Business Value of Collaboration Meeting Workspaces Team Sites Suche Benachrichtigungen Formularwesen Portfolio Management IM / Email / Telephony Audio/Video & Web Conferencing Andreas Kopp Strategieberater Microsoft Deutschland GmbH akopp@microsoft.com

Business Value of Collaboration Worum geht es? Wert einer Lösung aus Unternehmenssicht z.B. ausgedrückt in „harten Zahlen“ (ROI) Collaboration Die Zusammenarbeit von Anwendern wird durch geeignete Tools unterstützt Zielsetzung des Vortrags Mehrwert von Collaboration greifbar machen Praxisansätze zur Messung des Mehrwerts Aktuelle Markttrends und Prognosen Microsoft Collaboration Roadmap

Business Value of Collaboration Agenda Collaboration – Einsatz und Trends Return on Collaboration Microsoft Collaboration Futures Ressourcen und Q&A

Business Value of Collaboration Ausgangssituation Informationsdefizit in der Informationsflut 80% der Informationen liegen in unstrukturierten „Dateninseln“ Mitarbeiter verbringen etwa 30% ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen 1) Jedes Dokument existiert durchschnittlich 7 mal im Unternehmen 1) Neue Formen der Zusammenarbeit Weltweit verteilte „virtuelle“ Projektteams Lokaler Bezug zum Arbeitsplatz spielt untergeordnete Rolle E-Mail ist zum primären Kommunikationsmedium geworden Beschleunigung der Taktfrequenz im Business Innovationsdruck durch Globalisierung Time-to-Market wird zum kritischen Erfolgsfaktor Entscheidungen müssen in kürzeren Zeiträumen getroffen werden IDC Studie

Collaboration Einsatz und Trends Begriff Die Zusammenarbeit von Anwendern mit gemeinsamer Zielsetzung (z.B. Projektteam) wird durch geeignete IT-Tools (Collaborationlösungen) unterstützt Wesentliche Elemente Gemeinsame Zielsetzung 1. Kommunikation, 2. Team-Arbeitsumgebung, 3. Koordination Asynchron und Real-Time Auch abteilungs-, standort- und organisationsübergreifend Technologien Web Conferencing, E-Mail, Chat, IM, Voice Integration Dokumentenablage, Dokumentenmanagement, Wikis, Blogs Gruppenkalender, Ad hoc Workflows, Aufgabenmanagement Suche und Präsenz Aktuelles Microsoft Portfolio SharePoint (WSS und SPS) Office 2003, Live Meeting 2005 Live Communications Server 2005 Exchange Server 2003

Collaboration Einsatz und Trends Marktüberblick und Trends Deutliches Wachstum Etwa 1 Mrd. € Umsatz für Collaborationsoftware 2004 in EMEA1) Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 14% Microsoft und IBM mit höchstem Umsatzanteil Zusätzlich etliche Anbieter für Speziallösungen Aktuelle Trends und Prognosen Starke Adaption von „Next Generation“ Tools Erhöhte Bedeutung von Präsenzinformationen Vereinheitlichung von asynchronen und real-time Collaborationstechnologien Stärkere Integration in Geschäftsprozesse („Contextual Collaboration“) Tendenz zu integrierten Collaborationslösungen Gartner Dataquest Report 2005 Marktabgrenzung: ECM, E-Mail / Calendaring, Web Conferencing und Team Collaboration

Collaboration Einsatz und Trends Nutzenkategorien Details Anwenderproduktivität Schnelleres Auffinden von relevanten Informationen 1) Verbesserter Wissensaustausch 2) Kommunikation in verteilten Teams 2) Kostenreduktion Reduktion von Präsenzmeetings durch e-Conferencing 1) Automatisierte Bereitstellungen von Sites (Self-Service) 1) Risikoreduktion Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung 1) Schutz sensibler Dokumente Höhere Effizienz von Geschäftsprozessen Beschleunigung von Arbeitsabläufen 2) Erhöhung der Qualität 2) Verbesserung von Entscheidungs-prozessen Fällen von Entscheidungen in verteilten Teams 2) Verbesserte Informationsbasis Qualitätsaspekte Prozessinnovation 3) Produkt- und Serviceverbesserungen 3) Eigene Studien IWPI-Studie „IT Support for Global Collaboration“ (www.iwproductivity.org) Qualitätsaspekte laut Gartner

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Return on Collaboration Microsoft Business Value Framework Der IT- Lifecycle vom Business Need bis zur fertigen Implementierung Customer pain Business Need Design solution Define Vision Define scope Build Solution Stabilize and test Deploy Support Changing Operating Supporting Optimizing Operate REJ OptA Business Need Value Analysis Service Delivered Build ROI Deploy TCO Analyse & Entscheidung Implementierung Betrieb & Wartung

Return on Collaboration ”OptA” Framework Studie zur Weiterentwicklung des IT Arbeitsplatzes Anwenderperspektive steht im Vordergrund Definition einer Fokusgruppe (z.B. Projektteams) Wie effizient nutzen die Anwender ihren IT Arbeitsplatz? Anforderungen und Verbesserungspotenzial Vorgehensweise Interviews innerhalb der Fokusgruppe Entwicklung eines Lösungsdesigns Proof of Concept bzw. Pilot Definition von Metriken und Wirtschaftlichkeitsberechnung Ergebnisse Ist-Betrachtung bezüglich der Nutzung von IT Auf Anwenderanforderungen abgestimmtes Lösungsdesign Business Case (Verkürzung von Projektlaufzeiten, ROI, Payback etc.) Qualitative Nutzenbetrachtung

Return on Collaboration Quantifizierung des Mehrwertes Zeitersparnis Anwender Sonst. finanz. Auswirkung Sonst. Kostenreduktion Qualitativer Nutzen Zeitersparnis IT Risikoreduktion 1. Klassifizierung der Auswirkung Nutzenstatements Schnelleres Auffinden von relevanten Dokumenten X Verbesserte Abstimmung bezüglich aktueller Dokumente Automatische toolbasierte Bereitstellung von Sites Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung Verbesserter Schutz vertraulicher Dokumente Reduktion von Präsenzmeetings durch Remote-Collaboration Aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte 2. Quantifizierung (Beispiel: Zeitersparnis Anwender) Anzahl betrachteter Vorgänge aktuell und zukünftig [h] Dauer pro Vorgang aktuell und zukünftig [h] Finanzielle Bewertung (Vollkostensatz, Wertschöpfung) [€ / h] Produktivitätswirksamkeit [%] Hilfestellung: Referenzstatistiken, Studien, Expertenschätzung, Pilot

Return on Collaboration Quantifizierung des Mehrwertes Größenordnungen nur zur Illustration Nach Abschätzung von Projekt- und Betriebskosten ergeben sich Jährliche Einsparungen in Personentagen und € Zahlungsreihe (3 bis 5 Jahre) Kennzahlen der Investitionsrechnung (ROI, NPV, IRR, Payback)

Return on Collaboration Qualitativer Nutzen Nicht alle Aspekte können angemessen durch monetäre Kennzahlen ausgedrückt werden „Weiche“ Faktoren sind wesentlicher Bestandteil des Nutzens von Collaboration Ein vollständiger Business Case sollte auch diese Punkte berücksichtigen Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Trifft nicht zu Trifft voll und ganz zu „Although the value of collaboration may not be immediately apparent, that doesn‘t mean it‘s not paying off in big dividends.“ (Gartner 2005)

Return on Collaboration Gegenüberstellung mehrerer Alternativen Gering Alternative 3 Web-Conferencing für Projektteam Der Umfang der Kreise gibt qualitative Kriterien wieder: Strategische Aspekte Dringlichkeitsaspekte Kurze Projektlaufzeiten Wenige Systeme betroffen Geringes Risiko Alternative 2 Team-Sites für Bereich XY (relative) Komplexität Viele Abhängigkeiten Hohe Unsicherheit Hoher Integrationsaufwand Alternative 1 Unternehmensweite Collaborationservices Hoch 0 % 200 % 400 % Quantitativer Nutzen (ROI, Kapitalwert)

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Microsoft Collaboration Futures Office System Investitionsbereiche Enterprise Content Management Make it simple to author & manage content and documents Team Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync Knowledge Discovery and Insight Make the right information available to more people Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness Fundamentals Make it more secure, manageable and reliable Information Worker Solutions Build client and web-based applications with workflow and line-of-business interoperability www.microsoft.com/office/preview

Microsoft Collaboration Futures Office 12 Produktivität Individuelle Anwenderproduktivität Oberfläche und Usability Unterstützung mobiler Anwender Management von Zeit, Aufgaben und Informationen Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness Neuerungen (Beispiele) Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche Professionelle Visualisierung XML basiertes Dokumentenformat Sharepoint Offline Funktionalität Einfachere Sharepoint Extranet Nutzung

Microsoft Collaboration Futures Office12: Ergebnisorientierte Oberfläche Prototype only

Microsoft Collaboration Futures Office 12 Enterprise Content Management Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. Management des Lebenszyklus von Content auf einer einheitlichen Plattform, die einfach zu verwalten und zu nutzen ist Enterprise Content Management Make it simple to author & manage content and documents Neuerungen (Beispiele) Verbessertes Handling von Metadaten Navigation in Sharepoint Dokumentenfreigabe und Workflow Berechtigungen, Auditing und Dokumentenhistorie Zentrale Steuerung von IRM Policies und Gültigkeit nach Contenttyp

Microsoft Collaboration Futures Office 12 Verbesserte Zusammenarbeit im Team, in der Organisation sowie mit Kunden und Partnern Stärkere Integration von Collaboration-Tools Team-Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync Neuerungen (Beispiele) Integration von Telephonie, Web Conferencing, Präsenz und IM Ad hoc und strukturierte Workflows (WSS, Frontpage, Workflow SDK) Verbesserte Suche, Benachrichtigung, RSS Support Project Workspaces in Sharepoint Nutzung von Meeting Informationen (Aufzeichnungen, Post-Meeting Search, gemeinsame Notizen)

Business Value of Collaboration Ressourcen Microsoft Collaboration Website www.microsoft.com/collaboration Microsoft Business Value Website www.microsoft.com/value Information Work Productivity Institue (IWPI) www.iwproductivity.org Office 12 Preview www.microsoft.com/office/preview