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

mobiles Erfassungsgerät Software & Technik Zuerst ein Wort zur Technik Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation Barcode- Etikett Kühlschrank Handscanner & Laptop (Netbook, Tablet-PC) mobiles Erfassungsgerät

Klasse! toll! Software & Technik Zweierlei: die Fachämter begeistern Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! toll! Zweierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern

Software & Technik Die Fachämter begeistern (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

Software & Technik Die Fachämter begeistern (2) Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern. Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein. Texte, Zahlen, Datumsangaben … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung

Software & Technik Die Fachämter begeistern (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

toll! Software & Technik Zweierlei: die Fachämter begeistern Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? toll! Zweierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern

Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (1) Anlagen-Nachweis Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Das war 'ne Menge Arbeit … ... und hat überhaupt nichts genützt ... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben … die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung ... im Excel Anlagenbuchhalter Kämmerei

Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (2) Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über Gruppenwerte, Festwerte, keine GWG's mehr die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai Kai ist mein "Nebenbuch zum nsk" Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt Anlagenbuchhalter Kämmerei Kai Änderungs Report

Klasse! toll! Software & Technik Zweierlei: die Fachämter begeistern Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! toll! Zweierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Inventarisierung in der Kommune Ja, worauf kommt es an? auf eine gute Organisation! Je sorgfältiger der Inventarisierungs-Prozess organisiert wird, umso besser gelingt es, einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen, Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen, den Aufwand in Grenzen zu halten. Eine gut durchdachte Software kann helfen.

schönen Dank für Ihr Interesse! Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Wen können Sie fragen? Ihren Kai-Ansprechpartner bei der ekom21, Herrn Thomas Ellenberger btf@hallobtf.de www.hallokai.de bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen (darunter 10 Großstädte) Na dann … schönen Dank für Ihr Interesse!