STATUSPRÄSENTATION EINFÜHRUNG DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG Projektgruppe Kosten- und Leistungsrechnung an der LMU STATUSPRÄSENTATION EINFÜHRUNG DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG AN DER LMU

KLR als Instrument des Hochschulcontrollings Stand der KLR-Einführung Themen Marion Holzhauser Grundlage der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und des Hochschulberichtswesens (HBW) KLR als Instrument des Hochschulcontrollings Stand der KLR-Einführung Ausblick Projektgruppe KLR 27.10.2008 2

1.1. Rechtliche Grundlagen 1.2. Aktivitäten des Ministeriums 1. Grundlage der Einführung der KLR und des HBW 1.1. Rechtliche Grundlagen 1.2. Aktivitäten des Ministeriums 1.3. Projektorganisation an der LMU 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 3

1. 1. Rechtliche Grundlagen Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 gesetzliche Verankerung in Art. 5 Abs. 1 Satz BayHSchG Individual-Zielvereinbarung zwischen Universität und MWFK Marion Holzhauser EU-Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation vom 30.12.2006, gültig ab 01.01.2009 Beteiligungsregeln aus dem 7. EU Rahmenprogramm zur Forschungsförderung Steuerrecht Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 4

Wissenschafts-ministerium Hochschul-rechnungs- 1.2. Aktivitäten des Ministeriums Beauftragt Fachkonzept Universitäre Kosten- und Leistungs-rechnung Marion Holzhauser Wissenschafts-ministerium Finanz-ministerium richtet ein Lenkungsaus- schuss Ministerium Kanzler Institut für Hochschul-forschung Arbeitsgruppe Hochschul-rechnungs- wesen Sprecher TU München Controller der Bayerischen Universitäten Legt Fachkonzept vor Zustim-mung Genehmigung Bericht, Entscheidung Abnahme Fachkonzept Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 5 Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision

1.3. Projektorganisation an der LMU Marion Holzhauser Stabsstelle SuC Bereich Controlling und Innenrevision Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 6

1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Auftraggeber Hochschulleitung erteilt Auftrag zur Einführung der KLR stellt die erforderlichen Ressourcen bereit Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 7

1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Lenkungsausschuss genehmigt Arbeits- und Zeitplan, Ressourcen nimmt Arbeitspakete ab entscheidet über Changes, in Konfliktsituationen berichtet der Hochschulleitung Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 8

1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Projektgruppe Projektmanagement Erstellung, Überwachung, Koordination des Zeit- und Arbeitsplan Reporting an den Lenkungsausschuss Organisation und Protokollierung der Sitzungen Einsetzen der themenzentrierten Arbeitsgruppen Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 9

1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Arbeitsgruppen themenzentriert (FSVQIS, Personal/DIAPERS, Leistungsrechnung..) temporär oder auf Dauer Erarbeiten Lösungen und Umsetzungen Bericht über Leitung an die Projektgruppe Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 10

Projektverfolgung 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 11

Projektverfolgung 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 12

3.1. KLR-spezifische Stammdaten 3. Stand der KLR-Einführung 3.1. KLR-spezifische Stammdaten 3.2. Schlüsselbezogene Integration der Stammdaten 3.3. Qualitätssicherung der Daten im Primärsystem FSV-GX / QIS-FSV 3.4. aktueller COB-Datenbestand 3.5. COB - Berichte und Auswertungen 3.6. Stand Personal-Ist-Kosten Marion Holzhauser S. Mezler, CuI 27.10.2008 13

3. 1 KLR-spezifische Stammdaten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 1 KLR-spezifische Stammdaten Kostenarten- Schlüssel Universitätskontenrahmen mit 5-stelliger hierarchischer Kontenstruktur 350 aktive Kostenarten in relevanten Kontenklassen : 0 immat. Vermögensgegenstände und Sachanlagen 5 Erträge 6 betriebliche Aufwendungen 7 weitere Aufwendungen Ende 2009 Umstellung auf bundeseinheitlichen Verwaltungskontenrahmen (VKR) geplant S. Mezler, CuI 27.10.2008 14

