Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) 9. NEMO-Tag Hinweise zur Verwaltungspraxis Meine sehr verehrten Damen und Herren, ich möchte Sie nochmals ganz herzlich , auch im Namen des ZIM-NEMO Teams der VDI/VDE IT, zu der diesjährigen Tagung begrüßen Ich werde Ihnen heute in aller Kürze einige Hinweise zur Verwaltungspraxis ZIM-NEMO geben. Die Erfahrungen des letzten Jahres hat gezeigt, dass zu einigen Punkten wiederholt Fragen und Unklarheiten aufgetreten sind. Und ich möchte heute versuchen, dahingehend etwas Licht ins Dunkel zu bringen. Aber bevor ich beginne, möchte ich die Gelegenheit nutzen und Ihnen unser aktuelles ZIM-Team vorzustellen. Sicher hatte noch nicht jeder von Ihnen die Gelegenheit alle Mitarbeiter persönlich kennenzulernen. Ute Bornschein VDI/VDE Innovation + Technik GmbH www.zim-bmwi.de 1

ZIM-NEMO: Ihre Ansprechpartner Mario Schneider Bereichsleiter Ute Bornschein Projektleiterin Frank Weitze stellv. Projektleiter Janett Merkert Projektassistenz/ Fördermanagement Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Tel.: 030 310078-380 Fax: 030 310078-102 E-Mail: zim-nemo@vdivde-it.de Jens Weinberg Projektassistenz/ Sachbearbeitung ZIM-NEMO ist im Bereich Innovation und Kooperation in der VDIVDE-IT eingegliedert, Bereichsleiter ist Herr Schneider Ich würde die Mitarbeiter bitten sich von Ihren Plätzen zu erheben, damit auch die Gäste in den hinteren Reihen, sie gut sehen können. Stellvertretender Projektleiter ZIM-NEMO und gleichzeitig Projektbetreuer ist der Herr Weitze. Sicher ist Herr Weitze vielen von Ihnen noch aus dem Vorgängerprogramm bekannt. In unserem Team gibt es zur Zeit 5 weitere Projektbetreuer. Frau Dr. Röhrich ist Projektleiterin von ZIM-SOLO, uns aber auch wertvolle Mitarbeiterin bei ZIM-NEMO erhalten geblieben. Frau Dr. Röhrich betreut vorrangig Netzwerke aus dem Bereich Ernährungswirtschaft. Herr Richter ist auf dem Gebieten der Umwelt- und Umweltverfahrenstechnik beheimatet. Herr Dr. Mertsch ist von Hause Maschinenbauingenieur. Herr Röger hat sich auf das Thema der Elektromobilität spezialisiert Herr Max Michael Jordan, erst seit kurzem bei uns, unterstützt uns mit Kompetenzen aus dem Bereich der Biotechnologie und Bioverfahrenstechnik Bei allen Fragen rund um Mittelauszahlung und deminims- helfen Ihnen Frau Merkert und Frau Schulze weiter. Herr Weinberg ist Ansprechpartner für die organisatorische Vorbereitung der Jury-Sitzungen und Workshops Dr. Kerstin Röhrich Projektbetreuerin Martin Richter Projektbetreuer Winnie-Kristin Schulze Fördermanagement Dr. Olaf Mertsch Projektbetreuer Manfred Röger Projektbetreuer Max Michael Jordan Projektbetreuer

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis förderfähige Personalkosten Netzwerkmanagerwechsel Änderungen des Finanzierungsplans Das Team steht Ihnen heute für alle Fragen zur Verfügung. Sprechen Sie sie an!!! Nunmehr möchte ich zu dem eigentlichen Kern meines kurzen Beitrages kommen. Zu den folgenden drei konkreten Punkten, werde ich einige Erläuterungen und Hinweise geben Zu den Förderfähigen Personalkosten Zur Möglichkeit des Netzwerkmanagerwechsels Zu möglichen Änderungen des Finanzierungsplans Beginnen möchte ich mit der Erläuterung der förderfähigen Personalkosten

