Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Warum sind gesetzliche Regelungen für Aufbewahrungsfristen getroffen worden? Aus Gründen der Rechtssicherheit Um Gläubiger zu schützen

Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen HGB § 257 Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen HGB § 257 10 Jahre 6 Jahre Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzenrabschlüsse Konernlagebericht Buchungsbelege empfangene Handelsbriefe Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde

Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Warum ist es so wichtig, eine gut durchorganisierte Ablage zu haben? Zur Verhinderung von Mehrfachablage Zur Verhinderung von Ablage von unnötigem Schriftgut Wichtiges von unwichtigem trennen Zugriffszeiten auf Informationen verringern Personalaufwand reduzieren Raumkosten sparen Registraturmittel sparen ….

Wertigkeit von Schriftgut Tageswert Prüfwert Gesetzeswert Dauerwert Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Wertigkeit von Schriftgut Tageswert Prüfwert Gesetzeswert Dauerwert Erklärung Vermittlung einer einmaligen Information Bearbeitung und Kontrolle in einem gewissen Zeitraum Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Große Bedeutung des Schriftstückes, daher lange Aufbew. Beispiel Werbesendung Einladungen Unverl. Angebote Bewerbungs-unterlagen Aktuelle Angebote Handelsbücher, Bilanzen Inventare Patentschrift Lizenzen Entwicklungen Titel Aufbewahrungs-frist Keine Unterschiedlich 10 bzw. 6 Jahre Unbeschränkt Bearbeitungs-hinweis Nach Kenntnis vernichten Vernichten, wenn Prüfung abgeschlossen Nach Ablauf der gesetzlichen Frist vernichten Gelegentlich überprüfen, ob noch aktuell Ablage Arbeitsplatzablage Abteilungsablage Nach 1-2 Jahren in Registratur Chefsekretariat oder Archiv © Sandra Erwerle, Korb 2010

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Loseblatt-Ablage Geheftete Ablage Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ablagearten Loseblatt-Ablage Geheftete Ablage Schriftgut liegt lose in Behälter (Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen) Abheften von gelochtem Schriftgut in Hefter und Ordner. Vorteil: Zeitgewinn bei der Ablage Sichere Ablage Schnelles Wiederfinden Sicherer Aktenumlauf Nachteil: Lange Suchzeiten zeitaufwändig Geeignet: Wenn schnell abgelegt werden soll Akten nicht umfangreich sind Bei Vorgängen, die nicht beieinander bleiben müssen Schwebende Vorgänge, Termine, Prospekte und Formulare, die am Arbeitsplatz abgelegt werden Bei aufwändigen Akten zur besseren Übersicht Damit nichts verloren geht Schneller auffindbar

Einzelakte Sammelakte Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ablagearten Einzelakte Sammelakte Einzelner Vorgang mit allen Schriftstücken Hefter, Mappen, Taschen Schriftgut vieler gleichartiger Vorgänge (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen) Ordner, Sammler

Stehordner für gelochtes Material Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: JURISMAPPE Flachablage Ordner Stehordner für gelochtes Material Schmal Breit

Mappen für gelochtes Material und Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: Stehsammler Loseblatt Hängeregistratur Hängemappen Hängetaschen Hängeordner Hängesammler Mappen für gelochtes Material und Loseblatt (Hängetaschen)

Loseblatt und gelochtes Material Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: Pendelregistratur Penteltaschen Pendelmappen Pendelhefter Pendelsammler Loseblatt und gelochtes Material

Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Bild Seite 266 BO-Buch

Örtlichkeiten der Ablage Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Örtlichkeiten der Ablage Arbeitsplatz Abteilung Zentrallager Im oder am Schreibtisch Handakten Formulare Schriftgut Für den einzelnen MA Abteilungsregistratur Innerhalb oder im näheren Bereich der Abteilung Kurze Wege und geringe Wartezeiten für Mitarbeiter Archiv und Altablage Schriftgut des gesamten Betriebes, wichtige Unterlagen diebstahl- und feuer- sicher auch Altablage

Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Datenschutz Thema Aktenvernichtung

Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Registraturkosten Ablage- und Suchzeit Abhängig von der eingesetzten Registraturform. Miete, laufende Kosten, wie Strom, Wasser, Möbel, Schriftgutbehälter, sonstiges Büromaterial

Nach welchen Kriterien wird geordnet?: Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungssysteme Nach welchen Kriterien wird geordnet?: Unterlagen müssen schnell auffindbar sein Das Ordnungssystem muss einfach und logisch sein Das Ordnungssystem muss auch Termin- und Zeitangaben gerecht werden Man ordnet nach: Buchstaben von Namen oder Sachen Ziffern Zeit Farben und Symbole © Sandra Erwerle, Korb 2010

Was ist eine Registratur? Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Was ist eine Registratur? … ist der Platz oder Raum, wo die Akten aufbewahrt und verwaltet werden. Die wichtigsten Registraturarbeiten sind: Einsortieren der Schriftstücke Entnahme der Schriftstücke Kontrolle der Entnahme der Schriftstücke Vernichten der Schriftstücke, die nicht mehr gebraucht werden © Sandra Erwerle, Korb 2010

Wie lange wird Schriftgut aufbewahrt? Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres indem das Schrifstück entstanden ist Wie lange wird Schriftgut aufbewahrt? © Sandra Erwerle, Korb 2010

Sicherheitsmaßnahmen Vor Zerstörung Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Schriftgut muss entsprechend seinem Wert gesichert werden Sicherheitssystem für die Registratur Schutz Sicherheitsmaßnahmen Vor Zerstörung Feuerfeste oder feuerhemmende Registraturmöbel Blitz- und Brandschutz an Gebäuden Vor endgültigem Verlust durch Diebstahl und vor unberechtigtem Zugriff Abschließbare Möbel und Räume. Spezialverglasung und Fenstergitter. Aus- und Eingangskontrolle Zutrittsberechtigungssystem Ausgabe von Schriftstücken nur gegen Beleg © Sandra Erwerle, Korb 2010

Das numerische Ordnungssystem und der Aktenplan Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Das numerische Ordnungssystem und der Aktenplan Durch die numerische Ordnung lassen sich Schriftstücke mit geringerer Fehlerquote schneller ablegen. Aktenpläne unterstützen jeden Mitarbeiter Schriftstücke abzulegen und wiederzufinden. Er dient dazu, dass: Doppelablagen ausgeschlossen werden Jedes Schriftstück sofort eingesehen werden kann Jeder Mitarbeiter jederzeit Auskunft geben kann Unnötige Sucharbeit vermieden wird © Umschulung Bürokauffrau Teilnehmer 10/08

Schriftstücke werden nach bestimmten Ordnungsgesichtspunkten Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungssysteme Die Ablageordnung sollte logisch, einprägsam und flexibel aufgebaut sein Schriftstücke werden nach bestimmten Ordnungsgesichtspunkten Gegliedert. z.B. Namen, Orte, Datum Inhaltliche Ordnungsgesichtspunkte sind zum Beispiel Rechnungen Lieferscheine Mahnungen Kunden Lieferanten Garantieleistungen © Sandra Erwerle, Korb 2010

Die wichtigsten Ordnungssysteme sind: Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungssysteme Die wichtigsten Ordnungssysteme sind: Alphabetisch = Namen oder Orte werden alphabetisch geordnet Numerisch = Ordnung nach arabischen oder / und römischen Zahlen Alphanumerisch = gleichzeitiges Verwenden von Zahlen und Buchstaben Farblich = Farben werden zur Systematisierung verwendet © Sandra Erwerle, Korb 2010