Continuous Auditing zur Stärkung des Kontrollsystems Dipl.-Oec. Georg W. Schudea Schudea & SilverConsult GmbH Düsseldorf 0211-2097-179 0175-4891618 georg.w.schudea@silverconsult.de

Vorstellung des Referenten 17 Jahre internationale Prüfungs-/Beratungserfahrung Mitteständische WP/StB-Beratung DAX-Unternehmen Ernst & Young Seit 2003 Mitgründer der SilverConsult Was uns unterscheidet; von den üblichen Standardrevisionsprogrammen weit vorausgehende Datenanalyse-Tools, Marktpreisanalysen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Vorstellung des Referenten Persönliche Highlights: Aufdeckung von Schwarzgeld- und Korruptionskassensystemen Programmierung einer Software für die Festlegung einer risiko- und wertorientierten Stichprobe Kunden: Global-Player, Mittelstand, Behörden, Institutionen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Vorstellung der Teilnehmer Ziele? Anlass bei laufenden Prüfungen? Umorientierung der Revision? Verbesserung der Trefferquote Aufpolierung des Images von Revision? Mehr Prüfungen, die die richtigen, nennenswerten Beträge tangieren? Knappheit der Revisionsressourcen? www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Continuous Auditing Möglichkeit zur Echtzeitüberwachung

Grundprinzip – so funktioniert CA Durch manuelle und EDV-unterstützte Vor-Prüfungen erste Hinweise auf Fehler feststellen: Verstöße gegen eine gesetzliche oder interne Norm (RL) Unwirtschaftliche Vorgänge Fragen an Fachfunktion definieren. Feststellungen aufzuklären versuchen. Prüfung des vor-kontrollierten Fachgebietes ankündigen und zeitnahe stattfinden lassen. Berichtserstattung wie gehabt www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Ziele und Nutzen – Chancen und Risiken Hauptziele von CA Revisionsinterne Betrachtung: Prüfungen anstoßen, wo die ersten Feststellungen bereits – quasi durch Vorkontrollen - gemacht wurden Vorselektion von Prüfungsthemen (für Prüfungsplan), wo die weniger signifikanten Themen den bedeutsameren weichen sollen/müssen Hierdurch werden die Revisionsressourcen deutlich effizienter eingesetzt. D.h. mehr interessante Prüfungsthemen können abgewickelt werden www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Ziele und Nutzen – Chancen und Risiken Hauptziele von CA Gegenüber Fachbereichen/-funktionen: Mehr Sensibilisierung/Disziplinierung des operativen Personals auf Compliances und wirtschaftliches Verhalten durch Erzeugung des Eindrucks einer vollständigen und keiner stichprobenartigen Revisionskontrollen Besseres Verständnis der Revision für das operative Geschäft und begründete Ausnahmen (statistisch: Ausreißer) in Fachabteilungen Steigendes Kompetenzpotential der Revision gegenüber Fachbereichen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Ziele und Nutzen – Chancen und Risiken Chancen von CA Bessere Absicherung von Compliance- und Wirtschaftlichkeitsthemen Geringere Haftungsgefahr der GF wg. Organisationsverschulden normativer Kraft des Faktischen Verbesserte Wirtschaftlichkeit im Unternehmen Auswirkungen – ja nach Struktur – bis zur mehreren Mio. € p.a. Durch Vermeidung nicht werthaltiger Themen Aufwertung der Revisionsberichte und damit der Revisionsarbeit Mit einer hohen Trefferquote bei werthaltigen und/oder signifikanten Themen wird Revision politisch aufgewertet www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Ziele und Nutzen – Chancen und Risiken Risiken von CA Prüfungsplan kann nichts, für das ganze Jahr, Festgesetztes bleiben Hier empfiehlt sich ein langsamer Einstieg, in dem mit 30-35% der Ressourcen für CA begonnen wird (die verbleibenden Kapazitäten sind auf feste Prüfungsthemen – wie gewohnt – verplant) Fachabteilungen könnten sich „dauer-überwacht“ fühlen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Grundprinzip – so funktioniert CA Alternative II Dauerkontrolle bestimmter Vorgänge/Prozesse Stichprobenartig oder vollständig Eine Prüfungsankündigung nicht notwendig Berichtserstattung regelmäßig (z.B. 4 x p.a.) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA als wesentlicher Teil des IKS IKS definiert (existierende oder Soll-) Kontrollen durch operative Funktionen CA tut das, was Revision üblicherweise tun soll: Überprüfung, ob die operativen Kontrollen gewirkt haben. Falls es der Fall gewesen sein sollte, würde CA keine Feststellungen hervorbringen und damit auch keine Revisionsprüfung anstoßen. www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Unterschiede: Stichprobe, CA, Risikomanagement, Controlling Controlling analysiert kumulierte Zahlen ohne einen Einblick in Einzelvorgänge Risikomanagement definiert, katalogisiert Risiken ohne eine physikalische (unabhängige) Kontrollen durchzuführen Übliche Stichprobe wird anlässlich einer Revisionsprüfung geprüft www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Unterschiede: Stichprobe, CA, Risikomanagement, Controlling CA analysiert Gesamtheit der Vorgänge Gesamtheit der Vorgänge unter einer oder mehreren Bedingungen Stichprobe (risiko-/werteorientiert, zufällig) Anhang der Zwischenergebnisse wird entschieden, ob und wie intensiv geprüft wird www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA als Prüfungsansatz von Risikotragfähigkeitskonzepten Basel II/III MaRisk (Mindestanforderungen an das RM) als Ursprung Ziel: Wesentliche Risiken durch Eigenkapital decken In der industriellen Welt diverse Modelle existent: Tragfähigkeit (EK+FK) Versicherungsmanagement Tragfähigkeit = Risiko – Versicherung (auch ggf. durch Finanzinstrumente) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Continuous Auditing effizient planen und einführen

