ECM Enterprise Content Management: Infrastruktur für moderne E-Health-Lösungen Dr. Ulrich Kampffmeyer Berlin, 25.04.2012 conhIT-Innovationsforum Digitale Archivierung Version 8 final

Agenda Einführung 5 Lösungsszenarien Panel-Diskussion Warum Informationen managen? Was ist ECM? Was braucht E-Health zusätzlich von ECM? 5 Lösungsszenarien Panel-Diskussion

Warum Informationen managen?

Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

Abhängigkeit von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist Information nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.

Rasante Entwicklung Web 3D

Troika und Dreieinigkeit Mobile CMS = Content Management System oder CMS = Cloud + Mobile + Social Cloud Social In Anlehnung an: PJOTR STOJANOW (Bulgarian, 1857-1957) Russian Wedding

Cloud Wachstum 2012 Die größte Nachfrage nach Cloud-Services geht vom Mittelstand aus: allein der amerikanische KMU-Markt ist im letzten Jahr um 15,1 Milliarden Dollar (25 Prozent) gewachsen. Bis 2014 soll die weltweite Nachfrage nach Cloud-Diensten um 26 Prozent auf 68 Milliarden Dollar zunehmen. Der Einsatz von Cloud-Diensten statt lokaler Serverlösungen ist bei KMUs dabei bis zu dreimal wahrscheinlicher als bei größeren Unternehmen. Der deutsche Cloud-Markt für KMUs wird im SMB Cloud Insights Report mit 770 Millionen Euro bewertet.

Die Mobile Revolution Der Trend geht zu „Mobile ECM“ Anwendungen. 13 Prozent der US-Amerikanischen Unternehmen verfügen bereits über einen mobilen Zugang zu ihren ECM-Systemen (AIIM 2012). Immer mehr Business-Apps erlauben den schnellen Zugriff auf Rechnungen, Verträge oder andere Firmendokumente. Für das Abrufen und Lesen sind die meisten Apps bereits gut geeignet. Eine Herausforderung liegt noch im Bearbeiten und Einspeisen der Dokumente.

Social Media 800+ million Number of users on Facebook by the end of 2011 200 million Number of users added to Facebook during 2011 350 million Number of Facebook users that log in to the service using their mobile phone 225 million Number of Twitter accounts 100 million Number of active Twitter users in 2011 18.1 million People following Lady Gaga. Twitter’s most popular user 250 million Number of tweets per day (October 2011) 1 #egypt was the number one hashtag on Twitter 8,868 Number of tweets per second in August for the MTV Video Music Awards $50,000 The amount raised for charity by the most retweeted tweet of 2011 39 million The number of Tumblr blogs by the end of 2011 70 million Total number of WordPress blogs by the end of 2011 1 billion The number of messages sent with WhatsApp during one day (October 2011) 2.6 billion Worldwide IM accounts 2.4 billion Social networking accounts worldwide

Was hat das alles mit ECM zu tun?

ECM steht für… Electronic Counter Measures Electrochemical Machining Elektrochemische Metallbearbeitung Elliptic Curve Method Enterprise Chaos Management Engine Control Module Edition of Contemporar Music Enterprise Change Management Enterprise Content Management Entitlement Control Message Error Correction Mode Electronic Cardiographic Measurement Erythema Chronicum Migrans Enterprise Crisis Management

Was ist ECM?

ECM Definition “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.” AIIM Association for Information and Image Management International, 2010

AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE WCM RM WF/ BPM DM Collab

Capture Informationserfassung & Informationsaufbereitung

Capture Input Recogniton Human created Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial Applications Aggregation E-Billing COLD/ERM Input

Manage Die Nutzungs- und Verwaltungskomponenten von ECM

Document Management Dokumentenmanagement im engeren Sinn Check-in/Check-out Versionsmanagement Suche and Navigation Visualisierung E-Mail Management Virtual Folder

Collaboration Zusammenarbeit Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Video Konferenzen Konsolidierung von Informationen Web 2.0 Enterprise 2.0

Web Content Management Präsentation vorhandener Inhalte mit Mitteln des Web DAM Digital Asset Management Web 2.0 Inhaltserstellung Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Website Visualisierung

Records Management Schriftgutverwaltung um Ordnung zu schaffen Datenstrukturierung Datenplanung Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Metadaten Archivierungs Management Normen und Standards

