Erste Erfahrungen aus der Umstellung der Kameralistik auf die Doppik in Mecklenburg-Vorpommern Referent Dipl.-Kfm. Heinz Deisenroth Wirtschaftsprüfer / Steuerberater

Inhalt Rechtsgrundlagen Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts Neufassung von rechnungslegungsrelevanten Verordnungen Entwürfe von Verwaltungsvorschriften Erfahrungen aus der Umstellung Organisation Information und Schulung der Gremienmitglieder Motivation und Schulung der Verwaltungsmitarbeiter Erstellung eines IT-Anforderungsprofils Prüfung der Funktionsfähigkeit der Software

Inhalt Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation Besonderheiten der Rechnungslegung des letzten Haushalts-jahres mit einem kameralen Haushalts- und Rechnungswesen Erstellung des ersten doppischen Haushalts Erstellung der Eröffnungsbilanz und eines Anhangs Laufendes Rechnungswesen Sonstige Empfehlungen

Rechtsgrundlagen Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom 14. Dezember 2007 Artikel 1: Kommunal-Doppik-Einführungsgesetz (KomDoppikEG M-V) Umstellung zum 01.01.2012 Mögliche vorzeitige Umstellung - Beschluss der Gemeindevertretung bei Ämtern der amtsangehörigen Gemeindevertretung der Gemeinden und des Amtsausschusses des Amtes - Anzeigepflicht unverzüglich, spätestens jedoch drei Monate vor Beginn des Haushaltsjahres - einheitlicher Umstellungstermin bei Amt und amtsangehörigen Gemeinden (Sollvorschrift)

Rechtsgrundlagen - Genehmigungspflicht bei kreisfreien Städten zur Vermeidung von Behinderungen bei der Einkreisung - Genehmigungspflicht bei Landkreisen zur Vermeidung der Hemmung der Bildung von größeren Landkreisen Pflicht zur Erstellung - einer Eröffnungsbilanz - eines Anhangs - einer Anlagenübersicht - einer Forderungsübersicht - einer Verbindlichkeitenübersicht - einer Übersicht über die aus dem Vorjahr fortgeltenden Verpflichtungsermächtigungen

Rechtsgrundlagen Besondere Bewertungsvorschriften Aufstellung innerhalb von vier Monaten nach dem Bilanzstichtag Prüfung Feststellung bis zum 30. November des ersten Haushaltsjahres mit doppischer Rechnungslegung Öffentliche Auslage an sieben Werktagen Gesamtabschluss abschließender Prüfungsvermerk Korrekturmöglichkeit für nicht oder fehlerhaft angesetzte Bilanzposten Letzte Korrekturmöglichkeit für das vierte Haushaltsjahr, das dem Haushaltsjahr der Umstellung folgt Beispiel: Umstellung zum 01.01.2009 Letzte Korrekturmöglichkeit in 2013

Rechtsgrundlagen Erstmalige Erstellung des Gesamtabschlusses für das dritte Haushaltsjahr mit einer doppischen Rechnungslegung Beispiel: Umstellung zum 01.01.2009 Erster Gesamtabschluss zum 31.12.2011 Erstellung innerhalb von neun Monaten Prüfung Kenntnisnahme durch die Gemeindevertretung bis zum Ablauf des folgenden Haushaltsjahres Öffentliche Auslage an sieben Werktagen Gesamtabschluss abschließender Prüfungsvermerk

Rechtsvorschriften Besondere Vorschriften für das letzte Haushaltsjahr mit einer kameralen Rechnungslegung stichtagsgenaue Abgrenzung der Ein- und Auszahlungen keine Haushaltsausgabereste im Verwaltungshaushalt keine Haushaltsausgabereste im Vermögenshaushalt Haushaltseinnahmerest im Vermögenshaushalt nur für Kredite, soweit dies zum Haushaltsausgleich im Vermögens-haushalt erforderlich ist Keine Angabe von Vorjahreszahlen im Haushaltsplan und im Jahresabschluss, wenn auf Haushaltsjahre mit kameraler Rechnungslegung zurückgegriffen werden muss

Rechtsgrundlagen Artikel 2: Änderung der Kommunalverfassung § 43 Allgemeine Haushaltsgrundsätze Liquiditätsplanung (permanent) Überschuldungsverbot (permanent) Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Haushaltsausgleich Haushaltssicherungskonzept (noch keine Genehmigungspflicht) § 46 Haushaltsplan Darstellung der Ergebnisse des Haushaltsvorvorjahres der Ansätze des Haushaltsvorjahres der Ansätze des Haushaltsjahres der Planungsdaten der folgenden drei Haushaltsjahre

