Ausgewählte Probleme beim Verwalterwechsel Dr Ausgewählte Probleme beim Verwalterwechsel Dr. Alexander Schaumann, Rechtsanwalt   SüchtingPartner Rechtsanwälte Kurfürstendamm 57 10707 Berlin www.suechtingpartner.com

Gliederung Mögliche Ursachen des Verwalterwechsels Grundlagen der Verwalterstellung Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf Fortfall des Verwalters Abberufung des Verwalters Amtsniederlegung durch den Verwalter Kündigung des Verwaltervertrages

Gliederung Ansprüche gegen den ausgeschiedenen Verwalter Allgemeine Grundlagen der Haftung des Verwalters Anspruch auf Abrechnung Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen Entlastung des Verwalters

Gliederung Ausgewählte Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn der Tätigkeit Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und inhaltliche Prüfung Begehung des Objekts am Tag der Übernahme

Grundlagen der Verwalterstellung (1) Verwalterbestellung  Organisationsrechtlicher Bestellungsakt, der die Stellung des Verwalters als Organ begründet Verwaltervertrag  Vertrag zwischen Verwalter und rechtsfähiger Wohnungs- eigentümergemeinschaft (h. M.)  Unentgeltlicher Auftrag (vgl. §§ 662 ff. BGB) oder entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag (vgl. § 675 BGB)

Grundlagen der Verwalterstellung (2) Trennungstheorie Es ist zwischen der körperschaftlichen Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages zu trennen Es ist zwischen der Stellung des Verwalters als Organ und dem Verwalter als Vertragspartner der Gemeinschaft zu unter-schden

Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf (1) Grundlagen Die Verwalterstellung endet, wenn die vereinbarte Laufzeit abgelaufen ist (befristete Bestellung) oder die Höchstdauer der Bestellung abgelaufen ist (unbefristete Bestellung) Praxistipp: Der Beginn der Laufzeit sollte in dem Bestellungsakt oder der Gemeinschaftsordnung eindeutig geregelt werden

Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf (2) Höchstdauer der Bestellung Der Verwalter darf höchstens für 5 Jahre bestellt werden (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1, 1. Halbsatz. WEG) Ausnahme: Bei einer Erstbestellung des Verwalters nach der Begründung des Wohnungseigentums darf er lediglich für 3 Jahre bestellt werden (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz WEG)  Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann den bisherigen Verwalter uneingeschränkt erneut bestellen, jedoch frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellzeit (§ 26 Abs. 2 WEG)

Fortfall des Verwalters Tod des Verwalters Die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag enden mit dem Tod des Verwalters Auflösung der Verwaltergesellschaft Ist eine Personen- oder Kapitalgesellschaft als Verwalter bestellt, endet das Verwalteramt, sobald diese die Rechts-fähigkeit verliert (vollendete Liquidation einer Verwaltungsge-sellschaft (h. M.)

Abberufung des Verwalters Grundlagen (1) Ein Verwalter kann grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen durch einen Mehrheitsbeschluss der Wohnungs- eigentümergemeinschaft abberufen werden (ordentliche Abberufung) In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter nur aus wichtigem Grund (außerordentliche Abberufung) abberufen werden kann (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 3 WEG)

Abberufung des Verwalters Grundlagen (2) Zur Abberufung des Verwalters genügt die einfache Stimmenmehrheit in der Wohnungseigentümerversammlung (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1 WEG) Der Beschluss muss dem Verwalter zugehen Ausnahme: Der Verwalter ist in der Wohnungseigentümerversammlung anwesend, in welcher die Gemeinschaft den Beschluss fasst, ihn abzuberufen

Abberufung des Verwalters Ordentliche Abberufung Ist der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, können die Wohnungseigentümer ihn grundsätzlich jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen Frist Es gilt die gesetzliche Kündigungsfrist (vgl. § 621 BGB); es sei denn in dem Bestellungsbeschluss oder dem Verwaltervertrag sind abweichende Fristen vereinbart

Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung (1) In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter nur aus einem wichtigen Grund (außerordentliche Abberufung) abberufen werden kann (Rechtsprechung) Ist der Verwalter nur für eine bestimmte Zeit bestellt, kann er nur außerordentlich abberufen werden

Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung (2) Beispiele für einen wichtigen Grund Anhaltend nachlässige Verwaltungsführung (das Gesetz nennt als Regelbeispiel die nicht ordnungsgemäße Führung der Beschlusssammlung (§ 26 Abs. 1 Satz 4) Der Verwalter verwaltet das ihm anvertraute Geld nicht be- stimmungsgemäß Der Verwalter weigert sich, die Beschlüsse der Eigentümer- versammlung durchzuführen

Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung (3) Frist Die Wohnungseigentümer müssen den Verwalter zeitnah, innerhalb einer angemessenen Frist nachdem ihnen der wichtige Grund bekannt wurde, abberufen Welche Frist angemessen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab 4 Wochen sind in der Regel noch angemessen (Rechtsprechung)

Amtsniederlegung durch den Verwalter (1) Grundlagen Der Verwalter kann sein Amt grundsätzlich jederzeit ohne Zustimmung der Wohnungseigentümer niederlegen Die Amtsniederlegung ist gesetzlich nicht vorgesehen, aber allgemein anerkannt Falls die Gemeinschaftsordnung eine Abberufung des Verwalters nur aus wichtigem Grund erlaubt, kann der Verwalter das Amt auch nur aus wichtigem Grund niederlegen

Amtsniederlegung durch den Verwalter (2) Frist liegt kein wichtiger Grund für die Amtsniederlegung vor, muss der Verwalter die gesetzlichen Fristen beachten, § 621 BGB (h.M.) Form grundsätzlich formfrei empfangsbedürftige Willenserklärung Problem: Wem muss die Niederlegungserklärung zugehen? Praxistipp: Der Verwalter sollte die Amtsniederlegung gegenüber allen Wohnungseigentümern erklären

Ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages Wurde der Verwaltervertrag nicht für eine bestimmte Laufzeit geschlossen, kann er grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden (ordentliche Kündigung) Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, § 621 BGB Empfangsbedürftige Willenserklärung Problem: Wem muss die Kündigung zugehen? Praxistipp: Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte der Verwalter gegenüber allen Wohnungseigentümern kündigen

Außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages Die Vertragsparteien können den Verwaltervertrag jederzeit aus wichtigem Grund kündigen (außerordentliche Kündigung) Die außerordentliche Kündigung muss zeitnah, innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen

Haftung des Verwalters (1) Vertragliche Haftung Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen vertraglichen Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter, falls dieser seine Pflichten aus dem Verwaltervertrag schuldhaft verletzt und ihnen daraus ein Schaden entsteht; insbesondere bei Verzug oder Schlechtleistung (vgl. §§ 280 ff. BGB)

Haftung des Verwalters (2) Gesetzliche Haftung Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen gesetzlichen Schadensersatzanspruch bei schuldhaften unerlaubten Hand-lungen des Verwalters (vgl. §§ 823 ff. BGB) Problem: Gibt es eine Verkehrssicherungspflicht des Verwalters?

Haftung des Verwalters (3) Durchsetzungsmöglichkeiten Die Wohnungseigentümer können im sogenannten Wohnungs-eigentumsverfahren Schadensersatzansprüche gegen den Ver-walter geltend machen. Zuständig ist das Wohnungseigentums-gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (vgl. § 41 Nr. 3 WEG)

Anspruch auf Abrechnung (1) Jahresabrechnung Der ausgeschiedene Verwalter ist grundsätzlich nicht verpflich- tet, die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr zu erstellen Ausnahme: Die Jahresabrechnung war zum Zeitpunkt seines Ausscheides bereits fällig Der ausgeschiedene Verwalter hat jedoch eine Mitwirkungs- pflicht (Rechtsprechung)

