Prozess-Integration durch Portaltechnik auf Basis von SAP Netweaver04 Torsten Niemietz, CIO Nordzucker AG, Braunschweig Stand 06| 2005

Agenda Nordzucker AG, Braunschweig Kennzahlen zur IT Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) SAP TV Ziel des Projektes Budget & Auswahlprozess Projektplan Überblick (5 Themenbereiche) Status & Betrieb Live-Demo aus der Konserve Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) Warum SAP NetWeaver04? Fazit

Agenda Nordzucker AG, Braunschweig Kennzahlen zur IT Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) SAP TV Ziel des Projektes Auswahlprozess Projektplan Überblick (5 Themenbereiche) Status & Betrieb Live-Demo aus der Konserve Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) Warum SAP Netweaver04? Fazit

Nordzucker in Zahlen Konzern Unsere Endverbraucher-Produkte (20% unseres Business) 1,3 Mrd. EUR Umsatz 2. größter Zuckerproduzent in Europa 3800 Mitarbeiter in 14 Werken in 5 Ländern 1,7 Mio. Tonnen Zuckererzeugung pro Jahr Werk Uelzen: 18.000 Tonnen Zuckerrüben am Tag Kampagne von September bis Dezember

Kennzahlen zur IT Ca. 60 IT-Mitarbeiter (Braunschweig, Zuckerwerke DEU und International) IT-Budget: ca. 10 Mio. € konzernweit (<1% vom Bruttoumsatz) IT-Strategie steht auf den Säulen: SAP (u.a. Netweaver) HP (Desktops, Itanium und Eva) Microsoft Ca. 1500 PCs und 800 SAP-User europaweit Wenig bis gar kein Outsourcing, … … aber ca. 1,0 Mio € Consultingkosten (Projektunterstützung)

SAP TV

Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) Überblick – Hintergrund & Mission (aus dem Projektauftrag, Dezember 2003) Einführung einer Portallösung mit dem Ziel: Verbesserung der internen Kommunikationsprozesse bei Nordzucker Umfassende, gezielte und sichere Informationsversorgung Weniger Papier, mehr Workflow (Self Services ESS, MSS) Verlagerung von wesentlichen Teilen der Arbeitsprozesse auf/in die IT Verringerung und Beschleunigung der Prozess-Schritte Das Nordzucker Portal: Ist mittels Single Sign On (SSO) der zentrale Einstiegspunkt für jeden PC-Anwender Stellt dem Mitarbeiter alle für seine Arbeit notwendigen betrieblichen Informationen bereit Ermöglicht dem Mitarbeiter die von ihm für die betrieblichen Abläufe notwendigen Daten in die Nordzucker IT Systeme einzupflegen Ist anders formuliert eine “individualisierte Nordzucker Homepage” für jeden Mitarbeiter

Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) Überblick – Auswahlprozess, Budget, Hardware Ausschreibung im Okt./Nov. 2003 SAP, itelligence und IS4/Melitta Entscheidung für SAP im Dez. 2003 Warum SAP: „Bermuda-Dreieck“ vermeiden Budget: Hardware für HP Itanium > 1,0 Mio. € Consulting SAP > 0,7 Mio. € Leitungskosten für 8 Werke (2 MB-Anbindung) ca. 0,25 Mio. € / Jahr  Projektkosten ca. 2,0 Mio. €

Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) Überblick – Projektplan

Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) Überblick – Projektplan 27.01.04: Kick-Off 30.04.04: Genehmigung Business Blueprint/Fachkonzept  zu wenig Zeit! 03.05.04: Beginn der Installations- und Programmierarbeiten 19.07.04: Beginn der Tests 11.10.04: Beginn der Schulungen 08.11.04: TIP live für den Standort Braunschweig (ca. 200 Mitarbeiter) 15.11.04: Abschaltung der CM-Komponente 15.02.05: TIP wieder im vollen Umfang live 06.07.05: Kick-Off-Phase II, Werke 31.10.05: Projektantrag für Phase II, Werke 31.08.06: TIP wird auf die Zuckerwerke ausgeweitet (ca. weitere 1.000 Mitarbeiter)