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis förderfähige Personalkosten Zuwendungsfähig sind die Personalkosten für solche Mitarbeiter, die eigenes, fest angestelltes Personal des Antragsstellers sind. Ausgangspunkt ist das Bruttogehalt, jedoch ohne Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung Bruttogehalt im Monat der Antragstellung nur feststehende Sonderzahlungen sind zurechenbar Bei den in der Vergangenheit durchgeführten Vor-Ort-Besuchen wurde bei einigen Netzwerken festgestellt, dass die tatsächlichen Personalkosten (also die laut Gehaltsnachweisen) nicht mit den im Antrag angegebenen Personalkosten übereinstimmten. In diesem Zusammenhang wurde dann häufig die Frage diskutiert: Wie genau sind denn nun die förderfähigen Personalkosten zu berechnen? Welche Gehaltsbestandteile können in die Berechnung einbezogen werden und welche nicht? u.s.w. Grundsätzlich gilt erstmal, förderfähig sind nur die Personalkosten für fest angestelltes Personal, d.h. die Mitarbeiter müssen abhängig Beschäftigte des Antragstellers sein. Der Antragsteller muss für die Mitarbeiter Lohn/ Gehalt und die Lohnnebenkosten (Sozial-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge) zahlen. Ausgangspunkt der Berechnung ist das Bruttogehalt, jedoch ohne Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung zum Zeitpunkt der Antragstellung (nicht das voraussichtliche Gehalt während der Projektlaufzeit) Entscheidend ist also, welches Gehalt der Netzwerkmanager zum Zeitpunkt der Antragstellung hat Nach der Antragstellung abgeschlossene Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag, dass für den Fall der Förderung der Netzwerkmanager einen monatlichen Gehaltszuschlag erhält, sind bei der Berechnung der förderfähigen Gehaltskosten nicht einzubeziehen Gehaltssteigerungen während der Projektlaufzeit können hier nicht kalkuliert werden. Diese sind mit der übrigen Kostenpauschale abgegolten

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis demzufolge ist das Jahresbruttogehalt im Antragsjahr: 12 x Monatsgehalt (zum Zeitpunkt der Antragstellung) + feststehende Sonderzahlungen Jahresbruttogehalt bis maximal 80.000 € pro Person Hinweis: Angaben zu den Personalkosten subventionserheblich im Sinne des § 264 StGB Bei Verstößen droht Widerruf des Zuwendungsbescheides und ggf. Anzeige wegen Subventionsbetrugs gemäß §264 StGB nach dem Stichprobeverfahren Vor-Ort-Prüfungen Sonderzahlungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie andere jährlich einmalige Zahlungen, sind nur dann zurechenbar, wenn deren Zahlung und Höhe ohne Vorbehalte verbindlich vereinbart sind. Umsatz oder gewinnabhängige Zuschläge sowie andere variable Gehaltsbestandteile können hier nicht mit einbezogen werden. Diese werden mit dem Zuschlag für die übrigen Kosten abgegolten. An dieser Stelle möchte ich Sie darauf hinweisen, dass es für die Erfassung der fixen Gehaltsbestandteile eine neue Anlage 4a gibt. Demzufolge ergibt sich das Jahresbruttogehalt im Antragsjahr aus dem 12-fachen des Monatsgehalt zuzüglich feste Sonderzahlungen, bis zu maximal 80.000 €. Dieses Gehalt ist im Antrag auf der Anlage 4 anzugeben und der Personalkalkulation zu Grunde zu legen. In diesem Zusammenhang möchte ich Sie nur der vollständigkeithalber darauf hinweisen, dass die Angaben zu den Personalkosten subventionserheblich sind und es bei fehlerhaften Angaben, es zur Aufhebung des ZB und ggf. zur Strafanzeige kommen kann. Die in der Vergangenheit begonnen Vor-Ort-Besuche werden auch in der Zukunft fortgesetzt werden. …???

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis Personalwechsel Personelle Veränderungen im Netzwerkmanagement sind möglich: ausgeschiedene Netzwerkmanager werden ersetzt an Stelle von N.N.-Personal werden Netzwerkmanager namentlich benannt zusätzliches Personal ist erforderlich (maximal 3 Manager) Vorlage der personenbezogenen Anlage 4 zum Antrag sowie Angaben zur Person des Netzwerkmanagers (berufliche Qualifikation, Darstellung der für das Netzwerkmanagement und das beantragte Netzwerk relevanten Berufs- und Projekterfahrungen) Sehr häufig erreichen uns Fragen zum Personalwechsel: Ist dies möglich und wenn ja, was muss ich tun? Grundsätzlich sind personelle Veränderungen im Netzwerkmanagement-Team möglich Sie können ausgeschiedene Netzwerkmanager ersetzen oder Zusätzliche Netzwerkmanager benennen. Allerdings darf das Management-Team aus maximal 3 Managern bestehen Für die Beantragung eines Personalwechsels reichen Sie uns bitte die personenbezogene Anlage 4 und eine Vita des Netzwerkmanagers ein. Dargestellt werden sollte, die berufliche Qualifikation und alle für das Netzwerk relevanten Berufs- und Projekterfahrungen.