3. 1 KLR-spezifische Stammdaten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 1 KLR-spezifische Stammdaten Kostenstellen - Schlüssel 8-stelliger „sprechender“ Kostenstellenschlüssel Abbildung der organisatorischen Struktur der LMU lt. Gliederungsplan– Organisationseinheiten (OE) „technische“ Kostenstelle - Bibliotheken, Labore, CIP-Pools, Gebäude 1.800 Kostenstellenschlüssel davon 600 jährliche Änderungen, d.h. 1/3 im Fluss  dynamischer Schlüssel S. Mezler, CuI 27.10.2008 15

3. 1 KLR-spezifische Stammdaten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 1 KLR-spezifische Stammdaten Kostenträger - Schlüssel Kostenträger sind Bezugsobjekte zur Erfassung des leistungsbezogenen Ressourcenverbrauchs  Implementierung von Kostenträgerschlüssel in den Primärsystemen Fachkonzept Fach Forsch. + Lehre Drittmittel projekt interne Service- leistungen Sonstiges Pers. Verwaltung Stud. Verwaltung Haushalt ZUV Projekte Lehre Studiengang 1 … Studiengang N Forschung LMU Projekte Drittmittelproj. Publikationen … Dienstleistung Weiterbildung Beratung Tagung … LMU S. Mezler, CuI 27.10.2008 16

3. 2 Schlüsselbezogene Integration der Stammdaten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 2 Schlüsselbezogene Integration der Stammdaten Kostenstelle ist ein dynamischer Schlüssel  zum 01.10.2008 über 1340 aktive Kostenstellen Zentrales Verzeichnis zur Verwaltung der Organisationseinheiten (OE) und Kostenstellen (KST) , geführt bei IIIA5 Finanz- Verwaltung FSV / QIS IVS COB Studierenden- verwaltung SOS POS Liegenschafts- verwaltung FAMOS Personal- verwaltung DIAPERS S. Mezler, CuI 27.10.2008 17

3. 3 Qualitätssicherung der Daten im Primärsystem FSV-GX / QIS-FSV 3. Stand der KLR-Einführung 3. 3 Qualitätssicherung der Daten im Primärsystem FSV-GX / QIS-FSV Obligatorische Eingabe von Kostenart und Kostenstelle Prüfung von bebuchten Kostenstellen und Kostenarten auf Gültigkeit Vorbelegung der Kostenstellen aus der 2. Kontoebene (Anordnungsstelle) Prüfung von bebuchten Kostenarten anhand der bebuchten Kapitel-Titel-Kombination ( Zuordnungstabelle titkoa ≈ 20 000 Einträge) Erweiterung von kameralistischen Importen um Kostenstelle und Kostenart S. Mezler, CuI 27.10.2008 18

3. 4 Aktueller COB-Datenbestand 3. Stand der KLR-Einführung 3. 4 Aktueller COB-Datenbestand Primärsystem Art von Daten Zeitraum # Datensätze FSV / QIS IST-Einnahmen / -Sachausgaben 01.2007 -06.2008 500.000 IVS (Einführung) Abschreibungsdaten für Anlagevermögen, gemäß Gerätenutzungsdauer von DFG (lt. Fachkonzept) ab 06.2008 270 DIAPERS BVL-Gruppen bezogene VZÄ je Kostenstelle (monatlich)  Berechnung der kalk. Personalkosten 18.000 FAMOS raumbezogene Flächendaten gemäß DIN 277 für  Verrechnung der kalk. Mieten  Verrechnung der Bewirtschaftungskosten von Gebäudenkostenstellen auf die nutzende OE-Kostenstellen 28.118 S. Mezler, CuI 27.10.2008 19

3. 5 COB - Berichte und Auswertungen 3. Stand der KLR-Einführung 3. 5 COB - Berichte und Auswertungen Rückschluss zu hierarchisch untergeordneten Kostenstellen (Fak. & Teilbibliotheken) Kalk. Kosten zur Übersicht der eingesetzten Ressourcen Evtl. durch Umlagen verteilte Kosten S. Mezler, CuI 27.10.2008 20

