Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden. Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungs-periode gelegt.

Drei Grundformen Buchführung kann betrieben werden als kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei staatlichen Institutionen) Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften) doppelte Buchführung (bei den meisten Unter-nehmen und bei größeren Einrichtungen) Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen.

Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt. Dieser besteht aus der Bilanz, die die Bestände an Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt.

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und GuV-Rechnung selbst gebucht. Erfasst wird auf Konten. Man unterscheidet Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz) Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der GuV)

Unterscheidung von Geschäftsvorfällen Kategorie 1 erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust (Nur Buchungen auf Bestandskonten) Kategorie 2 erfolgswirksame Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust (Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten)

Kontenarten Bilanz Aktiva Passiva GuV-Rechnung Aufwand Ertrag Bestandskonten Erfolgskonten Aktivkonten Soll Haben Passivkonten Soll Haben Aufwandskonten Soll Haben Ertragskonten Soll Haben

Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto werden nur auf Bestandskonten gebucht. Man unterscheidet vier Fallarten:

Aktivtausch Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 2000 Kasse 200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200 Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 52200 Bank 1800 Kasse 400 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Passivtausch Bilanz Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 25000 Kfr.Bankverbindl 7200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200 Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 52200 Passiva 20000 Lfr. Bankverbindl. 30000 Kfr. Bankverbindl 2200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200

Bilanzverlängerung Bilanz Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 30000 Bank 2000 Darlehen 22000 Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000 Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 50000 Passiva 30000 Bank 12000 Darlehen 32000 Bilanzsumme 62000 Bilanzsumme 62000

Bilanzverkürzung Bilanz Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 51800 Passiva 30000 Kasse 400 Verbindlichk. 22200 Bilanzsumme 52200 Bilanzsumme 52200 Bilanz Diverse andere Vermö- Diverse andere gensgegenstände 51800 Passiva 30000 Kasse 200 Verbindlichk. 22000 Bilanzsumme 52000 Bilanzsumme 52000

Buchungslogik 1 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 AB 2000 AB 3000 AB 1000 Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto) Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 100, Bank 2000 Darlehen 3000, Bankverbindl. 1000

Buchungslogik 2 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 AB 2000 (1) 100 AB 3000 AB 1000 (1) 100 Buchung (1) einer Barabhebung von 100: Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank Merksatz: Auf Aktivkonten werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht! Dies ist ein Aktivtausch!

Buchungslogik 3 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 AB 2000 (1) 100 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 (2) 500 Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht!

Buchungslogik 4 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 AB 2000 (1) 100 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 (3) 1000 (2) 500 (3) 1000 Buchung (3) einer Bilanzverlängerung Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht!

Buchungslogik 5 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 (3) 1000 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 Buchung (4) einer Bilanzverkürzung Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150 Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht!

Buchungslogik 6 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 4500 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der „kleineren“ Seite Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt!

Buchungslogik 7 Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 4500 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000 Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist „abgeschlossen“.

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht. Man unterscheidet zwei Fallarten: Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto

Buchungslogik 8 - Aufwendungen Aktivkonto 1, z.B. Rohstoffbestand Aktivkonto2, z.B. Bank Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. (AB 1000) (1) 500 (AB 8000) (2) 2000 (1) 500 (2) 2000 Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z.B. Stoff für Kostüme) Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangs-bestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt.

Buchungslogik 9 - Erträge Aktivkonto 1, z.B. Forderungen Aktivkonto2, z.B. Bank Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse Ertragskonto2, z.B.Zinserträge. (AB 1000) (AB 8000) (3) 3000 (4) 1000 (4) 1000 (3) 3000 Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto

Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden:

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1 Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu. Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen.

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2 Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab. Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen.

Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links. Eigenkapitalkonto Aufwand Ertrag = Abnahme = Zunahme Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung.

Kontenabschluss Alle Bestandskonten werden zum Schluss-bilanzkonto abgeschlos-sen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird. Auch Privatkonten für Privatentnahmen und -einlagen sind Bestandskonten. Alle Erfolgskonten werden zum GuV-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abge-schlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links.

Abschlussbuchungen Bestandskonten Passivkonto2, z.B. Bankverb. Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1, z.B.Darlehen AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 4500 AB 3000 (2) 500 AB 1000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 200 200 3000 3000 4500 4500 1000 1000 Schlussbilanzkonto Andere Aktiva 40000 Andere Passiva 38100 Bank 2900 Darlehen 4500 Kasse 50 Bankverb. 350 Bilanzsumme 42950 Bilanzsumme 42950

Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse Ertragskonto 2, z.B. Zinserträge Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. Summe 90000 Summe 2000 Summe 44000 Summe 23000 GuV 90000 GuV 2000 GuV 44000 GuV 23000 Aufwendungen GuV-Konto Erträge Materialaufwand 44000 Umsatzerlöse 90000 Gehälter 23000 Zinserträge 2000 Gewinn 15000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 92000 Summe 92000

Übersicht Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr) Erfolgskonten (keine Anfangswerte) Bestandskonten Aktivkonten Passivkonten Aufwandskonten Ertragskonten Darunter: EK-Konto GuV-Konto Schlussbilanz-Konto

Und die Merksätze ... Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z.B. Kasse an Bank). Keine Buchung ohne Gegenbuchung! Erst die Linksbuchung (Soll), dann die Rechtsbuchung (Haben)! Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein. Keine Buchung ohne Beleg!

Kleiner Praxisfall Auf dem Bankkonto einer Kultureinrichtung stehen zu Beginn des Beispiels 15.000 €. Sie hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400 €. Das Eigenkapital beträgt somit 15.400 €. Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500 €. Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von 5.000 € zu erfassen. Die Einrichtung verkauft für € 30.000.- Eintrittskarten, davon 1/3 an den Abendkassen bar, 2/3 über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist. Künstlerhonorare sind in Höhe von 10.000 € zu bezahlen.

Praxisfall: Einrichtung von Konten Aus dem Fall benötigt man: ein Konto „Kasse“ ein Konto „Bank“ zur Bezahlung von Rechnungen) ein Konto „Umsatzerlöse“ ein Konto „Druckaufwand“ ein Konto „Personalaufwand“ ein Konto „Künstlerhonorare“ ein Sammelkonto „GuV-Konto“ ein Konto „Eigenkapital“

Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände Aktivkonto 1 Kasse Aktivkonto 2 Bank Passivkonto1, Eigenkapital AB 400 AB15000 AB 15400 Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 400, Bank 15.000 Eigenkapital 15.400

Praxisfall: Buchung Ertrag Aktivkonto 1 Kasse Aktivkonto 3 Forderungen Ertragskonto 1 Umsatzerlöse AB 400 AB 0 (1) 30000 (1) 20000 (1) 10000 Buchung (1) Kartenverkauf bar 10.000 und „auf Ziel“ 20.000: Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung 30.000 bei Umsatzerlösen

Praxisfall: Buchungen Aufwand Aktivkonto 1 Bank Aufwandskonto 1 Druckaufwand Aufwandskonto 2, Personalaufwand Aufwandskonto 3, Künstlerhonorare (AB 15000) (2) 500 (2) 500 (3) 5000 (4) 10000 (3) 5000 (4) 10000 Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank Buchung (3) Personal von 5000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Buchung (3) Künstlerhonorar von 10000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto

Achtung: Ein Problem! Aktivkonto 1 Bank Aufwandskonto 1 Druckaufwand Aufwandskonto 2, Personalaufwand Aufwandskonto 3, Künstlerhonorare (AB 15000) (2) 500 (2) 500 (3) 5000 (4) 10000 (3) 5000 (4) 10000 Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen. Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz. Möglichkeit 2: Es erfolgt ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse.

Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto Umsatzerlöse Aufwandskonto 1 Druckaufwand Aufwandskonto 2 Personalaufwand Aufwandskonto 3 Honorare Summe 30000 Summe 500 Summe 5000 Summe 10000 GuV 30000 GuV 500 GuV 5000 GuV 10000 Aufwendungen GuV-Konto Erträge Druckaufwand 500 Umsatzerlöse 30000 Personal 5000 Honorare 10000 Gewinn 14500 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 30000 Summe 30000

Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Aktivkonto 3 Forderungen Passivkonto1 Eigenkapital AB 400 AB 15000 (2) 500 AB 0 AB 15400 (3) 5000 GuV 14500 (1) 10000 SB 10400 (4) 10000 (1) 20000 SB 20000 (SB) 500 SB 29900 10400 10400 15500 15500 20000 20000 29900 29900 Schlussbilanzkonto Forderungen 20000 Eigenkapital 29900 Bank 0 Kasse 10400 Bankverbindl. 500 Bilanzsumme 30400 Bilanzsumme 30400