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis eventuelle Beteiligungen und Anteilseignerschaften zwischen Netzwerkmanagement und den Netzwerkpartnern sind anzugeben (neutraler Intermediär) Grundsatz personengebundener Stundensätze folgend ist der neue Mitarbeiter dann mit seinem errechneten Stundensatz förderbar eine Kürzung der Zuwendung erfolgt nur, wenn sich die Gesamtkosten um mehr als 7,5 % oder 10.000 € ermäßigen Eine Aufstockung der Zuwendung, bei höheren Personalkosten in Folge personeller Änderungen, ist nicht möglich. Auch eventuelle Beteiligungen und Anteilseignerschaften zwischen dem Netzwerkmanager und den Netzwerkpartnern sind anzugeben. Bei positiver Prüfung erhalten Sie von uns einen Änderungsbescheid und können den neuen Mitarbeiter dann im Projekt abrechnen. Dem Grundsatz der personengebundenen Stundensätze folgend, können sie den neuen Mitarbeiter dann nur mit seinem errechneten Stundensatz abrechnen. Ist der neue Mitarbeiter kostengünstiger führt dies nicht automatisch zu einer Kürzung der Zuwendung. Erst wenn sich die Gesamtkosten um mehr als 7,5 % oder 10.000 € ermäßigen. Höhere Personalkosten in folge personeller Änderungen führen nicht zur einer Aufstockung der Zuwendung. Nur wenn in diesem Zusammenhang, wie auch sonst bei Aufstockungsantragen gefordert, sich die Netzwerkarbeit inhaltlich wesentlich erweitert, kann nach fachlicher Abwägung eine Aufstockung bewilligt werden.

ZIM-NEMO: Hinweise zur Verwaltungspraxis Änderungen des Finanzierungsplans Vorkalkulation hinsichtlich der Gesamtkosten als Höchstbetrag verbindlich bei den Einzelansätzen sind Abweichungen bis zu 20 % ohne Zustimmung zulässig, außerhalb des 20 % Limits Umwidmungsantrag Einschränkend gilt, dass von dem bewilligten Zuschlagssatz für die übrigen Kosten nicht nach oben abgewichen werden darf Bei Umwidmungen zu Lasten Unteraufträge einerseits und zu Gunsten von Personalkosten anderseits, erhöhen sich die übrigen Kosten nach dem bewilligten Zuschlagssatz in den Fällen, wo nur eine Erhöhung der Personalkosten ohne übrige Kosten beantragt wird, ist der Zuschlagsatz neu festzusetzen Als letzten Punkt möchte ich nunmehr noch ganz kurz auf mögliche Veränderungen zum Finanzierungsplan eingehen. Sie haben mit Ihrem Antrag einen Finanzierungsplan eingereicht, welcher Ihnen mit oder ohne Änderungen bewilligt wurde. Dieser bewilligte Finanzierungsplan ist lediglich hinsichtlich der Gesamtkosten als Höchstbetrag verbindlich. Von den benannten Einzelansätzen können sie abweichen. Sie können also während der Projektlaufzeit nicht ausgeschöpfte Personalkosten in Aufträge an Dritte umwidmen und umgekehrt. Was sie dabei beachten müssen, ist: Dass Sie ab einer Abweichung zwingend einen Umwidmungsantrag stellen müssen das sie die 25 % Grenze für Aufträge an Dritte einhalten Und dass sich die übrigen Kosten bei Umwidmungen zu Gunsten der Personalkosten mit erhöhen, und nur in den Fällen, wo sie eine Erhöhung der Personalkosten ohne übrige Kosten beantragen,der Zuschlagssatz neu festgesetzt wird.

Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Meine sehr vereehrte Damen und Herren, ich hoffe, meine Ausführungen waren verständlich und hilfreich Falls Sie noch fragen dazu haben, können sie sich gerne an mich oder an einen Mitarbeiter aus dem ZIM-NEMO wenden. aufgrund der Tatsache, dass ich schon über der Zeit bin, schlage ich vor, dass wir ihre offenen Fragen im Anschluss klären. Sie können sich gerne an mich oder an einen Mitarbeiter aus dem ZIM-NEMO Team wenden. www.zim-bmwi.de 9