Das Nordzucker Portal-Projekt TIP (Transaktions- und Informations-Portal) Überblick – 5 Szenarien/Funktionen Für den Anwender wirkt das Portal wie „ein System“ Single-Sign-On (SSO)-Technologie Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) Mehr Workflow, weniger Papier Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) ESS, MSS-Szenarien (Employee/Manager Self Services) Einführung der CM-Komponente (Content-Management) „Abschaffung“ des Public Drives F:\ und der öffentlichen Ordner in Outlook Projektzeitenerfassung mit CATS Abschaffung der Excel-basierten Projektzeiterfassung in Braunschweig Virtuelle Projekträume/Collaboration Vereinfachtes Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg

Szenario I: Für den Anwender wirkt das Portal wie „ein System“ Single Sign On – einmalige Anmeldung am Computer und Einbindung der Backend-Systeme SAP, Office, etc. Einmalige Eingabe des Passworts User ist authentifiziert über Logon-Tickets Einbindung der Backend-Systeme SAP R/3 und MS-Office/Outlook (u.a.) Excel, Powerpoint, Word, Outlook, SAP bleibt wie bisher Nach Verlassen der Applikation ist man im Portal zurück Vorteile: 20%“ weniger HelpDesk-Calls, dadurch Personaloptimierung Weniger Schulungskosten (z.B.: CRM-Report ins Portal eingebunden) Client-Ausstattung praktisch wartungsfrei und unternehmensweit identisch Auch nicht-SAP-Systeme werden über das Portal integriert

Szenario II: Mehr Workflow, weniger Papier Workflow anstelle von Papier: Urlaubsanträge, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen über Self Services (ESS/MSS) ESS-Szenarien (Employee Self Service) u.a.: Who is who / Mitarbeiterverzeichnis Workflow: Urlaubsantrag, Gleitzeitkorrekturen, Reisekostenabrechnungen (u.a.) Abwesenheitsübersicht MSS-Szenarien (Manager Self Service) u.a.: Gehaltsübersicht, Informationen über das eigene Team Überstundenantrag, Workflow-Genehmigung, Erinnerung an Geburtstage und Dienstjubiläen Vorteile (u.a.): deutliche weniger Papier Keine redundante Dateneingabe mehr (Bsp.: RK-Abrechnung) Kontrolliertes Feedback

Szenario III: Content-Management (CM) Einführung eines Content-Management-Systems (CM) Outlook FileServer Outlook Info F:\, P:\ E-mail Gestern: Features (u.a.): Subskribierung Time based Publishing Persönliche Notizen Heute: Suche: Baumstruktur Verschlagwortung / Taxonomie T-Rex Content Management SAP EP 6.0

Szenario IV: Projektzeitenerfassung (mit CATS) Vereinfachte Projektzeitenerfassung über Cross Applikation Time Sheets: Ersetzt eine „alte“ Excel-Dateierfassungsmaske Weitere Einsatzmöglichkeiten für CATS werden geprüft Vorteile: keine redundanten Eingaben kein Medienbruch

Szenario V: Virtuelle Projekträume / Collaboration Vereinfachtes Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg: Raum erstellen, Raum betreten Ein Raum ist mehr als ein Projektordner, u.a.: Schwarzes Brett, Aufgaben, Chat, Umfrage Real-time Collaboration ermöglicht das gleichzeitige/simultane Arbeiten an Dokumenten auch über Standortgrenzen hinweg (ab Phase II, Werke) Beispiel: gleichzeitiges Arbeiten an einer PPT-Datei vom Werkleiter (in Uelzen) und Produktionsdirektor (in Braunschweig) Vorteile: Funktioniert ohne IT-HelpDesk und –Support Schnelleres, effizienteres Arbeiten in Projekten (-Ordnern) möglich (auch ad-hoc) Einsparung von Reisekosten (realtime Collaboration) Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten möglich (realtime Collaboration)

