Worauf kommt es an? Inventarisierung in der Kommune Marion Bückers Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh Essen, 18. November 2010

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Wer sind wir eigentlich?

Wer sind wir eigentlich? (1) Marion Bückers Diplom-Verwaltungs-Betriebswirtin (FH) Anwendungsbetreuerin beim KRZN zuständig für SAP-Investitionsmanagement und Anlagenbuchhaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai Das KRZN IT-Dienstleister für 43 Kommunen mit insgesamt 1,4 Mio Einwohnern 33 SAP-Kommunen, 7 KIRP-Kommunen 34 Kai-Kommunen

Wer sind wir eigentlich? (2) Matthias Breitenfelder Diplom-Mathematiker Geschäftsführer der hallobtf! gmbh Die hallobtf! gmbh Gründung 1992, Sitz Köln 10 hochqualifizierte Mitarbeiter Berater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai (Kai kann alles inventarisieren ®) Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Bilanz Stadt Musterstadt Der Anlagenbuchhalter Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1) Ist das nicht das gleiche? Bilanz Stadt Musterstadt Anlagevermögen Eigenkapital Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Sonderposten Rückstellungen Der Anlagenbuchhalter Kämmerei Verbindlichkeiten Umlaufvermögen RAP RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis

mobiles Vermögen Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2) Schule Ist das nicht das gleiche? Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … mobiles Vermögen Schule …

Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3) Ist das nicht das gleiche? Musik-Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da? Ich Waldhorn! Ich will Geige lernen! Ich Querflöte! Schule Der Herr Musiklehrer

+ Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4) Inventarverwaltung Ist das nicht das gleiche? Inventarverwaltung Anlagenbuch zur Bewirtschaftung für den Bilanz-Nachweis Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) auch Fremd-Eigentum (Leasing) nur Eigentum Erfassung bei Lieferung + Aktivierung nach Rg.-Eingang Durchführung von Inventuren Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Wir machen Inventur (1) Warum? GemHVO NRW §28 (1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. (2) … (3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …

Wir machen Inventur (2) Warum? GemHVO NRW §29 (1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung. (2) … mathematisch-statistische Methoden … Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann verzichtet werden. …

 Mandant Buchungskreis Wir machen Inventur (3) Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?  Die Inventar-Nummer  Inventar-Muster  Mandant Buchungskreis  Mengen- einheit  Typ, Untertyp  Org.-Einheit Bereich  Standort Gebäude, Etage, Raum  Freifelder, Rubriken  Die Schnittstelle zum Anlagenbuch

relevant ? Ab 60 EUR oder was? Wir machen Inventur (4) Wie gehen wir vor? relevant ? Ab 60 EUR oder was? Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

Raum für Raum für Raum… Wir machen Inventur (5) Wie gehen wir vor? Raum für Raum für Raum… Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Vom IST zum SOLL ! Wir machen Inventur (6) Wie gehen wir vor? Vom IST zum SOLL ! Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Wir machen Inventur (7) Wie gehen wir vor? Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

mobiles Erfassungsgerät Wir machen Inventur (8) Wie gehen wir vor? Zählliste drucken Kugelschreiber Bleistift und Papier synchronisieren mobiles Erfassungsgerät Handscanner und Laptop zählen

Wir machen Inventur (9) Wie gehen wir vor? zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) …

Wir machen Inventur (10) Wie gehen wir vor? synchronisieren

Wir machen Inventur (11) Wie gehen wir vor? Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

Wir machen Inventur (12) Wie gehen wir vor? Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1) Was passiert, wenn … … die KITA einen Kühlschrank kauft? Lieferschein / Rechnung Anlagegut anlegen? Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Fachbereich

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst > 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Finanzbereich

Lieferschein / Rechnung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Im Finanzverfahren Rechnung erfassen Kontierung auf das Anlagegut ("Direktaktivierung") Buchung auf Kostensammler ("Indirekte Aktivierung") > 410 €: aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 € ? Rechnung buchen GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Finanzbereich

Fachbereich Finanzbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4) Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch SAP FI-AA Operative Bestandsführung 1:1 Einzel-Anlagegüter Nachweis für die Bilanz Inventuren n:1 Festwerte, Gruppenwerte Abschreibungen ermitteln Einzelnachweis GWG‘s 1:0 Fremdeigentum Fachbereich Finanzbereich

Fachbereich Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5) Was passiert, wenn … ... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss? … sich die Kostenstelle ändert? … sich der Standort ändert? (Ist das eigentlich noch wichtig?) Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Abgangsmeldungen Meldungen an den Anlagen-buchhalter Änderungsmeldungen Änderungs- Report Fachbereich

Inventarisierungslösung Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6) Ein fairer Deal Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungs-meldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch Fachbereich

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7) Es geht allerdings auch rückwärts … Inventursystem Kai (als reines Inventursystem) Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Alle (drei) Jahre wieder … Neufunde autom. Überleitung Inventur Planung Standortbegehung Nachbearbeitung Abschluss Nachweis Veränderungen Abgänge Änderungs- Report

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8) FI-AA als Ausgangspunkt für die Inventur Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Drei Voraussetzungen Verlässliche Standort-Angaben (als "abhakbare Einheiten") Vollständigkeit Alles, was gezählt werden muss, ist drin 60-EUR-Grenze? Keine Gesamtheiten Festwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

mobiles Erfassungsgerät Software & Technik Zuerst ein Wort zur Technik Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation Barcode- Etikett Kühlschrank Handscanner & Laptop (Netbook, Tablet-PC) mobiles Erfassungsgerät

Klasse! großartig! toll! Software & Technik Dreierlei: Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! großartig! toll! Dreierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern die Rechnungsprüfung begeistern

Software & Technik Die Fachämter begeistern (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

Software & Technik Die Fachämter begeistern (2) Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern. Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein. Texte, Zahlen, Datumsangaben … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung

Software & Technik Die Fachämter begeistern (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

toll! Software & Technik Dreierlei: die Fachämter begeistern Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? toll! Dreierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern

Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (1) Anlagen-Nachweis Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Das war 'ne Menge Arbeit … ... und hat überhaupt nichts genützt ... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben … die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung ... im Excel Anlagenbuchhalter Kämmerei

Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (2) Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über Gruppenwerte, Festwerte, keine GWG's mehr die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai Kai ist mein "Nebenbuch zum FI-AA" Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt Anlagenbuchhalter Kämmerei Kai Änderungs Report

Klasse! toll! Software & Technik Dreierlei: die Fachämter begeistern Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! toll! Dreierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern die Rechnungsprüfung begeistern

    Software & Technik Erfüllt die Software die Anforderungen … Die Rechnungsprüfung begeistern (1) Erfüllt die Software die Anforderungen … … allgemeiner Art (betreffend Informationsdarstellung, Programminteraktion, Zugriffsschutz, Dokumentation …) … eines lückenlosen Veränderungsnachweises (Inventar-Historie) … der Grundsätze Ordnungsgemäßer Inventur und ermöglicht sie der Verwaltung, ihre Inventur so zu planen, zu strukturieren und zu dokumentieren, dass die GOI eingehalten werden? … eines in allen Phasen dokumentierten und nachvollziehbaren Inventurablaufs? Ist die Software zertifiziert?    

Software & Technik Die Rechnungsprüfung begeistern (2)

Klasse! großartig! toll! Software & Technik Dreierlei: Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Klasse! großartig! toll! Dreierlei: die Fachämter begeistern den Anlagenbuchhalter begeistern die Rechnungsprüfung begeistern

Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Inventarisierung in der Kommune Ja, worauf kommt es an? auf Sie! Je sorgfältiger Sie den Inventarisierungs-Prozess organisieren, umso besser gelingt es Ihnen, einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen, Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen, den Aufwand in Grenzen zu halten. Eine gut durchdachte Software kann helfen.

Wen können Sie fragen? Na dann … viel Erfolg! Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Wen können Sie fragen? marion.bueckers@krzn.de btf@hallobtf.de www.hallokai.de bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen (darunter 10 Großstädte) Na dann … viel Erfolg!