Workflow / Business Process Management In den Prozessen liegt der größte Nutzen Organisation von Prozessen und Strukturen Prozessdesign Visualisierung von Prozessen Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung BI Business Intelligence

Store Speicherung und Erschließung

Store Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

Preserve Aufbewahrung und Archivierung

Preserve Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

Deliver Ausgabe, Sicherheit und Bereitstellung

Deliver

ECM als Unternehmensinfrastruktur Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Domino Exchange RDMS File System Infrastructure

ECM im Deutschen: Es geht um: Sichere Archivierung Posteingang Vorgangsbearbeitung Elektronische Rechnung E-Mail-Management Dokumentenmanagement Zusammenarbeit Elektronische Akte Prozessautomation Schnelles Finden Sicherheit für Dokumente Erfüllung Rechtsvorgaben

Was braucht E-Health zusätzlich von ECM?

Scannen mit elektronischer Signatur Automatische Klassifikation Daten-Import von Gesundheitskarte

Die elektronische Gesundheitskarte GKV- Modernisierungsgesetz: elektronische Gesundheitskarte gesetzlich festgelegt Sichtbare Element einer vollständigen Telematikinfrastruktur Sektorenübergreifend den Austausch von Dokumenten ermöglichen, vollständige elektronische Patientenakte verwalten

Die elektronische Gesundheitskarte GKV- Modernisierungsgesetz: elektronische Gesundheitskarte gesetzlich festgelegt Sichtbare Element einer vollständigen Telematikinfrastruktur Sektorenübergreifend den Austausch von Dokumenten ermöglichen, vollständige elektronische Patientenakte verwalten

Die elektronische Gesundheitskarte Grundlage für die Kooperation und Vernetzung im Gesundheitswesen Soll die bisherige Krankenversichertenkarte erweitern Grundstein für den Aufbau einer einheitlichen Telematikinfrastruktur für das deutsche Gesundheitswesen legen Derzeit nach und nach eingeführt, aktuell besitzen 10% der Bundesbürger eine elektronische Gesundheitskarte (wie im GKV- Finanzierungsgesetz vorgesehen) Ende 2012 sollen über 70% die eGK besitzen Onlinefunktion voraussichtlich 2016 / 2017

Ziele der elektronischen Gesundheitskarte Stärkung der Eigenverantwortung, Mitwirkungsbereitschaft und Initiative der Patienten Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Leistungstransparenz im Gesundheitswesen Bereitstellung von aktuellen gesundheitsstatistischen Informationen Verbesserung der Qualität der medizinischen Versorgung, z.B. Arzneimittelsicherheit (AMDOK, Notfalldaten) Vermeidung unberechtigter Inanspruchnahme (VSDD) Optimierung von Arbeitsprozessen und damit Kostenersparnis (VODD)

Sektorübergreifende Kommunikation Optimierung der Arbeitsabläufe Patientenakte Sektorübergreifende Kommunikation Vertrags-management Telemedizin Optimierung der Arbeitsabläufe

Gesundheitstelematik – IT Innovationen für die Praxis Betrifft folgende Bereiche: Vertragsmanagement Online-Abrechnung elektronische Gesundheitskarte Patienten- und Gesundheitsakten Dokumentation Einbindung von Medizintechnik Telemedizin u.a. Zentrale Themen: Sektorübergreifende Kommunikation Vernetzungslösungen Optimierung der Arbeitsabläufe Erhöhung der Service- und Datenqualität

Elektronische Patientenakte Wichtiges Informationsbindeglied innerhalb der Telematikinfrastruktur Informationsbasis für die integrierte Versorgung, medizinische Versorgungszentren und Disease- Management-Programme Die vollständige elektronische Patientenakte ist die letzte Ausbauphase der elektronischen Gesundheitskarte Zugriff auf Bilddaten wie digitalisierte Röntgenbilder, Sonografieaufnahmen oder EKG-Befunde ermöglicht werden

Prozessanalyse eRezept (VODD) Für eRezept gibt es 2 Varianten: Online-Übertragung Übertragung mit eGK Beide Varianten sollen in Modelltests auf Tauglichkeit untersucht werden Wiederholungsrezepte (telefonische Bestellung) und Hausbesuchsproblematik ist noch nicht tiefer analysiert

Gesundheitsakte

Revisionssichere Archivierung BSI 03125 TR-ESOR Revisionssichere Archivierung Nachsignieren

Elektronische Signatur E-Health-Report Gesundheitsakte

Elektronische Signatur im Gesundheitswesen CCESigG (Competence Center für die elektronische Signatur im Gesundheitswesen) Rechtssichere elektronische Archivierung klinischer Dokumente Plattform für Kliniken, Institutionen und Arbeitsgruppen, Softwarehersteller, Trust Center und Dienstleister Effizienzvorteile sicherer digitaler Kommunikation

E-Health-Report Soll künftig besseren Aufschluss über den Einsatz elektronischer Vernetzung im Gesundheitswesen geben Entwicklung und Bedarf neuer Technologien soll beleuchtet werden Bundesärztekammer wird auf Beschluss des 111. Deutschen Ärztetages in Ulm prüfen, ob mit geeigneten Partnern ein periodisch erscheinender E-Health- Report etabliert werden kann

Lösungsszenarien von d.velop Tieto Marabu Siemens DMI

Den Anwender im Fokus: Elektronische Akten d.velop Anke Vortmann

Krankenhaus der Maximalversorgung Den Anwender im Fokus durch Einfachheit Einfachheit bedeutet: konsequent einfach gestaltete Oberflächen bedarfsgerechte Oberflächen für die unterschiedlichen Anwendergruppen einfacher und sicherer Zugang zu Informationen, egal wann und wo Integration in die führenden klinischen und betriebswirtschaftlichen Anwendungen ganzheitlicher Einsatz eines DMS Systems in Medizin, Pflege und Verwaltung Anwenderzufriedenheit Krankenhaus der Maximalversorgung 1.331 Betten 30 Fachkliniken 20 Institute 5.300 Mitarbeiter 50.000 stationäre und 190.000 ambulante Fälle Folie 1: Punkt 1: Konsequent einfach gestaltete Oberflächen bedeutet, die Komplexität, die häufig schon in den Prozessen begründet ist, nicht in die Oberflächen durchdringen zu lassen – es geht um einfach und intuitive Oberflächen die weitestgehend selbsterklärend sind Punkt 2: Bedarfsgerechte Oberflächen werden durch eine Mehr-Client-Strategie realisiert, in der der jeweilige Anwender nur mit der Funktionsdichte belastet wird, die er für seine tägliche Arbeit benötigt – ein Power User braucht somit andere Oberflächen als ein Gelegenheitsanwender. Punkt 3: Der einfache und sichere Zugang zu Informationen – egal wann und wo – ist ein besonderer Aspekt im Klinikumfeld, ist die herkömmliche Papierakte / -kurve doch immer nur an einem Ort von einer Person im Zugriff. Auf die digitale Akte kann jederzeit von mehreren Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Orten zugegriffen werden, und Dank der Mobilen Endgeräte auch von unterwegs Punkt 4: Die Integration in die führenden klinischen Systeme soll dem Anwender erlauben, in seiner gewohnten (System-) Umgebung zu bleiben und Vertrautheit zu schaffen und beizubehalten. Der Anwender wird dort abgeholt, wo er seine tägliche Arbeit verrichtet. Letztendlich gelingt es hierdurch auch Innovationswiderstände bei der Einführung eines DMS Systems abzubauen und dem Anwender den Übergang in die digitale Welt zu erleichtern. Punkt 5: Der ganzheitliche Einsatz eines DMS Systems für alle Bereiche eines Klinikums oder einer Einrichtung des Gesundheitswesens bringt nicht nur Einfachheit für den Anwender sondern auch für die IT. Das heutige Bild ist eher von Insellösungen geprägt. Der ganzheitlich Einsatz eines DMS Systems für Medizin, Pflege und Verwaltung hilft diesem entgegenzuwirken und erzeugt damit gleichzeitig die Möglichkeit, Dokumente aus unterschiedlichen Erzeugersystemen zentral unter Berücksichtigung der notwendigen Berechtigungskonzepte in einem Vorgang zusammen zu fügen.

