Führungskräfteentwicklung für Frauen Drei F Modul 1: „Mitarbeiterführung“ 11./12. November 2008 Donzentin: Barbara Kosuch

Das Mitarbeitergespräch gibt Rückmeldung über: Erfolge und Probleme am Arbeitsplatz Leistung und Arbeitsverhalten Arbeits- und Entwicklungsziele Berufliche Entwicklungsperspektiven Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen

Nutzen des Mitarbeitergesprächs Beide Seiten können ihr Arbeitsverhalten und ihre Arbeitsleistung besser einschätzen. Die Unternehmens- und Feedbackkultur wird gefördert. Die Übertragung von anspruchsvollen, aber nicht überfordernden Aufgaben ist gesichert. Der Mitarbeiter kann sich optimal entwickeln.

Ihre Aufgabe im Mitarbeitergespräch Gesprächsziele festlegen eine produktive Atmosphäre schaffen den Mitarbeiter informieren das Gespräch strukturieren und leiten den Mitarbeiter nach seinen eigenen Einschätzungen fragen, erst dann Ihre eigene Einschätzung abgeben den Mitarbeiter anhören, nach Vorstellungen fragen Handlungsempfehlungen und -erwartungen formulieren Mitarbeiter nach Vorschlägen fragen Zusammenfassen gemeinsam mit dem Mitarbeiter Ziele festlegen und festhalten (schriftlich)

Checkliste Mitarbeitergespräch Welche Projekte und Erfolge sind Ihnen seit dem letzten Mitarbeitergespräch in besonders positiver Erinnerung? Welche Projekte, Aufgaben hätten noch besser bewältigt werden können? Wie hätte man zu besseren Ergebnissen kommen können? Über welche besonderen Stärken verfügt der Mitarbeiter? Wo liegen Entwicklungsfelder? Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team / im Bereich? Wie gut war die Zusammenarbeit mit Ihnen? Was könnte der Mitarbeiter in der Zusammenarbeit mit Ihnen verbessern? Wie könnten Kooperation und Unterstützung Ihrerseits verbessert werden? Welche gemeinsamen Vereinbarungen sollen für die Zukunft getroffen werden?

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs Sorgen Sie für eine positive Atmosphäre Erklären Sie die Rahmenbedingungen Bereiten Sie den Gesprächsverlauf vor Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen vor Schließen Sie das Gespräch positiv ab Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch nach

Ablauf des Mitarbeitergesprächs 1. Sorgen Sie für eine positive Atmosphäre: - Begrüßen Sie den Mitarbeiter. - Stellen Sie ein paar „Eisbrecherfragen“ (offene Fragen). - Bieten Sie dem Mitarbeiter einen Platz - am besten über Eck - und Getränke an. 2. Erklären Sie die Rahmenbedingungen: - Nennen Sie Zweck, Ziel und Zeitumfang des Gesprächs. - Erläutern Sie die Struktur des Gesprächs. - Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, eigene Themen zu benennen.

Ablauf des Mitarbeitergesprächs 3. Der Gesprächsverlauf: - Halten Sie sich an die festgelegte Vorgehensweise - Schreiben Sie während des Gesprächs die wichtigsten Punkte, Aussagen, Vereinbarungen mit! - Als Faustregel gilt: ein Drittel eigener Anteil, zwei Drittel Gesprächsanteil des Mitarbeiters! - Leiten Sie das Gespräch durch offene Fragen! - Erfragen Sie zunächst die Einschätzung des Mitarbeiters, bevor Sie Ihre eigene abgeben! 4. Umgang mit Fragen / unerwarteten Aspekten: - Lassen Sie den Mitarbeiter die Frage stellen / den unerwarteten Aspekt bzw. das Problem schildern. - Entscheiden Sie, ob das Thema direkt besprochen oder auf einen anderen Termin verlegt werden kann.

Ablauf des Mitarbeitergesprächs 5. So schließen Sie das Gespräch ab: - Fassen Sie die angesprochenen und vereinbarten Punkte zusammen. - Rückversichern Sie sich beim Mitarbeiter, dass er der Zusammenfassung zustimmt. - Erläutern Sie das weitere Vorgehen (Weitere Termine, Abstimmungsgespräche). - Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. - Beenden Sie das Gespräch mit positiven Worten.

Ablauf des Mitarbeitergesprächs 6. Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch nach: - Haben Sie Ihre Ziele erreicht? - War Ihre Struktur / Vorgehensweise sinnvoll? - Konnten Sie Ihre geplante Struktur / Vorgehensweise beibehalten? - Haben Sie die Grundregeln für den Gesprächsverlauf eingehalten? - Gab es im Gespräch kritische Situationen? Wie haben Sie sich verhalten? - Was ist Ihnen gut gelungen? Was wollen Sie im nächsten Gespräch anders machen?

Kritikgespräch Ein Kritikgespräch ist erforderlich, wenn vorher eindeutige Ziele mit MA vereinbart waren, die jedoch nicht erfüllt wurden wiederholte Korrekturgespräche beim selben Sachverhalt keine Änderung des Verhaltens brachten mehrere Hinweise und Mahnungen kein Ergebnis zeigten MA gegen allgemein gültige, bekannte Vorschriften verstößt

Phasen des Kritikgesprächs Herstellen des Kontaktes Klären des Sachverhaltes Stellungnahme MA Beurteilung und Konsequenzen Abschluss

Vorgehensweise im Kritikgespräch Wählen Sie eine kurze, dem ernsten Anlass angemessene, Einleitung Stellen Sie den Sachverhalt unmissverständlich dar Verdeutlichen Sie die persönliche Dimension und den Gesamtzusammenhang („Für mich ist das besonders schwerwiegend, weil… / Die Konsequenzen für unsere Abteilung können sein….) Wiederholen sie die Hauptpunkte und lassen Sie MA wiederholen

Vorgehensweise im Kritikgespräch Geben Sie MA Raum für eine Stellungnahme Treffen Sie gemeinsam Vereinbarungen: Wie kann der Schaden eingegrenzt werden? Was gilt es zu verbessern? Wie können Fehler künftig vermieden werden? Lassen Sie MA die Vereinbarungen zusammenfassen Beenden Sie das Gespräch mit einem positiven Ausblick

Beurteilungsgespräch (1) Mithilfe der Mitarbeiterbeurteilung soll das vergangene Leistungsverhalten der MA eingeschätzt werden das Förder- und Entwicklungspotenzial erhoben werden, um notwendige Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten eine optimale Personaleinsatzplanung sowie leistungsgerechte Vergütung ermöglicht werden

Beurteilungsgespräch (2) Unter Beurteilung versteht man die qualitative und quantitative Beschreibung einer Leistung oder eines Verhaltens anhand eines Maßstabes, der mehr objektiv oder subjektiv sein kann Die Beurteilung von MA kann dabei folgende Ziele haben: Eigene Erwartungen an MA klar formulieren Verhalten von MA umfassend rückmelden MA über Qualifikationsstand und Entwicklungsprozess informieren Persönliche Stärken von MA aufzeigen MA Verbesserungspotenziale aufzeigen

Rahmenbedingungen für ein Beurteilungsgespräch Vorhandensein eines Beurteilungsbogens, der die jeweiligen Anforderungen des Arbeitsbereichs beinhaltet vordefinierte Beurteilungskategorien spezielle, stellenbezogene Anforderungsprofile kontinuierliche Beobachtungsvermerke zu Leistung und Verhalten Bewusstsein über Möglichkeit von Beurteilungsfehlern vertrauensvolle Atmosphäre

Leitfaden für ein Beurteilungsgespräch Begrüßung und Aufbau einer guten Gesprächsatmosphäre Festlegen der Gesprächsziele und –inhalte Gemeinsame Bilanz über Leistung und Arbeitsverhalten Selbstbeurteilung MA Vorgesetzteneinschätzung Reaktionen Aktuelle Probleme am Arbeitsplatz Erörterung von beruflichen Perspektiven und Entwicklungsmaßnahmen Zusammenfassung der Ergebnisse und positiver Abschluss

Rückkehrgespräch Das Rückkehrgespräch wird im Anschluss an Fehlzeiten geführt und hat zum Ziel nach den Ursachen des Fehlens zu forschen über Konsequenzen aufzuklären Maßnahmen zu vereinbaren, durch die Fehlzeiten verringert bzw. vermieden werden können.

Einflussfaktoren auf Fehlzeiten Betriebliche Einflussfaktoren Überbetriebliche Einflussfaktoren Persönliche Einflussfaktoren Periodische Einflussfaktoren

Maßnahmen zur Fehlzeiten-Reduzierung Arbeitsorganisatorische Maßnahmen Arbeitsplatz- und Arbeitszeitgestaltung Arbeitsmedizinische Maßnahmen Personalwirtschaftliche Maßnahmen Arbeitsklima und Führungsstil

Leitfaden für das Rückkehrgespräch Gespräch eröffnen 2. Situation und Auswirkungen beschreiben 3. Stellungnahme MA erbitten 4. Konkrete Vereinbarungen treffen 5. Gespräch abschließen

Grundregeln der Gesprächsführung Nehmen Sie sich für das Gespräch ausreichend Zeit Die ersten 3 Minuten sind für den Erfolg entscheidend Halten Sie andere Sichtweisen für möglich Nehmen Sie eine anerkennende Grundhaltung ein Formulieren Sie konstruktive Kritik Ziehen Sie bei Bedarf eine neutrale Person hinzu