Anforderungen an risikoorientierte Prüfungsplanung Flexibilität der Ressourcen für CA-Einsätze Kann kontinuierlich gesteigert werden Risiko- und Wertekenntnisse im Unternehmen Transparenz über Prozess – und Kontrollschwächen Akzeptanz/Duldung der GF von Adhoc-Prüfungen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

IT-Unterstützung: Welche Dokus/Daten werden benötigt Daten, die eine Risiko- und Werteposition für das Unternehmen möglichst klar erkennen lassen: Versicherungsabteilung: Schäden vs. Erstattungsbeträge (>10% Differenz) Logistik-Abteilung: Transportkapazität vs. Transportgewicht der Lieferscheine (einer Transporteinheit) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

IT-Unterstützung: Welche Dokus/Daten werden benötigt Einzel- oder kumulierte Daten? Nach Möglichkeit Rohdaten, da jegliche Vor-Gruppierungen/Kumulierungen starke Abweichungen zwischen einzelnen Fachbereichen nicht zum Erscheinen bringen lassen. Dort, wo es keine Massendaten gibt? Z.B. von der ersten Kontrollinstanz abgelehnte Projekte, die dennoch weiter verfolgt werden www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Flexible Gestaltung der Prüfungsplanung Kein Planungschaos, sondern zeitlicher Turnus der CA-Kontrollen Wann werden welche CA-Auswertung durchgeführt Wann werden aus CA-Feststellungen Revisionsprüfungen angestoßen Priorität für Prüfungen mit CA-Feststellungen: rechtlicher Hintergrund (z.B. JAP) größte finanzwirtschaftliche Auswirkungen Querverbindungen zu wichtigen Projekten (z.B. MA/DD) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Die richtigen Softwaretools im Einsatz Für Aufgaben mit Bedingungen: Excel einmal verschachtelte Bedingungen SAP-Query Auswahl-Abfragen „se16“ Auswahl-Abfragen Access, IDEA, ACL, MONARCH Access = mehrere, verschachtelte Bedingungen, komplexe Programmierung möglich, alle ODBC-fähigen Datenbank-Formate zulässig SPSS www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Die richtigen Softwaretools im Einsatz Beste Methoden für Ausreißerfindung: Verhältnis der Varianzen Lineare rückwärtsgewandte Regressionsgerade SPSS Keine Toleranzkorridore www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Revisionscockpit zur Unterstützung eines CA

Fachbereichsspezifische Risiken erkennen Alte Prüfungen können herangezogen werden Erfahrungswerte von Mitarbeitern Prioritäten = Wert x Wahrscheinlichkeit des Eintritts www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Interne Kontrollpunkte und deren Grenzwerte bestimmen CA-Kontrollen mehrdimensional möglich: Ereignis-/Zeitpunktgesteuerte CA-Ansätze Arbeitsprozesse Abgelehnte Versicherungsdeckung Mahnstufe 4 Meldepflichtige Unfälle oder Umweltereignisse Ausschreibungsverfahren in bestimmten Bereichen Rechnungsprüfung Abnahmen von Baumaßnahmen Wertgrenzen Buchungen, Überweisung > 100.000 € Inscentives an Kunden > 10.000 € www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Interne Kontrollpunkte und deren Grenzwerte bestimmen CA-Kontrollen mehrdimensional möglich: Datenanalysen der (jüngsten) Vergangenheit. Zeitraumorientiert: Arbeitsprozesse Mehr als 15% abgelehnte Versicherungsdeckungen > 10 Fälle Mahnstufe 4 > 3 meldepflichtige Unfälle oder Umweltereignisse Kumulierte Wertgrenzen Verschrottung > 100.000 € innerhalb 3 Monate Inscentives an Kunden > 10.000 € > 1 Monat www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Interne Kontrollpunkte und deren Grenzwerte bestimmen Weitere Hinweise: Nur wenn notwendig vor internen (operativen) Kontrollen prüfen z.B.: Endlieferungskennzeichen Anzahlung/Vorauszahlung Vorerfassung aber (noch) keine Buchung Zahlungsvorschlagsliste, aber keine Zahlung Zum Storno vorgemerkt, aber nicht storniert Zur Verschrottung vorgemerkt, aber nicht verschrottet Ausnahmen bestätigen die Regel: CA-Kontrollpunkt in einem Unternehmen „zu verschrottenden Mat.-Positionen“ www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Interne Kontrollpunkte und deren Grenzwerte bestimmen Projektbegleitende Revision. „Profilaxe“ CA Neugründung von Tochterunternehmen, MA/DD, MBO ERP-Implementierungsprozesse Investitionen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Prüfregeln definieren Mögliche Kombinationen von Grenzwerten: Anzahl der Vorgänge (Anzahl der Reklamationsvorgänge) Wert der Differenzen (pro Vorgang oder kumuliert) Stammdatenänderungen Z.B. mehr als 3 Bankverbindungswechsel p.a. Nur 2 Bankverbindungen aber häufiger gewechselt Erstellung und kurzfristige Löschung von ERP-Usern (mehrere fiktive User betroffen) Zuweisung und kurzfristiges Entfernen von Admin-Rechten Häufige Wechsel der Ausprägung von Customizing-Objekten (Buchen rückwirkend) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Prüfregeln definieren Wechsel eines Merkmals Währungswechsel bei einem Darlehen (aus der Sicht einer Globalbank) Wert eines Vorgangs Benutzung bestimmter Konten (z.B. Wertekorrektur , Sonder-AfA) Benutzung bestimmter Buchungs-/Storno-Schlüsseln Verschrottungsvolumen pro Mitarbeiter Gutschriften pro Mitarbeiter und Verkaufsprodukt Lückenlosigkeit von Belegen (Einkauf, Vertrieb usw.) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Prüfregeln definieren Kombinationen aus mehreren Prüfregeln möglich: Wert eines Vorgangs + Benutzung eines Kontos + Mitarbeiter Häufigkeit eines Vorgangs + Mitarbeiter + Werk Produktionsleistung + Einkaufsleistung + Zeitpunkte Anzahl von Stornos + deren Wert Häufigkeit eines Preiswechsels + Materialposition www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Anzeigetafel zur dauerhaften Überwachung erstellen Matrix pro Fachbereich und CA-Kontrolle Verschrottung Instandhaltung Stornos Unt. 1 Betrag, Anzahl, Arbeitsgruppe Kosten pro Produktionseinheit PM-Element Pro Konto, Bewegungsart, Abteilung, Gruppe Unt. 2 Betrag, Anzahl, Arbeitsgruppe, Mat.-Klasse Kosten pro Produktionseinheit Pro Konto, Bewegungsart, BK www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Anzeigetafel zur dauerhaften Überwachung erstellen Objektorientierte Matrix und CA-Kontrolle Preisentwicklung Reklamationen Produktklasse Preisausreißer < 20% als Trend > 5.000 € Anzahl, Abwicklungsdauer > 30 Tage Materialgruppe Preisausreißer > 20% als Trend und >10.000 € Anzahl Abwicklungsdauer > 15 Tage www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA-Planung, Zusammenfassung Ablauf einer CA-Planung CA-Objekte Steuerung des CA Prüfung Ergebnis Organisatorisch/geografisch: Gesellschaft, Regionen, Länder Zeitpunkt/Ereignis, Werte elektronisch Prüfung ansetzen Fachobjekte übergreifend: Produktklasse, Materialklasse, GB, Sparte, Vertriebsweg Zeitraum/Gruppierung von Ereignissen, Werte manuell Keine Prüfung notwendig www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA-Zusammenfassung Ablauf einer CA-Planung CA-Objekte Steuerung des CA Prüfung Ergebnis Organisatorisch/geografisch: Gesellschaft, Regionen, Länder Zeitpunkt/Ereignis, Werte elektronisch Prüfung ansetzen Fachobjekte übergreifend: Produktklasse, Materialklasse, GB, Sparte, Vertriebsweg Zeitraum/Gruppierung von Ereignissen, Werte manuell Keine Prüfung notwendig www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA-Zusammenfassung Ablauf einer CA-Planung CA-Objekte Steuerung des CA Prüfung Ergebnis Organisatorisch/geografisch: Gesellschaft, Regionen, Länder Zeitpunkt/Ereignis, Werte elektronisch Prüfung ansetzen Fachobjekte übergreifend: Produktklasse, Materialklasse, GB, Sparte, Vertriebsweg Zeitraum/Gruppierung von Ereignissen, Werte manuell Keine Prüfung notwendig www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA-Zusammenfassung Ablauf einer CA-Planung CA-Objekte Steuerung des CA Prüfung Ergebnis Organisatorisch/geografisch: Gesellschaft, Regionen, Länder Zeitpunkt/Ereignis, Werte elektronisch Prüfung ansetzen Fachobjekte übergreifend: Produktklasse, Materialklasse, GB, Sparte, Vertriebsweg, ERP, MA/DD Zeitraum/Gruppierung von Ereignissen, Werte manuell Keine Prüfung notwendig www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Beispiele von CA-Ausprägungen in einzelnen Fachbereichen

Überraschungseffekte durch CA sind vorprogrammiert… Gut gelebtes CA lässt Sie Ihren Arbeitgeber (fast) neu kennenlernen Interne Umlagerung über 30% aller Bewegungen Anzahl der Preisänderungen in einem Einkaufsbereich, wo mit langjährigen Verträgen gearbeitet wurde www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Was erlaubt Ihre Software und Ihre Berechtigungen? Was erlaubt Ihre ERP-Lösung? Welche Möglichkeiten und Risiken existieren? Buchungen in vergangenen/abgeschlossenen Perioden? Auflösung der Bindung zwischen einem Dokument und dem Vorgang? WE-Storno, Rechnung wird dennoch bezahlt Manuelle Zahlung ohne Dokument/Rechnung? www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Rechnungswesen und Controlling Vollständigkeit und Lückenlosigkeit der Belege Stornierte SD-Aufträge beachten Vorsteuerschlüssel und Aufwandskonten Steuerschlüssel und Erlöskonten Journal vs. OP-Verwaltung (inkl. Einzelposten) Wertberichtigungen des Anlage und Umlaufvermögens Automatisch gestoppte Zahlungen, manuell gestartete Zahlungen CDP-Konten Kasse-/Bankabschlusssalden (monatlich, vierteljährlich, jährlich) Verrechnungspreise zu ausländischen Töchtern Beanspruchung von Skontis, Rabatten (debitorisch, kreditorisch) Ausgebuchte Differenzen Rechnungs-/Zahlungsbetrag Währungsdifferenzen Zinsdifferenzen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Vertrieb & Marketing Preise und deren Veränderungen Sonderrabatte, Dauer-Tiefpreise Lieferungen II-, III-Qualität Sonderzahlungskonditionen Sonderleistungen (Bauten, Vorrichtungen, urlaubsähnliche Workshops etc.) Deckungsbeiträge pro Lieferung (im Unterschied zum Controlling!) Vollmachten und Berechtigungen Marketingkosten und deren Resultate (!) Eingerichtete Internetseite Separate Tel.-Nr., separate Bestellhotline www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Logistik Transportpreise und deren Veränderungen pro Transportart Zuschläge für Niedrigwasser berücksichtigen Vollmachten & Berechtigungen Transportpapiere für besondere Transporte Einhaltung von Umweltvorgaben www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Personalwesen Abweichungen bei regelmäßigen Zahlungsvorgängen Bestellung von Beauftragten Datenschutz Sicherheit Umweltbeauftragter Compliance-Officer Sonderzahlungen Prämien, Boni Schulungen Pflichtschulungen (Elektriker, Schweißer usw.) Aushilfen Stundentische Nachweise berücksichtigen www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Materialwirtschaft Einkaufspreise und deren Entwicklung Lagerung gefährlicher Güter Zertifizierungen für besondere Materialien Verschrottungen Lagerhüter, Reichweite Inventurdifferenzen Bewertungsmethode Materialausgabe, Materialabforderungsscheine (MAS) www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Produktion Produktionsvolumen vs. Verbräuche Zertifizierungen für Mensch und Maschinen Wartung & Instandhaltung Maschinendaten Bei Anfälligkeit Inventur auf Produktionslager (Zwischenlager) Interne Umlagerungen Unfälle und deren Ursachen Umweltvorgaben Abwasser und Abfallmanagement Umweltberichte www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Auswertung und Dokumentation der Kontrollergebnisse

Bewertung der Ergebnisse Ist das Ergebnis noch zu umfangreich um realistisch geprüft zu werden? Erklärbare oder (vorübergehend) hinnehmbare Auffälligkeiten ausschalten. Bewertung erst nach weiteren Prüfungshandlungen vornehmen Vollständige Aktenlage für mutmaßliche Fehler gewinnen Interviews erst anschließend führen Bewusst oder unbewusst, Zufall oder Absicht? www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

Rückkopplung der Ergebnisse Risiken und deren Werthaltigkeit verändern sich, CA muss sich auch verändern Anpassung der CA-Prüfungen Reduzierung der CA- Turnusse Veränderung der Kriterien Aufgabe der CA-Prüfung Neue CA-Fachgebiete www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011

CA als Basis für einen Prüfungsansatz und andauernden Anpassungsprozess Ressourcen können effizienter eingesetzt werden Mehr Prüfungen können absolviert werden Politische „Blamagen“ durch ergebnislose Prüfungen können vermieden werden Wichtig für Obmudsmänner/-frauen Revisionsimage www.silverconsult.de www.interne-revision.net 18.5.2011