Vergabewesen Leitfaden für Bieter Tipps und Hinweise für die Erstellung von Angeboten nach VOB/A und VOL/A Rhein-Sieg-Kreis Der Landrat Zentrale Vergabestelle

Sehr geehrte/r Bewerber/in, sehr geehrte/r Bieter/in, häufiger kommt es vor, dass Angebote zu Beschaffungsmaßnahmen der Öffentlichen Hand wegen formeller Fehler ausgeschlossen werden müssen. Bereits kleine unscheinbare Eintragungen, fehlende Angaben oder fehlende Unterlagen führen aufgrund des Gleichbehandlungs-grundsatzes bezogen auf die Bewerber/innen und Bieter/innen dazu, dass Bewerber/innen nicht berücksichtigt werden dürfen bzw. Angebote von Bieter/innen zwingend von einer Wertung ausgeschlossen werden müssen. Diese Präsentation soll Ihnen helfen, bei der Erstellung von Angeboten Fehler zu vermeiden. Deshalb ist nachfolgend eine Auswahl an Fehlern aufgeführt, die immer wieder dazu führen, dass der Zeitaufwand für das Erstellen und Ausfüllen eines Angebotes durch einen Bieter/eine Bieterin umsonst gewesen ist. Bitte achten Sie in Ihrem eigenen Interesse darauf, dass die Angebote in Form und Inhalt den Vergabe- und Vertragsordnungen entsprechen.

1. Das Angebot ist nicht unterschrieben. Bitte achten Sie darauf, dass das Angebot an der dafür vorgesehenen Stelle unterschrieben ist.

2. Die Preisangaben fehlen oder sind zweifelhaft. Bitte überprüfen Sie Ihr Angebot vor Abgabe daraufhin, ob alle geforderten Preisangaben vollständig eingetragen und zweifelsfrei sind. Nur in Ausnahmefällen ist die Vergabestelle berechtigt, eine unwesent- liche Preisangabe nachzufordern.

3. Nachweise und Erklärungen, die nicht fristgerecht vorgelegt werden. Ist in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes angegeben, dass Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot vorzulegen sind, sollten diese auch in der angegebenen Form vollständig zum Zeitpunkt der Öffnung der Angebote mit oder zu diesem Angebot eingereicht sein. Fehlende Nachweise und Erklärungen, die nicht innerhalb der von der Vergabestelle vorgegebenen Frist nachgereicht werden, führen zwingend zum Angebotsausschluss.

4. Gleichwertige Produkte In der Leistungsbeschreibung ist ein Produkt mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ vorgegeben. In diesen Fällen besteht grundsätzlich die Möglichkeit ein gleichwertiges Produkt anzubieten. Die Gleichwertigkeit ist nachzuweisen (z. B. mittels Produktdatenblättern, technische Beschreibungen des Herstellers). Sofern Sie das vorgegebene Leitfabrikat anbieten möchten, wird für Bauvergaben die Abgabe der Erklärung Nr. 10 im vorbereiteten Angebotsschreiben empfohlen, andernfalls müssen die Leitfabrikate im Leistungsverzeichnis jeweils erneut aufgeführt werden.

5. Der vorgegebene Text in der Leistungsbeschreibung oder den sonstigen Vergabeunterlagen wird verändert. Änderungen, Ergänzungen und Streichungen an dem vorgegebenen Text der Leistungsbeschreibung und der anderen Vergabeunterlagen sind tabu. Hierbei ist es unerheblich, ob sie in den Originalunterlagen oder auf Ihrem Begleitschreiben gemacht werden. Fragen zu Unstimmigkeiten oder Unvollständigkeiten im Leistungs-verzeichnis oder den sonstigen Vergabeunterlagen sind vor Angebots-abgabe schriftlich (Telefax oder mittels E-Mail) an die Vergabestelle zu richten.

6. Dem Angebot sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Bieterin/des Bieters beigefügt. Fügen Sie Ihrem Angebot bitte nicht Ihre Allgemeinen Geschäfts-bedingungen (AGB) bei, da Sie hierdurch die Vergabeunterlagen ändern. Ihr Angebot muss in diesem Fall von der Wertung ausgeschlossen werden.

7. Änderungen des Angebotes sind nicht zweifelsfrei. Wenn Sie Korrekturen an Ihrem Angebot vornehmen möchten, streichen Sie Ihre ursprünglichen Eintragungen durch, ersetzen diese durch die neuen Angaben und kennzeichnen alle Änderungen mit Ihrem Namens-zeichen (möglichst des Unterzeichners des Angebotes) und dem Datum.

8. Es wird eine Fotokopie des Angebotes eingereicht. Bitte reichen Sie nur Originalangebote ein. Fotokopien können leider nicht berücksichtigt werden. Dies gilt nicht für Sicherungskopien.

9. Das Angebot liegt am Ende der Angebotsfrist nicht vor. In Ihrem eigenen Interesse sorgen Sie bitte dafür, dass das Angebot rechtzeitig an der dafür vorgesehenen Stelle bei der Kreisverwaltung des Rhein-Sieg-Kreises eingeht. Verspätet eingegangene Angebote müssen grundsätzlich ausgeschlossen werden.

10. Nebenangebote Bitte prüfen Sie zunächst, ob Nebenangebote in den Vergabeunterlagen zugelassen sind. Wenn Nebenangebote zugelassen sind, müssen sie auf einer eigenständigen Anlage beigefügt und gesondert unterschrieben sein. Der Nachweis der Gleichwertigkeit (z. B. Produktdatenblätter, technische Beschreibungen des Herstellers, o. ä.) ist mit Angebotsabgabe vorzulegen. Zudem wird die Kennzeichnung als Nebenangebot empfohlen.

Zu guter Letzt: Bitte beachten Sie in Bezug auf Form und Inhalt der Angebote insbesondere auch die Vorgaben in den Vergabe- und Vertragsordnungen (z. Zt. § 13 VOB/A 2009 bzw. § 13 VOL/A 2009). Die Vergabe- und Vertragsordnungen enthalten: „Spielregeln“, nach denen die Vergaben erfolgen sollen dienen der Verwirklichung eines gesunden Wettbewerbs machen Vergabeentscheidungen transparent haben den Zweck, alle Unternehmen gleich zu behandeln haben das Ziel, die mittelständische Wirtschaft zu beteiligen dienen der Realisierung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeits-grundsatzes

Die Zentrale Vergabestelle beantwortet gerne Ihre Fragen: Frau Dissen Tel.: 02241/ 13-2498 Frau Grimiaux Tel.: 02241/ 13-2937 Herr Schäfer Tel.: 02241/ 13-3336 Herr Wolter-Michaelis Tel.: 02241/ 13-3543 E-Mail: zvs@rhein-sieg-kreis.de Fax: 02241 / 13 – 3165 erreichen Sie postalisch: Rhein-Sieg-Kreis Der Landrat Zentrale Vergabestelle Kaiser-Wilhelm-Platz 1 53721 Siegburg