3. 5 COB - Berichte und Auswertungen 3. Stand der KLR-Einführung 3. 5 COB - Berichte und Auswertungen Übersicht der räumlichen Ausstattung einer Kostenstelle/Department Bem: jedem Raum ist eine Raumnutzungsart (RNA) nach DIN 277 zugewiesen Berechnung von kalk. Miete: Raumfläche * RNA-Gewichtung * Mietsatz je qm (7,66 €) S. Mezler, CuI 27.10.2008 21

3. 5 COB – Berichte und Auswertungen 3. Stand der KLR-Einführung 3. 5 COB – Berichte und Auswertungen Monatliche Übersicht zur personellen Ausstattung einer Kostenstelle Bem: Hierarchisch untergeordnete Kostenstellen werden in diesem Bericht nicht berücksichtigt Berechnung von kalk. Personalkosten: VZÄBVL * O BVL-Satz S. Mezler, CuI 27.10.2008 22

3. 6 Stand Personal-Ist-Kosten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 6 Stand Personal-Ist-Kosten Schnittstellen aus dem aktuellen Personal- und Stellenverwaltungssystem Vollzeitäquivalente Personal-Ist-Kosten Migration zu VIVA Mitte 2010 Bayernweit einheitliches PSV und Bezüge System KLR relevante Daten in VIVA zusätzliche Felder in VIVA für KLR Informationen Baumgartner, I B 27.10.2008 23

3. 6 Stand Personal-Ist-Kosten 3. Stand der KLR-Einführung 3. 6 Stand Personal-Ist-Kosten Schnittstellen VIVA – COB VZÄ Schnittstelle Export der Personal-Ist-Kosten KLR kein Bestandteil des Projekts VIVA-Pro Notwendigkeiten der KLR an den Universitäten Anforderung einer Aufwandschätzung Ausblick Baumgartner, I B 27.10.2008 24

4.2. Datenbestand und Qualität 4. Ausblick 4.1. Fachliche Umsetzung 4.2. Datenbestand und Qualität 4.3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen 4.4. Hochschulberichtswesen Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 25

Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen 4. 1. Fachliche Umsetzung 4.1. Fachliche Umsetzung Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 26

Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen 4. 1. Fachliche Umsetzung Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen Marion Holzhauser Bezugsobjekte , in denen die Leistungen der Universität abgebildet werden! Produkte beschreiben die einzelne Leistung z. B. Studiengang, Drittmittelprojekt, Weiterbildungsmaßnahme Stammdaten-Schlüssel - Tabelle Primärsysteme sind die Systeme, in denen die einem Kostenträger oder Produkt direkt zuordenbaren Kosten erfasst werden  Primärkosten Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 27

Interne Service-Leistungen 4. 1. Fachliche Umsetzung Einführung der Kostenträger und Produkte in den Primärsystemen Fach Forschung + Lehre Drittmittel- Projekt Interne Service-Leistungen Marion Holzhauser Sonstiges ZUV-Projekte Interne Produkte Forschung LMU-Proj. Drittmittelproj. Publikationen .... Dienstleistung Weiterbildung Beratung Routine Aufträge Lehre Studiengang 1 Studiengang 2 . Studiengang n SOS/POS LSF FSV QIS IVS DIAPERS/ VIVA FAMOS Primär- oder direkte Kosten Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 28

Interne Service-Leistungen 4. 1. Fachliche Umsetzung Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel zur Verteilung der Gemeinkosten Endkostenstellen Fach F+L Marion Holzhauser Vorkostenstellen Professuren Lehre Stud.gang 1..n Bibliothek Zentrale/fak. übergreifende wissen-schaftl. Einrichtungen ZUV HS-Leitung Stabsstellen H-Abteilungen Fakultätsver- waltung Forschung LMU-Proj. Drittmittel. Publika-tionen.... Sekundärkosten Interne Service-Leistungen Sonstiges ZUV-Proj. Int. Prod. Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 29

Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel 4. 1. Fachliche Umsetzung Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel zur Verteilung der Gemeinkosten Marion Holzhauser Verteilschlüssel aus den Primärsystemen Köpfe der Mitarbeiter Vollzeitäquivalente Beschäftigungsverhältnisse Studierendeäquivalente Flächen Verteilschritte interne Leistungsverrechnung innerhalb der Kostenstellen Verrechnung der Vorkostenstellen auf Endkostenstellen von Endkostenstellen auf Kostenträger und Produkte Verteilszenarien in Abhängigkeit vom Auswertungszweck! Marion Holzhauser 27.10.2008 Controlling und Innenrevision 30

