1 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wer braucht noch Archivare und Records Manager? Dr. Ulrich Kampffmeyer Fachhochschule Potsdam Potsdam, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Destruktiv Einführung Gestern: Veränderung in den Prozessen Heute: Web 2.0 Konstruktiv Ausbildung und Weiterbildung Anforderungen an neue Berufsbilder Ausblick

3 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vorab Brauchen wir noch Informationsspezialisten? JA! mehr denn je!

4 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Eine andere Sicht auf die Welt Vorgangs- bearbeitung Records Management Langzeitarchivierung Schriftgut- verwaltung

5 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 These aus dem Jahr 2009* The profession of records management is dead, software will take over their task. *Blogeintrag Januar, 2009

6 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GESTERN Prozesse: Erfassung und Recherche

7 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Thesen aus dem Jahr 2002* In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten. Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen. Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang. * DLM Forum Barcelona 2002

8 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Indizierung, Kategorisierung Indizierung und Kategorisierung beginnen bereits bei Eingang und Erstellung von Informationen durch den Bearbeiter Automatische Klassifikation unterstützt bei Erfassung und bei Recherche

9 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Beispiel Vorgangsbearbeitung, Archivierung Herkömmlich manuell mit Papier: Elektronische Verarbeitung: Eingang Registrierung Erstellung Sachbearbeiter/VorgesetzterArchivar, Registrar Sachbearbeiter/Vorgesetzter Weiter- leitung Bearbei- tung Versand Ablage Archiv Bearbei- tung Eingang Versand Erstellung Weiterleitung Archivierung

10 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Beispiel Vorgangsbearbeitung, Recherche Herkömmlich manuell mit Papier: Elektronischer Zugriff: AnforderungenBereitstellung Heraussuchen von Archivgut Ausgabevermerk SachbearbeiterArchivarSachbearbeiter Anforderungen Sachbearbeiter Archiv

11 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Beispiel Redaktion und Erstellung Herkömmlich manuell mit Papier: Elektronische Verarbeitung: Redakteur Recherche Freigabe Bearbei- tung Information Satz Dokumentar Kategorisierung Indizierung Erstellung Recherche Freigabe Information Druck Erstellung Druck Archiv Online Archiv

12 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Grundsätzliche Veränderungen Sequentielles Bearbeiten durch unterschiedliche Spezialisten wurde abgelöst durch adhoc-Arbeiten von Semi-Spezialisten. Die Aufgaben der Ordnung und Klassifikation werden von Halbgebildeten und nicht mehr von Spezialisten wahrgenommen. Die traditionellen Aufgaben von Records Managern und Archivaren haben sich auf jeden verlagert, der Information empfängt oder erstellt.

13 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Heute Archivare und Web 2.0-Anwender

14 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen* Der Archivar ** der Vergangenheit ** kann auch durch Dokumentar, Records Manager, Registrar … ersetzt werden Der Archivar *** der Zukunft? *** Web 2.0 nicht im Sinne Marketing-Hype oder Technologie, sondern als Parabel für geändertes Nutzungsverhalten *DLM Forum Toulouse 2009

15 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers love Metadata! They are used to complex Data Entry Forms. 2.0-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization.

16 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers are excellent in structured Search! They are used to Expert Search Forms. 2.0-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization.

17 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers are aware of the Importance of Context Information! They are used to spent hours to create orderly Structures. 2.0-Users are lazy! They dont mind where they are storing their stuff.

18 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers perfectly know to navigate by Tree Views and Folder- Sub-Folder- Volume- Hierarchies! Its just about having Fun. 2.0-Users will loose temper when the Interface doesnt work like a Media Library or Youtube! Or they get bored and just stop to search what they have been looking for.

19 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers know about the Importance of Selection and Disposal! They work until late in the Night to keep their Repositories clean. 2.0-Users know, that a 1-TB-Disk at the Grocers Store is now only 100 ! They believe, that there will always be enough Space for Everything.

20 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers are Specialists in regard to determine the Value of Records! They are working eagerly, to keep Information accessible and available for all time. 2.0-Users have no idea about a record and who might be responsible to store it safely! Everybody gets Copies of Everything, so Somebody will take care of it.