Anspruch auf Abrechnung (2) Rechnungslegung Der ausgeschiedene Verwalter ist zur Rechnungslegung für das laufende Wirtschaftsjahr verpflichtet (vgl. §§ 675, 666 i.V.m.§ 259) Haben die Wohnungseigentümer berechtigte Zweifel daran, dass die Rechnungslegung richtig ist, können sie eine eidesstattlichen Versicherung verlangen (vgl. § 259 Abs. 2 BGB)

Anspruch auf Abrechnung (3) Durchsetzung Ansprüche Die Wohnungseigentümer können den Anspruch auf Rech- nungslegung, auf Auskunft und ggf. auf Abgabe der eidesstatt- lichen Versicherung gerichtlich im Wohnungseigentumsverfah- ren geltend machen In dem Verfahren ist das Gericht zuständig, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (vgl. § 43 Nr. 3 WEG) Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?

Anspruch Herausgabe Unterlagen (1) Grundlagen Der ausgeschiedene Verwalter muss sämtliche Verwaltungs-unterlagen im Original (!) herausgeben (Rechtsprechung) Hat der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen an einen Dritten übergeben, muss er sie sich wiederbesorgen

Anspruch Herausgabe Unterlagen (2) Beispiele für herauszugebende Verwaltungsunterlagen Protokolle der Eigentümerversammlungen und die Beschluss- sammlung Sämtliche alte und laufende Verträge der Gemeinschaft (z.B. mit Versorgungsträgern) Buchhaltungsunterlagen Kontoauszüge Rechnungslegungsunterlagen Problem: Muss der ausgeschiedene Verwalter Bauunterlagen herausgeben?

Anspruch Herausgabe Unterlagen (3) Durchsetzung Ansprüche Problem: Kann der neue Verwalter die Unterlagen direkt von dem ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen? Praxistipp: Der neue Verwalter sollte sich bevollmächtigen lassen, die Verwaltungsunterlagen im Namen der Gemeinschaft oder im eigenen Namen von dem ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen zu können

Anspruch Herausgabe Unterlagen (4) Klage auf Herausgabe Gibt der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen nicht heraus, können die Wohnungseigentümer sie gerichtlich geltend machen Praxistipp: Möglichkeit einer Stufenklage In dringenden Fällen können die Wohnungseigentümer einen Antrag auf einstweilige Verfügung stellen Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?

Entlastung des Verwalters Der Verwalter hat keinen Anspruch auf Entlastung, auch nicht der ausgeschiedene Verwalter Mit der Entlastung sind weitreichende nachteilige Folgen für die Wohnungseigentümer verbunden Praxistipp: Der Verwalter sollte möglichst keinen Entlastungsbeschluss verlangen

Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung (1) Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn der Tätigkeit Der neue Verwalter sollte vor Beginn seiner Tätigkeit in folgende Unterlagen einsehen: Miteigentümerliste Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung Versicherungspolicen (prüfen, welche Versicherungen die Gemeinschaftsordnung vorschreibt und welche vorhanden sind) Grundbuch (Bestandsverzeichnis und Abteilungen I-III)

Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung (2) Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und inhaltliche Prüfung Prüfung, ob der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen voll- ständig übergeben hat Inhaltliche Überprüfung der Unterlagen Die Prüfungspflicht des Verwalters ist weit aufzufassen (Rechtsprechung) Problem: Übernahme laufender Gerichtsverfahren Praxistipp: Der neue Verwalter sollte genau überprüfen, ob er die laufenden Verfahren übernimmt

Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung (3) Begehung des Objekts am Tag der Übernahme Der neue Verwalter sollte möglichst am 1. Tag (!) der Über- nahme das Objekt umfassend optisch und technisch auf- nehmen und eventuelle Gefahrenquellen und Schäden ermitteln Hintergrund: Verkehrssicherungspflicht des Verwalters (Rechtsprechung) Sollte er Gefahrenquellen ermitteln, muss er alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen; in dringenden Fällen unverzüglich (vgl. § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG)