EAD Encoded Archival Description IT-Zertifikat Universität zu Köln – Datenstandards für Web, Humanities und Kulturerbe Dozent: Patrick Sahle Referent: Fabian Heerbaart

Was ist EAD? XML-Standard zur Kodierung von Findhilfen und Findbüchern (z.B. in Archiven) Findbuch bzw. Repertorium: handschriftliches oder auch maschinengeschriebenes Verzeichnis der Archivalien eines Archivbestands Findmittel heute zunehmend in archivischen Erschließungssystemen als Datenbanken erstellt und als Online-Findmittel im Internet bereitgestellt. „The project´s goal was to create a standard for describing collections held by archives and special collections [...]“ „Intellectual and physical control over large bodies of materials and as an aid to resource discovery by researchers“ (EAD Cookbook) Betrieben von der Library of Congress und der Society of American Archivists 1993 Entwicklung gestartet an der University of California, Berkeley 1996 erster Prototyp und im Laufe der Jahre Weiterentwicklung

Ziele Archive zugänglich zu machen und dabei die unterschiedlichen internat. Beschreibungspraktiken zu berücksichtigen Die Elemente müssen deshalb sehr universell sein „EAD addresses information about archival resources that is shared publicly. It is not a system for the collections management activities [...]“ * „EAD is a data structure and not a data content standard.“ * „EAD is also a data communication format based on SGML/XML syntax.“ * „EAD focuses on the structural content of archival description, not on its presentation.“ aber „[…] the standard must provide sufficient mechanisms to support output in a variety of formats.“ * * Quelle: Design principles for enhancements to EAD (December 2002)

Und noch? Die RLG (Research Libraries Group) hat ein Set von Anwendungsempfehlungen veröffentlicht. Es beschreibt obligatorische, empfohlene und optionale Elemente und Attribute. „RLG Report Card“ Kontrolliert EAD-Instanzen und meldet, wenn Bereiche von Anwendungsempfehlungen abweichen Außerdem rief die RLG das „ArchiveGrid“ ins Leben. Mitgliedsbibliotheken übermitteln die URL ihrer Findhilfen der RLG, welche die Daten von diesen Findhilfen dann automatisch speichert, katalogisiert und in einer Suchmaske zur Verfügung stellt Ermöglicht das Durchsuchen von sehr vielen Archiven, Bibliotheken etc. mit einer Suchanfrage

Was gehört zu EAD? DTD – definiert die benutzbaren Elemente und ihre Reihenfolge EAD Tag-Set: hat 146 Elemente, die benutzt werden um: (Tags unter: a.) eine Sammlung als Ganzes zu beschreiben b.) den Bestand detailliert zu vercoden (einzelne Dokumente etc.) Viele der EAD-Elemente können auf andere Standards wie z.B. Dublin Core oder MARC angewandt werden – erhöht die Interoperabilität Kann mittels XSLT-Stylesheets in anderer Form präsentiert werden „[…] there is a set of core data elements that ought to be included at a minimum in every finding aid to help users determine the applicability of a collection to their research needs and to identify specific materials for retrieval and inspection“.

Aufbau EADHEADER beinhaltet Titel, Subtitel (optional) und Informationen über die Findhilfe (Autor, Erstellungsdatum, Sprache) hat Pflichtattribute, die konform sind zu verschiedenen ISO-Standards (z.B. bezüglich Ländercodes etc.)

Aufbau ARCHDESC Beschreibung des Sammlungsmaterials 1.) „Did“ (data item description): Autor, Größe, Abstract/Kurzbeschreibung Zusätzliche Elemente (z.B. Liste von Schlagwörtern oder Überschriften) 2.) „Dsc“: Beinhaltet den Bestand der Sammlung aufgeteilt in immer kleiner werdende Einheiten Zwei Möglichkeiten: C Element: unendliche Verschachtelung möglich C0#: nur numerische Verschachtelung (C01-C012)

Beispiele und Quellen Beispiele: hema.xml hema.xml Dateien/Lehmann %20Helmut%20Lehmann/index.htm Quellen: EAD2002cookbook.pdf