21 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers are fond of their Fileplans, Thesauri, Taxonomies, Ontologies and Classification Schemes! They move even through 7 Levels of Hierarchy to find the right Spot for a Note. 2.0-Users believe in Folksonomy! If there are enough Users choosing the same Tag, it can not be false.

22 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers are prepared to learn hard every Function of their RM Solution! With extensive Training every Software Interface can be turned into a usable Tool. 2.0-Users love their iPod! If the User Interface is not sexy and if it not works like Facebook, they will just shut the Application down.

23 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen Records Managers know by Heart (or by their Retrieval System) the place of every Object! They are in Control of Everything in the Electronic Realm and in the World of Paper Documents. 2.0-Users, the Digital Natives, started living in a virtual World …

24 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einige Provokationen … and the Systems are no longer jailed in their Silicon Cages. With RFID, Robotics, Cameras, Sensors they are entering the Real World and take over Control.

25 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records- Managern

26 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 These aus dem Jahr 2005* Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung. Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen. Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen. Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005

27 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ausbildung Die Ausbildung muss neuen Medien mehr Rechnung tragen die Studenten auf die schnellen Veränderungen in der technologischen und organisatorischen Entwicklung vorbereiten auf Records-Management-nahe Prozesse und deren Umsetzung in Verwaltung und Privatwirtschaft fokussieren die Erschließung und Nutzung von Informationsobjekten und Records durch Nicht- Fachkräfte stärker adressieren betriebswirtschaftliche und organisatorische Themen bei Entwicklung und Betrieb von Lösungen stärker betonen neue Berufsbilder jenseits des herkömmlichen Archivars und Dokumentars entwickeln. Ziel: der Informationsmanager

28 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Weiterbildung Die ständige Weiterbildung muss durch neue Lehrangebote – Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema ständige Weiterbildung adressieren die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen

29 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf adressieren, jenseits der traditionellen Berufe im Bereiche von Dokumentation Bibliotheken, Presse und Medien Öffentliche Verwaltung … Archiven Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven …

30 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 These aus dem Jahr 1999* Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden. * Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW, 2000

31 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von: Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief Knowledge Officer, IQO Information Quality Manager Herstellern von Software Berufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler Integratoren und Systemhäusern Berufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler Beratungsunternehmen Berufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager IT-Dienstleistern Berufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager

32 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 These Es werden multifunktionale Informationsmanager benötigt.

33 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Neben dem herkömmlichen Handwerkszeug Projektmanagement Bildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw. Beratung, Moderation, Training Ausbildungsplanung einschließlich Skill-Management, Ausbildung von Mitarbeitern, Psychologische Anhaltung zur Disziplin, Rhetorik zum internen Verkauf, Präsentation, Help Desk Management, usw.

34 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Neben dem herkömmlichen Handwerkszeug Rechtskunde Bewertung von rechtlichen Vorgaben, Compliance Management, Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies, Prüfung von Verträgen, Datenschutz, Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw. Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wirtschaftlichkeit von Lösungen, Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information, Risikobewertung, usw.

35 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Neben dem herkömmlichen Handwerkszeug Prozess Design Methodik, Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse, usw. Qualitätsmanagement Definition von Qualitätsmaßstäben, Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität, Anleitung von Qualitätszirkeln, usw.

36 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Neben dem herkömmlichen Handwerkszeug Technologie Software ALLER Bereiche, in denen Records entstehen, Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence, Technologiefolgebewertung, Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung, Collaboration, etc. Standards, usw. IT-Strategie Planung von IT- und Organisationslösungen, Betriebs- und Nutzungskonzeption, IT-Architektur, usw.

37 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Neben dem herkömmlichen Handwerkszeug Change Management Planung von Veränderungsprozessen, Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen, Interne und externe Marktbeobachtung, Indikatorenanalyse und -bewertung, usw. Ressourcen Management Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln, Personalbedarfsplanung, Infrastruktur, Raum- und Betriebs-Management, Arbeitsplanung, usw.

38 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen Alles mit dem Ziel, Information langfristig verfügbar zu halten, zur Bildung von Wissen zu nutzen, den Lebenszyklus zu verwalten, zu bewerten, zu schützen, in Prozessen nutzbar zu machen und kontrolliert zu entsorgen. … und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …

39 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Fazit Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren. Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!

40 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vision Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!

41 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, Informationen...