Rechtsgrundlagen § 64 Sondervermögen Verpflichtung zur Führung einer Sonderrechnung Eigenbetriebe (Es gelten nur die §§ 43, 44, 49, 52 bis 57 entsprechend) Städtebauliches Sondervermögen Nicht unbedeutende nicht rechtsfähige örtliche Stiftungen Sonstiges Sondervermögen, für das aufgrund eines Ge-setzes oder durch Gesetz eine Sonderrechnung zu führen ist außer Eigenbetriebe, grundsätzliche Beachtung des 4. Abschnitts der Kommunalverfassung, sofern nicht gesetzlich etwas anderes bestimmt ist

Rechtsgrundlagen § 73 Anforderungen an Gesellschaftsverträge und Satzungen von Beteiligungen (Anpassung bis 01. Juli 2009) Keine Verpflichtung zur Erstellung eines Beteiligungsberichts § 75a Beteiligungsmanagement Beteiligungsverwaltung Beteiligungscontrolling Betreuung und Beratung der Gemeindevertreter Koordination der Wahrnehmung gemeindlicher Interessen Koordination von Wirtschafts- und Haushaltsplanung

Rechtsgrundlagen Artikel 3: Änderung des Kommunalprüfungsgesetzes Neufassung der §§ 1 bis 3 und Einfügung der §§ 3a und 3b Ausschließlich Regelungen zur örtlichen Prüfung Artikel 4: Änderung des kommunalen Versorgungsverbandgesetzes Anpassung an neue Rechnungsgrößen Artikel 5: Änderung des Kommunalabgabengesetzes Redaktionelle Anpassung

Rechtsgrundlagen Neufassung von rechnungslegungsrelevanten Verordnungen Neufassung der Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik (GemHVO-Doppik) vom 25. Februar 2008 Neufassung der Gemeindekassenverordnung-Doppik (GemKVO-Doppik) vom 25. Februar 2008 Neufassung der Eigenbetriebsverordnung (EigVO M-V) vom 25. Februar 2008 Erforderliche Anpassungen der Betriebssatzungen bis 31.12.2008 §§ 12 bis 29 sind erstmals im Wirtschaftsjahr 2009 zu beachten

Rechtsgrundlagen Entwürfe von Verwaltungsvorschriften Leitfaden zur Bilanzierung und Bewertung des kommunalen Vermögens Überarbeitung geplant Anfang 2009 Regelungen zur Überleitung vom kameralen zum doppischen Haushalts- und Rechnungswesen Leitfaden zur Erstellung von Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens

Erfahrungen aus der Umstellung Organisation Keine ausreichende Projektplanung und keine Festlegung von Meilensteinen Keine ausreichende Überwachung der Einhaltung der Projektplanung Grundsätzlich Ersterfassung und -bewertung des Vermögens durch eigene Mitarbeiter Grundsätzlich keine Freistellung von Mitarbeitern sondern Zusatzbelastung neben der Tagesarbeit Verschiebung des Umstellungszeitpunktes Zusatzbelastung war zum Teil nur möglich aufgrund des Personalüberhangs nach einer Ämterfusionierung Teilweise Einschaltung Dritter zur Ersterfassung und -bewertung des Vermögens

Erfahrungen aus der Umstellung Aufbau einer für die jeweilige Gemeindegröße erforder-lichen Struktur der Projektorganisation ist Voraussetzung für das Gelingen der Umstellung Akzeptanz der Verwaltungsleitung ist unabdingbare Voraussetzung für die Umstellung Information und Schulung der Gremienmitglieder Frühzeitige Information zur Vorbereitung der erforderlichen Beschlüsse zur Umstellung Darstellung der Systematik der Doppik Herausarbeiten der Veränderungen der Doppik gegenüber der Kameralistik Darstellung anhand von praktischen Beispielen Erläuterung der Doppik anhand des ersten doppischen Haushalts

Erfahrungen aus der Umstellung Motivation und Schulung der Verwaltungsmitarbeiter Einbindung der Personalvertretung in den Umstellungsprozess Frühzeitige Einbindung der mit dem Rechnungswesen befassten Mitarbeiter in den Umstellungsprozess Abbau von Berührungsängsten mit der Doppik Bestimmung der künftigen Aufgaben der Mitarbeiter Abstimmung eines Mitarbeiter-Schulungskonzepts Verschaffung eines Überblicks über die Doppik aufgabenbezogene Schulung nicht zu früh schulen kein Gießkannenprinzip Abstimmung mit dem Softwareanbieter Keine zeitnahe laufende Bearbeitung aufgrund Schulungsdefizit

Erfahrungen aus der Umstellung Erstellung eines IT-Anforderungsprofils Hardware- und Softwareanforderungen Zwingend erforderlich, wenn eine neue Software zum Einsatz kommen soll Auch erforderlich, wenn ein Update der bisherigen Software zum Einsatz kommt Abstimmung der Anforderungen mit dem Landesdaten-schutzgesetz unabdingbar Einhaltung der GoBS (§ 26 Abs. 10 GemHVO-Doppik) unabdingbar Zwingende Beachtung landesrechtlicher Vorschriften (auch bei den Auswertungen)

Erfahrungen aus der Umstellung Prüfung der Funktionsfähigkeit der Software Prüfung durch die jeweilige Fachabteilung Prüfung der Schnittstellen, Verantwortlichkeit festlegen Auswertungsmöglichkeiten mit den landesrechtlichen Vorgaben abgleichen Standardauswertungen nach Landesrecht sollten programmiert sein Funktionsfähigkeit mit einer Vollversion testen Erfahrungsaustausch mit Gemeinden suchen, die bereits die Software im Einsatz haben; falls keine Erfahrungen in Mecklenburg-Vorpommern, dann mit Kommunen in anderen Bundesländern mit vergleichbarem Recht

Erfahrungen aus der Umstellung Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen GemHVO-Doppik und GemKVO-Doppik enthalten nur grund-legende Bestimmungen zur Aufbau- und Ablauforganisation Vorschriften in der GemHVO-Doppik und GemKVO-Doppik zum Erlass von Dienst- und Arbeitsanweisungen zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns Sinngemäße Übernahme der bisherigen Dienstanweisungen reicht meist nicht aus Erforderlich vor Umstellung auf die Doppik Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation Nutzung der Chancen um Wildwüchse zu beseitigen Überprüfung der Stellenbeschreibungen erforderlich

Erfahrungen aus der Umstellung Besonderheiten des letzten Haushaltsjahres mit einem kameralen Haushalts- und Rechnungswesen Keine Haushaltsausgabereste im Verwaltungs- und im Vermögenshaushalt Haushaltseinnahmereste nur im Vermögenshaushalt für Kredite, soweit zum Haushaltsausgleich im Vermögens-haushalt erforderlich Bereinigung der Personenkonten sollte vorgenommen werden Stichtagsgerechter Kassenabschluss (Bankauszug zum Bilanzstichtag ist maßgeblich) Forderungs- und Verbindlichkeitenstruktur sollte so aufgebaut werden, dass die Gliederungsvorschriften der GemHVO-Doppik beachtet werden können

Erfahrungen aus der Umstellung Zeitlich unbefristet niedergeschlagene Forderungen sind auf den Personenkonten nachzuweisen Sofern in Vorjahren Sollstellungen korrigiert wurden, ist dies zu bereinigen; eine entsprechende Einzelrestebereinigung ist vorzunehmen Verjährte Forderungen sind auszubuchen Forderungen, deren Einbringung rechtlich und tatsächlich unmöglich ist (§ 44 Landesverwaltungsverfahrensgesetz) können ausgebucht werden Pauschale Restebereinigungen sind vorzunehmen Keine Bereinigung von Kassenresten bei Forderungen gegenüber öffentlich-rechtlichen Körperschaften aufgrund mangelnder Bonität

Erfahrungen aus der Umstellung Durchbrechung des Kassenwirksamkeitsprinzips der Kameralistik und Beachtung des Verursachungsprinzips der Doppik Zusätzliche Berücksichtigung von Geschäftsvorfällen im letzten Haushaltsjahr mit einer kameralen Rechnungslegung Organisatorische Vorkehrungen zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle (analog laufende Doppik) Beachtung bei der Erstellung des letzten kameralen Haushalts Vorsicht bei Haushaltssperre Vorsicht bei Haushaltssicherungskonzept Möglichkeit der mehrfachen Übernahme der Kassenreste ins neue Haushaltsjahr (analog laufende Doppik)

Erfahrungen aus der Umstellung Erstellung des ersten doppischen Haushalts Keine Angaben von Vorjahreszahlen erforderlich; soweit zur Information der Gemeindevertretung sinnvoll, können diese für die Gemeindevertretung überschlägig ermittelt werden Geringwertige Vermögensgegenstände sind als Investitionen zu erfassen Abgrenzung von Investitionen und Erhaltungsaufwendungen hat sich zu Lasten der Erhaltungsaufwendungen verschoben Möglichkeiten beachten zur Entlastung von Erhaltungsauf-wendungen und Belastung von Investitionen durch die Bündelung von Erhaltungsaufwendungen an einem Objekt Überschlägiger Ansatz der Abschreibungen erforderlich Zuordnung der Personalaufwendungen auf die einzelnen Teilhaushalte

