Projektmanagement

Ein Schulprojekt managen Ziele: Projektmanagement – Theorie und Praxis Planung und Organisation Kommunikation Zeitmanagement Finanzen und Rechnungslegung Kreativer Einsatz von Evaluation Öffnung und Beteiligung student voice - Schüler/innenbeteiligung Schulpartnerschaften

Definition: ‚Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unterfangen mit der Absicht, ein bestimmtes Produkt zu erstellen, eine bestimmte Dienstleistung zu erbringen oder ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Es wird von Menschen durchgeführt, unterliegt Beschränkungen durch begrenzte Ressourcen, wird geplant, umgesetzt und evaluiert. ’ PMBOK Guide PMBOK: Project Management Body of Knowledge – eine Terminologiesammlung zum Thema Projektmanagement

Ein internationales Bildungsprojekt ... … wird normalerweise von Schüler/innen und Lehrer/innen in Zusammenarbeit mit Schulen aus anderen Ländern durchgeführt. Besuche, Austausch, Praktika (direkter Kontakt) gemeinsame schulische Projekte Schulentwicklungsprojekte eTwinning und/oder andere virtuelle Kontakte Internationale berufliche Weiterbildung

Übung: Tagesordnung für ein Projektplanungstreffen an Ihrer Schule Gruppe 1: Der jährliche bilaterale Austausch für ältere Schüler/innen (zwei Wochen) mit dem Ziel der Verbesserung ihrer Sprachkenntnisse Gruppe 2: Ein gemeinsames Lehrplanprojekt über nachhaltige Entwicklung unter Beteiligung von sechs Schulen aus vier Ländern Gruppe 3: Ein Schulentwicklungsprojekt zum Austausch gelungener IT Unterrichtsbeispiele Gruppe 4: Ein eTwinning Projekt (10 teilnehmende Schulen) über berühmte Künstler/innen Gruppe 5: Ein Hospitationsprogramm für Sprachlehrer/innen

Planung: Diskussionspunkte

Planung: Diskussionspunkte Allgemeine Zielsetzung Stärken der beteiligten Schulen Teilnehmer/innen: Lehrkräfte und/oder Schüler/innen Methoden und Häufigkeit der Kommunikation Sprache Kulturelle Belange einbezogene Lehrplaninhalte Zeitplanung – Projektaktivitäten, Besuche, Ferienzeiten, Prüfungen Wer tut was – Rollen Unvorhergesehenes und Risiken

Ein interkulturelles Szenario Englisch ist die Arbeitssprache des Projekts, aber eine der Schulen schickt stets den Rektor/die Rektorin zu den Projekt-Treffen, dessen/deren Sprachkenntnisse bestenfalls rudimentär sind. Deshalb werden die mit dem Projekt verbundenen Aufgabenstellungen an dieser Schule immer wieder missverstanden. „Mein Partner/meine Partnerin ist mit allem, was ich sage, einverstanden, kann es dann aber nicht umsetzen.“

Was ist hier passiert? Wie geht es dem Koordinatoren/der Koordinatorin und dem Partner/der Partnerin in dieser Situation? Warum geht es ihnen so? Von welchen Annahmen gingen/gehen beide aus? Was könnten sie tun?

Der Projektplan Belege/Nachweise, dass der Plan gemeinsam mit der/den Partnerschule/n erstellt wurde Klare Zielsetzungen, Absichten sowie Teilziele und Projektabschnitte (milestones) Eindeutige Verbindungen zu den Lehrplänen in allen Ländern Für gemeinsame, an den Lehrplänen orientierte Projekte der Partnerschulen: deutliche Progression – nicht nur eine Reihe von ‚Kennenlern-Aktivitäten’ Ausgeglichenes Budget

Hilfen für das Projektmanagement Mit Downloads: Texte in EN, DE, FR, IT and RO Hilfen für das Projektmanagement: Templates (Vorlagen) Beispiele Ressourcen (Partnerschaftsvereinbarungen, Planungsformulare, Abrechnungsbögen, Evaluationshilfen …) Erste Hilfe und mehr: www.european-project-management.eu

Gantt Chart – eine einfache Planungshilfe Sept Okt Nov Dez Jan Feb Aufg 1  1.1 1.2 Aufg 2 2.1 2.2 Aktivitäten zum Einstieg und Kennenlernen Besuch im November und Beginn des Klimawandel-Projekts Veranstaltungen zum Klimawandel und Schüler/innenkonferenz Es gibt verschiedene Hilfsmittel und Instrumente, mit denen sich ein Arbeitsplan mit einem Zeitplan koppeln lässt. Eines der effektivsten ist die sogenannte Gantt Chart (nach Henry Gantt, der dieses Planungsmodell propagierte). Die einzelnen Aufgaben werden in Sequenzen unterteilt und so in die Tabelle eingetragen, dass deutlich wird, welchen Zeitraum sie beanspruchen. Ihr Anfang und ihr Ende sind klar definiert. Auch die Teilziele/Projektabschnitte (milestones) sollten eingetragen werden, um sie sichtbar zu machen und als ebenso kritische wie begrenzenden Faktoren zu markieren, die in Beziehung zu der verfügbaren Zeit stehen. Darüber hinaus ist es möglich, in dieses Balkendiagramm Symbole für die jeweils verantwortlichen Durchführenden einzutragen, die personellen Ressourcen und andere begrenzende Faktoren darzustellen. Ein großer Vorteil dieses Balkendiagramms ist seine klare Gliederung und seine Transparenz – es stellt alle bekannten Fakten dar. Zusätzlich ist es ein sehr taugliches Kommunikationsinstrument für die Projektorganisation. Welche Teilziele/Projektabschnitte/milestones gibt es in Ihrem eigenen Connecting-Classrooms-Projekt? z.B.: Ferien? Erstellung von Rechenschaftsberichten? Monitoring (Beobachtung und Überwachung) und Evaluation  = Teilziele/Projektabschnitte/milestones (können auch Prüfsteine/begrenzende Faktoren für das Projekt sein)

Zusätzliche Planungshilfen Erstellen Sie eine einfache Gantt Chart: http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc Verwenden Sie Open Source Software: http://www.scribd.com/doc/3153813/OpenOffice-ProjectManagement-with-GanttCharts http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

Planung von Kommunikation Welche Möglichkeiten der Kommunikation stehen für die Projektarbeit zur Verfügung? Wie nützlich sind die einzelnen Möglichkeiten? (1 – 5 Punkte) Welches Potenzial für interkulturelle Missverständnisse beinhaltet jede einzelne? Welche Übereinkünfte sollten wir innerhalb der Partnerschaft treffen? Welche Regeln benötigen wir?

Finanzmanagement: einige Grundregeln Das Budget mit den Projektzielen abgleichen Budget und Arbeitsplan stets miteinander koppeln Was sind vertretbare Ausgaben? Preis-Leistungs-Verhältnis Finanzmanagement mit System Besuchsetikette Alle Belege und Nachweise sammeln

Evaluation 1 Warum ist Evaluation wichtig? 2 Phasen der Evaluation 3 Informationen sammeln und Veränderungen bewirken. Mit welchen Methoden? ‚Wie evaluieren Sie während und nach der Partnerschaft, ob die Ziele der Partnerschaft erreicht werden/wurden und der erhoffte Effekt eintritt?’ Diese Fragen sollten bei jedem Projekt gestellt werden. Vor allem auch während des Projekts. Die Fragen stammen aus einem Projektantrag/einer Projektbewerbung.

Warum ist Evaluation wichtig? Um die Qualität des Projekts zu verbessern Als Grundlage für eine offene Diskussion über die Projektergebnisse Um Stärken und Schwächen sowie Hindernisse auf dem Weg zum Ziel aufzuzeigen Dies ist die erste Frage, die wir uns stellen: Warum machen wir das? Der Hauptgrund ist die Verbesserung der Qualität. Sie verlangt jedoch vor allem eine projektbegleitende Evaluation – und erst in zweiter Linie die Evaluation nach Abschluss des Projekts. Die Ergebnisse dieser Anstrengungen führen zu konstruktiven Diskussionen über die Stärken und Schwächen des Projektes.

Phasen der Evaluation Planung von Evaluation: Einigung auf vorrangige Gegenstände der Evaluation. Alles zu evaluieren, ist unmöglich! Alle Beteiligten müssen die verwendeten Begrifflichkeiten verstehen Einigung, wer innerhalb der Partnerschaft für welchen Teil der Evaluation zuständig ist Zeitplanung abstimmen, Arbeitsplan für die Evaluation erstellen Dies sollte Teil der Projektplanung sein und in einen eigenen Arbeitsplan eingehen. Alle Partner sollten zum Evaluationsprozess beitragen.