Ein DMS für alle, aber für jeden seins! Integration z.B. in KIS / Subsystem für Ärzte und Pflege Smart Client z.B. für Verwaltung und Geschäftsführung Folie 2: Ein DMS für alle, aber für jeden sein: -> Mehrclientstrategie, bedarfsgerechte Client-Oberflächen, jeder Anwender erhält die Funktionsdichte, die er für seine tägliche Arbeit benötigt Screenshot 1 (oben links): Oberfläche zur Integration in führende (KIS) Systeme bzw. klinische Subsysteme (Labor, Intensivmedizin, Bild und Befund, …) Absprung in einen Akte (z.B. Patienten- oder Fallkontext) in dieser Akte werden alle relevanten Informationen zusammengeführt, egal aus welchem System Sie stammen Nahtlose Integration in das Berechtigungssystem des führenden Systems, da der Anwender innerhalb des übergebenen Aktenkontextes recherchiert Screenshot 2 (oben rechts): Smart Client – einfache intuitive Oberflächen für Gelegenheitsuser bzw. Anwender mit Fokus auf die Recherche (Finden statt Suchen), z.B. für die Geschäftsführung aber auch gut im Bereich der Verwaltung einsetzbar Screenshot 3 (unten links): Full-Client – Client für Power User, die den kompletten Blumenstrauß an DMS und Workflowfunktionalitäten wünschen und benutzen, nutzbar z.B. im Archiv oder im Bereich Medizincontrolling Screenshot 4 (unten rechts): Mobile Client – sichere und einfache Recherche nach Dokumenten, auch mobil mobile client – nicht nur für unterwegs Full-Client für z.B. Archivmitarbeiter und Medizincontrolling

Roadmap UKS START ZIEL Compliance Vertragsmanagement Investitionsschutz Business Process Management Digitale Personalakte Integration in SAP HR Posteingang mobile client Compliance Vertragsmanagement Schnittstellen Blutspenderakte Integration Inlog/EDGECare Digitale Patientenakte Integration i.s.h. med Digitale Rechungsbearbeitung Integration in SAP MM und FI Folie 3: Ganzheitlicher DMS Ansatz: Bei einer ganzheitlichen DMS Strategie wird der Einsatz in allen Bereichen eines Klinikums bzw. einer Einrichtung des Gesunheitswesens als Ziel / Vision definiert. Ganz nach dem Motto „Think Big – Start Small“ werden aus diesem Ansatz heraus die Wegmarken (Teilprojekte und Meilensteine) definiert, die nacheinander abgegangen werden müssen um das finale Ziel eines ganzheitlichen DMS Einsatzes zu erreichen. Dabei können die Priorisierungen und Treiber in den Häusern sehr unterschiedlich sein. In manchen Häusern drückt der Schuh im Bereich der Medizin z.B. aufgrund von mangelnden Archivkapazitäten, in anderen Häusern führen Fusionen und Zentralisierungen zur Notwendigkeit effizienterer Prozessgestaltung im Verwaltungsbereich (z.B. Eingangsrechnungsprüfung). Doch egal mit welchem Teilprojekt begonnen wird, ein ganzheitliches DMS System sollte in der Lage sein die Häuser und Einrichtung in allen dokumentenzentrierten Prozessen zu unterstützen.

Medizinische Briefschreibung und Archivierung im Krankenhaus Tieto Dirk Hoffmann

Dokumentenmanagement im KIS Briefschreibung Quelle: GMDS Leitfaden Dokumentenmanagement im KIS Elektronisch Editor Platzhalter Diktat und Spracherkennung Status Workflow Rechtemanagement Archivierung bei Dokumentenabschluss Skizze des Vortrags: Abriss über Prozesse der Briefschreibung im KIS Wie entstehen Dokumente (Elektronisch, Papier) Erstellung von elektronischen Dokumenten Übergabe an Archivsystem für revisionssichere und rechtssichere Archivierung => Übergang zur nachfolgenden Folie Scannen von Papier (Dezentrales Scannen) Scannen der Akte (Zentrales Scannen) 53 2010-06-16 53 53

Archivierung Inhalte müssen länger leben als Applikationen und Speichermedien Dokumentation der klinischen Historie eines Patienten muss langfristig erhalten bleiben Ziel einer nachhaltigen Archivierungsstrategie ist ein migrationsfähiger Datenbestand Revisionssichere Ablage der Dokumente Flexible Zugriffsstrukturen aus dem Primärsystem heraus Flexible Integration in Primärsysteme Schnittstellen Kontextinformationen Metadaten Skizze des Vortrags Warum wird ein Archiv benötigt? Welche Anforderungen bestehen an ein Archiv

Lösungen für eine sichere Archivierung und ein effektives Prozessmanagement Marabu EDV Thomas Lichtenberg

PEGASOS im AIIM-Modell PEGASOS bildet alle Funktionsebenen des AIIM-Modells ab Schwerpunkte im Medizinumfeld: Capture: HL7, eFA, IHE, XML, API Deliver: HL7, eFA, IHE, XML, API Für den Einsatz von PEGASOS im Umfeld medizinischer Anwendungen möchten wir hier ein Szenario vorstellen, bei dem den AIIM-Komponenten CAPTURE und DELIVER eine besondere Bedeutung zukommt, auch wenn natürlich ein ECM-Archivsystem ohne STORE und PRESERVE undenkbar ist. Anwender im medizinischen Umfeld arbeiten in der Regel mit verschiedenen Fachanwendungen, deren Funktionsumfang und Ergonomie auf die Unterstützung spezieller Aufgaben zugeschnitten sind. Dies können Abteilungslösungen wie ein Laborsystem oder ein Radiologisches Informationssystem (RIS) oder auch eine zentrale Klinikanwendung ein KIS sein. Die direkte Interaktion mit einem DMS als Ergänzung dazu ist in den meisten Fällen nicht erwünscht und auch nicht sinnvoll. Die Kommunikation zwischen den o.g. Systemen selbst erfolgt – gerade was die Ergebnisse betrifft – häufig dokumentorientiert. In der Folge werden in viele Fällen deshalb Dokumente zwischen unterschiedlichen IT-Systemen ausgetauscht, ohne dass diese Systeme als DMS-Lösungen konzipiert sind. In der Folge existieren eine Vielzahl von „wilden Ablagen“ die nicht geeignet sind, eine revisionssichere Archivierung der Dokumente vorzunehmen und führen zu einem Wildwuchs an Dokumenten. Es entstehen Mehrfachablagen und die Revisionssicherheit dieser Dokumente ist wohl eher zweifelhaft. PEGASOS bietet sich hier als zentrales DMS-System an, das Dokumente aus verschiedensten Quellen entgegennimmt, archiviert und sofern notwendig an andere klinische Systeme weiterleitet. Wenn diese Integration wirklich gut umgesetzt ist, erhalt das Zielsystem nur einen Verweis oder Link und es findet keine Mehrfachablage statt. Der Benutzer vor dem klinischen System erfährt im Idealfall nicht einmal, dass die angezeigten Dokumente durch PEGASOS geleitet wurden. Die Dokumente werden dabei unmittelbar nach der Freigabe durch die Quellsysteme revisionssicher archiviert und stehen unternehmensweit über eine zentrale Instanz zur Verfügung: Das verstehen wir unter serviceorientierte Architekturen.

PEGASOS als Dokumentendrehscheibe PEGASOS stellt einen unternehmensweiten Informationsspeicher dar, der flexibel in Anwendungen integriert werden kann: Funktionen kommen wahlweise aus der Hostanwendung oder PEGASOS Inhaltsverzeichnis (Registry) am KIS wird gebildet: Redundant oder Just-in-time Zugriff auf Dokumente (Repository) erfolgt i.d.R. Grundlage der Kommunikation sind dabei standardisierte Verfahren wie HL7 und DICOM. Besonders bei der unternehmensübergreifenden Kommunikation kommen aber zunehmend auch dafür geeignete Verfahren wie IHE und eFA, die elektronische Fallakte des eFA-Vereins, zur Anwendung. Die besonders einfache Möglichkeit, unterschiedliche IT-Systeme anzubinden, verbessert nicht nur die Verfügbarkeit digitaler Dokumente im Unternehmen, sondern senkt auch erheblich Kosten. Jedes vorhandene System muss letztendlich nur eine Kommunikation zum DMS aufweisen und die sonst häufig notwendigen komplexen Mehrfachvernetzungen unterschiedlicher Systeme entfällt. Da PEGASOS als zentrales DMS nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die dazu gehörendenden Indexdaten verwaltet, wird es zum zentralen Wissensspeicher. Dokumente können unabhängig vom erzeugenden System gefunden und recherchiert werden.

PEGASOS als Migrationsplattform PEGASOS als Registry- und Repository-Service für 5 KIS-Systeme (inaktiv) 1 KIS-System (aktiv) Ambulanzsystem Diverse klinische Subsysteme (PACS, Radio, Patho, etc.) Externe Systeme (eFA) Eine besonders interessante Situation ergibt sich hier, wenn zentrale IT-Systeme wie z.B. ein Klinikinformationssystem umstrukturiert oder ersetzt werden. Durch die Verwendung eines DMS-Systems als Plattform für die Dokumentmigration können selbst große Dokumentbestände nach der Umstellung im Neusystem verwendet werden, ohne das diese Dokumente selbst das neue IT-System belasten. So konnten wir z.B. in den Städtischen Kliniken München im Rahmen einer i.s.h.med-Umstellung ca. 10 Millionen Briefe und Befunde aus fünf Altsystemen in das DMS migrieren. Quasi unterbrechungsfrei konnte am Tag der Inbetriebnahme des neuen KIS auf den Großteil dieser Dokumente zugegriffen werden. Selbst die Verknüpfung der unterschiedlichen Patientenstammsätze wurde über einen Master-Patient-Index realisiert, so dass keinerlei Altlasten im neuen KIS-System mitzuführen sind. Seit dem Abschluss der KIS-Migration erfolgt ein Betrieb des DMS als zentrale „Dokumentendrehscheibe“ wie auf der vorherigen Folie dargestellt. Inzwischen liefern mehr als 10 unterschiedliche IT-Systeme auf diesem Weg Dokumente in die zentrale KIS-Akte. In dieser Architektur sind das Empfangen und Versenden von Dokumenten wichtige Kernaufgaben des PEGASOS-DMS.

Archivierung, KIS und Datenschutz Siemens Olaf Dörge

Soarian Health Archive von Siemens Archiv- und Dokumentenmanagementlösung für klinische und nicht-klinische Prozesse Klinisches Prozesswissen und Integration in Dokumentationsprozesse Interoperabilität bedeutet Ergonomie und Sicherheit Die Produkte von Siemens sowie das damit verbundene Lösungsportfolio bilden alle Aspekte des abstrakten ECM Kreislaufs ab. Soarian Health Archive (SHA)  ist bei Siemens die strategische Archiv- und Dokumentenmanagementlösung für das Gesundheitswesn in Europa. Aufgrund seiner hohen KIS-Integration ist das digitale Archiv in der Lage, nicht nur klinische, sondern auch administrative und kaufmännische Dokumente und Daten zu verwalten. Der besondere Fokus liegt aber in der Unterstützung der Kernprozesse im Krankenhaus, d.h. IT soll und muss das Personal in seiner täglichen Routine unterstützen. Dazu gehört das Verständnis für klinische Prozesse sowie für die besonderen Herausforderungen bei Integration und Interoperabilität. Denn Interoperabilität bedeutet auf der einen Seite Ergonomie, auf der anderen Seite aber auch Sicherheit, gerade in einer Branche, in der mit so hoch sensiblen Daten wie Patientendaten umgegangen wird. Soarian Health Archive kann als zentrales Repository und Archiv für Informationen dienen, integraler Bestandteil der Patientenakte sein und außerdem in Dokumentenmanagementprozessen eingesetzt werden. Hierbei kann die Anbindung an führende Systeme realisiert werden oder Soarian Health Archive kann auch als eigenständige Applikation genutzt werden. 60

Datenschutz und Archivanbindung Abwägung Aufbewahrungsfristen Sicherheit des Patienten Performance Wirtschaftlichkeit … Anforderungen Zugangskontrolle Zugriffkontrolle Weitergabekontrolle Auftragskontrolle Im Archivumfeld werden häufig Themen wie langfristige Speicherung, Schnittstellen, etc. diskutiert. Heute soll der Aspekt des Datenschutzes in den Vordergrund gestellt werden. U.a. im Zuge der Veröffentlichung der Orientierungshilfe Krankenhausinformationssysteme haben sich viele Krankenhäuser intensiver mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt. Die Diskussionen wurden innerhalb der Organisation aber auch mit Herstellern geführt, weil die Anforderungen teilweise nicht konfliktfrei mit anderen wichtigen Größen zusammen gebracht werden können. Ein Punkt ist dabei aber vollkommen klar. Datenschutzkonzepte, die für das KIS entwickelt worden sind, sollten auch im Archiv greifen. 61

Archiv und KIS Unterstützung eines einheitlichen Datenschutz- und Berechtigungskonzeptes Historie Beschränkung (Fachabteilung) Schutz (Fall-/ Patientensperren) Übernahme feingranularer Berechtigungen Gerade im Zusammenspiel mit den KIS von Siemens sind Krankenhäuser in der Lage eine einheitliches Datenschutz- und Berechtigungskonzept umzusetzen. Dem Personal steht dann ein Zugang zu sämtlichen Informationen zur Verfügung. Aus dem KIS können bspw. auch Informationen zur Verlegungshistorie übernommen werden, beim Zugriff auf archivierte Dokumente kann die Sicht bspw. auch Ebene der Fachabteilung eingeschränkt werden und Patientendaten können auf Ebene des Patienten- bzw. Fall gesperrt werden und dieser Schutz greift auch im Archiv. 62

DMI im AIIM-Modell: “Capture” und “Preserve” DMI Hannes Zehrer

Einordnung DMI Use Case papierbasiert elektronisch Capture für papierbasierende Dokumente (Digitalisierung / Scandienstleistung) und  elektronische Dokumente, dadurch ergibt sich eine komplette extern revisionssicher archivierte Patientenakte Preserve beinhaltet nicht nur die Langzeitarchivierung, sondern auch die Revisionsdienste über den gesetzlich vorgeschriebenen  Zeitraum und darüber hinaus Langzeitarchivierung (30 Jahre) Sicherung von Dokumenten, Images & Metadaten Migration der Speichertechnologie Revisionsdienste Signatur/ Re-Signatur Verschlüsselung/ Neuverschlüsselung Quelle: AIIM Association for Information and Image Management International

Use Case Klinikum Braunschweig (ein Beispiel von über 150 Projekten zur elektronischen Langzeitarchivierung) Übernahme von im Klinikum erzeugter medizinischer Dokumentation in die DMI Langzeitarchivierung Übernahme des kompletten Altdatenbestandes aus dem DMS (HydMedia) Vollautomatisierter Prozess zur Übernahme des täglichen Datenbestandes über zentralen DMI Capture Dienst Revisionssicherheit durch Statusmeldungen in Responsedateien und automatisiertes Monitoring Übernahme der digitalisierten Dokumente aus dem DMI Scanprozess in die DMI Langzeitarchivierung Gewährleistung der Vollständigkeit durch frühzeitige Integration in den Gesamtprozess (Archivverwaltungsprogramm mit Mahnwesen und elektronischem Lieferschein) Vollautomatisierter Prozess zur Übergabe in die Langzeitarchivierung im Anschluss an die Digitalisierung Funktionsumfang des Use Case Klinikum Braunschweig im Bereich „Capture“: o   Capture elektronischer Dokumente aus HydMedia o   Capture von durch DMI digitalisierten Papierbelegen

Use Case Klinikum Braunschweig Langzeitarchivierung im DMI Rechenzentrum mit Revisionsdiensten Vergabe von qualifizierten Zeitstempeln Verschlüsselung mit Kundenschlüssel (öffentlicher Schlüssel), Entschlüsselung mit dem privaten Schlüssel des Klinikums Regelmäßige Resignatur/ Neuverschlüsselung Speicherung auf WORM Datenträgern (z.Zt. LTO 4, LTO 5 in Vorbereitung) Redundante Bandroboter in getrennten Gebäuden mit separaten Slots für den Kunden Regelmäßige Erneuerung der Speichertechnologie Archivierung der Datenträger in zwei räumlich getrennten Sicherheitsarchive (ca. 500 km voneinander entfernt) Datenschutzgerechte Vernichtung der Datenträger nach Beendigung der Aufbewahrungsfrist (nach Eingang der Vernichtungserklärung durch das Klinikum) Funktionsumfang des Use Case Klinikum Braunschweig im Bereich „Preserve“: o   Langzeitarchivierung o   Revisionsdienste o   Vernichtung

Diskussionsrunde zu ECM & E-Health

ECM & E-Health Anke Vortmann Dirk Hoffmann Thomas Lichtenberg Olaf Dörge Hannes Zehrer Dr. Ulrich Kampffmeyer Bereichsleitung Healthcare Product Manager Geschäftsführer Leiter Cross Enterprise Solutions Bereichsleiter archiv24 Geschäftsführer d.velop Tieto Marabu Siemens DMI PROJECT CONSULT www.d-velop.de www.tieto.de www.marabu-edv.de www.siemens.de www.dmi.de www.project-consult.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com