Erfahrungen aus der Umstellung Haushaltsvermerk zur Zweckbindung von Erträgen und Einzahlungen (§ 13 GemHVO-Doppik) Einschränkung der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der laufenden Aufwendungen und Auszahlungen innerhalb eines Teilhaushalts (§ 14 Abs. 1 GemHVO-Doppik) Erweiterung der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der laufenden Aufwendungen und Auszahlungen über den Teilhaushalt hinaus (§ 14 Abs. 2 GemHVO-Doppik) Ein- und gegenseitigen Deckungsfähigkeit der Investitionsauszahlungen in einem Teilhaushalt (§ 14 Abs. 3 GemHVO-Doppik) Einseitigen Deckungsfähigkeit laufender Auszahlungen zugunsten von Investitionsauszahlungen (§ 14 Abs. 4 GemHVO-Doppik)

Erfahrungen aus der Umstellung Erstellung der Eröffnungsbilanz, der Anlagen zur Eröffnungsbilanz und eines Anhangs Inventurrichtlinie und Inventuranweisungen für die einzelnen Vermögensgegenstände, Rückstellungen und Verbindlichkeiten erforderlich Fehler bei der Bewertung der Immobilien und des Infrastruktur-vermögens durch die Anwendung des Bewertungsrechts anderer Bundesländer Erfassung der Grundstücke nach der rechtlichen Grundstücks-einheit, keine Aufteilung oder Zusammenfassung nach Nutzungsarten Grundsätzliche Neufestlegung der Restnutzungsdauer unabhängig von der bisherigen Nutzungsdauer (Ausnahme kurzlebige Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung)

Erfahrungen aus der Umstellung Bewertung der Mitgliedschaft in Zweckverbänden mit dem an- teiligen Eigenkapital zu dem Zeitpunkt, zu dem das erste Zweck-verbandsmitglied umstellt Verbindlich für alle Verbandsmitglieder Bewertung der Anteile an den Anteilseignerverbänden wird vorgegeben Eröffnungsbilanz für das Städtebauliche Sondervermögen ist zu erstellen; Übernahme des Eigenkapitals in den Kernhaushalt Verwahr- und Vorschusskonten sind aufzuteilen und ent-sprechend den einzelnen Bilanzkonten - im Wesentlichen „Sonstige Vermögensgegenstände“ und „Sonstige Verbind-lichkeiten“ - zuzuordnen Pensionsrückstellungen werden mitgeteilt

Erfahrungen aus der Umstellung Rückstellungen für Altersteilzeit, Urlaub und Überstunden sind zwingend personenbezogen zu bilden (Ausnahme: soweit Gruppenbildung zulässig ist) Grundsätzlich keine Geringfügigkeitsgrenze bei Rückstellungen Kassenkredite sind aufzuteilen Zwischenfinanzierung von Ein- und Auszahlungen aus der Investitionstätigkeit Zwischenfinanzierung von laufenden Ein- und Auszahlungen Sonstige Erfassung der Grabnutzungsentgelte Probleme bei der Abgrenzung von Forderungen, Verbindlich-keiten, Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungsposten Fehlender Anhang

Erfahrungen aus der Umstellung Laufendes Rechnungswesen Keine Berücksichtigung der neuen steuerlichen Regelungen zu den geringwertigen Vermögensgegenständen Vorerst keine Berücksichtigung des BilMoG Einbeziehung der Sonderkassen in den Tagesabschluss Grundsätzlich monatliche Übernahme der Nebenbuchhaltungen Ausnahme: Wohnungsverwaltung Einbindung der Kostenrechnung von Anfang an Einrichtung einer Clearingstelle zur Überprüfung der Kontierungen vor Übernahme in die Finanzbuchhaltung Mangelnde Schulung der Mitarbeiter, insbesondere bei dezentralem Rechnungswesen Übernahme des Fehlbetrags in die Finanzrechnung

Erfahrungen aus der Umstellung Sonstige Empfehlungen Begleitung des gesamten Umstellungsprozesses durch die örtliche Rechnungsprüfung Frühzeitige Einbindung der Aufsichtsbehörde sowohl in den Umstellungsprozess als auch in die Erstellung und Abwicklung des ersten doppischen Haushalts sowie die Erstellung des ersten doppischen Jahresabschlusses Information der Gemeindevertreter hinsichtlich des Stands der Arbeiten Teilnahme an den Arbeitskreisen des Landesprojekts Möglichkeit der Anfragen an das Landesprojekt

Ihre Ansprechpartner Mittelrheinische Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft - Steuerberatungsgesellschaft Bleicher Ufer 25 19053 Schwerin Fax-Nr.: (03 85) 2 08 96 20 Dipl.-Kaufmann Heinz Deisenroth Tel.-Nr.: (03 85) 2 08 96 11 e-mail: deisenroth@m-treuhand.de Dipl.-Kauffrau / Dipl.-Oec. Petra Diegelmann Tel.-Nr.: (03 85) 2 08 96 11 e-mail: diegelmann@m-treuhand.de