Status TIP & Betrieb Status: Produktiv-Start am Mo., den 08.11.2004 um 06:00 Uhr Sehr geduldige, verständnisvolle Anwender Es ist nie davon auszugehen gewesen, dass alles rund läuft in den ersten Tagen Trotzdem ist der „Ärger“ auf beiden Seiten hoch wg. der Performance-Probleme CM-Komponente wurde vorrübergehend abgeschaltet Neues Live-Datum am 15.02.2005 SAP und HP: höchste Eskalationsstufe erreicht Fehler im Zusammenspiel CM/Portal unter Unix und Windows Filesystem F:\ Betrieb: deutlich mehr Systeme und Abhängigkeiten verkomplizieren die Administration das Einspielen von Updates ist derzeit noch immer mit ca. einem Tag Ausfallzeit verbunden; kaum haltbarer Zustand bei hoher Update-Frequenz (wird besser) Service-Einschränkungen (Recovery von Einzeldokumenten aus CM nicht mehr möglich)

Demo TIP

Pros & Cons (Was war gut? Was war weniger gut?) Hervorragendes Sponsoring durch einen Vorstand mit erheblichem Engagement Genauso hervorragendes Sponsoring von SAP (Consulting & Marketing) Projektleitung „hoch aufgehängt“; hier CIO als Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung Ramp-Up-Begleitung durch SAP mit direktem Durchgriff auf die Produktentwicklung Einbindung der wichtigsten Fachbereiche über Projektgruppen-Mitglieder umfassende interne Kommunikation/Marketing Sehr aktive Einbindung des Betriebsrates (vgl. BSS) Schulungen durch Mitarbeiter aus dem Business CONS: Portal-Software war in einem „Vor-Beta-Stand“, reifte erst im Projekt Updates behoben zwar Fehler, produzierten aber auch neue Lasttests ergaben keine aussagefähigen Resultate Downtime bei Updates zu lang Updates fast all 3-4 Wochen, nicht kumulativ Knowhow-Transfer in die eigene IT in einem Ramp-Up-Projekt ist sehr schwierig Fehlende Transparenz der Rechnungsstellung durch SAP Consulting

Warum SAP Netweaver04? IT bei Nordzucker ist seit 1993 auf SAP R/3 ausgerichtet; somit war SAP Netweaver04 ein nächster logischer Schritt SAP ist ein Teil der IT Strategie SAP sieht in der Nordzucker AG eine gute Referenzadresse für den gehobenen Mittelstand Nordzucker ist zur Zeit bei der SAP AG Referenzkunde für EBP 3.5, CRM 4.0, EP 5.0 und nun auch Netweaver04 (EP 6.0, WAS 6.40 und XI 3.0) Es wurden mit der SAP umfangreiche Marketingaktivitäten durchgeführt SAP fühlt sich bei uns wohl und wir fühlen uns von der SAP gut betreut Nordzucker glaubt, dass es richtig ist, dem Marktführer zu folgen

Fazit Solche „Early Bird Projekte“/Ramp-Up Projekte muss man mit SAP machen Es ist kaum externes Knowhow verfügbar Selbst die SAP lernt an ihren eigenen Produkten Auch innerhalb der SAP sind Ressourcen schwierig zu bekommen >2 Partner bedeutet immer Reibungsverluste (Bermuda-Dreieck) Vorstandssupport extrem gut bei Nordzucker Ist ein Success-factor Ist notwendig für das Gelingen eines solch großen Projektes ROI ist kaum rechenbar Somit muss das Projekt politisch gewollt sein Mitarbeiter fangen nun an, die Vorteile von TIP zu erkennen, insbesondere bei: ESS/MSS – weniger Papier, schnellere Prozesse TOP-Hit: Zeitnachweis Collaboration SAP Netweaver04 ist und war die richtige Entscheidung

für Ihre Aufmerksamkeit! (Torsten.Niemietz@Nordzucker.de) Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen?