Praxiserfahrungen aus Projekten SharePoint Server 2013 Praxiserfahrungen aus Projekten

On Premise bleibt bestehen. Mit Mythen aufräumen Offizielle Information auf der Ignite 2015 von Bill Bear dem Senior Product Manager SharePoint: SharePoint 2016 = Erste Beta Q4 2015, Mögliche RTM/RC? Q2 2016 Neue SharePoint Funktionen mit jeder Major Release Geplante Zyklus alle 2-3 Jahre Service Packs weiterhin alle 1 Jahr On Premise bleibt bestehen. Office 365 wird zusätzliche Funktionen erhalten.

Aller Anfang ist schwer Initialisierungsphase Projektphasen Agenda Who am I? Aller Anfang ist schwer Initialisierungsphase Projektphasen Wichtige Regeln SharePoint Webs

Seit 2009 SharePoint Server 2010 Who Am I? Thomas Muñoz Seit 2000 in der IT tätig System Engineer im Bereich Active Directory & Exchange Server Seit 2009 SharePoint Server 2010 Kenne SharePoint seit 2001 Seit 2012 SharePoint Consulting Projekte im Sizing, Configuration, Solutions mit OoB Werkzeugen Schwerpunktthemen: SharePoint Server, Office 365, Exchange Server, Active Directory Nintex Workflows & Forms for SharePoint

Aller Anfang ist schwer 1. Aller Anfang ist schwer Wie starte ich ein SharePoint Projekt?

Aller Anfang ist schwer Ziele Anforderungen Tools Betrieb & Wartung Was wird als erstes benötigt. SharePoint bietet die Flexibilität mit einzelnen Bausteinen zu starten, ohne in eine Sackgasse zu laufen. Sie können bereits mit wenigen Funktionen eine leistungsfähige Unternehmens Plattform für Zusammenarbeit schaffen. Cherry Picking ist erlaubt.

Aller Anfang ist schwer Ziele Anforderungen Tools Betrieb & Wartung Definieren Sie die Anforderungen an Infrastruktur und Anwendung gemäß ihrem Unternehmensbedarf. Benötigen Sie Performance oder Hochverfügbarkeit, oder gar beides? Müssen Sie global dezentrale SharePoint Farmen bereitstellen die gemeinsame Dienste aus der Firmenzentrale konsumieren?

Aller Anfang ist schwer Ziele Anforderungen Tools Betrieb & Wartung Setzen Sie die Website Architektur und Trennung wichtiger Komponenten zusammen. (Bsp.: HR) Nicht jede Web Anwendung soll alle Dienste bereitstellen. (Office Web Apps, Excel Services)

Aller Anfang ist schwer Ziele Anforderungen Tools Betrieb & Wartung Bausteinkasten Prinzip: Setzen Sie anhand ihrer Ziele und Anforderungen die notwendigen Tools zusammen. Nicht jedes Werkzeug kann alles und Werkzeuge die alles können, können alles perfekt.

Aller Anfang ist schwer Ziele Anforderungen Tools Betrieb & Wartung Setzen Sie unbedingt auf Nachhaltigkeit. Eine Plattform wie SharePoint muss gepflegt und weiterentwickelt werden. SharePoint ist kein Selbstläufer!!!!

SharePoint Betrieb & Wartung Backup Monitoring Antivirus Patchmgt Share Nur wenn alle betrieblichen Werkzeuge aufeinander korrekt abgestimmt wurden und fortwährend zum Einsatz kommen, wird der Zug lange fahren. Diese vier Bausteine sind die Achsen ihrer Dampflock und nur wenn diese sorgfältig um ihre Plattform herum instrumentalisiert werden, können das Risiko eines Desasters entscheidend minimieren. SharePoint

Initialisierungsphase 2. Initialisierungsphase Hier geht’s ans Eingemachte!!!

Risiken Kosten Milestones

Initialisierungsphase Abhängigkeiten & Schnittstellen Feststellen ob durch die Implementierung Abhängigkeiten geschaffen werden. 3rd Party Solutions, Datenbank Anwendungen, Collaboration mit Skype 4 Business, Exchange. Ressourcenverbrauch beachten. Achtung bei Internet oder Extranet Konzepten. Lizenzen, Lizenzen, Lizenzen!!!

Initialisierungsphase Kostentreiber Business Case <-> Produktendbeschreibung Anforderungen hinsichtlich Compliance (Hardware, Hochverfügbarkeit) Weitere Tools können das Projekt Budget sprengen. Zusätzliche Sicherheits- Maßnahmen wie Auditierung, Archivierung, Virenschutz, Firewalls. Milestones Projekt Teilziele setzen. (z.B. Bereitstellung der Server, Basis Installation, Bereitstellung der erweiterten Services, Anbindung ERP System) Milestones sind Indikatoren für den Fertigstellungsgrad.

80% Planung -> 20% Umsetzung 3. Projekt Phasen 80% Planung -> 20% Umsetzung

Projekt Phasen Phase 1: Besonders in Phase 1 muss eine tiefgreifende Planung dem Einlegen der ersten DvD vorausgehen. Wichtige Punkte wie Hochverfügbarkeit, das verteilen der Services und Instanzen, Zusätzliche Bedingungen wie bsp. Kerberos müssen in die Planung einfließen. Jede Abweichung von der Planung kann zu einer großen Zeitverzögerung im Projekt führen. Bereits kleinste Zusatzanpassungen können im SharePoint Umfeld ein komplett neues Projekt bedeuten. Die Dimensionen bei SharePoint sind in der Regel immer um ein vielfaches größer als bei anderen Produkten.

Projekt Phasen Phase 2: Bereitstellen der Server (Basis Betriebssystem) Bereitstellen der Datenbank Server (Single, Mirror, Always On Cluster, Always On DAG) Installation der Prerequisites Installation der SharePoint Basis Patchen der Systeme Installation erweiterter Pakete (Language Packs, Office Web Apps)

Projekt Phasen Phase 3: Bereitstellen aller benötigten Service Applications die in der Planungsphase adressiert wurden. Konfiguration der dafür notwendigen Abhängigkeiten. Konfiguration der Service Konten für alle Services Zuweisen von Service Pools zur Isolierung Konfiguration der Skalierung und Rollen

Projekt Phasen Phase 4: Anlegen der Web Anwendungen Erstellen der Site Collections und Datebanken Erstellen einer Basis Security Absichern der Webanwendungen. (SSL & Kerberos) Optimieren der Web Anwendungspools Optimieren des Cache Verhaltens Einstellen von Logging Beseitigen von Standard Fehlern

Möglichkeiten, die ein Projekt zum Scheitern bringen 4. Wichtige Regeln Möglichkeiten, die ein Projekt zum Scheitern bringen

Tools lösen keine Probleme Wichtige Regeln Falsche Erwartungen Gemeinsames Verständnis schaffen. Oftmals sind die Grenzen der Plattform oft nicht bewusst. Tools lösen keine Probleme Wie viele Collaboration Tools waren bereits im Einsatz? (Positiv / Negativ) 90-9-1 Regel (1% Moderatoren, 9% Autoren, 90% Konsumenten) Keine Management Sponsoren SharePoint Enterprise 2.0 Projekte bedeuten immer einen kulturellen Wandel. Grundlegende Strategie Wechsel benötigen intensive und engagierte Management Unterstützung Falsche Erwartungen: Wo hört Out of the Box auf und wo beginnt Development/3rd. Party Tools. IT und Anwender Sicht müssen ausgewogen werden. Tools lösen keine Probleme: Ein cooles Tool motiviert noch lange keinen Mitarbeiter. Moderation ist unerlässlich Keine Management Sponsoren: Durchboxen von schwierigen Entscheidungen. SharePoint Projekte benötigen einen guten Advokaten. Stetige Kommunikation zum Management.

Ungeplantes Deployment Wichtige Regeln Ungeplantes Deployment Viele SharePoint Farmen fangen als Test oder Provisorium an. Definition einer Service orientierten Plattform. MacGyver Betrieb Keine tiefgreifenden Kenntnisse gefährden den SharePoint Betrieb. Wie lange muss eine Lösung halten? Policies Standards machen erfolgreich. Flexibilität ebenfalls. Die richtige Balance zwischen freier Entfaltung und gesetzten Grenzen ist wichtig. Ungeplantes Deployment: Default Installierte Server sind nicht Skalierbar, hochverfügbar und bedeuten immensen betrieblichen Aufwand. Best Practice Guides beachten und erfahrende SharePoint Beratung einholen. Definition einer Serviceorientierten Plattform Planung einer oder mehrerer Site Collection Strukturen. Planung des Deployments Keine Angst davor haben noch mal von vorn zu beginnen. SharePoint Server sind nur Diven. MacGyver Betrieb: Es gibt keine SharePoint Alleskönner! Entwickler sind keine Administratoren Trennen Sie die Rollen des SharePoint Teams klar in: Entwickler Infrastruktur Administratoren Site Collection Administratoren Content Administratoren Large Scale Farmen stellen neue Herausforderungen dar. Erstellung eines Governance Plan ist unerlässig für den Erfolg einer SharePoint Farm. Rollen Zuständigkeiten Aufgaben Policies sind lästig, schützen aber das System vor bösen Überraschungen. Planung einer Tool Unterstützung (Nintex Workflows, Forms, etc.) Policies und Regeln Trennung von Standards und Individuallösungen ist wichtig. Sowohl für Betrieb als auch Migrationen. Beantwortung wichtiger Fragen: Quotas Billing Speichergrenzen Self Site Service Creation Web Parts, 3rd. Party Bis zu welcher Ebene wird der Betrieb supported. Wie funktioniert das Deployment?

Mangelnde Benutzerakzeptanz Wichtige Regeln Mangelnde Benutzerakzeptanz Spricht die Zusammenstellung die Benutzer an. Weniger ist mehr! Komplexität Mit SharePoint können Sie prinzipiell jeden Prozess automatisieren. Aber dabei immer die Notwendigkeit hinterfragen. Don‘t turn it all on. Mit einfachen Dingen beginnen (Think big, start small). Scope Creep Ach, das kann man auch damit machen? Schaffen von Visionen und gemeinsamen Zielen. Benutzerakzeptanz: SharePoint Design ist wie Kuchen backen. Super lecker! Wurden ausreichend Gedanken über die Zutaten gemacht? Ist die Zusammenstellung überhaupt für die Benutzer etwas? Überforderung ist eines der Hauptgründe für fehlende Benutzerakzeptanz. Zurechtschneiden der einzelnen Services in leicht bekömmliche Häppchen sorgt für höhere Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit. Vorsicht: SharePoint greift tief in das Arbeitsleben von Anwendern ein. Frühestmögliches Einbinden von Fachabteilungen in Prozesse und Planung ist wichtig für den Erfolg von SharePoint. Manche Ansätze passen nicht in die bisher gelebte Kultur. Veränderungen brauchen Zeit. Sind die richtigen Menschen an Board? Sind Schulungen der Anwender geplant? Komplexität: Können Benutzer die Plattform für ihre tägliche Arbeit bedienen? Oftmals ist Anwendern noch mit kleinen Dingen geholfen. Listen Libraries Wikis Search Don’t turn it all on! Beginnen Sie mit einfachen Dingen. Die Umsetzung jeder Kleinigkeit frisst Zeit und Budget. In mehreren kleinen Schritten denken. Kann auch eine Putzkraft mit minimaler Einarbeitung die Plattform bedienen. Zu jeder Anwendung muss rechtzeitig eine ausreichende Dokumentation erstellt werden. Scope Creep: Projektziele und Meilensteine von Projektleitern / Treibern explizit abnehmen lassen. Scope Creep sind wichtige Gradmesser Große Projekte in kleine Häppchen brechen Klare Arbeitspakete und Zeitpläne definieren. Festlegen von Regeln für das Change Management. Communication is King! Alle Ebenen sind wichtig, aber die menschliche spielt auf allen die wichtigste Rolle.

Es muss nicht immer gleich ein Ferrari sein! 5. SharePoint Webs Es muss nicht immer gleich ein Ferrari sein!

Die wohl bekannteste SharePoint Website

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Zeit für Fragen

Vielen Dank Techno Summit 2015 – Stand Infrastruktur Lösungen Thomas Muñoz Senior Consultant IT Infrastructure Thomas.Munoz@it.konicaminolta.de Vielen Dank