Integriertes Informationsmanagement Prof. Dr. Ing. Ramin Yahyapour, Lehre-Lunch 11. November 2009

„Integriertes Informationsmanagement“??? „Effiziente Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik zur Verbesserung der Leistungen in Forschung, Lehre und Verwaltung“ - IuK Strategie der TU München „Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund von Rechenzentrum, Bibliothek, Medienzentrum sowie Informationseinrichtungen dr Fachbereiche und Institute “ - DFG Förderungsrichtlinie

…und Lehre Elektronische Systeme können nur unterstützen. Aber gute Lehre wird nur durch die Lehrenden erbracht! Ziele des Informationsmanagement: Kundenorientierung Professionalisierung Effizienzsteigerung 3

Motivation Das Informations- und Dienstleistungsangebot der TU Dortmund steigt ständig. Dennoch erreichen immer weniger Informationen die richtigen Adressaten. Das Zusammenspiel der Systeme ist unzureichend. Dies führt zur Defiziten bei Effektivität, Effizienz und der Kunden-/Nutzerorientierung. Herausforderung: Aufbau eines integrierten Informationsmanagement 4

Aktuell: Zahlreiche Systeme im Einsatz Moodle ZUL EWS POS SVA myITMC SOS INPUD LSF Conject/FM

Aktuell: Zahlreiche Systeme im Einsatz Moodle ZUL EWS EWS POS POS POS – Prüfungsverwaltung EWS – Kollaborationsplattform SVA myITMC SOS SOS SOS – Studierendenverwaltung INPUD LSF LSF Conject/FM LSF– Veranstaltungsverwaltung Belegung- und Zulassung Stundenplan

Verwaltung (z.B. Studenten-sekretariat) „Dienstleister“ Lehr- stühle Lehr-stühle Fakultäten ITMC Verwaltung (z.B. Studenten-sekretariat) UB Diverse Rollen Fokus auf den Nutzer wichtig

Informationsmanagement Wo finden sich die aktuellen Informationen? Raumbelegung Veranstaltungstermine Veranstaltungsbelegung Benachrichtigung von Studierenden Unterlagen zu Vorlesungen … Wo können? Studierende sich untereinander austauschen, diskutieren Fragen stellen Feedback liefern Gibt es Qualitätsstandards?

Kern-Informationen Personen Ver-anstaltungen Räume IDM Lehrende Studierende Personen LSF Ver-anstaltungen Räume Conject/FM Prüfungen LSF Studienordnungen Zeitplan Zeitplan

EWS Electronic Workspace (früher „E-Learning Workspace“) Zentrale Kollaborationsplattform Offenes System, das Dienste verbindet: Geschützter Filespace Wiki Forum Chat Mailingliste Teilnehmerverwaltung Räume von Lehrenden und Studierenden einrichtbar Nicht an Lehre gebunden Über 5000 Workspaces im Einsatz 40% aller Vorlesungen in EWS abgebildet Lifecycle von Vorlesungen nicht ausreichend unterstützt Nutzerverwaltung nicht massentauglich Standard-Aufgaben für Vorlesungen noch umständlich

EWS-LSF Kopplung Redundanz in der Nutzerverwaltung zwischen LSF/EWS Wenn ein signifikanter Anteil an Vorlesungen in EWS abgebildet wird, welches System hält die relevanten Daten? Schlechte Datenbasis in LSF Daten nicht ausreichend von uns gepflegt! LSF Bedeutung häufig unklar Erster Testbetrieb einer Kopplung zum WS09/10 Umsetzung noch wesentlich verbesserungsbedürftig Nicht ausreichend nutzerfreundlich, Performanz nicht optimal Umfrage wird erfolgen, um Anforderungen besser aufzunehmen

Thema Raummanagement Trotz Raummangel ist die Belegungsplanung defizitär. Die genaue Belegung und Auslastung der Räume ist nicht transparent. Es wird essentiell sein, die Raumplanung effizienter zu gestalten. Rechnergestütztes Belegungsplanung auf Basis von Bedarfsanforderungen und Präferenzen. Steigerung der Aktualität der Belegung von Semesterplanung auf taggenaue Buchung. Welche Daten können genutzt werden? Wie wird ein solches System einfach nutzbar für den Lehrenden?

Weitere Anforderungen Sicherheit/Datenschutz wird häufig vernachlässigt Informationelle Selbstbestimmung Auskunftspflicht zu personenbezogenen Daten Pflicht eines Verfahrensverzeichnis Zugang zu Systemen: Stufe 0: öffentliche Nutzung Stufe 1: Nutzername/Passwort Stufe 2: UniCard mit Zertifikat Definition des Nutzerkreises einer Veranstaltung! Beispiel: UrhG §51a – Gefahr eines Einzelnachweis

Anforderungen - Prüfungsmanagement Transparenz bzgl. der Studierbarkeit eines Studiengangs Erstellung des „Transscript of Records“ Abbildung der Prüfungsordnungen in IT (POS/BOSS) Unterstützung der Protokollierung von Prüfungsleistungen Zeugnisdruck Aufwändiger Prozess für die Umsetzung aller Studienordnungen

Identity Management Eindeutige Accounts für jede Personen Single-Sign-On Lifecycle für Accounts Kopplung zu Zertifikat-Management Jeder Studierender und Mitarbeiter hat ein Zertifikat auf dem Krypto-Chip Zukunft: Aufbau eines Rollen- und Rechtemanagement Insbesondere wichtig für Mitarbeiter um Verwaltungsprozesse zu beschleunigen

UniCard Karte erfolgreich eingeführt 15.000 Karten ausgegeben Zurzeit als Ersatz des Studierendenausweis Demnächst: Bibliotheksausweis Bezahlfunktion Kopplung an Drucken und Kopieren Zugang zu Rechnersystemen Fortgeschrittene Signatur Verschlüsselung Zugangsregelung für elektronische Schließsysteme

Zugang und Verteilung zu Informationen und Diensten Der zentrale Webauftritt Mitarbeiter Die zentralen Einrichtungen Die Lehrstühle Die Fakultäten 17

Herausforderung: Identifikation von relevanten Informationen Informationen- und Dienste finden sich an diversen Stellen im Internet/Intranet Das Auffinden der Informationen und die Filterung der relevanten Informationen benötigt Zeit und erzeigt Aufwand Zur Steigerung von Nutzerfreundlichkeit und Transparenz sollen mehr Dienste elektronisch unterstützt werden. Das Angebot steigt damit. Als Lösung ist der Aufbau einer flexiblen und modularen Integrationsplattform als personalisiertes Portal aufzubauen: z.B. meine.tu-dortmund.de Vgl. zu anderen Hochschulen und kommerzielle Firmen Verhinderung von zahlreichen Portalen an der TU Dortmund 18

Ziele Personalisierung und Individualisierung, um zielgruppen-, rollen- und situationsgerecht Dienste/Informationen anzubieten. Hoch flexible und ausbaubare Infrastruktur, um künftige Anforderungen zu erfüllen Aufnahme der relevanten, bestehenden Dienste der TU (LSF, SOS,POS, Formularsystem, myitmc, UB) Höhere Transparenz für Abläufe Eine personalisierte Portalplattform ist damit ein wichtiger Baustein zur Modernisierung der Kerninfrastruktur. Nach Einführung IDM und UniCard sind die Grundvoraussetzungen geschaffen, um dieses Thema anzugehen. 19

Zielsetzung Ein Ort, der Dienste und Informationen bündelt. Hohe Übersichtlichkeit Personalisierung und Individualisierung, um zielgruppen-, rollen- und situationsgerecht Dienste/Informationen anzubieten. Hoch flexible und ausbaubare Infrastruktur, um künftige Anforderungen zu erfüllen … ein ausbaubarer Rahmen Keine Neuentwicklung von bestehenden Dienste und Webseiten sondern Integration. Grundlage für künftige, neue Dienste mit durchgängigem Sicherheitskonzept.

Einführung eines Portalframework Nutzer Nutzer Rollen Rollen Workflow Management Management Workflow Studierende Studierende Rechte / Rollen Management Lehrende Lehrende Identity Management Mitarbeiter Mitarbeiter Verwaltungs-Formularserver HIS / POS HIS / POS IT Dienste Bediensteten Services HIS / SOS UB Dienste Ressourcen Verwaltung HIS / LSF E-Learning 21

Das Studierenden-Portal Beispiele für Dienste: Studium und Lehre, Belegung von Lehrveranstaltungen Anmeldung von Prüfungen Einsicht in Prüfungsergebnisse Administration, Verwaltung des UniAccounts (z.B. Passwortänderungen) Ausdruck von Studienbescheinigung und Semesterticket Rückmeldung zum Studium Nutzung der IT-Infrastruktur der Führen von Kalendern Zugang zum Funknetz Download von lizensierter Software

Weitere Dienstangebote zur Lehrunterstützung Nutzung von Multi-Media in der Lehre: Vorlesungsaufzeichnis Podcasting iTunes/U? Dienste des ITMC: Aufzeichnungsdienst Medienportal in der UAMR Es fehlt zurzeit noch an Akzeptanz und Nachfrage bei den Lehrenden (dafür Nachfrage von Studierenden)

Gemeinsamer Hochschulraum UAMR Kooperation in Forschung und Lehre RuhrCampusOnline (RCO) Förderprojekt zur Unterstützung von gemeinsamen Kursen in der UAMR durch E-Learning Bildungsraum Metropole Ruhr Mobilität bei Studierenden Gasthörerstatus an Partnerhochschulen RuhrCampus3 Erfordert geeignete technische Unterstützung, um massentauglich zu sein!

Ausblick Integriertes Informationsmanagement ist nötig, um höhere Nutzerorientierung zu erzielen Zentrale Dienste können/müssen allgemeine Grundfunktionen liefern Lokale Lösungen sind häufig besser angepasst; haben aber Probleme bei der Nachhaltigkeit Die Sicht der Studierenden muss stärker in den Fokus rücken Kundenorientierung Professionalisierung ist eine der Hauptanforderungen Kein Zufallsprinzip, sondern aktive Zusammenarbeit aller. TU als ein gemeinsames Team, statt Einzelkämpfer Aber: Die Lehre wird nicht durch IT besser.

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