Dr. Peter Schneider 4.2 Datenbestand und Qualität Datenaustauschbeziehungen Herstellen der KLR-Fähigkeit weiterer Primärsysteme Erhöhung der Datenqualität und des Datenbestandes

Datenaustauschbeziehungen 4. 2. Datenbestand und Qualität Datenaustauschbeziehungen Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

Herstellen der KLR-Fähigkeit weiterer Primärsysteme 4. 2. Datenbestand und Qualität Herstellen der KLR-Fähigkeit weiterer Primärsysteme Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 2. Datenbestand und Qualität Erhöhung des Datenbestandes ... durch regelmäßigen Import Vorschlag: 1/Monat: Daten aus Haushalt und Finanzen + Personal und Stellen 1/Semester: Daten aus Lehre und Forschung (Campus Management) etc. Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 2. Datenbestand und Qualität Erhöhung der Datenqualität Arbeitshypothese zur Datenqualität: Die Datenqualität wird sich erhöhen, wenn Anwender = Datenlieferanten Einblick in ihre Auswertungen und die von ihnen dezentral eingegebenen Basisdaten bekommen. Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

Dr. Peter Schneider 4.3 Organisation, Dokumentation und Ressourcen KLR-relevante Prozesse und Aufbauorganisation Anbindung der Dienststellen Zukünftige IT-Infrastruktur Klare Regelung Verantwortlichkeiten – Zuständigkeiten - Leistungen benötigte und verfügbare Ressourcen Abstimmung fachliche und technische Konzepte

KLR-relevante Prozesse identifizieren 4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen KLR-relevante Prozesse identifizieren Produktivbetrieb der KLR und des HBW NUR ein qualitätsgesicherter Produktivbetrieb kann ein Methodenzertifikat der EU für das 7. RP erhalten, wird von der Finanzverwaltung akzeptiert erfüllt die Vorgaben des EU-Beihilferahmens Daten und Informationen müssen dort, wo sie originär entstehen, den Primärsystemen verfügbar gemacht werden Es werden zusätzliche Daten und Informationen zu erheben sein Daten und Informationen müssen über definierte Standards verfügen Marion Holzhauser Marion Holzhauser 27.10.2008 37

Optimierung der KLR-relevanten Prozesse 4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Optimierung der KLR-relevanten Prozesse damit die benötigten Daten und Informationen in den jeweiligen Standards effizient, zeitnah und mit wirtschaftlichem Aufwand verfügbar sind Marion Holzhauser Schaffung einer Aufbauorganisation zur Implementierung optimierter KLR-relevanter Prozesse Marion Holzhauser 27.10.2008 38

4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Anbindung der Dienststellen Rollen- und Benutzerkonzept für LMU interne Adressaten der KLR wie Hochschulleitung, ZUV, Fakultäten, Kst-Verantwortliche etc. Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Betrieb: Spielregeln Fairness im Umgang miteinander bei der Nutzung von Daten und Berichten zur KLR Transparenz der Vorgehensweise bei Berechnungen und Aggregationen nach KLR (Offenlegung der jeweiligen Rahmenbedingungen der KLR) Gleichberechtigung der unterschiedlichen KLR Nutzer im Sinne von Ausgewogenheit der KLR Auswertungen Beachtung von Datenhoheiten von KLR Datenlieferanten Beachtung von Datenschutzbestimmungen bei der Handhabung von KLR Daten Zugriffsberechtigungen der KLR Datenlieferanten mind. auf ihre Daten und Berichte im KLR Produktivsystem HISCOB-GX Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Abstimmung fachlicher und technischer Konzepte Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

Vorschlag zur Aufteilung der KLR Kern-Verantwortlichkeiten 4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Vorschlag zur Aufteilung der KLR Kern-Verantwortlichkeiten Lenkungsausschuss CuI IIIA3 IIIA4 Projektsteuerung Projektleitung Zuarbeit zum Projekt Kostensteuerung Umsetzung der fachlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen Umsetzung der technischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen Genehmigung der Ressourcen (Personal, Hardware, Software) Projektplan Zuarbeit zum Projektplan, IT Einbindung Abnahmen von Status und Planungen Anforderungen an IT Systemumgebungen IT Leistungen zum Betrieb der Systeme Entscheidungen Fachliche Konzepte, Rollen- und Benutzer Technische Konzepte Definition der Realisierung von Bedarfen und Changes Applikationsbetreuung HISCOB-GX Release und Patch Management (Build Management) Applikationsbetreuung, HISCOB-GX Release und Patch Management (Build Management) Release und Patch Management von MS-Windows auf Terminal Servern Reporting gegenüber Hochschulleitung und extern Reporting gegenüber Lenkungsausschuss und intern Technische Datenbank Betreuung DB Monitoring Sicherungen Technische Server+Netzwerk Betreuung Online Checks Fachliche Betreuung Release und Patch Management von Linux auf Datenbank Servern Change Management Entwickler Betreuung (Tools, Schnittstellen, automatische Prozesse) Schulungen Schulungsumgebung Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Vorschlag: Zuständigkeiten und Leistungen Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

Ressourcen Controlling-Instrument zur Hochschul-steuerung 4. 3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Ressourcen Marion Holzhauser Zum Aufbau eines Produktivbetriebes Kostenrechnung = Kore Controlling-Instrument zur Hochschul-steuerung Leistungsrechnung = LR Hochschulberichtswesen = HBW Marion Holzhauser 27.10.2008 44

Ressourcen und Zeit 4.3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen Marion Holzhauser benötigte Ressourcen HBW-Produk-tion HBW-Test HBW-Einführung LR-Produktion HBW-Konzept LR-Test LR-Einfüh-rung verfügbare Ressourcen LR-Konzept Kore-Produktion Kore-Einführung Kore -Test 10/2008 10/2009 10/2010 10/2006 Zeit Marion Holzhauser 27.10.2008 Marion Holzhauser 27.10.2008 45 45

Dr. Peter Schneider 4.4 Hochschulberichtswesen Technische Umsetzung Data-Warehouse-Prinzip Hochschulberichtswesen hierarchisches DWH Modell LMU Hochschulberichtswesen zukünftiges DWH Modell ? Anforderungen an DWH der LMU

LMU Hochschulberichtswesen, Data-Warehouse-Prinzip Data-Warehouse System Extrahieren Transformieren Laden Ladevorgang Datenbereitstellung OLAP Diapers, ZVOK, HISSOS, HISPOS, HISLSF FAMOS, HISFSV/IVS, HISCOB, ... Andere operative Datenquellen Externe Quellen Analysen Anfragen/Reports Data Mining Data Warehouse Meta-Daten Überwachungs- und Administrationstools Datenerfassung Datenhaltung Datenbereitstellung Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

Hierarchisch verteiltes Data Warehouse System: 4. 4. Hochschulberichtswesen Hierarchisch verteiltes Data Warehouse System: DWH des Ministeriums Externe Datenquellen z.B. Statistisches Landesamt Daten von allen Hochschulen in Bayern Hochschuldaten Vergleichsdaten Mittelbewirtsch. Personalwirtsch. u.s.w. DWH der Universität Universität A Universitätsebene DWH Lehre + Studium Forschung Fakultät 1 Fakultätsebene Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

LMU Hochschul- berichts- wesen, zukünftiges DWH Modell ? Hierarchisch verteiltes Data Warehouse System: DWH des Ministeriums: CEUS Externe Datenquellen Statistisches Landesamt Daten von allen Hochschulen in Bayern Hochschuldaten Vergleichsdaten Studenten+Prüfg. Personal+Stellen Haushalt DWH der Universität LMU: CEUS Universitätsebene LMU Hochschul- berichts- wesen, zukünftiges DWH Modell ? DWH Lehre + Studium Forschung Fakultät 1 Fakultätsebene Daten Personal + Stellen Daten Studenten + Prüfungen ? LMU Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung

4. 4. Hochschulberichtswesen LMU Hochschulberichtswesen: Anforderungen an DWH der LMU - Zuverlässigkeit - Schnelligkeit - dezentrale Nutzbarkeit - Benutzerfreundlichkeit - Flexibilität der Abfragen Dr. Peter Schneider Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung