1 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Anwenderanforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer Seminar Dokumenten-Technologien: Update und Ausblick 2006 (S202) P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends Missverständnisse zwischen Anwender und Anbieter?

3 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Marketingsicht Service Oriented Architecture Enterprise Content Management Records Management Information Lifecycle Management Compliance GDPdU -Archivierung Automatische Rechnungseingangsverarbeitung Collaboration Business Process Management Digital Asset Management

4 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht

5 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht(1) Rechtssichere Archivierung Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck. Virtuelle elektronische Akten Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM- Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert, übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.

6 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht(2) Die universelle Inbox Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und in einen Workflow einspeisen. Entlastung für und ERP Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer und komplexer werdenden ERP-Systemen.

7 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht(3) Personal und Kosten sparen durch Prozessunterstützung Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können. Erschließung und Wiedernutzung vorhandener Inhalte Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben.

8 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht(4) Effiziente Posteingangsverarbeitung Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch setzt. Elektronische Signatur Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der Massensignatur beim Scannen bahnen sich an.

9 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Anwendersicht(5) Ablösung von Inseln und proprietären Systemen Die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die Einbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandene Anwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungen lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden. Bereinigung der IT-Infrastruktur Server-, Netzwerk- und Anwendungsarchitektur- konsolidierungen beschäftigen alle IT-Manager in großen Unternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch über Information Lifecycle Management mit Vereinheitlichung der Speichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht.

10 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Marktsicht Anwendungsgebiete Kaufmännische Bereiche Die Verwaltung kaufmännischer Unterlagen ist immer noch eines der Haupanwendungsgebiete. Anwendungsgebiete im Kommen: - - Personalinformationen - Technische Dokumente - Kombination mit CRM

11 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Trends aus Marktsicht Die treibenden Kräfte Öffentliche Verwaltung Nicht nur im BundOnline 2005 sondern auch davon unabhängig laufen viele Projekte und Ausschreibungen. Der öffentliche Sektor kann derzeit als wichtigster Markt für DRT- Lösungen betrachtet werden. Gesundheitswesen Der elektronische Informationsaustausch zwischen Kassen, Krankenhäusern, Leistungserbringern, Ärzten etc. wird immer weiter ausgebaut und wird zu erheblichen Investitionen in DRT im Gesundheitssektor führen. Industrie-Mittelstand Inzwischen ist die DRT-Botschaft auch im industriellen Mittelstand angekommen. Getrieben durch Supply Chain Management oder durch eigene Produktivitätssteigerungsprogramme wird immer mehr auf Dokumenten-Technologien gesetzt.

12 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Aktuelle Marktuntersuchung durch Anwenderbefragung AIIM International 2005/2006

13 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Aktuelle AIIM Studie 2006 Umfang: Die wichtigsten Industriezweige Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen – 15,3% Banken und Finanzen – 12,7% Versicherungen – 8,7% Handwerk und Technik – 8,4% Versorgung, Öl und Gas – 7,4% Größe der Unternehmen klein (1-100 Mitarbeiter) – 11,9% mittel ( Mitarbeiter) – 26,4% groß (über 1000 Mitarbeiter) – 61,7% Aufgabe innerhalb des Unternehmens Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher - 7,1% Records Management- oder Dokumenten Management-Fachmann – 51,4% IT-Manager – 21,1% Geographie United Staates – 78,1% Kanada – 9,9% United Kingdom – 3,6%

14 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Aktuelle AIIM Studie 2006 Wesentliche Ergebnisse Für ein signifikantes Segment der End-User-Community ist die Speicherung von unstrukturierten Information von wachsender Bedeutung Drei von 10 End-User gaben an, dass 40% ihres Gesamtspeichers für unstrukturierte Dokumente und Informationen genutzt wird Besonders große Unternehmen arbeiten an der Konsolidierung und Rationalisierung ihrer Speicher- und Archivstrategien Dabei sind die Sicherung der business continuity, die Bereitstellung von Informationen innerhalb des Unternehmens und die Minimierung der Gefahr von Rechtsstreitigkeiten (Compliance, Litigation avoidance) die treibenden Kräfte Business continuity wird von 41,2% der Befragten als ein kritischer oder extrem wichtiger Faktor angesehen Hinweis: Eine ausführlichere Darstellung finden sie im nächsten PROJECT CONSULT Newsletter

15 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Einführung von Lösungen: Zwischen Produktauswahl und Produktabwahl

16 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Nichts Neues ? Der Einsatz von Dokumenten-Technologien ist im Zeitalter der Information Society nicht mehr eine Frage des Ob, sondern nur noch des Wann und Wie. Ulrich Kampffmeyer, IIR EDOK Kongress 1993

17 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Thesen Konsolidierung des Marktes heißt nicht automatisch einfachere Auswahl Fachliche Anforderungen lassen sich heute gleichermaßen mit unterschiedlichen Produktkategorien auf verschiedenen Plattformen realisieren

18 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Vorbereitungen DMS-Einführung Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Technik Einzusetzende (technische) Mittel vor © PROJECT CONSULT 2002

19 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Unterschiede zu herkömmlichen DV- Projekten Der Wert des Systems liegt nicht in Hard- und Software oder in den Dateninhalten, sondern in der Verfügbarkeit und Strukturierung der gespeicherten Informationen Langfristige Informationsverfügbarkeit erforderlich Tiefgreifende Veränderungen in Archiv- und Geschäftsprozess - Organisation Psychologische Hemmnisse bei der Einführung von papierarmer Vorgangsbearbeitung

20 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess- und Workflow-Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration)

21 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Qualität und Erfolg Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation, Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren Strukturierte Einführung © PROJECT CONSULT 2002

22 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Fachkonzept Kriterienkatalog Ausschreibung Auswertung Demonstration von realen Szenarien Vertragliche Regelungen Vorgehen bei der Produktauswahl

23 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 "Buy experience instead of reinventing the wheel" Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen "Just do it, then fix it" Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten "Flexibility versus predefined structure" Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow "Pull is easier than Push" Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware Strategien

24 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Risiken der Produktauswahl Gefahrenpunkte: es wird eine zu große Lösung ausgewählt es wird eine zu kleine Lösung ausgewählt, so dass der gewünschte Einsatzumfang nicht erreicht wird oder zusätzliche Hardwarekosten entstehen es wird eine Lösung ausgewählt, die auf Grund ihrer Architektur wesentliche Anforderungen nicht abdeckt es werden Projektteams mit Mitarbeitern gebildet, die unzureichende Erfahrungen und Kenntnisse mitbringen es wird eine Lösung ausgewählt, dessen Überleben im deutschen Markt oder grundsätzlich in Frage zu stellen ist

25 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Funktionsumfang Kriterienkatalog Preis Wartungsgebühren... Objektive Auswahlkriterien © PROJECT CONSULT 2002

26 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Referenzen Releasestand der Software Individuelle Anpassungen Verdeckte Kosten Folgekosten Verfügbares Team... Große Chancen für eine adäquate Auswahl bei gründlicher Betrachtung und Hinterfragung dieser Kriterien Bedingt objektive Auswahlkriterien © PROJECT CONSULT 2002

27 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Bedingt objektive Auswahlkriterien Beispiele © PROJECT CONSULT 2002 Referenzen Wie aussagefähig sind die Referenzen? Wird der genaue Installationsort genannt oder nur Konzern XY? Wie alt sind die genannten Referenzen? Beziehen sich die Referenzen auf aktuelle Versionen? Wird die Liste durch Folgeprojekte künstlich erweitert oder wird eine langjährige Kundenbindung aufgezeigt? Gibt es Referenzkunden mit vergleichbaren Anforderungen?

28 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Bedingt objektive Auswahlkriterien Beispiele © PROJECT CONSULT 2002 Releasestand der Software Versionswechsel mit völliger Neuprogrammierung? Versionswechsel mit Umstellung auf neue Technologie oder neues Betriebssystem? Wann sind größere Updates notwendig? Individuelle Anpassungen Risiken individueller Softwareentwicklung: Termine, Qualität, Unvorhergesehenes Chancen: Punktegenaue Anpassung an die eigene Organisation

29 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Bedingt objektive Auswahlkriterien Beispiele © PROJECT CONSULT 2002 Preisgestaltung und Folgekosten Wird der Preis der Software oder der Hardware aus den Dienstleistungen subventioniert oder umgekehrt? Auf welcher Basis berechnen sich die Preise von Folgeprojekten? Auf welcher Basis berechnen sich die Wartungspreise ? Wo sind Leistungen ausgeschlossen oder unklar spezifiziert? (Achtung: Unvorhergesehene Folgekosten!) Gibt es Risiken bei späteren Releasewechseln der Systemsoftware? Faire Preise?

30 Update Dokumenten- Technologien (S204) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Produktauswahl heißt heute nicht automatisch ein neues Produkt einzuführen, sondern aus der Vielzahl bereits vorhandener Produkte mit sich zunehmend überschneidender Funktionalität die richtige Lösung zu finden. Ausblick Produktauswahl © PROJECT CONSULT 2002

31 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Zusammenfassung © PROJECT CONSULT 2002

32 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Gesamtheitlich verbesserte, effizientere Organisation höhere Kundenzufriedenheit bessere Mitarbeitermotivation Chancen von ECM-Projekten © PROJECT CONSULT 2002

33 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Chancen von ECM-Projekten © PROJECT CONSULT 2002 Messbarer ROI meist im mittelfristigen Zeitraum Hoher Nutzen durch: Zeitersparnis Transparenz der Unternehmensinformation unabhängig von Ort und Zeit kürzere Informations- und Reaktionszeiten höhere Produktivität in den Abläufen höhere Datensicherheit sowohl bei Zugriff als auch bei gesendeten Daten besseren und einfacheren Datenschutz Erhöhung der Mitarbeiterqualifikation

34 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Risiken von ECM-Projekten Projekte zur Einführung von Dokumenten- Technologie-Lösungen besitzen alle Risiken eines IT-Projektes Sie stellen eine besondere Herausforderung für die Unternehmen dar, da Fach-, IT-, Organisations-, Rechts- und Personalabteilungen, etc. zusammen mit ihren Lösungspartnern eine organisatorisch- technische Gesamtlösung schaffen müssen

35 Update Dokumenten- Technologien (S202) Köln, Frankfurt, Hamburg, München Januar/Februar 2006 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2006 Gründe für DMS-Projektabbruch Quelle: VOI-DMS Marktstudie