Student Lifecycle Management mit HIS an der Universität Freiburg Begrüßung Vorstellung Lydia Ebner, Clemens Kehl Baiersbronn, 12.-14. November 2007 Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg IKT und Neue Medien an der Universität Freiburg Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Gründungsjahr 1457 ca. 20.700 Studierende 11 Fakultäten bis 2009 Umstellung auf Bachelor/Master Medienentwicklung ist Teil der Strategie 2001: Medienentwicklungsplan Prorektor als CIO 2001: Förderung durch E-Bürgerdienste 2004: Zielvereinbarung mit dem Land funktionierendes New Media Net Lebenslanges Lernen an der Universität Freiburg: Pionierfunktion der Master Online Studiengänge Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management Ein strategischer Prozess S t u d e n t L i f e c y c l e: Perspektive der Studierenden Orientieren Bewerben Studieren Beruf ZfS Alumni Freiburg Profis: Monitoring Mentoring Studierenden- auswahl Career Center Master Online Recruitment Wenn wir von Student Lifecycle Managent sprechen, so verstehen wir darunter primär einen strategischen Prozess. Wir wollen bereits Schüler und Studienbewerber durch Information Angebot erreichen, die Studierenden umfassend und unbürokratisch begleiten und dann auch bedarfsgerechte Angebote für unsere Alumni und den Weiterbildungsmarkt bereitstellen. Dies setzt selbstverständlich auch eine hohe Integration der technischen Systeme voraus, so dass die sämtliche Daten möglichst effizient und ohne Redundanzen weiter verarbeitet werden können. Eine Auswahl dieser Kernprozesse wollen wir Ihnen heute kurz vorstellen. Besonderes interessant sind hier unser Studierendenrecruitment und dann die recht aufwändige Planung und Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Die studienbegleitenden Prüfungen haben aber auch eine angenehme Nebenwirkung: Man kann nämlich mit recht einfachen Mitteln eine Art Frühwarnsystem für einen Studienabbruch oder einen Wechsel des Studiengangs aufbauen. Lehre Weiterbildung S t u d e n t L i f e c y c l e: Perspektive der Universität Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Information, Self-Service, Lehren und Lernen Orientieren Bewerben Studieren Beruf Information, Self-Service, Lehren und Lernen Online-Interfaces (HIS-QIS) Learning Management System (Clix Campus) Studierendenadministration (Backoffice für Key-User) Zulassungs- verwaltung HIS-ZUL Studierenden- verwaltung HIS-SOS Veranstaltungs- management HIS-LSF Prüfungs- verwaltung HIS-POS Wie sieht nun die Infrastruktur für ein solches Lifecycle Management rund um den Bologna Prozess aus? Wie an den meisten deutschen Hochschulen erfolgt auch in Freiburg die Studierendenverwaltung mit HIS-SOS. Zur Prüfungsverwaltung setzen wir seit über 10 Jahren das korrespondierende Modul HIS-POS ein. Angesichts unserer dezentralen Strukturen haben wir an der Universität Freiburg insbesondere dem Grundsatz „Zentrale Services und dezentrale Administration“ Rechnung getragen. Seit über fünf Jahren können unsere Studierenden über das Internet und Chipkartenterminals verschiedene Self-Service-Dienste im Bereich der Prüfungsverwaltung nutzen. Wie Sie wissen, hat uns das Zulassungsrecht inzwischen eine sehr weit gehende Auswahl unserer Bewerberinnen und Bewerber einräumt. Deswegen wurde auch das Modul ZUL zur Zulassungsverwaltung zu einem erfolgskritischen Verfahren. Schließlich stellt das Modul HIS-LSF zum Veranstaltungsmanagement die organisatorische Klammer für sämtliche administrativen Prozesse rund um den Bologna-Prozess dar. Die HIS-Module nutzen einen gemeinsamen Datenbestand, was eine redundante Datenhaltung zum Glück ausschließt. Sämtliche Verfahren sind ins Identity Management der Universität eingebettet. Wir kommen später noch zu diesem Punkt. Als Learning Management System nutzt die Universität Freiburg Clix, das über Schnittstellen mit den HIS-Systemen kommunizieren kann. Identity Management (UniCard, LDAP) Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Von der Bewerbung zur Einschreibung Orientieren Bewerben ZUL………SOS Studierenden- auswahl Recruitment Wie laufen nun die ersten Schritte von der Bewerbung bis zur Einschreibung konkret ab? Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Das Freiburger Modell zur Studierendenauswahl Stufe 1  Interesse wecken, Selbstselektion fördern Stufe 2  Online- Bewerbung alle Bewerberinnen und Bewerber Stufe 3 Information  IT-gestützte Eignungsdiagnostik Persönliche Eignung Fachliche Eignung Self-Assessment mit Praxisbeispielen Ich möchte Ihnen das nun kurz anhand unseres Modells zur StudierendenAuswahl erläutern, das vom Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft und der Landesstiftung Baden-Württemberg gefördert wird. Im Wesentlichen besteht es aus den Stufen Information und Selbstauswahl Der zentrale Einstiegspunkt für unsere Studienbewerber ist das Studierendenportal, das direkt über die Homepage der Universität erreicht wird. Die Plattform bietet reichhaltige Information zu den rund 150 Freiburger Studiengängen. Gerade der erhöhte Informationsbedarf im Rahmen des Bolognaprozesses wird dadurch optimal begleitet. Dies macht sich bereits in einem Rückgang der persönlichen Anfragen per Mail oder Telefon bemerkbar. Über Self Assessments können sich die Studieninteressierten eine differenziertes Bild über Ihre persönliche Passung zum Profil des Wunschstudiengangs machen. Sobald die Entscheidung für die Bewerbung gefallen ist, geht‘s zur Online-Bewerbung. Dazu haben wir in Zusammenarbeit mit der HIS das System QIS-ZUL so erweitert, dass nun neben der Erfassung der persönlichen Stammdaten und der Gesamtnote des Abiturs auch die Eingabe flexibler Kriterien wie Teilleistungen aus dem Abiturszeugnis, Zusatzqualifikationen oder extern abgelegte Tests möglich ist. Früher musste all das manuell von der Verwaltung erledigt werden. Da eine elektronische Verifizierung noch nicht möglich ist, kann auf den manuellen Abgleich mit den auf dem Postweg eingereichten Dokumenten leider noch nicht ganz verzichtet werden. Genau an dieser Stelle zeigt sich nun der wirkliche Vorteil des Online-Verfahrens: Dieser manuelle Abgleich kann nämlich auf die relativ kleine Gruppe von Bewerbern reduziert werden, die sich an der Spitze der Rangliste befinden. Nur diese Bewerbungen haben eine Chance, letztendlich zugelassen zu werden. Bewerber, die sich durch eine Falscheingabe in der Online-Bewerbung unrechtmäßig einen Vorteil verschaffen wollen, werden durch die manuelle Überprüfung identifiziert. Umgekehrt ist die versehentliche Abwertung der eigenen Online-Bewerbung ein eher vernachlässigbares Risiko, das der Bewerber zudem auch selbst zu verantworten hätte. Als dritte Stufe setzen wir bei einigen Fächern bereits eine IT-gestützte Eignungsdiagnostik ein. So prüft beispielsweise die Anglistik bei Ihrem Eignungsfeststellungsverfahren die Sprachkompetenz der Bewerber über einen computergestützten Test ab. Die Testergebnisse werden von HIS-ZUL weiterverarbeitet. Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Hohe Akzeptanz der Online-Bewerbung (HIS-ZUL) 20.114 Bewerbungen im WS 2007/08 29 % über ZVS (Zahn-)Medizin, Biologie, Pharmazie 71 % örtliche Verfahren 83 % online + (wenig) Papier 17% Papier Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Immatrikulation Zugelassene Bewerber aus HIS-ZUL werden in HIS-SOS immatrikuliert Account wird mit HIS-SOS-Daten in LDAP generiert und nach HIS-SOS zurückgespielt Dienste können über die Benutzerselbstverwaltung abonniert werden Sämtliche SB-Dienste nutzen den Verzeichnisdienst (LDAP) UniCard als Token für Zutritt, Bezahlen, UB, SB-Funktionen, Semesterticket u.v.a. Sobald die Bewerber ihren Studienplatz annehmen, werden die Daten aus HIS-ZUL zur Immatrikulation nach HIS-SOS übernommen. Bereits bei der Einschreibung wird ein Account des Rechenzentrums aus HIS-SOS heraus generiert. HIS-SOS ist also neben der Personalverwaltung das führende System für das Identity Management. Die Studierenden können anschließend über die Benutzerselbstverwaltung verschiedenste Dienste abonnieren. Dazu gehört ein Mailaccount, der Zugriff auf das Leraning-Management-System, diverse Compute-Server oder einfach das Abbo von Mailinglisten. Über den Account können die Studierenden selbstverständlich auch auf alle hier dargestellten Online-Dienste der Verwaltung zugreifen. Bei der Einschreibung erhalten die Studierenden auch ihre UniCard. Sie dient als Token für den Gebäudezutritt, das Bezahlen, die Bibliothek und das Semesterticket. Die UniCard kann auch genutzt werden, um an SB-Terminals die Rückmeldung zu vollziehen. Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Lehrveranstaltungen und Prüfungen planen Studieren LSF………POS Hätten wir immer noch die alten Diplom- und Magister-Studiengänge, könnte ich meinen Vortrag jetzt beinahe beenden. Seit Bologna geht‘s an dieser Stelle aber erst richtig los, Sie müssen sich also noch ein paar Minuten gedulden. Wir haben im Freiburger Prüfungsverwaltungssystem HIS-POS inzwischen 195 Prüfungsordnungen hinterlegt, davon 109 Bachelor-, 26 Master- und 60 „klassische“ Prüfungsordnungen. Allein zum Wintersemester 2005/06 kamen 65 Prüfungsordnungen für neue Bachelor- und Masterstudiengänge dazu. Eine große Herausforderungen stellen besonders die Planung der Lehrveranstaltungen und die Verwaltung der unzähligen studienbegleitenden Prüfungen. Aber auch diese Aufgaben sind lösbar (evt. Übergabe: wie Frau Ebner Ihnen nun anhand einiger Kernprozesse zeigen wird). Lehrveranstaltungen Prüfungen Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF integriert… Vorlesungsverzeichnis Online Vorlesungsverzeichnis, aktuelle Information für den Studenten über Thematik, Ort, Zeit, Raum, Dozent, für welche Prüfung relevant Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF plant… Studiengangplan / Stundenplan Anzeige eines allgemeinen Planes pro Studiengang und Semester über vormerken-> Erstellung des persönlichen Stundenplans Zeitüberschneidungen sofort erkennbar Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF organisiert… Teilnahme an Lehrveranstaltungen Belegen über mehrere Sichten hinweg (aus dem VVZ oder persönlichem Stundenplan) für Studenten und Mitarbeiter Klick Für Studenten: Sofortige Information über den Stand der Belegung (Anzahl Plätze, wieviele schon belegt, wieviele im Belegungswunsch) Verwaltung der Belegungen: Daten des Belegenden Teilnehmerlisten Mehrere Belegverfahren hinterlegt (Zeitl., Fachsemester, etc.) Manuelles Nachbelegen, Manuelles Abweisen Automatisches Erzeugen von emails an die Gruppe->Terminverschiebung LSF-POS Schnittstelle Leistungsverbuchung in POS nach erfolgreichem Belegen: automatische Übermittlung von Studienleistungen (zur Zeit in der Testanwendung) Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF verbindet… Prüfung mit konkreter Veranstaltung Prüfungsanmeldung über ldap-Identification Klick Anzeige des modularen Prüfungsbaumes: Sicht wie in der PO beschrieben oder semesterbezogen, individuell konfigurierbar Darstellung von allgemeinen Prüfungsbezeichnungen Proseminar aus dem Bereich …. POS-LSF Schnittstelle Verbindung zu konkreten Veranstaltungen über die Zuordnungen in LSF (Zuordnung zum Studiengang, Prüfung, Dozent) von den Fachbereichen getätigt Übernahme der konkreten LV-Titel nach POS durch eine eindeutige LVid, Text wird immer dynamisch aus LSF gelesen (Nachteil, darf nicht verändert werden, nach einer Prüfungsanmeldung!) Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF bescheinigt… individuelle Leistungsübersicht Online Leistungsübersicht mit der Prüfung und der dazugehörigen konkreten LV, Noten, Status und Punkten Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF entlastet… Dozentinnen und Dozenten Abrufbare Dozentenpläne Klick Abruf von Informationen der belegpflichtigen LV Teilnehmerlisten, email-Funktion , Nachtragen von Teilnehmern Einsicht in die Teilnehmer pro Prüfung Excel Export der Daten: Email-adressen bzw. Anschrift in Excel-Tabellen verfügbar einfache Noteneingabe, Notenverschlüsselungen, geringe Fehleingaben, Notenlisten über Excel Übersicht über Noten und Prüfungen der vergangenen Semester  Statistik, Evaluation? Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF integriert… Die Sicht der Verwaltung Integrationsvorteile für die Verwaltung Räume u. Medienausstattung aus HIS-BAU Personal aus HIS-SVA Nutzerverwaltung via LDAP Schnittstelle zum Verlagshaus (XML) Hochschulübergreifende Organisation von Studiengängen Allgemeines Datenmodell wird im Rahmen von EUCOR-Virtuale erprobt. HIS-LSF integriert auch aus Sicht der klassischen Verwaltung. Die Räume und die Medienausstattung übernehmen wir aus HIS-BAU Die benötigten Daten zu den Personen stammen aus dem Personalverwaltungssystem Die Benutzerverwaltung erfolgt komplett über LDAP Das gedruckte Vorlesungsverzeichnis wird über eine XML-Schnittstelle direkt vom Verlagshaus produziert. Im Rahmen eines EU-Projektes der oberrheinischen EUCOR-Universitäten, die verschiedene Systeme für das Veranstaltungsmanagement nutzen, haben wir ein allgemeines Datenmodell entwickelt, über das ein Kurskatalog der gemeinsam angebotenen Veranstaltungen generiert wird. Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Self-Service kommt an… Belegen - Anmelden - Verbuchen Stand November 2007 Kurze Beschreibung der Statistik. Inzwischen über 16.000 Anmeldungen zu Prüfungen pro Semester, Rund 15.000 mal verbuchen die Prüfer Noten über die Onlinedienste Die Nutzung der erst später eingeführten Belegfunktion steigt ebenso stark an Wir erwarten, das die Zahl der Anmeldungen bis zum Abschluss der Umstellung auf Bachelor und Master noch um den Faktor 4-5 steigen wird. Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg HIS-LSF deckt auf… Frühwarnsystem für Studienerfolg POS-Daten Betrachtung Studienerfolg Unterschiede im Studienerfolg schon im ersten Semester? Studienanfänger Informatik WS 2000/01 (mit Eintrag in POS): n = 213 davon Studienerfolg bis Juni 2006: 18 (8,5%) Absolventen 128 (60,1%) Schwund 67 (31,5%) Verblieben ? Indikator: Anzahl Prüfungen mit Erfolg ohne Erfolg Die studienbegleitenden Prüfungen führen zwar zu einem enormen Zuwachs an Verwaltungsvorgängen. Die damit verbundene integrierte Datenhaltung kann aber auch genutzt werden, um ein Art „individuelles Frühwarnsystem“ für den Studienerfolg zu etablieren. Wir haben uns dazu gefragt, ob sich bereits im ersten Semester Indikatoren finden lassen, die auf einen späteren Studienerfolg oder auf einen Studienabbruch hindeuten. Dazu haben wir Studienanfänger vom WS 2000/2001 genommen. Diese Anfängerkohorte haben wir dann in drei Gruppen eingeteilt: Einmal die bis dahin erfolgreichen Absolventen, dann die Schwund-Gruppe, die Abbrecher und Studiengangwechsler umfasst, Und drittens die Personen, die noch studieren. Das ist die größte Gruppe Dann haben wir in der Prüfungsverwaltung nachgeschaut, ob sich diese drei Gruppen bereits im ersten Semester, also im WS 2000/01 im Studienerfolg unterschieden haben. [Klick] Interessanterweise zeigte sich, dass die Anzahl der Prüfungen, die im ersten Semester mit bzw. ohne Erfolg absolviert wurden, sehr gut den späteren Studien Studienerfolg vorhersagt: Viele bestandene Prüfungen und kaum nicht bestandene Prüfungen deuten auf einen positiven Studienverlauf hin. Umgekehrt zählen Personen, die im ersten Semester wenig Prüfungen bestehen bzw. durch mehrere Prüfungen durchfallen, zählen hingegen zur Risikogruppe. Ein solches Monitoring bietet natürlich die Chance, mit recht geringen Ressourcen ein individuelles Mentoring aufzubauen. Wir machen das zur Zeit im Rahmen unseres vom DAAD geförderten Profis-Projektes für internationale Studierende. Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

HIS-LSF integriert… E-Learning / LMS CampusOnline Lernen Der Fokus unseres Forums liegt ja primär auf den IT-gestützten Geschäftsmodellen, die den Bologna-Prozess erst ermöglichen. Zu den Werkzeugen zur Unterstützung des eLearnings im engeren Wortsinn will ich mich deshalb kurz fassen. An der Universität Freiburg setzten wir als Lernplattform seit mehreren Jahren Clix Campus ein. Clix ist ins Identity Management eingebunden und wird aufgrund der intensiven Schulungs- und Beratungstätigkeit unseres New Media Nets immer stärker genutzt. Gemeinsam mit der HIS GmbH arbeiten wir mit weiteren Hochschulen derzeit an einer engen Integration von LSF und Clix. Dabei geht es nicht nur um technische Schnittstellen, denn die existieren bereits in Form von SOAP oder ähnlichen Konzepten. Wichtig ist vor allem auch die Definition und Umsetzung der Geschäftsprozesse. Nehmen Sie beispielsweise ein Blended-Learning-Angebot. Um eine redundante Datenhaltung zu vermeiden, muss hier festgelegt werden, welches System für die Pflege der Veranstaltungsdaten führend ist. Integration in Identity Management Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

(e)Bologna erfordert… „Evolutionäres“ Vorgehensmodell mit HIS: Die Prozesse können kostengünstig so modernisiert werden, dass sie dabei schlank bleiben. Hochschulweite Organisations- und Medienentwicklung 13.000 Studierende, je 5 Prüfungen pro Semester, d.h. 10 Anmeldungen pro Studierenden und Jahr Zeitaufwand bei persönlicher Anmeldung: je 5 Minuten  Zusätzlicher Personalaufwand ohne eGovernment: 6 Personenjahre! Integrierte Verwaltungsservices mit hohen Self-Service-Anteil Als Fazit können wir festhalten: Der Bologna-Prozess erfordert eine hochschulweite Strategie zur Organisations- und Medienentwicklung, denn die Prozesse greifen stärker ineinander als man zunächst glaubt. Wir haben in Freiburg dazu ein eher evolutionäres Vorgehen gewählt, indem wir auf der bestehenden Infrastruktur aufgebaut haben. Die Prozesse können auf diese Weise so modernisiert werden, dass sie dabei schlank bleibe. Der Bologna-Prozess führt zugleich zu einer regelrechten Inflation der administrativen Vorgänge. Die lassen sich nur mit integrierten Verwaltungsservices mit einem hohen Self-Service-Anteil bewältigen. Von der Umstellung auf Bachelor- und Masterstudiengänge werden an der Universität Freiburg rund 13.000 Studierende betroffen sein. Hinzu kommen noch diverse Staatsprüfungen. Schätzt man die Zahl der studienbegleitenden Prüfungen konservativ auf etwa 5 pro Semester, so würde bei manueller Prüfungsanmeldung ein zusätzlicher Personalbedarf von jährlich 6 Personen entstehen. Bereits heute fangen wir diesen Mehraufwand weitgehend durch unsere Onlinedienste auf. Natürlich gibt‘s diese IT-Lösungen nicht zum Nulltarif, aber Sie lohnen sich! Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

Es gäbe noch viele Folien – Ihre Fragen sind wichtiger! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Es gäbe noch viele Folien – Ihre Fragen sind wichtiger! Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg Student Lifecycle Management mit HIS an der Uni Freiburg

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