AUSZAHLUNGSVERFAHREN Sächsische Aufbaubank -Förderbank- Abteilung Infrastruktur und Städtebau

Auszahlungsverfahren Inhalt 1. Einleitung / Auszahlungsplanung 2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss 4. Schlussbemerkungen Achtung! Wird nacheinander eingeblendet.

Auszahlungsverfahren 1. Einleitung Der Lead-Partner beantragt die Auszahlung der Fördermittel bei der SAB - für das laufende Haushaltsjahr bis spätestens zum 30. November des Jahres. Den letzten Auszahlungsantrag hat der Lead-Partner spätestens 6 Monate nach Projektabschluss bei der SAB einzureichen. Die Beantragung der Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach der Auszahlungsplanung (gemäß Zuwendungsvertrag, § 9 Mitteilungspflichten), in der Regel viermal jährlich. Einleitend möchte ich einige grundsätzliche Aussagen zum Auszahlungsverfahen treffen. zu 1. – nur relevant, wenn die Auszahlung noch im laufenden Kalenderjahr erfolgen soll zu 4. – d. h. nur Kosten die tatsächlich angefallen und bezahlt wurden sind können auch erstattet werden. Die Auszahlung erfolgt im Erstattungsprinzip gegenüber dem Lead-Partner.

Auszahlungsverfahren 1. Jährliche Auszahlungsplanung des LP Anmerkungen Die Grundlage der Auszahlungsplanung bilden die Fördermittel für die einzelnen Jahre im Zuwendungsvertrag, § 3, Punkt 5. Der Zuwendungsvertrag regelt die Verteilung der Mittel auf die Jahre und auf die Finanzierungsquellen. Diese Zahlen basieren auf Ihrem Antrag. An dieser Stelle möchte ich darauf hinweisen, dass der Zeitpunkt der Ausgaben nicht identisch ist mit dem Zeitpunkt der Erstattung durch die SAB. Dazwischen können einige Monate für die Artikel-16-Prüfung, Erstellung des Auszahlungsantrages etc. vergehen. Wenn also der LP… Wenn der LP bei der Planung feststellt, dass zeitliche Verzögerungen zu einer Änderung führen, ist ein Änderungsantrag an das GTS zu richten.

Auszahlungsverfahren 1. Jährliche Auszahlungsplanung des LP 02 05 08 11 24.500,00 24.550,19 73.550,19 24.400,00 24.410,50 73.210,50 02 05 08 11 16.000,00 18.459,73 66.459,73 19.000,00 19.007,00 76.007,00 Beispiel: Einreichung vollst. Beleglisten aller KP bei den jew. Art.-16-Prüfern in 02/2013 für den Abrechnungszeitraum bis 31.01.2013 Ergebnis der Artikel-16-Prüfung innerhalb von 3 Monaten ca. 04/2013 Einreichung Auszahlungsantrag 05/2013 Auszahlung der Fördermittel nach Prüfung 05/2013

Auszahlungsverfahren 2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen

Auszahlungsverfahren 2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde Stelle der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Prüfung des beantragten und verfügbaren Auszahlungsbetrages Planung des Mittelabflusses formale und inhaltliche Prüfung der vorgelegten Auszahlungsunterlagen Schreiben: Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Auszahlung der EU-Mittel und der sächsischen Kofinanzierung (Landesmittel) Schreiben: Auszahlungs-Avis Bestätigung des Buchungsbetrages für staatliche Kooperationspartner Was passiert mit Ihrem Auszahlungsantrag, nachdem er bei der ZGB eingegangen ist? Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen – siehe nächste Folie

Auszahlungsverfahren 2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Formale und inhaltliche Prüfung der eingegangenen Auszahlungsunterlagen Prüfung und Beurteilung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität in Bezug auf die im Zuwendungsvertrag festgelegten Förderbedingungen, Überprüfung, dass die Ausgaben aller am Projekt beteiligten Partner durch einen Artikel-16-Prüfer bestätigt wurden, Votum zu den Auszahlungshöhen, Überwachen der Auszahlungsauflagen sowie abschließende Projektprüfung (ob der im Zuwendungsvertrag festgelegte Zweck erreicht, das Projekt entsprechend umgesetzt sowie das geltende Recht eingehalten wurde). Nähere Erläuterung zu Punkt 2 der vorherigen Folie Schreiben: Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Unterlagen des Lead-Partners zur Beantragung der Auszahlung: Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht Auszahlungsantrag Zusammengefasste Belegliste bei Abschlussbericht an die Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 1.) Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner Die zweisprachigen Protokolle der nationalen Artikel-16-Prüfer und die dazu gehörenden geprüften Beleglisten sind als Kopien vorzulegen. Die einzelnen geprüften Beleglisten sind als Kopie sowie in elektronischer (beleglisten@ziel3-cil3.eu) Form einzureichen. Kopien der genannten Unterlagen sind vom Lead-Partner durch Stempel und Unterschrift eines Vertretungsberechtigten zu beglaubigen Nicht einzureichen: die durch die zuständigen Artikel-16-Prüfer geprüften Projektfortschrittsberichte der einzelnen Kooperationspartner

nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 2.) Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht Projektfortschrittsbericht als Kurz-/Abschlussbericht zur Auszahlung Das entsprechende Formular finden Sie auf der Internetseite: www.ziel3-cil3.eu/Formulare auszufüllen sind: Pkt. 1 - Angaben zum Projekt Pkt. 2 - Angaben zum Berichterstatter Pkt. 3 - Bezeichnung des Berichtes Pkt. 4 - Ist-Stand der quantitativen Projektergebnisse Pkt. 5 - Publizitätsmaßnahmen Pkt. 6 - Bericht über die durchgeführten Maßnahmen Pkt. 7 - Angaben zum grenzübergreifenden Projektverlauf Pkt. 8 - Auftragsvergabe an Dritte* Pkt. 9 - Finanzierung Pkt. 10 - Erklärung des Berichterstatters * nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen immer LP Auswahl im Punkt 3.2 Lt. Projektantrag nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu beachten ist: Angabe der Aktivitäten aller Kooperationspartner im Berichtszeitraum Der Lead-Partner hat mit seinen, am Projekt beteiligten Partnern verbindliche und einheitliche Abrechnungszeiträume zu vereinbaren. Die einzelnen Abrechnungs- zeiträume auf der Projektebene müssen aneinander anschließen. Die zuständigen Artikel-16-Prüfer sind über die vereinbarten Abrechnungszeiträume zu informieren. Im Pkt. 5.1 und 6 sind die Aktivitäten (Publizitätsmaßnahmen/ Arbeitspakete) in aufsteigender Reihenfolge anzugeben. Zudem ist zu kennzeichnen, von wem die jeweilige Aktivität durchgeführt wurde (beginnend mit "LP:..." bzw. "PP1:..." bzw. "LP, PP1:..."). Ebenso sind Abweichungen von der Planung gem. Projektantrag (z.B. geplante aber nicht durchgeführte Arbeitspakete mit Gründen und voraussichtlichem Zeitraum der Verzögerungen) anzugeben. Hinweise zum Abschlussbericht (spätestens 6 Monate nach Projektende einzureichen): siehe www.ziel3-cil3.eu/de/formulare/projektumsetzung Der Bericht ist dem zuständigen Artikel-16-Prüfer auf der tschechischen Seite zur Kenntnisnahme zu übermitteln.

zuschussfähige Ausgaben mal Fördersatz der EU-Mittel lt. Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Wir sind wieder bei dem Beispiel von vorhin. Die EU-Mittel errechnen sich aus den zuschussf. Ausgaben seit Projektbeginn (25.010,56) mal 85%. In dem hier abgebildeten ersten Teil der Tabelle ist die Finanzierung von 100% der zuschussfähigen Ausgaben dargestellt. 21.258,976 1.250,528 EU-Mittel und Landesmittel werden nicht aufgerundet 2.501,07 8.500,197 1.000,00 zuschussfähige Ausgaben seit Projektbeginn mal Fördersatz der EU-Mittel lt. Zuwendungsvertrag graue Felder werden automatisch ermittelt

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Mittel zur Finanzierung der Differenz zwischen den zuschussfähigen und Gesamtausgaben i. d. R. Finanzierung der Ausgaben, die durch die Artikel-16-Prüfer als nicht zuschussfähig anerkannt werden. Hier sind die Finanzierungsmittel der nicht zuschussfähigen Ausgaben dargestellt. 60,00 25.070,56 1.000,00 10.500,19 graue Felder werden automatisch ermittelt

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 3.) Auszahlungsantrag Folgende Angaben sind erforderlich: Aufteilung des Auszahlungsbetrages auf die Kooperationspartner Name des Lead-Partners 7.650,00 Name des Projektpartners 1 8.500,19 ZGB rechnet aber immer nach dem vorgenannten Schema, d.h. zuschussfähige Ausgaben insgesamt * Fördersatz ./. bereits ausgezahlter Betrag Beispiel Lead Partner: zuschussfähig alt (Art-16-Prf. 1) waren 16.510,56, davon ausgezahlt alt 14.859,50 zuschussfähig neu 25.010,56, davon 90% ist 22.509,50 minus 14.859,50 ergibt 7.650,- bewilligter Fördersatz gemäß Zuwendungsvertrag mal durch die Artikel-16-Prüfer anerkannte zuschussfähige Ausgaben minus bereits ausgezahlter Betrag

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Auszahlungsantrag Folgende Angaben sind erforderlich: Höhe des gesamten Auszahlungs-betrages einschließlich Kofinanzierung CZ 16.150,19 Bankverbindung Lead-Partner in Tschechien Zu beantragen ist natürlich die gesamte Summe (alle Partner und auch tschechische Kofinanzierung). Bankverbindung Lead-Partner in Sachsen 1. Auszahlung SN-CZ/1. platba z SN-CZ

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss bei Lead Partner in ČR: Ermächtigung der SAB durch den Lead Partner gemäß § 8 Zuwendungsvertrag: Im Zuwendungsvertrag § 8 ermächtigt der tschechische Lead Partner die SAB zur Auszahlung der nationalen öffentlichen Mittel des Freistaates Sachsen direkt an seine deutschen Projektpartner. Für diesen Fall gilt Punkt 4.2. im Auszahlungsantrag: - Wenn tschechischer Lead Partner – Kofinanzierung Sachsen wird direkt an deutsche (nichtstaatl. ) PP ausgezahlt

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss SAB MMR A EFRE SN und CZ Nationale öffentliche Kofinanzierung CZ Nationale öffentliche Kofinanzierung SN Lead Partner CZ Projektpartner SN Projektpartner CZ

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss bei staatlichen Kooperationspartnern in SN: Staatliche Einrichtungen erhalten vom SMWA entsprechende Bewirtschaftungsbefugnisse für einen Haushaltstitel. Im Zuwendungsvertrag § 8 verzichtet der Lead Partner auf die Auszahlung der Mittel seiner staatlichen Projektpartner. Für diesen Fall gilt Punkt 4.3. im Auszahlungsantrag: - Bei staatlichen PP – keine Auszahlung an Lead Partner (egal ob CZ od. D) - EFRE und NÖK werden vom HH-Titel gebucht

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss bei staatlichen Lead-Partnern in SN: Jede Dienststelle, die als Lead-Partner fungiert, hat für die Vereinnahmung der an die Projektpartner weiterzuleitenden Mittel eine entsprechende Verwahrbuchungsstelle unter der Anordnungsstellennummer der Dienststelle bei der Hauptkasse des Freistaates Sachsen einzurichten. Auf dieser Verwahrbuchungsstelle dürfen nur die Mittel, die die SAB an den Lead Partner zur Weiterleitung an die Projektpartner auszahlt, vereinnahmt werden. Die Verwahrbuchungsstelle ist der SAB durch den staatl. Lead-Partner mitzuteilen, damit die SAB die Auszahlung auf das Konto der Hauptkasse des Freistaates Sachsen, unter Benennung der Verwahrbuchungsstelle als Verwendungszweck anweisen kann. Die Hauptkasse übermittelt nach Zahlungseingang der betroffenen Dienstelle eine Zahlungsanzeige. Daraufhin ist der vereinnahmte Betrag durch die jeweilige Dienststelle umgehend an die jeweiligen Projektpartner weiterzuleiten. Bei der Auszahlung des vereinnahmten Betrages durch die jeweilige Dienststelle ist die Verwahrbuchungsstelle, aus welcher der entsprechende Betrag ausgezahlt werden soll anzugeben. Dadurch, dass keine Verbuchung der Einnahme im Haushalt des Freistaates Sachsen stattfindet (durchlaufender Posten) liegt auch keine Verletzung des Bruttoprinzips vor. Ansprechpartner in der Hauptkasse (zuständig für Regierungsbezirk Dresden): Frau Silvia Eickstädt Referatsleiterin, LFF, Abteilung IV: Hauptkasse des Freistaates Sachsen, Referat 42/D: Buchführung Dresden Stauffenbergallee 2; 1099 Dresden; Telefon: 0351/827 4200 Bei Betroffenheit anderer Regierungsbezirke, sollen sich die Dienstellen entweder an ihren jeweiligen zuständigen Bearbeiter in der Hauptkasse oder an Frau Eickstädt wenden. Dieser wird die Anfragen ggf. an die jeweils zuständigen Bearbeiter weiterleiten.

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 4.) Zusammengefasste Belegliste Die zusammengefasste Belegliste aller getätigten Ausgaben der Kooperationspartner ist sowohl in elektronischer Form an beleglisten@ziel3-cil3.eu) wie auch in gedruckter und unterzeichneter/ gestempelter Form nur beim Projektende zum Abschlussbericht bzw. auf Anforderung einzureichen

Auszahlungsverfahren 3. Auszahlungsunterlagen - Zusammenfassung in Papierform: Protokolle der Artikel-16-Prüfer/ Beleglisten der Kooperationspartner Zusammengefasste Belegliste gemeinsamer zweisprachiger Projektfortschrittsbericht Auszahlungsantrag in elektronischer Form (Format Excel): Beleglisten der Kooperationspartner fakultativ: Einreichung aller Unterlagen (s. Papierform) zusätzlich per E-Mail (beleglisten@ziel3-cil3.eu)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!