Was jede Behörde wissen sollte über… Die Nutzung von IMI Interaktives Training 1

IMI-Anfragen behandeln Datenschutz Überblick Grundlagen Erstzugang zu IMI Nutzer- und Datenmanagement IMI-Anfragen behandeln Datenschutz European Commission: 2008: IDABC = EUR 150k for workshops MAKRT = EUR 200k for support material 2009: Probably possible to receive some additional financing from MARKT for training and support – but limited IDABC – not possible for 2009

IMI – Ein Informationssystem zur Verein-fachung der Verwaltungszusammenarbeit Teil I: Die Grundlagen

1. Zugang zu IMI IMI ist eine über das Internet (via IMI Homepage) zugängliche Anwendersoftware, keine sonstigen technischen Anforderungen Zugang nur für registrierte Nutzer/innen von authentifizierten Behörden/Stellen Voraussetzungen für ein erstes Einloggen: - Benutzername - vorläufiges Passwort

Zugang zu IMI – wer registriert Behörden oder gibt ihnen Zugang zu einem Rechtsbereich? Art der Behörde Wer registriert? NIMIC EU-Kommission SDIMIC DIMIC NIMIC/SDIMIC Zuständige Behörde für einen Rechtsbereich NIMIC/SDIMIC/DIMIC * In einer späteren IMI-Version wird es die Funktionalität der « Selbstregistrierung » geben. IMI-Koordinatoren werden zuständige Stellen (CA) auffordern, sich in IMI registrieren zu lassen und werden dann die CAs authentifizieren, damit diese sich selbst registrieren können (erwartete Auslieferung der Funktion: Sommer 2009)

1. Zugang zu IMI Erstmaliges Einloggen in IMI: eLearning Präsentation 1

1. Zugang zu IMI Was passiert, wenn ich mein Passwort oder Sicherheitscode vergesse? Wer kann mein Passwort zurücksetzen? 3 Anmeldeversuche, dann Sperrung des Benutzernamens Was, wenn ich der einzige LDV Nutzer bin? Jeder Nutzer mit Rechten als LDV innerhalb der eigenen zuständigen Behörde Jeder Nutzer mit LDV-Rechten innerhb. des zuständ. IMI Koordinators … wird das Passwort zurückgesetzt, so erhält der Nutzer eine automatische E-Mail mit einem neuen temporären Passwort. Der Benutzername bleibt identisch.

Was jede Behörde/Stelle im System pflegen sollte … 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung Was jede Behörde/Stelle im System pflegen sollte … Jede zuständige Behörde in IMI ist verantwortlich für die lokale Daten- und Nutzerverwaltung. Der erste registrierte Nutzer erhält automatisch alle Benutzerrechte, inklusive der Rechte eines Lokalen Datenverwalters (LDV). LDV 1

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung A) ... Daten der eigenen Behörde aktualisieren LDV 1 Zuständige Behörde B) … Einstellungen pro Rechtsbereich definieren C ) … neue Nutzer registrieren und verwalten

Wichtig: exakte und aktuelle Daten über meine Behörde 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (1) Wichtig: exakte und aktuelle Daten über meine Behörde erleichtert Behörden in anderen Mitgliedstaaten die Suche (‘Suche nach einer zuständigen Behörde’), stellt sicher, dass automatische E-Mails über IMI an die richtige Adresse gehen.

andere Kontaktdaten der Behörde (z.B. Postanschrift, Telefonnummer) 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (2) Allgemeine Angaben E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle/ des “First User” (ersten Nutzers)/ weiterer Nutzer andere Kontaktdaten der Behörde (z.B. Postanschrift, Telefonnummer) Sprachen – welche (Fremd-)Sprachen werden verstanden in der Behörde (Achtung: kein Sprachendiplom oder Doktortitel erforderlich!)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (3) Informeller Titlel – wird in alle EU-Amtssprachen übersetzt – sollte kurz, präzise und prägnant sein – wichtiger Faktor bei der Suche nach zuständ. Stellen z.B. “Wirtschaftsministerium” anstelle von “Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau” Wichtig: wenn Sie den informellen Titel ändern/aktualisieren, zeigen Sie bitte an, dass hier wieder Übersetzungen erforderlich werden (Häkchen setzen in entspr. Box ab März 2009) (falls es sich nur um einen Rechtschreibfehler handelte, ist aber z.B. keine erneute Übersetzung des Begriffs erforderlich) «Langbeschreibung» der Aufgaben einer zuständigen Stelle/Behörde (NEU, zusätzl. Datenfeld ab März 2009)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (4) 1. 2.

Charakterisierung der Zuständigkeiten einer Behörde in IMI 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (5) Charakterisierung der Zuständigkeiten einer Behörde in IMI “Zuständigkeitsbereiche “ “Rechtsbereiche” Angaben sehr wichtig, bitte sorgfältig auswählen! Die hinterlegten Stichwörter erleichtern der anfragenden Stelle aus dem EU-Ausland die Suche nach zuständigen Stellen in D. Betonung, warum dies so wichtig ist

Detailangaben in IMI speichern für jeden Rechtsbereich 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (1) Detailangaben in IMI speichern für jeden Rechtsbereich Schlagwörter auswählen, um das Spektrum der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Behörden im Bereich Dienstleistungen zu beschreiben Einstellungen (« flag » settings ) vornehmen, um festzulegen, wie der Anfragen-Workflow für den bestimmten Rechtsbereich (BQ, DL) mit dieser Behörde erfolgt (teilweise festgelegt vom IMI-Koordinator)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (2) Verwenden Sie alle relevanten Schlagwörter, um die Aufgaben u. Zuständigkeiten Ihrer Behörde zu charakterisieren (Bsp. hier: lokale Behörde mit breitem Aufg.spektrum)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. B. Einstellungen für den Rechtsbereich (3)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (1) Jede Behörde entscheidet autonom, wie viele Nutzer in IMI registriert werden sollen: Wenn Sie einer bereits registrierten Behörde Zugang zu dem neuen Rechtsbereich ‘Dienstleistungen’ geben… erhält der LDV / erhalten die LDV(s) der Behörde eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung der LDV erhält auch für den neuen Rechtsbereich alle Rechte der LDV kann weitere Nutzer/innen einer Behörde für diesen Rechtsbereich registrieren Wenn Sie eine neue Behörde in IMI registrieren… wird gleichzeitig der « First User » (erster Nutzer) registriert, dieser besitzt umfassende Benutzerrechte (inkl. Rechte eines LDV), er kann neue Nutzer anlegen und deren Rollen u. Rechte pro Rechtsbereich festlegen

2. Zuständiger Bearbeiter 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (2) Jeder Nutzer einer zuständigen Behörde kann eine oder mehrere Nutzerrollen innehaben. Nutzerrollen werden pro Rechtsbereich festgelegt. (z. B. ein Nutzer ist « Zuständiger Bearbeiter » im Bereich Dienstleistungen, aber nur « Normalnutzer » im Bereich Berufsqualifikationen): 1. Normalnutzer 2. Zuständiger Bearbeiter 3. Zuweiser 4. Lokaler Datenverwalter (LDV)

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (3) Neuen Nutzer hinzufügen eLearning Präsentation 2

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4) Welche Nutzerrechte sollte ich vergeben? Wie viele Nutzer sollte ich registrieren? Größe der Behörde? Erwartete Anzahl an Anfragen in IMI? Kleine Behörden – wahrscheinl. eher wenige Nutzer mit allen Nutzerrechten Tipp: mindestens 2 Nutzer registrieren (Urlaubs–, Krankheitsvertretung) Größere Behörden – könnten eher den Bedarf sehen mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Nutzerrollen zu registrieren: z. B. die Unterscheidung nach fachlichen Aufgaben, d.h. Bearbeitung von Anfragen in IMI und nach administrativen Aufgaben (Verwaltung der Behörden- und Nutzerdaten…) Größere Behörden– setzen ggf. auch einen Zuweiser ein

Was bedeutet das Zuweisungsverfahren? 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4) Was bedeutet das Zuweisungsverfahren? Größere Behörden mit vielen Nutzern könnten es vorziehen, eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zuständiger Bearbeiter innerhalb der Behörde zuzuweisen.

2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw. C. Nutzerverwaltung (4) Ein Zuweiser kann: eine neu eingegangene Anfrage einem oder mehreren zuständigen Bearbeitern der Behörde zuteilen, eine Anfrage neu zuteilen (d.h. zugeteilte Nutzer hinzufügen oder entfernen)

IMI-Anfragen behandeln IMI – Ein Informationssystem um die Verwaltungszusammenarbeit zu erleichtern Teil II: IMI-Anfragen behandeln

Einfacher Ablauf einer Anfrage in IMI II. Kommunikation in IMI 4. ANFRAGE GESCHLOSSEN INFORMATION AKZEPTIERT Einfacher Ablauf einer Anfrage in IMI ANFRAGENDE ZB Erstellen und Absenden einer neuen Anfrage ANFRAGENDE ZB Bereitgestellte Info. akzeptieren - 4 Status einer Anfrage - 1. ANFRAGE VERSANDT NOCH NICHT AKZEPTIERT ANTWORTENDE ZB 2. ANTWORTENDE ZB 3. ANFRAGE AKZEPTIERT ANFRAGE OFFEN INFO. ÜBERMITTELT eine Anfrage annehmen Vollständige Information bereitstellen

II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (1)

Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (2) Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… Der Nutzer muss die Rechte eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) haben, um Anfragen in IMI erstellen oder bearbeiten zu können. Kontaktieren Sie einen IMI-Koordinator für Dienstleistungen, wenn Sie keine zuständige Stelle im Ausland identifizieren können. Es gibt mehrere Fragenkataloge betr. Dienstleistungen – Sie können entscheiden, welcher am besten geeignet ist

Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (3) Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… Möglichkeit, Anlagen zu versenden (z.B. eingescannte Dokumente, Zeugnisse etc.) und Fragen zu diesen Anlagen zu stellen Möglichkeit, einen Bericht der Anfrage auszudrucken « Entwurf » versus « Anfrage versendet» Sprachunterstützung – Übersetzungshilfen als « Kunst des Möglichen »

Sprachunterstützung in IMI II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (4) Sprachunterstützung in IMI Bildschirmmasken, Fragen und Antworten: verfügbar in allen EU-Amtssprachen Information über die in der Behörde verstandene/n Sprache/n – gemeinsam verstandene Spr. auswählen Automatische Übersetzungshilfe für einige Sprachen bzw. Sprachenpaare – verwenden Sie einfache, kurze Sätze, um hohe Übersetzungsqualität zu erreichen

Anfragen, die beide Rechtsbereiche betreffen II. Kommunikation in IMI 1. Eine Anfrage versenden (5) Anfragen, die beide Rechtsbereiche betreffen « Wie kann ich vorgehen, wenn mein Bearbeitungsfall unter beide Richtlinien fällt (BQ und DLR)? » die zuständige Behörde (CA) benötigt den Zugang zu beiden Rechtsbereichen – separate Fragenkataloge zwei getrennte Anfragen erforderlich in späteren IMI-Versionen, Möglichkeit beide Anfragen zu verbinden

II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten Eine Anfrage akzeptieren und beantworten eLearning Präsentation 3

Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (1) Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen sollte… nur Nutzer mit Rechten eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) kann eingegangene Anfragen bearbeiten entscheidet, ob Beh. zuständig ist, wenn ja: Anfrage akzeptieren Akzeptieren der gewünschten Antwortfrist oder neue Frist setzen andere MS über unvorhersehbare Verzögerungen informieren (Freitext-Eingaben im Kommentarfeld, Änderungen speichern ) Achtung: alle Fragen beantworten inkl. derjenigen zu Anlagen

« Was mache ich, wenn meine Behörde nicht zuständig ist?» II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (2) « Was mache ich, wenn meine Behörde nicht zuständig ist?» Meine Behörde prüft die Anfrage und erkennt, dass sie nicht zuständig ist: Anfrage an die zuständige Stelle in D. weiterleiten, falls nicht bekannt: Weiterleitung an IMI-Koordinator Adressierte Behörde muss Grund für Weiterleitung angeben

II. Kommunikation in IMI 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (3) Folgender Fall: zuständige Behörde akzeptiert die Anfrage, stellt dann aber fest, dass sie nur zum Teil zuständig ist. Teilantwort versenden oder fehlende Informationen zusammen tragen (ggf. andere zuständige Stellen kontaktieren, außerhalb von IMI) vollständige Antwort versenden

II. Kommunikation in IMI 3. Eine eingegangene Antwort bearbeiten (1) Alternative 1: Antwort akzeptieren Alternative 2: um weitere Informationen bitten

Die Aufgabenliste – wie eine Behörde erfährt, was in IMI zu tun ist II. Kommunikation in IMI 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen Die Aufgabenliste – wie eine Behörde erfährt, was in IMI zu tun ist Anfragen, die ein Tätigwerden der Behörde erfordern, entweder als anfragende Behörde oder als antwortende Behörde Menüpunkt “Aufgabenliste” steht Nutzern in der Rolle als “zuständige/r Bearbeiter” zur Verfügung « Aufgabenliste » in IMI Online-Demo

Automatische Benachrichtigungs-E-Mails II. Kommunikation in IMI 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen Automatische Benachrichtigungs-E-Mails Immer wenn eine Behörde in IMI tätig werden muss, wird eine automatische E-Mail versendet an alle “zuständigen Bearbeiter” einer Behörde bzw. denjenigen Bearbeiter, der zuletzt die Anfrage bearbeitet hat an die allgemeine E-Mail-Adresse der Behörde (>Kontaktdaten auf Registerkarte ‘Adresse’) Immer wenn sich der Status einer Anfrage ändert: automatische E-Mail-Benachrichtigung an alle Behörden, die in diese Anfrage involviert sind

IMI – Ein Informationssystem um die Verwaltungszusammenarbeit zu erleichtern Teil III: Datenschutz

Vermittlerfunktion zu Datenschutz- Behörden III. Datenschutz IMI-Koordinatoren sind aufgerufen, eine wichtige Vermittlungsrolle einzunehmen im Hinblick auf datenschutzrechtliche Belange: Vermittlerfunktion zu Datenschutz- Behörden sensiblisieren und unterstützen bzw. schulen im Bereich der Nutzung von IMI

In IMI berücksichtigte Prinzipien des Datenschutzes: III. Datenschutz In IMI berücksichtigte Prinzipien des Datenschutzes: Transparenz für die betroffenen Personen (Einverständniserklärung zum Datenaustausch einholen) Die Nutzung von IMI ist eng begrenzt auf die Zwecke, die im Einklang mit den EU-Richtlinien stehen. größte Sorgfalt mit schutzwürdigen, personenbezogenen Daten auch Beachtung von Regularien bei Verarbeitung und Sicherung der Daten außerhalb von IMI Falls Sie Zweifel haben, schalten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten ein.

III. Datenschutz Personenbezogene Daten werden 6 Monate nach Schließen der Anfrage gelöscht; frühere Löschung der Daten auf Antrag möglich!

III. Datenschutz In der Pilotphase für den Standardinformations-austausch IMI-Modul DLR sollten Sie eine Einverständniserklärung des DL-Erbringers bzw. Freiberuflers zum Austausch von Daten in IMI einholen, Muster-Bestätigungsformular in IMI

Bei weiteren Fragen, bitte E-Mail richten an: markt-imi@ec.europa.eu und/oder für weitere Informationen die IMI Website nutzen: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/