Hinweise und Belege sammeln und auswerten: ‚Woher wissen wir …?’ Was wollen wir evaluieren? Den Prozess/Ablauf des Projektes (Unterrichtsaktivitäten, Treffen und Konferenzen, Kommunikation) Sichtbare Ergebnisse (Materialien, Internetauftritt, DVDs) Das Ergebnis des Projektes - viel schwieriger! Kennen wir die Ausgangssituation? (Maßstäbe/Eckpunkte für Kompetenzen, Wissen, Einstellungen) Wie sehen die Indikatoren für Veränderungen aus? Benchmarking – das Festlegen von Maßstäben und Eckpunkten – ist Teil des Prozesses: Kennen wir die Ausgangssituation? z.B.: Unterrichtsarbeit zu Wissen und Einstellungen, Gespräche über Grundlagen-Befragungen ‚Was wissen Sie/was weißt du über … (Land). Sprechen Sie/sprecht über vorhandene Klischees, Mythen und Fehleinschätzungen auf Seiten der Schüler/innen (oder Lehrkräfte).’ = Wissen (beispielsweise über Länder, Kulturen, Sprachen) = Fähigkeiten/Kompetenzen (beispielsweise interkulturell, sprachlich, bezüglich Teamwork, zur Lösung von Problemen) = Einstellungen (gegenüber anderen Ländern, Gruppen usw.)

Übung/Aktivität: Informationen sammeln und Veränderungen bewirken Vergleichen Sie die Evaluationstechniken, die Sie an Ihren Schulen bereits benutzen. Welche davon sind für internationale Projekte geeignet bzw. nützlich? Wie können Sie alle Ihre Zielgruppen erreichen? Dies ist eine Übung/Aktivität zum Thema Evaluation. (10 Minuten)

Hinweise und Belege sammeln und auswerten: ‚Woher wissen wir …?’ Welche Evaluationsinstrumente sollten wir benutzen? Verwenden Sie gut strukturierte Evaluationsinstrumente, die klare Indikatoren bieten: 1 Frage-bogen 2 Lern-tagebuch 3 Webtool 4 Nutzer-gruppe 5 Statistik-analyse 6 Interviews Wählen Sie passende Evaluationsinstrumente, die allen Beteiligten zusagen. Vergessen Sie nicht: Alles zu evaluieren, ist unmöglich! Evaluation generiert unweigerlich Daten. Deshalb ist es wichtig, die Art der erwünschten Daten vor Beginn der Evaluation festzulegen und zu überlegen, wie nützlich sie bei der Steuerung der Projektarbeit sein können. Es empfiehlt sich, sowohl qualitative als auch quantitative Daten zu erheben. Auf diese Weise liegt für nachfolgende Entscheidungen eine größere Bandbreite von Informationen vor. Fragen Sie die Gruppe nach weiteren ihr bekannten Evaluationsinstrumenten. Selbstevaluation kann sehr effektiv sein!

Evaluationstagebuch Aktivität (mit Datum/Zeit) Zielgruppen Kurze Begründung und Beschreibung der Aktivität Wirkung/Auswirkung/Folgen Zukünftige Änderungen NAME SCHULE/ORGANISATION Einfaches Beispiel, kann von Klassen und Lehrkräften ausgefüllt werden. 22

Evaluationstagebuch Aktivität (mit Datum/Zeit) Thema oder Titel Zielgruppen Mit wem oder für wen? Kurze Begründung und Beschreibung der Aktivität Warum habe ich das getan? Was habe ich getan? Wirkung/Auswirkung/Folgen Wie ist es verlaufen? Wie hat es geklappt? Zukünftige Änderungen Wenn ich diese Aktivität wiederholen würde – was würde ich ändern und warum? NAME SCHULE/ORGANISATION Dies sind die eigentlichen Fragen hinter den einzelnen Punkten. Die letzte Frage ist sehr wichtig. 23

Projekt-Selbstevaluation: zum Einsatz bei einer Team-Sitzung Zeitplanung wurde eingehalten. Geplante Aktivitäten fanden statt. Kommunikation war effizient. Partner hielten sich an die Vereinbarungen im Arbeitsplan. Beim letzten Treffen vereinbarte Ziele wurden erreicht. Die Partner haben voneinander gelernt. Haben wir eine gute Partnerschaft? Fortlaufende Evaluation, regelmäßig durchgeführt, vielleicht bei Projekttreffen. Nicht vergessen: Schafft Grundlagen für eine offene Diskussion. 24

Evaluation einer Projektsitzung INDIKATOREN: Vor der Sitzung wurden ausreichend Informationen zugänglich gemacht; die Kommunikation war effizient. Die Partner hatten Zeit, sich einander vorzustellen bzw. ihre Bekanntschaft zu erneuern, einander über ihren Hintergrund zu informieren und darüber, welchen Beitrag sie zum Projekt leisten können. Die Tagesordnung wurde eingehalten, Änderungen wurden besprochen. Alle Partner leisteten Beiträge zur Sitzung. Die Ziele der Sitzung wurden erreicht. Die Arbeitsumgebung ermöglichte das Erfüllen der gestellten Aufgaben. Die geplanten Aktivitäten fanden statt. Die Partner haben eine klare Vorstellung von den nächsten Schritten. Unterkunft, Essen und soziale Aspekte waren angemessen. Stärkt die Evaluationskultur.

Veränderungen umsetzen: ‚Was tun wir als nächstes?’ Ergebnisse analysieren – wenn möglich bei einer Team-Sitzung Mögliche Chancen und Probleme aufzeigen Anpassen: Arbeitsplan, Aktivitäten/Aufgaben, Kommunikation, Management-Stil, Budgets Alle Beteiligten informieren – versuchen, ohne Anordnungen auszukommen! Alle Gründe für Veränderungen festhalten 26

Zusammenfassung In einer frühen Projektphase einsteigen Andere einbeziehen (wenn mögl. externe Evaluatoren/Evaluatorinnen, Vertreter/innen der Zielgruppe) Angemessene Evaluationstechniken benutzen Evaluationstechniken verwenden, die zu einem sich weiter entwickelnden Projekt passen Alle Daten und Analyseergebnisse festhalten und für die Umsetzung verwenden

Das Projekt nachhaltig gestalten Finanzierungsmodelle sind endlich - 1,2,3 Jahre. Strategien entwickeln, wie es nach Auslauf der Finanzierung weitergeht. Wie kann das Projekt danach am Leben gehalten werden? Müssen Partnerschaften ewig halten? Nachhaltigkeitsplanung sollte eine Aufgabe in der Partnerschaft sein.

Das Leben nach der Finanzierung Nutzen Sie die Zeit, in der Geld vorhanden ist, um Systeme zu etablieren: (Kommunikationskanäle, IT, Zeitplanung für das Projekt, die kompatibelsten Lehrplanbereiche, Begeisterung und Mitwirkung der Kollegen/Kolleginnen) Lohnende Projekte mit ausländischen Partnern müssen kein Geld kosten – z.B.: e-Projekte Eine Partnerschaftsvereinbarung?

Eine Partnerschaftsvereinbarung Das Entwerfen der Vereinbarung ist ein gemeinsamer Prozess. Das Dokument wird vermutlich während der finanziell abgesicherten Projektperiode entstehen. Die Unterzeichnung der Vereinbarung sollte ein wichtiger Meilenstein im Projekt sein und gefeiert werden! Termine für eine regelmäßige Überprüfung der Vereinbarung im Verlauf des Projektes setzen. Eine Partnerschaftsvereinbarung kann eine gute Möglichkeit sein, eine Beziehung zu festigen. In manchen Partnerschaften ist eine Vereinbarung fest eingeplant, bei anderen muss sie vielleicht erst während des Planungsprozesses thematisiert werden.

Übung/Diskussion Bedeutet das Ende der Finanzierung auch das Ende der Partnerschaft? Was ist das erfolgreichste kostengünstige oder kostenfreie Projekt, das Sie kennen? Welche Veranstaltung an Ihrer Schule ist die beste Einnahmequelle? Eine Partnerschaftsvereinbarung kann eine gute Möglichkeit sein, eine Beziehung zu festigen. In manchen Partnerschaften ist eine Vereinbarung fest eingeplant, bei anderen muss sie vielleicht erst während des Planungsprozesses thematisiert werden.

Öffnung – einleitende Gedanken Wie finden wir passende Kanäle für die Öffnung des Projektes? Internetseite und Rundbriefe – reicht das aus? Wie motiviere ich die Partner für eine Öffnung? Wer kann uns helfen, auf europäischer Ebene Informationen über unser Projekt zu verbreiten? Warum sollen wir uns überhaupt öffnen? Reicht es denn nicht, dass die Schüler/innen von unserer Arbeit profitieren?

Öffnung Ein Schulfest/Tag der offenen Tür oder eine andere Schulveranstaltung mit einem internationalen Thema: Europatag - Internationaler Tag der Sprachen - Frühlingstag-Feiern usw.

‘Student voice’ – Schüler/innenmitwirkung: Leitfragen Was bedeutet “student voice” für Sie? Welche Erfahrungen haben Sie mit “student voice”? Die „Stimme” aller Schüler/innen oder nur einiger? Wie gehen wir mit dem um, was sie uns sagen? Die Übung dauert 15 Minuten. Diese Einheit basiert auf der Vorstellung, dass die Gruppe eine Stimme hat und Mitwirkung anstrebt, dass die Mitglieder sich gegenseitig führen und einander die Konzepte und Auffassungen erklären, die mit student voice verbunden sind. Da davon auszugehen ist, dass diese Einheit weltweit unter Lehrer/innen und Gruppenleiter/innen mit unterschiedlichsten Hintergründen, Auffassungen und Einstellungen im Bezug auf Status, Demokratie, Gleichheit, Diversität, Pädagogik, Lehrpläne und Schulorganisation eingesetzt wird, soll hierstudent voice modellhaft durchgeführt werden. Die Schüler/innen (Kursteilnehmer/innen) lernen von einander und lehren einander – die Lehrkraft (Kursleiter/in) hat die Rolle des Begleiters/der Begleiterin, Beraters/Beraterin und Lenkers/Lenkerin. Der Kursleiter/die Kursleiterin steuert nur wenig Input bei. Er/sie gibt vielmehr Impulse, hinterfragt und gibt Fragen, die ihm/ihr als Lehrer/in gestellt werden, zurück an die Gruppe.

Beteiligung des sozialen und gesellschaftlichen Umfeldes Zusätzliche Beteiligte an Comenius-Projekten – einige Beispiele: Andere Bildungsinstitutionen (einschließlich Universitäten) Kirchen, Moscheen, Synagogen und ihre Gemeinden Örtliche Geschäfte/Betriebe Historische Städten/Museen - Fremdenverkehrsämter/Touristeninformationszentren Künstler aus der Region Tierschutzorganisationen Medien Regionalverwaltung/Stadtverwaltung/Polizei

Merkmale einer guten Schulpartnerschaft Eine gute Schulpartnerschaft sollte:

Merkmale einer guten Schulpartnerschaft Eine gute Schulpartnerschaft sollte: - nachhaltig sein - nicht (nur) vom Geldgeber gesteuert werden - gut und mit Umsicht gemanagt werden - Lehrer/innen und Schüler/innen gleichermaßen motivieren - von übergeordneten Stellen/Vorgesetzten unterstützt werden - das soziale und gesellschaftliche Umfeld mit einbeziehen - sich in den Lehrplan integrieren lassen - strategisch geplant sein - sich mit globalen Themen beschäftigen - Lehrer/innen und Schüler/innen Schlüsselkompetenzen vermitteln Alle diese Faktoren tragen zur Entwicklung eines kritischen kulturellen Bewusstseins bei, zum interkulturellen Lernen und Verständnis.

Ein interkulturelles Szenario An einer der Partnerschulen gibt es einige Schüler/innen aus Roma-Familien, die offenbar keine Möglichkeit zur Beteiligung am Projekt erhalten. Eine andere Schule hat einen wesentlich größeren Anteil an Roma, doch gelingt es ihr, diese in die meisten der mit dem Projekt verbundenen Aktivitäten zu integrieren. Eine Lehrkraft der ersten Schule macht häufig negative Bemerkungen über Roma und sorgt damit für Missstimmung innerhalb der Partnerschaft.

Was ist hier passiert? Wie fühlen sich die anderen Partner in dieser Situation? Warum fühlen sie sich so? Gehen sie von irgendwelchen Annahmen aus? Was sollten sie als nächstes tun?