SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online- Hilfen Thomas Bergerhoff, Tanner Dokuments Nürnberg

OnlineForum ´99 2SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Wer ist die DATEV? einer der größten Informationsdienstleister und Softwarehäuser in Deutschland und Europa bisher einzige berufsständische EDV- Dienstleistungs-organisation für den steuerlichen Berater in Europa Umfangreiche Software-Palette mit über 100 Programmen Service in Bereichen wie Organisationsberatung, Kanzleischulung, Support zum DV-Einsatz u. a. Datenverarbeitung über ein leistungsstarkes Rechenzentrum ca 4800 Mitarbeiter

OnlineForum ´99 3SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Das Dilemma Fachabteilung: Programmierer entwickeln die Software Redakteure schreiben die Online-Hilfen mal 100 = 100 Online-Hilfen, alle mit einem unterschiedlichen Aussehen

OnlineForum ´99 4SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Zentrale Koordinierung der Redakteure Online-Redaktion Redakteur in Fachabteilung 6 Redakteur in Fachabteilung 1 Redakteur in Fachabteilung 3 Redakteur in Fachabteilung 4 Redakteur in Fachabteilung 5 Redakteur in Fachabteilung 2

OnlineForum ´99 5SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Die Ziele Standardisierte und in einem hohen Maß automatisierte Produktion der Online-Hilfen Gut strukturierte und verständliche Online-Hilfen Einmal erfasste Informationen sollen für weitere Zwecke (z. B. Intranet) wiederverwendet werden können

OnlineForum ´99 6SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Der Weg Klassifizierung der in den Online-Hilfen enthaltenen Informationen Inhalts- und Strukturplanung für die ermittelten Informationsklassen der Online-Hilfen Einführung einer verbindlichen Schreib-, bzw. Formulierungstechnik für alle beteiligten Redakteure Einsatz geeigneter Werkzeuge, die gewährleisten, daß die Vorgaben eingehalten werden Zentrale Online-Hilfe-Produktion

OnlineForum ´99 7SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Die Mittel SGML als Basis für die Inhalts- und Strukturplanung der klassifizierten Informationen Funktionsdesign als Schreibtechnik, die in die SGML- Struktur integriert ist und gleichzeitig den Redakteuren als Regelwerk beim Verfassen der Online-Hilfen zur Verfügung steht

OnlineForum ´99 8SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Definition der Informationsklassen Hilfetafeltypen Programmbeschreib ung Fensterbeschreibun g Vorgehen Direkthilfe Popup Fehlermeldung Fachhilfe Auslagerungstafel bechreibt Programm beschreibt Dialogfenster leitet zum Handeln an informiert über Dialogelemente gibt kurze Zusatzinformation leitet zur Problemlösung an informiert fachlich gibt längere Zusatzinformationen

OnlineForum ´99 9SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Was ist SGML? SGML heißt Standard Generalized Markup Language Weltweit verbreiteter ISO-Standard Auszeichnungs-Sprache zur Definition von Struktur und Inhalt von Dokumenten Definition wird in der Document Type Definition (DTD) getroffen Layout wird in einem nachgelagerten Prozeß je nach Anforderung dazugefügt Trennung von Struktur und Layout ist Basis für ein zeitloses und beliebig austauschbares Datenformat

OnlineForum ´99 10SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Integration der Hilfetafeltypen in die DTD

OnlineForum ´99 11SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Die DTD ist eine hierarchisch geschachtelte Struktur Erfassungsebene, Funktionsdesign

OnlineForum ´99 12SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Was ist das Funktionsdesign? Strukturierungs- und Schreibtechnik für die effiziente Erstellung von konsistenten und anwenderfreundlichen Dokumentationen jede kommunikative Absicht des Verfassers entspricht einer funktionalen Text-Einheit Beispiele für funktionale Text-Einheiten: Überschrift, Signaleinheiten, Handlungssequenz Strukturierung der funktionalen Text-Einheiten auf der Erfassungsebene der DTD steht den Redakteuren als Regelwerk im Redaktionsleitfaden zur Verfügung

OnlineForum ´99 13SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Wo steckt das Funktionsdesign in der Online- Hilfe? Zielangabe Handlungsaufforderung mit integrierter Bedingung Handlungs- aufforderung Resultatsangabe

OnlineForum ´99 14SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Welche Werkzeuge werden eingesetzt? Erfassen: FrameMaker + SGML Konvertieren: Hilfeproduktionsassistent Produzieren: Microsoft Help Workshop.sgm.Cnt,.hpj,.rtf.hlp

OnlineForum ´99 15SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Erfassen der Online-Hilfen mit Framemaker+SGML Dreigeteilter Arbeitsbereich in Framemaker+SGML: Hilfetexte erfassen Elemente auswählen In der Struktur navigieren

OnlineForum ´99 16SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Zentrale Konvertierung der SGML-Dateien mit dem Assistenten für die Hilfeproduktion Hilfeproduktionsassistent Omnimark-Filter Workstation Server ruft Omnimark-Filter auf konvertiert die SGML-Dateien

OnlineForum ´99 17SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Zentrale Konvertierung der SGML-Dateien mit dem Assistenten für die Hilfeproduktion

OnlineForum ´99 18SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Zentrale Konvertierung der SGML-Dateien mit dem Assistenten für die Hilfeproduktion

OnlineForum ´99 19SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Ergebnis der Konvertierung Quelldateien für die Hilfeproduktion

OnlineForum ´99 20SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Produktion der Online-Hilfe aus den Quelldateien

OnlineForum ´99 21SGML, die Basis für eine optimierte Produktion von Windows-Online-Hilfen Ausblick Der Einsatz von SGML in Verbindung mit dem Funktionsdesign führt zu strukturierten, konsistenten und verständlichen Online-Hilfen Durch den Workflow wird ein hohes Maß an automatisierter Produktion realisiert Es sind noch lange nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, die SGML bietet: Der zusätzliche Einsatz einer SGML-basierten Datenbank bietet weitere entscheidende Vorteile wie eine maximale Wiederverwendung von Informationen